Maneras efectivas de obtener y dar retroalimentación a los empleados

Las agencias creativas más exitosas son audaces y creativas. Las grandes ideas nacen de equipos de personas que están totalmente comprometidas con lo que hacen. Pero con los cambios importantes en los valores y la dinámica del trabajo desde la pandemia de Covid-19, ¿sigue abordando las prioridades de sus empleados?

El compromiso de los empleados resume la participación, el rendimiento y la moral de su equipo. Se traduce directamente en productividad, satisfacción y retención.

En marzo de 2022, Microsoft lanzó una encuesta a 31.000 de sus empleados de 31 países. ¿Sus hallazgos clave?

• El 53% de los empleados tienen más probabilidades de priorizar su salud sobre el trabajo
• El 52% de la Generación Z y los Millenials están considerando conseguir nuevos trabajos el próximo año.
• El 54% de sus líderes sienten que ya no están en contacto con las necesidades de sus empleados.

Las expectativas han cambiado. La gente ya no está dispuesta a comprometer los valores personales por el ajetreo y el culto a la productividad.

Con casi 4,3 millones de personas que renunciaron a sus trabajos en enero de 2022, está claro que a las organizaciones les resulta difícil retener el talento. Al 54% de las empresas también les resulta difícil encontrarlos.

Si desea involucrar a sus equipos, tanto su compensación como su cultura deben ser competitivas y estar alineadas con lo que valoran sus equipos. Para que esto suceda, es necesario invertir tiempo y energía en desarrollar un hábito de retroalimentación saludable.

Hablemos de cómo puede crear un ciclo de retroalimentación en su agencia creativa y, en última instancia, crear un sistema que promueva una comunicación fructífera.

Obtener comentarios de los empleados

Los sistemas que permiten una comunicación efectiva allanan el camino para que las organizaciones se mantengan en sintonía con las necesidades y prioridades cambiantes de sus equipos.

6 formas de obtener comentarios de los empleados

1. Encuestas anuales y de pulso

Las encuestas anuales suelen cubrir una amplia gama de temas. Puede usarlos para saber cómo se sienten sus empleados acerca de las iniciativas de su agencia y saber cuáles encuentran más valiosas.

Las encuestas Pulse están más enfocadas: cubren temas específicos. Puede usar esto para extraer las preocupaciones de su equipo con respecto a temas relevantes y decisiones importantes.

Las encuestas son fáciles de escalar y difundir. Sin embargo, carece de la personalización de otras técnicas de recopilación de comentarios en las que el recopilador puede hacer preguntas de seguimiento y solicitar más explicaciones. Dicho esto, es recomendable combinar las encuestas con otros métodos.

2. Discusión de grupo focal (FGD)

Una discusión grupal enfocada (FGD, por sus siglas en inglés) es una sesión facilitada donde unos pocos seleccionados con antecedentes o experiencias específicas se reúnen para hablar sobre un tema. Se alienta a los encuestados a que compartan sus puntos de vista en detalle, ocasionalmente rebotándolos entre sí a medida que se desarrollan.

Generalmente, los FGD requieren más esfuerzo en comparación con las encuestas. Las habilidades de facilitación son esenciales para garantizar que la forma de hacer preguntas del moderador no sesgue las opiniones en una dirección determinada.

3. Entrevistas individuales

Las entrevistas uno a uno pueden ser difíciles de implementar a gran escala. Pero si quieres una retroalimentación profundamente completa, esta es una de tus mejores opciones.

Además de la oportunidad de discutir temas en profundidad, puede hacer que la comunicación sea un campo de juego nivelado tanto para extrovertidos como para introvertidos. Siempre que el facilitador pueda comportarse bien, las discusiones 1:1 pueden generar comentarios honestos debido a su enfoque más personal.

4. Eventos de la empresa

Los eventos de la empresa, como las reuniones generales, son excelentes formas para que los empleados se comuniquen con la alta dirección. En estos eventos, se presentan planes y los asistentes tienen la oportunidad de expresar sus dudas e inquietudes.

La celebración de reuniones periódicas en el ayuntamiento demuestra a los empleados que sus líderes se preocupan lo suficiente como para mostrarles sus planes.

