5 einfache Möglichkeiten, um die Geschäftskommunikation im Jahr 2022 im Auge zu behalten

Die Geschäftskommunikation ist eines der wichtigsten Werkzeuge, mit denen Sie Ihr Unternehmen am Laufen halten können. Diese Art der Kommunikation ermöglicht es Ihnen, die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Mitarbeiter und Kunden zu erkennen und entsprechend zu handeln. Aus diesem Grund kann die Verbesserung der Geschäftskommunikation in Ihrem Unternehmen viele Vorteile bringen und zur Gesamtproduktivität beitragen.

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Dazu müssen Sie jedoch alle Daten im Auge behalten, die in Ihrem Unternehmen zirkulieren. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie effektive Kommunikation Ihrem Unternehmen zugute kommen kann, aber wir werden sie später besprechen. Lassen Sie uns zunächst definieren, was Geschäftskommunikation ist, und uns all die verschiedenen Arten ansehen.

Was ist Wirtschaftskommunikation?

Die Geschäftskommunikation umfasst den Austausch von Informationen oder die Übertragung von Daten zwischen Personen (oder von einem Unternehmen zum anderen) innerhalb eines bestimmten Arbeitsplatzes und außerhalb des Unternehmens. Es ist zwar eine großartige Methode, um Aufgaben zu verwalten und die Organisation am Arbeitsplatz zu optimieren, aber es ist auch eine hervorragende Möglichkeit, mit den Bedürfnissen neuer und bestehender Kunden Schritt zu halten.

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Es gibt einige allgemeine „Regeln“ in der Kommunikation, die die 7Cs genannt werden. Diese Regeln können Ihnen helfen, eine klare und kohärente Kommunikation zwischen Personen in einer bestimmten Gruppe (in diesem Fall einem Arbeitsplatz) herzustellen. Hier sind die 7Cs und wofür sie stehen:

• Glaubwürdigkeit aufbauendes Vertrauen zwischen den Kommunikatoren;
• Höflichkeit Aufbau starker Beziehungen;
• Klarheit – den Datenaustausch klar und kohärent halten;
• Korrektheit – Verwendung einer grammatikalisch und politisch korrekten Sprache;
• Konsistenzsichernde Stabilität zwischen Kommunikatoren;
• Konkretheit gebende genaue Daten;
• Prägnanz – das Gespräch präzise halten.

Das Befolgen dieser Regeln kann Ihre Geschäftskommunikation effizienter und Ihren Arbeitsplatz produktiver machen. Diese Regeln sind besonders wichtig, wenn Sie die Kommunikation verbessern möchten, während Sie ein kleines Unternehmen führen – diese Unternehmen müssen sich auf die Kommunikation konzentrieren, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Zwei Arten der Geschäftskommunikation

Die Geschäftskommunikation kann in zwei Arten unterteilt werden: interne und externe. Wie der Name schon sagt, ist interne Kommunikation die Kommunikation zwischen Teammitgliedern an einem Arbeitsplatz. Die externe Kommunikation ist gekennzeichnet durch die Kommunikation mit Dritten außerhalb des Unternehmens (Kunden, Presse, Sponsoren etc.).

Diese beiden Arten sind gleichermaßen wichtig für die Schaffung und Aufrechterhaltung einer gesunden Arbeitsumgebung. Hier ist, was diese Kommunikationsarten charakterisiert.

Interne Kommunikation

Die interne Kommunikation findet an einem Arbeitsplatz statt, an dem Daten zwischen Mitarbeitern ausgetauscht werden. Diese Art der Kommunikation kann weiter in drei Kategorien unterteilt werden:

• Die interne Aufwärtskommunikation ist durch Berichte gekennzeichnet, die an die Manager oder CEOs geliefert werden. Dieser Typ hilft Führungskräften, den Überblick darüber zu behalten, was im Unternehmen passiert.
• Die interne Abwärtskommunikation beginnt beim Management und geht zu den Mitarbeitern. Manager liefern Berichte über Verfahren, Organisation und andere formale Elemente.
• Die interne Querkommunikation erfolgt zwischen den Niederlassungen selbst. Beispielsweise kommunizieren Vertriebsmitarbeiter mit Finanzteams und umgekehrt. Die Querkommunikation ermöglicht die Teamarbeit zwischen verschiedenen Niederlassungen im selben Unternehmen.

