Digitales Transaktionsmanagement: 4 Schritte zum papierlosen Unternehmen

Für ein erfolgreiches Unternehmen gibt es heute keine ausgereifte digitale Transformation, es sei denn, die besten Lösungen für das digitale Transaktionsmanagement werden flächendeckend implementiert. Beginnen wir mit einer Frage: Was beinhaltet das Akronym DTM?

Es umfasst eine breite Kategorie von Cloud-Diensten, die für die digitale Verwaltung von Transaktionen auf der Grundlage von Dokumentenflüssen entwickelt wurden . All dies geschieht in einem Kontext, der die Datensicherheit gewährleistet und die (ständig aktualisierten) Datenschutzbestimmungen einhält .

Wir sprechen über: elektronische Transaktionen, Dokumentenübertragungen, Authentifizierung, digitale Signaturen, Zertifizierungen und sichere und dematerialisierte Speicherung, die rechtlichen Aspekte der „ Nichtabstreitbarkeit “ und Co-Browsing zwischen Unternehmen und Kunden.

Aus diesen Beispielen können wir verstehen, dass Digital Transaction Management-Lösungen in ein sehr breites und artikuliertes Handlungsfeld passen, das viele miteinander verbundene Aspekte umfasst.

In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf 4 Schlüsselpunkte , die für den Übergang zu einem intelligenten und papierlosen Unternehmen von zentraler Bedeutung sind. Aber lassen Sie uns zuerst schnell die Vorteile der Implementierung von DTM-Systemen verstehen.

Die Vorteile des digitalen Transaktionsmanagements

Wir haben bereits über die Vorteile von Digital Transaction Management-Lösungen gesprochen, auf die Sie sich für einen detaillierteren Überblick beziehen können. Hier können wir die wichtigsten Vorteile zusammenfassen:

1) Kosteneinsparungen : Bei digitalen Prozessen entfallen die Kosten für Druck, Versand, Archivierung und Beglaubigung (und damit verbundenes Personal).

2) Zeitersparnis : Die Zeitersparnis beim Umstieg von analog auf digital wirkt sich auch finanziell aus. Wohlgemerkt: Die Zeitersparnis liegt nicht nur auf der Unternehmensseite, sondern auch auf der Kundenseite … und das ist entscheidend für Markenreputation, Kundenerlebnis und Loyalitätsaspekte.

3) Erhöhte Sicherheit : Mit DTM werden Risiken – im Zusammenhang mit der Aufbewahrung physischer Dokumente, Verlust oder Beschädigung während der Übertragung, Fälschung und Risiken im Zusammenhang mit Datenverlust oder -verlust – im Allgemeinen verringert. Alles bleibt immer perfekt nachvollziehbar, abrufbar und überprüfbar, schnell und intuitiv.

4) Flexibilität und Skalierbarkeit : zwei Merkmale, die direkt aus der Cloud-Computing-Architektur stammen, auf der DTM-Systeme immer aufgebaut sind, und die wesentlich sind, um den Herausforderungen des heutigen fließenden und beschleunigten Ökosystems zu begegnen.

Ein kleines Start-up könnte beispielsweise in kurzer Zeit einen unvorhergesehenen Anstieg an Transaktionen bewältigen müssen. Ohne effiziente Lösungen für das digitale Transaktionsmanagement würde es sicherlich riskieren, auf Engpässe zu stoßen, die es daran hindern, die Chancen eines schnellen, ungeplanten Wachstums zu nutzen.

5) Integration mit CRM- und CCM-Systemen : Das ist ein zentraler Punkt, der sich nicht in wenigen Zeilen zusammenfassen lässt. Aber wir werden später in diesem Beitrag darauf zurückkommen, wenn wir uns auf digitale Prozesse konzentrieren werden.

