11 خدمات استقبال افتراضية لإدارة مكالماتك الواردة

ليس لديك الوقت لإبقاء العملاء في انتظار الانتظار؟ تبسيط مهام التعامل مع المكالمات الخاصة بك مع خدمات الاستقبال الافتراضية.

خدمات الاستقبال الافتراضية هي أفضل طريقة لتوفير تكاليف العمالة وزيادة إنتاجية العمل. تساعدك هذه الخدمات على توفير وقتك والتركيز على حل مشكلات العمل الأساسية الأخرى.

ستساعدك هذه المقالة في العثور على أفضل خدمات الاستقبال الافتراضية لتلقي مكالماتك حتى عندما لا تكون متاحًا.

دعنا نتعمق في مزيد من التفاصيل.

ما هي خدمات الاستقبال الافتراضي؟

تعد المكالمات الهاتفية ضرورية للاستفسارات ورفع مستوى عملية إنشاء قوائم العملاء المحتملين لأي عمل تجاري. يعد الرد على مكالمات خدمة العملاء والتعامل معها أمرًا بالغ الأهمية ولا يمكن تجنبه حتى لو كنت مشغولاً بإدارة العمليات التجارية.

تقليديا ، تقوم الشركات الكبيرة ذات الميزانية الكبيرة بتعيين موظف استقبال بدوام كامل لرعاية المكالمات الواردة وخدمة العملاء. لكن موظف الاستقبال الداخلي يصبح نفقات عامة للشركات الصغيرة ذات الأعضاء المحدودين.

هذا هو المكان الذي تظهر فيه خدمات الاستقبال الافتراضي في الصورة.

توفر خدمات الاستقبال الافتراضي موظفي استقبال بشريين حيين لتحية المتصلين وفهم سبب مكالماتهم. بعد تحليل المعلومات المقدمة ، يتم توجيه هذه المكالمات إلى أعضاء الفريق المناسبين ، وبالتالي تحسين تفاعل العميل مع الشركة.

بشكل عام ، توفر هذه الخدمات حاضرين على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع للمكالمات الواردة والرسائل النصية. بهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من عدم تفويت مكالمات العملاء.

لماذا يجب عليك تعيين موظف استقبال افتراضي؟

تعيين موظف استقبال افتراضي هو أمر شخصي. يعتمد ذلك على ما إذا كنت تريد عضو فريق داخلي أو يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية للعمل.

في حين أن الشركات الكبيرة يمكن أن يكون لديها فريق مخصص من موظفي الاستقبال ، فإن هذا ليس هو الحال مع أصحاب الأعمال الصغيرة والشركات الناشئة. من أجل تقليل تكاليف التشغيل ، يجب على الشركات الصغيرة اختيار خدمة الاستقبال الافتراضية.

مع ذلك ، دعونا نلقي نظرة على بعض فوائد توظيف خدمات الاستقبال الافتراضية:

• يضيف الاحتراف: إن الترحيب بمكالمات عملائك الواردة برسالة ترحيب مسجلة بشكل احترافي يترك تأثيرًا طويل الأمد على عملك. إنه يخلق إحساسًا بالثقة بأنهم لا يتعاملون مع مبتدئ.
• فعالة من حيث التكلفة: موظفو الاستقبال الافتراضيون أرخص وليس لديهم أي فترة قفل. يمكنك تفعيل وإعداد خدمة الرد على المكالمات التي تهتم باستفسارات العملاء.
• تحسين التعامل مع العملاء: يتم تدريب موظفي الاستقبال المحترفين على التعامل مع المكالمات واستفسارات العملاء بكفاءة. لديهم خبرة في التعامل مع المواقف المختلفة ومساعدتك على زيادة كفاءة العمل.
• سهولة التخصيص: تتيح لك خدمات الاستقبال الافتراضي تغيير قواعد إعادة توجيه المكالمات ورسالة الترحيب الترحيبية وتفاصيل اتصالات العمل الأخرى.
• التوفر: يمكن لموظفي الاستقبال الداخليين حضور المكالمات الواردة خلال ساعات العمل فقط. في حين يمكن لموظفي الاستقبال الافتراضيين العمل طوال اليوم ، كل يوم ، وتوفير خدمة الرد على المكالمات الحية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لعملائك.
• عمليات التكامل: ادمج خدمات الاستقبال الافتراضي مع أدوات الاتصال الخاصة بالعمل مثل Slack و Hubspot و G Suite و Microsoft Teams وغيرها الكثير.

الآن بعد أن عرفت فوائد توظيف خدمات الاستقبال الافتراضية ، دعنا نبدأ بقائمتنا.