5. Plataformas sociales internas

La participación en línea se ha arraigado profundamente en la mayoría de nosotros. Al proporcionar formas para que los empleados compartan sus conocimientos en línea, puede disminuir la fricción que pueden generar otros métodos.

Para las personas que no se sienten cómodas haciendo preguntas frente a una audiencia durante los eventos, puede permitirles publicar sus comentarios después de la reunión .

Las plataformas sociales internas también pueden servir como vía para difundir otras iniciativas de comunicación, como las encuestas anuales y de pulso.

6. Accesibilidad del líder

La accesibilidad del líder puede verse afectada por muchos factores. Una de ellas son políticas como la política de puertas abiertas, las salas de chat directas o el acceso a través de plataformas de mensajería instantánea.

Otro es la gestión de relaciones: los esfuerzos de los líderes para construir relaciones y fomentar la apertura a través de estos lazos.

Los eventos de formación de equipos pueden ayudar a fomentar esto. El registro y las conversaciones personales también funcionarían.

Mejores prácticas para obtener empleados

Retroalimentación

Ahora que hemos repasado los métodos que puede usar para recopilar comentarios, profundicemos en las notas de implementación para garantizar su eficacia.

• Honrar la confidencialidad

Si desea que sus empleados compartan comentarios honestos, cumpla su promesa de confidencialidad. El 74% de los empleados dicen que estarían dispuestos a compartir sus conocimientos si los resultados fueran verdaderamente confidenciales. El temor a posibles represalias –precedentes o no, reales o imaginarias– es una consideración muy real .

Tuit anecdótico

• Usa diferentes métodos

Tener en cuenta la personalidad individual y los niveles de ansiedad social en el proceso de recopilación de comentarios puede dar a algunas personas una voz más fuerte . Si bien las mariposas sociales pueden sentirse cómodas intercambiando ideas entre sí durante los FGD, las más reservadas pueden encontrar el entorno más perjudicial para expresarse.

Los empleados con más tiempo en el cargo tienden a estar más abiertos a compartir comentarios, mostró un estudio . Es posible que sea necesario hacer un esfuerzo adicional para escuchar a los empleados más nuevos para agregar profundidad a sus hallazgos.

• Escuche y actúe

Una vez que los empleados se abren, recopile la mayor cantidad de información posible siendo abierto e inquisitivo. Si estás en una conversación, evita la tentación de ponerte a la defensiva. En su lugar, haga preguntas de seguimiento para profundizar su comprensión de dónde provienen.

Por ejemplo, si alguien dice: "La gerencia debe ser más consciente de nuestras necesidades como artistas", pregúntale "¿cómo se ve esto para ti?". Trate de ver la situación desde su lente en lugar de bombardearlo con los esfuerzos existentes que cree que deberían abordar su preocupación.

Una vez que obtenga la información, continúe con la acción. Sentir que se ignoran sus conocimientos es una de las principales razones por las que muchos empleados se van .

• Ser creativo

La recopilación de comentarios es una tarea esencial pero adicional para los empleados. Cuando ejecute estas iniciativas, establezca su importancia y asegúrese de que los empleados estén suscritos a su mensaje.

Implementar un hábito de retroalimentación puede ser un desafío. Para ayudar a que se mantenga, encuentre formas de hacer que la recopilación de comentarios sea dinámica. Considere la gamificación para transformar las tareas en algo más significativo y atractivo. Bien hecho, eventualmente puede convertirse en algo más natural, tal vez incluso satisfactorio.

Dar retroalimentación a los empleados

Tan importante como recibir retroalimentación es darla. La retroalimentación puede ayudar a frenar los comportamientos negativos y amplificar los positivos también.

4 formas de proporcionar retroalimentación a los empleados

1. Evaluaciones Anuales de Desempeño

Las evaluaciones de desempeño son sesiones en las que los empleadores dan retroalimentación sobre el trabajo de un empleado durante un período determinado. Por lo general, los resultados del desempeño del empleado se evalúan con métricas preestablecidas para ver si está a la altura, por debajo de las expectativas o más allá de ellas.

Se puede tomar un enfoque cualitativo o cuantitativo para esto. Proporciona una vía para la afirmación, la discusión y la elaboración de estrategias para el crecimiento.

