الميزات الأساسية الحاسمة للفاتورة الرقمية

قد يعتقد الكثير من رواد الأعمال والشركات أنهم أصبحوا رقميًا بفواتيرهم ، لكنهم سيكونون مخطئين وقد يفقدون الميزات الأساسية للفاتورة الرقمية. فاتورة PDF المرسلة عبر البريد الإلكتروني ليست فواتير رقمية حقيقية.

للحصول على شركتك بالكامل في عربة التسوق ، تحتاج إلى استخدام نظام الفواتير الذي يشمل العملية بأكملها بالكامل من البداية إلى النهاية. سيؤدي ذلك إلى تحسين كفاءتك وتبسيط العمليات والمساعدة في تعزيز عملك.

هناك مجموعة متنوعة من برامج تحرير الفواتير التي يمكنك استخدامها - من حزم المحاسبة الكاملة إلى البرامج المعتمدة على الويب والمصممة للأفراد والشركات الصغيرة والمملوكة بشكل فردي والمدارة. النتيجة النهائية عبارة عن فاتورة منظمة لا يمكن لأي شخص يتسلمها العبث بها. التنسيقات الأكثر استخدامًا هي EDI و XML.

حقوق الصورة: Razer Merchants

كيفية تجميع الفاتورة الرقمية

من المزايا الرئيسية لمعظم أنظمة الفواتير الرقمية أن البرنامج يأتي مع قوالب يمكنك البناء منها. ستساعدك هذه على إنشاء فواتير احترافية تغطي جميع التفاصيل ذات الصلة بطريقة يسهل قراءتها وواضحة المتابعة.

من المهم العثور على نموذج به المساحة المطلوبة لجميع المعلومات التي تحتاجها لتضمينها في فواتيرك. كل عمل فريد من نوعه وسيكون له احتياجات مختلفة قليلاً فيما يتعلق بما سيشمله. ومع ذلك ، يجب أن تتضمن جميع الفواتير ما يلي:

1. تفاصيل الشركة

يجب عليك توضيح تفاصيل الشركة الخاصة بك وتلك الخاصة بمستلم الفاتورة. يُظهر التخطيط المعتاد اسم شركتك وشعارها أعلى الفاتورة. يمكنك تضمين العنوان الفعلي وعنوان الفواتير وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف وعنوان URL لموقع الويب الخاص بشركتك ورقم ضريبة القيمة المضافة ، إما في أعلى الفاتورة أو أسفلها. يجب أن تكون هذه المعلومات واضحة ويسهل العثور عليها في المستند. تجنب استخدام الخطوط الفاخرة والتزم بالخيارات سهلة القراءة.

سواء أكنت تقوم بإصدار فاتورة لفرد أو شركة ، يجب أن تكون تفاصيل الاتصال الخاصة بهم مدرجة في الفاتورة أيضًا. يجب عليك دائمًا تضمين اسم الشخص المسؤول عن استلام الفاتورة ، أو على الأقل منصبه في الشركة إذا كنت تقوم بفوترة شركة أخرى.

نصيحة مهمة هي أن تسأل الشركة الأخرى دائمًا عما إذا كانت هناك أي تفاصيل محددة يحتاجون إلى تضمينها في فواتيرهم. غالبًا ما يتم تعليق الدفع إذا كان اسم الشركة غير صحيح ، أو لم يتم وضع رقم ضريبة القيمة المضافة في المكان الصحيح.

2. الدلالات الفريدة

رقم الفاتورة هو عنصر أساسي في المعلومات المحاسبية. إذا لم يكن لكل فاتورة ترسلها رقمًا فريدًا ، فمن المستحيل تقريبًا تتبع المدفوعات وما لا يزال مستحقًا لك. أفضل طريقة للقيام بذلك هي البدء من 01 والاستمرار بالترتيب العددي - تحصل كل فاتورة جديدة على الرقم التالي في التسلسل. تأكد من وجود تسلسل رقمي واحد فقط لجميع فواتيرك ولا تحاول إنشاء تسلسل جديد لكل عميل ترسل إليه.