Externe Kommunikation

Externe Kommunikation besteht aus der Kommunikation der Vertreter des Unternehmens mit externen Parteien oder Dritten wie Sponsoren, Kunden usw. Handelsvertreter kommunizieren beispielsweise extern mit Kunden, um Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen.

Diese Art der Kommunikation bringt dem Unternehmen Wachstum und Wohlstand. Daher ist es wichtig, die externe Kommunikation freundlich und professionell zu gestalten. Bei dieser Art der Kommunikation können die 7Cs eine wichtige Rolle spielen, da diese Regeln die Kommunikation effektiv machen und gute Beziehungen zu externen Parteien pflegen.

Wie können Unternehmen von Geschäftskommunikation profitieren?

Effektive Geschäftskommunikation ist einer der wichtigsten Schritte, um Ihren Mitarbeitern einen produktiven Arbeitsplatz zu bieten und den Wohlstand Ihres Unternehmens zu sichern. Im Folgenden werden wir viele Vorteile einer gesunden und effektiven Geschäftskommunikation auflisten.

Bricht Kommunikationssilos auf

Kommunikationssilos implizieren eine Aufteilung innerhalb Ihres Unternehmens, wie zum Beispiel Zweigstellen, die unabhängig voneinander arbeiten. Alle diese Zweige sind jedoch Teil einer größeren Einheit und müssen daher zusammenarbeiten.

Sie können die Geschäftskommunikation als Ihr stärkstes Instrument nutzen, um eine effektive Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens zu erreichen. Die Menschen lernen sich durch Meetings und Teambuilding-Aktivitäten besser kennen, wodurch ein freundliches Arbeitsumfeld und ein besseres Kollektiv geschaffen werden.

Verbesserte Mitarbeiterproduktivität

Manchmal stehen Mitarbeiter vor einem Problem, das sie nicht lösen können, und Kommunikation spielt hier eine große Rolle. Alle Mitarbeiter müssen sich bewusst sein, dass sie sich auf jemanden verlassen können, aber um einander vertrauen zu können, muss eine effiziente Geschäftskommunikation vorhanden sein.

Indem Sie die zuvor erwähnten Arten der internen Geschäftskommunikation mischen, können Sie einen sicheren Raum für alle Ihre Mitarbeiter schaffen und so deren Produktivität steigern.

Verbesserte Kundenzufriedenheit

Kunden sind die Torwächter von Unternehmen, was die Kundenzufriedenheit zu einem der wichtigsten Anliegen von Unternehmen macht. Um die Kundenzufriedenheit zu verfolgen, können Sie verschiedene Kundenservice-Plattformen nutzen. Die externe Geschäftskommunikation gibt Ihren Kunden Sicherheit und Vertrauen. Hier sind einige Beispiele dafür, wie externe Kommunikation die Kundenzufriedenheit beeinflussen kann:

• Besseres allgemeines Kundenerlebnis

Exzellente Kundenbetreuung und externe Kommunikation führen dazu, dass Ihre Kunden Ihrem Unternehmen vertrauen und sich auf die Fähigkeiten Ihres Unternehmens zur Problemlösung verlassen. Freundliche Kommunikation lässt Ihre Kunden wissen, dass Sie für sie da sind und bereit sind, auftretende Probleme zu lösen.

• Steigert die Kundenbindung

Wie bereits erwähnt, gewinnen Sie Vertrauen, indem Sie eine effektive externe Kommunikation mit Ihren Kunden entwickeln. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen treue Kunden gewinnen wird, die Ihr Unternehmen schließlich weiterempfehlen werden. Nichts ist wichtiger, als Ihre Kunden zufrieden zu stellen.

Wie Connie Edler, eine renommierte Finanzberaterin, einmal sagte: „Exzellenter Kundenservice ist die wichtigste Aufgabe in jedem Unternehmen! Es ist die Persönlichkeit des Unternehmens und der Grund, warum Kunden wiederkommen. Ohne Kunden kein Unternehmen!“

5 einfache Möglichkeiten, den Überblick über die Geschäftskommunikation zu behalten

Die Überwachung sowohl der internen als auch der externen Unternehmenskommunikation kann überwältigend sein. Es gibt jedoch ein paar einfache Methoden, mit denen Sie den Überblick über die Geschäftskommunikation behalten können.