Abschließend noch eine beredte Zahl, die sich aus jüngsten Untersuchungen ergeben hat: Im Jahr 2021 wurde der globale Markt für digitales Transaktionsmanagement auf 8,04 Milliarden US-Dollar geschätzt . Es wird geschätzt, dass es von 2022 bis 2030 mit einer durchschnittlichen jährlichen Rate (CAGR) von 25,5 % wachsen wird (Quelle: grandviewresearch.com).

Kommen wir nun, wie versprochen, zu den Besonderheiten von Digital Transaction Management-Lösungen . Wie erwartet haben wir die vier wichtigsten und vielversprechendsten für die Gegenwart und die nahe Zukunft herausgearbeitet.

1. Elektronische Signatur

Laut der Website der Agentur für digitales Italien (AgID) ist „die qualifizierte elektronische Signatur (FEQ) – oder digitale Signatur – das Ergebnis eines Computerverfahrens, das als Validierung bezeichnet wird und die Authentizität, Integrität und Unleugbarkeit garantiert Computerdokumente“ (agid.gov.it).

Aus eher technischen Definitionen kommend, was sind die Vorteile digitaler Signaturen?

In erster Linie Geschwindigkeit und Komfort : Computerdokumente können überall validiert werden, ohne geografische oder gerätebezogene Einschränkungen. Weniger Papier : durch den Wegfall von Druck- und Ablagekosten (mit allen damit verbundenen Risiken, die wir bereits besprochen haben). Dies wirkt sich positiv auf die Effizienz aus und macht den Prozess der Vertragsunterzeichnung agiler und intelligenter. Hinzu kommt eine Erhöhung der Sicherheit .

Durch die Verwendung elektronischer Signaturdienste, wie sie von Doxee angeboten werden, gibt es den wichtigen Aspekt der Integration mit anderen Digital Transaction Management-Lösungen . Die E-Signatur-Lösungen von Doxee lassen sich problemlos mit anderen Produkten wie elektronischer Rechnungsstellung, gesetzeskonformer digitaler Speicherung, aber auch mit CRM- und CCM-Systemen integrieren.

Kurz gesagt, es handelt sich um einen vollständigen digitalen Onboarding-Prozess, der die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit einem erstklassigen Kunden- und Benutzererlebnis kombiniert.

2. Blockchain

Von einem altbewährten Werkzeug wie der elektronischen Signatur wenden wir uns einer recht jungen Technologie zu, die noch einiges zu bieten hat.

Wir beziehen uns auf Blockchain , die Teil des breiteren Feldes der Distributed Ledger Technology (DLT) ist. Diese Technologie sprang auf der Welle der Begeisterung für Bitcoin und das Kryptowährungs-Ökosystem an die Spitze der breiten Öffentlichkeit, aber ihre Anwendungen gehen weit über rein finanzielle Anwendungen hinaus.

Tatsächlich basiert die Blockchain auf dem Konzept des verteilten Konsenses und ist ein unveränderliches Transaktionsbuch , ohne dass eine zentrale Einheit als Vermittler fungieren muss. Es ist eine echte Revolution, die noch weitgehend erforscht werden muss und die sich auf alle Arten von Transaktionen, Dokumentenübertragungen, Eigentum, Zertifizierung und Authentifizierung auswirkt.

Denken Sie nur an sogenannte „ Smart Contracts “. Dies bezieht sich auf die automatische Aktivierung von Verträgen zwischen verschiedenen Arten von privaten Parteien auf der Grundlage von Distributed-Ledger-Softwaretechnologien und mit den robustesten Garantien in Bezug auf die Integrität von Daten über eine Dienstleistung, einen Prozess, eine Transaktion oder ein Dokument.

Das Schlüsselwort ist Disintermediation . Und genau in diese Richtung bewegt sich das gesellschaftliche und wirtschaftliche Umfeld mit immer entschiedeneren Schritten. Es überrascht nicht, dass Regulierungsbehörden auf der ganzen Welt (einschließlich Italien) sich immer offener dieser Art von Technologie zuwenden, um zu regulieren, wie sie verwendet wird.