الدلالات الفريدة الأخرى التي يتم تضمينها عادةً في الفاتورة هي تاريخ إنشائها وإرسالها ، بالإضافة إلى رقم طلب الشراء (PO) إذا كان عملك أو مستلم الفاتورة يستخدمهما. سيساعدك التاريخ الموجود على الفاتورة في تتبع موعد استحقاق الدفع أو تأخره.

3. الأوصاف والمبالغ

سواء كنت تبيع منتجات أو تقدم خدمة ، يجب عليك تضمين وصف لماهية الفاتورة. عادةً ما يتم تخصيص القسم الأوسط بالكامل من الفاتورة لهذا الغرض. يمكنك تضمين اسم الخدمة أو المنتج ، ورموز المعرف الفريدة إذا كنت تستخدمها ، وكمية ما قدمته (ساعات أو عدد السلع) ، وسعر الوحدة ، والإجمالي لكل عنصر.

عادةً ما يُطلق على كل عنصر تضيفه إلى فاتورتك اسم بند. تتكون القيمة الإجمالية للفاتورة من عناصر السطر هذه - هنا يمكنك أن تكون محددًا بقدر ما تريد وتريد أن تعرف كيف وصلت إلى هذا الرقم الإجمالي. من المهم إيجاد توازن بين تغطية احتياجاتك من حيث المخزون أو الخدمات المقدمة ، وكذلك عدم إدخال معلومات غير ضرورية قد تربك مستلم الفاتورة.

إذا كان عملك عبارة عن خدمة تقدمها ، فلا يلزم أن يكون لديك سعر محدد مرتبط بكل بند. قد تفضل تقديم حزم تأتي بسعر معين. إذا كانت هذه هي الحالة ، فقم بإدراج ما تتضمنه الحزمة حتى يعرف العميل ما الذي يدفع مقابله.

على الأرجح ، ستحتاج إلى إضافة قسم للضريبة ، ويكون هذا عادةً في الجزء السفلي ، بين الإجمالي الفرعي والإجمالي النهائي. إذا كانت العناصر خاضعة للضريبة بالفعل ، فيمكن ملاحظة ذلك أو حذف القسم.

4. معلومات الدفع

بالطبع ، الغرض الكامل من الفاتورة هو الدفع. إذا لم تقم بتضمين معلومات حول كيفية الدفع لك ، وما هي شروط الدفع ، فلن تحصل على أموالك! تأكد من أن لديك قسمًا واضحًا بعنوان "تفاصيل الدفع" وقم بسرد التفاصيل الخاصة بالطريقة التي تفضل تلقي الدفع بها.

إذا كنت راضيًا عن قيام عميل بإيداع ودائع مباشرة أو تحويل أموال إلكتروني (EFTs) في حسابك المصرفي ، فيجب عليك تضمين جميع التفاصيل المصرفية ذات الصلة لتلك المعاملات. سيحتاج العملاء الدوليون إلى رقم SWIFT / IBAN / BIC لإتمام الدفع.

إذا كنت ترغب في قبول طرق أخرى للدفع ، بما في ذلك النقد أو الشيكات ، فيمكنك أن تذكر في هذا القسم ما ستسمح به وما لن تسمح به. من الأفضل إعطاء الخيارات لعملائك ، ولكن فقط ما تشعر بالراحة معه. بعض الآليات المصرفية لها رسوم أعلى ، وقد يكون ذلك في غير صالحك إذا قمت بتضمينها كخيار.

يجب أن يكون القسم التالي في فاتورتك هو "شروط الدفع". هذه هي الشروط والأحكام الخاصة بالفاتورة وهي ملزمة قانونًا. وهي تشمل المدة التي يتعين على العميل دفعها للفاتورة قبل أن تصبح متأخرة ، إذا قدمت أي جداول دفع مشترك ، أو إذا قدمت خصمًا للتسوية المبكرة أو الفائدة حيث تمتد الفاتورة من 30 يومًا إلى 60 يومًا ، وحتى 90 يومًا أيام.

فوائد التحول إلى الفواتير الرقمية

أهم جانب ستجده مع وجود نظام فواتير رقمي مناسب هو أن عملك يبدو أكثر احترافية. سيأخذك العملاء والموردون بجدية أكبر عندما تقدم لهم أوراقًا مالية لم تأتي من جدول بيانات بسيط أو مستند Word.