روبي

يوفر لك موظفو الاستقبال في Ruby دعمًا احترافيًا عبر الهاتف لعملك باستخدام قوة الذكاء الاصطناعي (AI) للتعامل مع المكالمات الواردة للشركات في جميع أنحاء العالم. يمكنهم الإجابة على الأسئلة المتعلقة بشركتك في الوقت الفعلي ، والرد على العملاء نيابة عن عملك ، وحتى تحديد المواعيد لك.

مع Ruby ، ​​تحصل على تطبيق جوال مخصص للتحقق من أنشطة التعامل مع المكالمات والرسائل النصية المستلمة من العملاء. يمكنك بسهولة مزامنة جداولك اليومية مع تكاملات تقويم روبي.

الاستقبال

ReceptionHQ هي شركة عالمية رائدة للشركات الصغيرة التي تريد أن تكون أكثر كفاءة من حيث الوقت ولكن لا يزال لديها موظف بدوام كامل في فريقها. تشمل خدمات موظف الاستقبال الافتراضي الخاصة بهم الرد المباشر على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع والتعامل مع المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والنصوص. يمكنهم أيضًا التعامل مع المكالمات الصادرة والمهام الأخرى ، مثل جدولة المواعيد وإرسال التذكيرات.

يتعامل ReceptionHQ مع غالبية المكالمات للشركات الأمريكية خلال ساعات ذروة الطلب. أنها توفر خدمة ثنائية اللغة دون أي عقد تأمين ، بحيث يمكنك البدء مع الإصدار التجريبي الخالي من المخاطر لخدمات 7 أيام.

يودل

Yodel.io هي شركة استقبال افتراضية موجودة منذ أكثر من 15 عامًا ، لذا فهم يعرفون ما يفعلونه. يمكنك الاختيار من بين مرافق الرد الصوتي التفاعلي الآلي بالكامل أو موظف استقبال بشري يعمل عن بُعد للتعامل مع مكالماتك. تتضمن بعض الميزات البارزة في Yodel أنظمة الرد الصوتي التفاعلي الصوتي الذكية ، وفحص المكالمات ، والتكامل مع أدوات الاتصال مثل Hubspot و Zendesk و Intercom و Slack.

أنها توفر نسخة تجريبية مجانية دون أي عقد. ولكن إذا كنت ترغب في الاستمرار في استخدام خدماتهم بعد انتهاء الفترة التجريبية ، فلديهم خطط مختلفة حسب احتياجاتك.

الجراد

إذا كنت تبحث عن خدمة استقبال افتراضية تتيح لك استخدام رقم هاتف منفصل وتلقي المكالمات من أي مكان في العالم ، فإن Grasshopper يعد خيارًا رائعًا. كما يوفر رقم هاتف افتراضي للرد على المكالمات الواردة على جهاز الكمبيوتر أو الجهاز المحمول. بهذه الطريقة ، يظل رقمك خاصًا ، ويمكنك التركيز على القيام بالأعمال المنزلية دون انقطاع.

تبدأ الخدمة إصدارًا تجريبيًا مجانيًا لمدة 7 أيام ، دون الحاجة إلى عقد ، لذلك إذا لم تنجح معك ، فلا يوجد التزام.

موظف الاستقبال الخاص بي

يقدم MyReceptionist موظف استقبال افتراضي وخدمات دعم مكتب الاستقبال لتوفير توافر الأعمال على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع بسعر أقل من التعاقد مع موظف استقبال في الموقع. ستحصل على جميع مزايا موظفي الاستقبال الشخصيين لمساعدتك في إدارة المكالمات الواردة ، وجدولة المواعيد أو الاجتماعات ، وحجز ترتيبات السفر ، دون أي متاعب قد تواجهها أثناء تعيين موظف داخلي.

يقدم MyReceptionist العديد من الحزم المختلفة بناءً على مقدار الوقت في الأسبوع أو الشهر الذي تحتاج فيه إلى مساعدة في التعامل مع مكالمات العملاء في عملك.

تحادثي

المحادثة هي خدمة استقبال افتراضية للشركات التي تحتاج إلى موظف استقبال افتراضي كامل الخدمات أو تلك التي لديها مواقع متعددة وتحتاج إلى شخص ما لإدارة مكالماتهم الواردة من جميع أنحاء العالم.

باستخدام المحادثة ، تحصل على ثلاثة مكونات رئيسية: إدارة مكتب الاستقبال ، وتوجيه المكالمات ، وإدارة البريد الصوتي (على سبيل المثال ، إعداد الردود التلقائية) ، بالإضافة إلى برنامج جدولة المواعيد عبر الإنترنت ومنصة تسويق البريد الإلكتروني.