Sammeln Sie die Kommunikation aus mehreren Kanälen an einem Ort

Wie bereits erwähnt, gibt es verschiedene Arten der Geschäftskommunikation, und diese an einem Ort aufzubewahren, ist eine hervorragende Möglichkeit, einen Einblick in alle Daten zu erhalten, die in Ihrem Unternehmen zirkulieren. Speichern Sie Ihre Kommunikationsdaten in Ihrer Nähe, damit Sie bei Bedarf einfach darauf zugreifen können.

Richten Sie mehrere Autoresponder ein

Autoresponder sind eine großartige Möglichkeit, externe Parteien wissen zu lassen, dass Sie sich um sie kümmern, ohne dies manuell erklären zu müssen. Behalten Sie alle möglichen Situationen im Auge, die von außerhalb Ihres Unternehmens kommen können, und richten Sie für alle eine automatische Antwort ein.

Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Sie gleichzeitig Einblick in mehrere Gespräche erhalten können, ohne sich mit jedem einzeln beschäftigen zu müssen.

Nutzen Sie Filter und Tags, um Interaktionen zu organisieren

Da Unternehmen in der Regel mehrere Niederlassungen haben, wird sich das Szenario höchstwahrscheinlich in allen unterscheiden. Um die Geschäftskommunikation in all diesen Branchen und unterschiedlichen Situationen einfach zu verfolgen, sollten Sie die besagte Kommunikation mit Filtern und Tags organisieren.

Sie müssen nicht stundenlang nach einem bestimmten Gespräch suchen – ziehen Sie einfach das Tag heraus und Sie werden es leicht finden.

Überwachen Sie Social-Media-Aktivitäten für Datenanalysen

Soziale Medien sind zu einem der meistgenutzten Kommunikationsmittel geworden. Viele Menschen vermarkten ihre Unternehmen in den sozialen Medien, um mehr Aufmerksamkeit zu erlangen. Durch den Einsatz eines effizienten Tools können soziale Medien eine großartige Möglichkeit sein, die externe Kommunikation zu analysieren.

Mediatoolkit bietet eine einfache Möglichkeit, Ihre Marke in sozialen Medien zu überwachen und gibt Ihnen einen sofortigen Überblick darüber, was die Leute direkt über soziale Kanäle wie Facebook, Twitter, Youtube, Blogs und Foren über Sie sagen. Sie können personalisierte Berichte basierend auf Ihren Interessen erstellen oder auf erweiterte Filter wie Stimmungsbewertung, Sprache oder Geo-Standort zugreifen.

Lesen Sie, wie Social Media Listening die Kundenbindung steigern kann

Indem Sie Ihre Social-Media-Aktivitäten überwachen, können Sie den Kundenservice verbessern und die Vorlieben Ihres Publikums ermitteln.

Identifizieren Sie Schlüsselmetriken, die Einblick in das Kunden- und Mitarbeiterverhalten geben

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihre Geschäftskommunikation zu verfolgen, ist die Untersuchung des Kunden- und Mitarbeiterverhaltens. Sie können die häufigsten Probleme und deren Gründe ermitteln, indem Sie Prozessbibliotheksbeispiele der Schlüsselmetriken identifizieren und verwenden, die Einblick in das Kunden- und Mitarbeiterverhalten geben.

Sie werden dann in der Lage sein, auf diese Probleme zu reagieren und die Ursache in kürzester Zeit zu lösen, was sowohl für die interne als auch für die externe Geschäftskommunikation gilt und ein großartiges Werkzeug zur Problemlösung sein kann.

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Abschließende Gedanken

Effektive Geschäftskommunikation ist eine der wichtigsten Möglichkeiten, um ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus kann die Geschäftskommunikation die Kommunikation mit Dritten verbessern, z. B. Kundenkommunikation, Sponsorenkommunikation usw.

Indem Sie sich auf die Geschäftskommunikation konzentrieren, können Sie das Kundenerlebnis verbessern und Ihr Unternehmen wachsen lassen. Wie das Sprichwort sagt: „Kommunikation ist der Schlüssel“ – das lässt sich auf alle Lebens- und Geschäftsbereiche übertragen.

Die Verfolgung Ihrer Geschäftskommunikation kann jedoch überwältigend sein, daher haben wir einige Möglichkeiten vorgestellt, um den Kommunikationsverfolgungsprozess zu vereinfachen.

Oliver Stasinszky ist ein Outreach-Teamleiter bei LiveAgent mit einem E-Commerce- und Kundenservice-Hintergrund. Er ist leidenschaftlich am Schreiben, Lesen und Lernen, wie man jedes Musikinstrument spielt, das ihm begegnet.