بالإضافة إلى الحصول على مظهر أكثر صقلًا لعملك ، ستجد أن الفواتير الرقمية يمكن أن تفيد شركتك بشكل كبير. فمثلا:

• يمكنك توفير الوقت والمال

يأخذ نظام الفواتير الرقمية الكثير من متاعب إنشاء الفواتير وتتبع المدفوعات وتوفير لقطة حالية لدخلك الإجمالي. بمجرد إعداد النظام ، يمكنك بشكل عام إنشاء الفواتير بسرعة وسهولة من خلال البرنامج ، وإرسالها مباشرة إلى عملائك.

يمكن أن تتضمن ميزات المكافأة في برنامجك الحصول على تنبيهات عندما لا يتم السداد في الوقت المحدد ، أو إرسال تذكيرات تلقائيًا إلى العملاء لإجراء الدفع. إذا كانت لديك فواتير منتظمة تصدر في نفس اليوم من كل شهر ، فيمكنك إعدادها للإنشاء والإرسال تلقائيًا.

إذا كنت لا تقضي الكثير من الوقت في إنشاء الفواتير ومتابعة المدفوعات ، فيمكنك التركيز على الجوانب التشغيلية الأخرى التي حددتها في خطة عملك. هذا يعني أنك لا توفر الوقت فحسب ، بل توفر المال - لأن وقتك ثمين.

• يمكنك الحد من الخطأ البشري

إن إنشاء الفواتير يدويًا وتتبعها يترك الباب مفتوحًا على مصراعيه لخطأ بشري. يمكن أن يكون أي شيء من سوء تسمية الفاتورة إلى نقل الأرقام في عمود سعر الوحدة.

مثل هذه الأخطاء البسيطة يمكن أن تسبب مشاكل كبيرة في المستقبل. يمكن للعملاء أقل من أو دفع مبالغ زائدة بسبب هذه الأخطاء. يمكنك أيضًا أن تفقد الفواتير تمامًا إذا لم يكن نظامك واضحًا ، أو إذا قمت بتسميتها بشكل غير صحيح.

• تتبع الفواتير والمدفوعات أسهل

لا يتعلق الخطأ البشري فقط بالحصول على المعلومات الواردة في الفاتورة الفعلية بشكل صحيح. يمكنك ارتكاب خطأ في القائمة الإجمالية للفواتير - نسيان إضافة شيء ما ، أو فقدان حقيقة أن السداد قد تم أو لم يتم في الوقت المحدد. عندما لا يكون نظامك آليًا ، فالأمر متروك لك لتخصيص المدفوعات يدويًا للفاتورة الصحيحة ، والتحقق مرة أخرى باستمرار من أنك لم تفوت شيئًا. هذا يمكن أن يجعل إدارة التدفق النقدي الخاص بك معقدًا ويستغرق وقتًا طويلاً.

في نظام آلي ، سيتم ربط الأرقام المدفوعة بالفاتورة عند ورود المبالغ. إذا لم يتطابق شيء ما ، فسيتم رفع علامة حمراء وسيتم إخطارك على الفور. يمكنك بعد ذلك البقاء على اطلاع بالدفعات المتأخرة أو غير الصحيحة ، بدلاً من قضاء الوقت في محاولة معرفة ما حدث.

• قلل من استهلاكك للورق

في العشرينيات من القرن الحالي ، من المهم أن تكون واعيًا بالبيئة في طريقة قيامك بأعمالك. سيقلل النظام الآلي من استخدامك للورق بشكل كبير ، حيث سيتم إنجاز كل شيء رقميًا - لا مزيد من طباعة الفواتير أو كتابتها في ثلاث نسخ. كميزة إضافية ، ستوفر المال ، حيث لن تحتاج إلى شراء ورق أو أظرف للنشر.

لقد أصبح العالم رقميًا ، وإذا لم تكن فواتيرك كذلك ، فقد حان الوقت لمعالجة ذلك. بغض النظر عن حجم شركتك ، فإن إعداد الفواتير الرقمية المناسبة هو الطريق إلى الأمام ، وسوف يفيد عملك بعدة طرق.