يمكنك أيضًا استخدام خدمات المحادثة أعلى أنظمة الهاتف الموجودة لديك مثل Microsoft Lync أو Cisco Jabber.

قوة الإجابة

AnswerForce هو موظف استقبال افتراضي كامل الميزات يسمح لك بإدارة المكالمات الواردة من خلال خدمات الاستقبال على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. يوفر العديد من الميزات ، بما في ذلك لوحة معلومات قابلة للتخصيص حيث يمكنك عرض المكالمات الواردة وإدارتها من مكان واحد.

يمكنك أيضًا دمج AnswerForce مع نظام IVR مثل IVRX أو Intercom إذا كنت تريد المزيد من التحكم في كيفية استقبال المتصلين عند الاتصال في مكتب الشركة أو من خلال هواتفهم المحمولة.

إجابة

AnswerConnect هي شركة هاتفية تعمل منذ عام 2001 ، وتقدم خدمات استقبال افتراضية. إنه عضو في Better Business Bureau ، والرابطة الوطنية للسيدات المحترفات ، وأكثر من ذلك.

يمكنك الاختيار بين نوعين من موظفي الاستقبال الظاهري: الدردشة المباشرة والمراسلة الفورية (IM). يوفر AnswerConnect ميزة للمستخدمين لأنه يمكنك اختيار النوع الذي تريده بناءً على احتياجاتك الخاصة.

سواء كنت صاحب عمل أو صاحب عمل ، أو فردًا يريد المساعدة في الرد على المكالمات ، يمكن تصميم AnswerConnect لتناسب متطلباتك.

Helpware

Helpware هي خدمة استقبال افتراضية للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. يقدم مجموعة من الخدمات ، بما في ذلك جدولة المواعيد وإعادة توجيه المكالمات والبريد الصوتي ودعم البريد الإلكتروني.

Helpware هي خدمة استقبال افتراضية قائمة على الويب تتيح لك إدارة المكالمات الواردة من أي مكان وفي أي وقت. يمكنك أيضًا إعداد ردود تلقائية بناءً على احتياجات المتصل (مثل تحديد موعد) أو إضافة ميزات مثل الحضور التلقائي الذين يدونون الملاحظات أثناء الاجتماعات مع العملاء المحتملين حتى لا تضطر إلى القيام بذلك بنفسك.

آبي

Abby هي خدمة استقبال افتراضية تقدمها Zendesk والتي يمكن استخدامها لإدارة المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والمحادثات. يمكنك إعداد ردود آلية لاستفسارات العملاء حول الطلبات أو أوقات التسليم.

مع Abby ، يتم إعلامك كلما اشترك عميل جديد في رسالتك الإخبارية ، ويمكنك إرسال ملاحظة شكر للعملاء الذين يقدمون ملاحظاتهم حول تجربتهم.

موني بيني

Moneypenny هو مزود خدمة رد على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ويقع مقره الرئيسي في المملكة المتحدة والولايات المتحدة الأمريكية منذ عام 2000. يمكنك الحصول على حرية اختيار الأشخاص المتفانين من فريقهم ، وسيقوم Moneypenny بتدريبهم على الرد على مكالمات شركتك ، وتقديم المساعدة عبر الدردشة الحية ، والاتصال نقل ، CRM ، وتكامل التقويم.

يمكنك تحديث توافرك على بوابتهم للرد على المكالمات المجدولة وكذلك التحقق من سجل المكالمات والرسائل السابقة بلمسة من أطراف أصابعك.

ملاحظة ختامية

دعنا نلخص أننا نتحدث عن بناء العلاقات مع عملائك.

يعد ضبط النغمة الصحيحة في بداية كل مكالمة أمرًا مهمًا ، أو قد يشعر العملاء أنه قد تم التحدث إليهم من قبل نظام آلي لا يمكنه حتى تذكر أسمائهم.

يعد اختيار أي شركة من قائمة موظفي الاستقبال الظاهري أعلاه كافيًا لجعل أعمالك تبدو أكثر احترافية وتبسيط عملية الاستفسار.

نأمل أن تساعدك هذه المقالة في معرفة المزيد حول كيف يمكن أن تساعدك خدمات الاستقبال الافتراضي في التركيز على تنمية عملك دون القلق بشأن كيفية التعامل مع الأمور خلف الكواليس.

لا تنس التحقق من قائمتنا التي تضم أفضل حلول مكتب المساعدة لتكنولوجيا المعلومات لتقليل تأثير المشكلات على العمليات التجارية.