3. Dematerialisierte Lagerung

Effiziente Lösungen für das digitale Transaktionsmanagement beginnen mit der dematerialisierten Dokumentenaufbewahrung.

Aber bevor wir weitermachen, lassen Sie uns mit Missverständnissen aufräumen: Digitalisierung und Dematerialisierung sind zwei verschiedene Konzepte .

Dematerialisierung ist ein Prozess, der über die einfache Digitalisierung hinausgeht. Damit können Papierdokumente vollständig eliminiert werden, da digitale Pendants die volle Rechts- und Beweiskraft erhalten .

In diesem Bereich kann man nicht improvisieren. Und es ist wichtig, sich auf spezialisierte Unternehmen zu verlassen. Seit mehr als 10 Jahren wird Doxee Standard Digital Preservation von Hunderten von Unternehmen aus verschiedenen Branchen mit mehr als 2 Milliarden aufbewahrten Dokumenten und mehr als 400 verwalteten juristischen Personen gewählt. 

Noch wichtiger ist, dass die dematerialisierten Archivierungslösungen von Doxee nicht nur gesetzliche Verpflichtungen erfüllen und ständige Aktualisierungen der Vorschriften gewährleisten, sie werden auf der Grundlage der Anforderungen jedes Unternehmens so konzipiert, dass sie aus einer kanalübergreifenden und datengesteuerten Perspektive in CRM- und CCM-Systeme integriert werden können.

Gerade digitalen Prozessen wie CRM und CCM widmen wir uns zum Abschluss dieses Beitrags.

4. Digitale CRM- und CCM-Prozesse

Ein papierloses Unternehmen ist ein effizienteres Unternehmen, das Abfall reduziert, Kosten optimiert und seine internen Prozesse beschleunigt und intelligenter gestaltet.

Aber das ist nicht alles. Ein noch wichtigerer Punkt: Ein papierloses Unternehmen ist auch ein Unternehmen, das seinen Kunden das beste Kundenerlebnis bieten kann.

Wie wichtig sind dabei DTM-Lösungen? Hier lassen wir die Daten für uns sprechen. In einer von DocuSign für Forrester in Auftrag gegebenen Studie gaben 32 % der Befragten an, dass sie den Abschluss von Verträgen, Vereinbarungen und Transaktionen aufgegeben haben, weil sie von Papier und manuellen Verfahren abgeschreckt wurden (Quelle: docusign.co.uk).

Und hier kommen wir zu einem entscheidenden Punkt: den Möglichkeiten der Integration von Digital Transaction Management-Systemen mit Customer Relationship Management- und Customer Communication Management-Systemen . Das ist eine wahre Erfolgsspirale: Durch den Einsatz von DTM-Lösungen wie elektronische Signaturen und dematerialisierte Speicherung stehen einem Unternehmen riesige Datenmengen zur Verfügung. Noch wichtiger: Es verfügt über äußerst granulare Daten, die automatisiert und funktional abgerufen und sortiert werden können. Was bedeutet das alles?

Es bedeutet die Fähigkeit, sich ein sehr genaues Bild von allen digitalen Prozessen zu machen, die in der Beziehung zu seinen Kunden involviert sind . Die Geschichte verfolgen, die Eigenschaften von Personen, ihre Gewohnheiten, Vorlieben und möglichen Bedürfnisse kennen.

Aus diesem sehr fundierten Wissen heraus kann man dann so viele maßgeschneiderte Beziehungen aufbauen, wie es Kunden selbst gibt: automatisch natürlich.

Und hier ist mit der Integration der datengetriebenen Perspektive in CRM- und CCM-Systeme der Übergang von einer One-to-Many-Beziehung zu einem echten One-to-One-Dialog perfekt gelungen.

Kurz gesagt: Die reifste Frucht der Implementierung von Lösungen für das digitale Transaktionsmanagement besteht darin, das wichtigste Versprechen der digitalen Transformation zu verwirklichen: die Fähigkeit, den Einzelnen wirklich in den Mittelpunkt jedes Unternehmens zu stellen .