2. Sesiones individuales y registros

Los contactos individuales y los registros generalmente son conversacionales, pero hay muchas maneras de hacerlo. Dada la intimidad de la configuración, puede permitirle exponer sus puntos y mostrar sinceridad. Esta es una buena manera de establecer una buena relación, especialmente con los empleados con los que no siempre se llega a conectar, en las operaciones diarias.

3. Momentos ad hoc

Si bien la mayoría de los formatos de comentarios cubren las acciones de un empleado en retrospectiva, dar comentarios sobre la marcha puede hacer que sea más memorable y satisfactorio para el receptor.

Al dar retroalimentación sobre un comportamiento negativo, abordarlo de inmediato también puede ayudar a disminuir sus repercusiones. De inmediato, le da al empleado la oportunidad de pensar en sus pies, ajustar y practicar la resolución de problemas.

4. Mostrar, no contar

Además de felicitar a un empleado por un trabajo bien hecho, comparta su logro con el equipo. Dale una promoción o un bono en efectivo. Utilice su trabajo como ejemplo de mejores prácticas.

Decir algo no es la única forma en que puede dar su opinión. También puedes usar tus acciones.

Mejores prácticas para dar a los empleados

Retroalimentación

Recibir comentarios es un desafío para la mayoría de las personas. Como gerente, es importante que tenga en cuenta cómo proporciona comentarios para asegurarse de que afecte a sus equipos de la manera correcta.

• Comience con empatía y asuma intenciones positivas

La retroalimentación solo funcionará si el receptor está abierto a ella. Así que antes de decir nada, sé cortés. Pregúntale a la persona si es un buen momento y si está en un buen estado mental. O mejor aún, programe una cita para que ella pueda prepararse.

Una vez que esté en la conversación, muestre empatía y apertura. Suponga que todo lo que hizo proviene de buenas intenciones, y su trabajo es comprender su proceso de pensamiento.

Sea consciente de su tono. Si desea apertura, establezca confianza y seguridad.

• Aclarar objetivos y tomar posesión

Su intención de compartir comentarios debe ser ayudar a alguien a crecer, no alimentar su ego demostrando un punto. Cuando programe su cita, asegúrese de que el objetivo de la conversación sea claro.

Por ejemplo, antes de comenzar a decirle a su vendedor que no interrumpa a un cliente mientras habla, puede comenzar con: “Le estoy dando retroalimentación porque sé que le apasiona su trabajo. Y quiero brindarle el mayor apoyo posible para ayudarlo a establecer una buena relación con nuestros clientes”.

Luego, proceda a declarar sus observaciones usando declaraciones "yo" en lugar de usar "nosotros" y "ellos".

“Me di cuenta de que mientras la Sra. Y hablaba, tendías a compartir tus ideas antes de que ella pudiera terminar de compartir las suyas. Me queda claro que sabes atender muy bien sus inquietudes y eso es bueno. Pero me preocupa que la Sra. Y se sienta invalidada o faltada al respeto”.

Las declaraciones en primera persona le permiten ser responsable de lo que está diciendo. En cierto modo, te hace vulnerable. Esto le da permiso a su empleado para ser abierto y vulnerable también, dando paso a una discusión más fructífera.

• Hágalo específico, accionable y centrado en el crecimiento

En lugar de usar términos generales y declaraciones generales, hable sobre situaciones específicas.

Continuando con el ejemplo anterior, una forma incorrecta de dar retroalimentación podría haber sido:

“Me di cuenta de que tiendes a interrumpir a nuestros clientes incluso cuando están hablando”.

Este tipo de comentarios puede hacer que el vendedor se ponga a la defensiva. Da la impresión de que esto es algo que hace todo el tiempo, lo que puede no ser cierto.

Citar una situación específica puede hacer que el empleado acepte más tu observación. También puede tomar la iniciativa mental de reflexionar si hubo otras veces que hizo lo mismo con otros clientes.

Para facilitar el aprendizaje, haga que sus consejos sean prácticos. Hable sobre lo que puede hacer en el futuro en lugar de lo que debería haber hecho.

Correcto: “La próxima vez, mientras escucha a los clientes, puede asentir con la cabeza para indicar que está escuchando. Tal vez incluso repetir algunas frases de lo que están diciendo. Esto les demostrará que estás interesado en su situación y que eres sincero en ayudarlos”.

Incorrecto: “Mientras ella hablaba, deberías haber asentido con la cabeza para indicar que estabas escuchando. Tal vez incluso repetir algunas frases de lo que ella estaba diciendo”.

• ser oportuno

Sea rápido para reconocer los comportamientos que son dignos de retroalimentación. Cuando vea a alguien haciendo un buen trabajo, debe ser su máxima prioridad señalarlo en el momento para aumentar las posibilidades de que lo vuelva a hacer.

“ Una cultura de retroalimentación solo es posible cuando aprendemos a dar retroalimentación en momentos improvisados, no solo durante el proceso formal de revisión del desempeño”. (Fuente: Cultura Amp )

• Personalizar

La capacidad de recibir comentarios es diferente para cada individuo. Establezca relaciones con su equipo para reunir información suficiente sobre la personalidad, disposición y madurez de todos cuando se trata de aceptar elogios o críticas constructivas.

Recuerde, el objetivo de dar retroalimentación es el crecimiento. Si bien es ideal que todos sean abiertos y comprensivos, las personas de su equipo siempre estarán en diferentes etapas de crecimiento. Como gerente, es mejor conocerlos donde están y ayudarlos a crecer desde allí.

Cómo las agencias pueden construir un

Cultura de retroalimentación

La incorporación de comentarios en su cultura como agencia lo ayudará a maximizar sus beneficios. Así es como puede marcar el comienzo.

Desarrollar habilidades: el coaching es una habilidad importante para que los líderes sean capaces de inspirar el crecimiento en la organización. De hecho, la compañía financiera Mastercard invirtió en ayudar a sus gerentes a desarrollar habilidades de coaching . Esto puede haberlos ayudado a ser reconocidos externamente como una de las mejores empresas para trabajar por Forbes y mejorar el compromiso de los empleados.

“Cuando los gerentes pueden entrenar a los empleados de manera efectiva, es mucho más probable que el sistema de gestión del desempeño se perciba como justo”, según un artículo de McKinsey . Las habilidades de coaching no solo ayudarán a los gerentes a facilitar el crecimiento de sus equipos. También harán que los empleados sean más receptivos a la retroalimentación porque confían en su objetividad.

Cultivar relaciones: Allbirds es una empresa cuyos líderes abogan por liderar con empatía . Construir este tipo de relación entre la gerencia y los empleados hace que sea más fácil dar (y recibir) retroalimentación.

Al “ mantener abiertas las líneas de comunicación, desarrollar una relación basada en la confianza y la mensajería constante, y animar a las personas a pedir lo que necesitan”, la empresa puede asegurarse de que estén al tanto de lo que están pasando los equipos. Esto les ayuda a saber qué tipos de apoyo necesitan.

Normalizar y sistematizar:   El 28% de los empleados informa que los comentarios no llegan con la frecuencia suficiente para saber cómo mejorar. Dar retroalimentación solo durante el período de evaluación puede dificultar su retención y aplicación. También puede hacer que los empleados estén a la defensiva y sorprendidos por lo que se mencionará.

Para que la retroalimentación sea efectiva, practique controles periódicos y frecuentes, ya sea formal o informal.

Maximice la tecnología: hoy en día, hay muchas formas de recopilar datos sobre los esfuerzos y decisiones de su equipo. A través de su CRM, puede monitorear qué vendedores interactúan constantemente con los clientes. A través de las herramientas de administración de tareas, puede ver quién hace más. A través de análisis de redes sociales y métricas de marketing , puedes saber si las campañas de tu equipo son efectivas. Encuentre oportunidades para reafirmar a su equipo cuando vea algo que funciona.

Al mismo tiempo, utilice la tecnología para enviar comentarios oportunos o redactar encuestas sobre temas completos. Usada bien, la tecnología puede hacer que sus esfuerzos sean más fáciles de escalar, independientemente del tamaño de su agencia.

A ti

Un buen proceso de retroalimentación permite que los miembros de una organización aprendan unos de otros y maximicen las capacidades de todos. También aumenta la retención, mejora el rendimiento y ayuda a las empresas a mantener culturas saludables al facilitar la detección de problemas que deben abordarse.

Para hacer de la creatividad, el crecimiento y la excelencia un rasgo sistémico en su organización, invierta tiempo y energía en construir una cultura de retroalimentación saludable.