Guía paso a paso: cómo planificar su semana laboral

Aprender a planificar su semana laboral es una habilidad fundamental para cualquier puesto profesional. La planificación eficaz de su semana laboral le permite trabajar de manera más eficiente, mantener informados a las partes interesadas y a los miembros del equipo sobre las prioridades en competencia y tomar el control de sus proyectos.

A continuación, se incluyen cinco pasos que recomiendo seguir para planificar y administrar eficazmente su semana laboral.

5 pasos para planificar su semana laboral

Paso 1: planifique con anticipación

Cuando se trata de planificar su semana laboral, es útil comenzar temprano. Recomiendo planificar su próxima semana laboral el viernes anterior. Esto le ayudará a prepararse para poder saltar directamente a su primera prioridad el lunes y le dará una idea clara de qué esperar para la próxima semana. También ayudará a garantizar que se adelanta a los plazos o identifica las dependencias o las aportaciones necesarias de los demás miembros de su equipo. También podrá disfrutar de su fin de semana sin preguntarse ni preocuparse por lo que pueda suceder en la próxima semana.

Para planificar su semana, identifique una herramienta que le guste usar para realizar un seguimiento de su lista de tareas pendientes. Personalmente, uso Evernote para planificar mi semana laboral. La aplicación Apple Notes es otra buena alternativa. Hay muchas herramientas diferentes que puede utilizar para planificar su semana, ¡así que encuentre la que mejor se adapte a sus necesidades!

Para comenzar a planificar, creo una nueva nota en mi aplicación con un encabezado para cada fecha de la próxima semana, como se muestra aquí:

Paso 2: revisar las reuniones del calendario

Lo primero que hago al planificar la semana es revisar las reuniones en mi calendario para la semana siguiente. Mientras revisa su calendario, asegúrese de que todas las reuniones programadas sigan siendo relevantes y oportunas. Si es necesario agregar, reprogramar o cancelar reuniones, comuníquese con el propietario de la reunión para discutir. Para cada reunión en su calendario, cree un elemento de tareas pendientes en su lista para prepararse para la reunión del día anterior y un elemento de tareas pendientes para hacer un seguimiento de la reunión el día en que se produce.

Estas tareas pendientes son muy útiles para garantizar que las reuniones sean más valiosas para todo el equipo. Al prepararse para la reunión, asegúrese de comprender el objetivo de la reunión y la agenda que se revisará. Si hay algún tema de la agenda del cual usted es responsable, asegúrese de estar preparado para tener una discusión significativa sobre estos temas con el grupo.

En la mayoría de los casos, una reunión significativa dará como resultado algunos elementos de acción o de seguimiento. Use su tarea de seguimiento como recordatorio para asegurarse de que todos los elementos de las acciones se hayan registrado y se haya realizado un seguimiento. Esto garantizará que nada se pierda y, para reuniones que puedan ser recurrentes, que las reuniones futuras sean más valiosas.

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se ve mi lista de tareas pendientes de la semana laboral después de haber revisado las reuniones en mi calendario:

Tenga en cuenta que algunas reuniones pueden programarse una vez que comience la semana. ¡Asegúrese de agregarlos o reorganizarlos a lo largo de la semana para mantenerse al día con su horario!

Paso 3: revise los plazos prioritarios y las tareas periódicas

Una vez que haya revisado todas sus reuniones de la semana, haga un balance de los elementos de alta prioridad que sepa que debe terminar la próxima semana. Por ejemplo, si le ha prometido a un cliente o accionista un entregable para el jueves de la próxima semana, asegúrese de agregarlo a su lista para que pueda completarse a tiempo.

Además, ¿hay alguna tarea que realice habitualmente cada semana? Por ejemplo, tengo un informe semanal que entrego a un cliente todos los lunes, y los viernes siempre tengo una tarea pendiente para planificar mi próxima semana.

Este paso lo ayudará a priorizar los elementos oportunos y recurrentes que debe completar en un día determinado de la semana.

Paso 4: considere el próximo trabajo asignado

Ahora que ha planificado todas sus actividades urgentes para la semana, sus reuniones, fechas límite y responsabilidades recurrentes, es hora de planificar el resto de su trabajo.

Lo más probable es que tenga algún tipo de tareas o proyectos asignados para que los complete en una semana determinada. En Go Fish Digital, por ejemplo, utilizamos Basecamp como nuestra herramienta de gestión de proyectos para asignar y coordinar tareas individuales. En este punto de su planificación, revise todas las tareas o proyectos restantes en su calendario en los que necesita trabajar durante la próxima semana.

Luego, comience a planificar qué días trabajará en cada tarea para asegurarse de que su carga de trabajo se distribuya de manera uniforme. En mi ejemplo de Evernote anterior, parece que anticipamos que el jueves será un día ajetreado con dos reuniones para realizar un seguimiento, una reunión para preparar y una fecha límite de entrega para el cliente. Por lo tanto, es posible que deseemos planificar menos trabajo para el jueves y más trabajo en tareas en un día como el martes, donde solo tenemos una reunión.

Otra recomendación es agrupar tareas similares, por ejemplo, ¿tiene varias tareas para un proyecto en el que necesita trabajar la próxima semana? Programe estos para eliminarlos al mismo tiempo y ahorre un costo fijo de tiempo de configuración o aclimatación al proyecto. Así es como podría verse su semana ahora:

Paso 5: Aborde la semana laboral

¡Ahora has planificado tu semana laboral! Tiene una idea de las reuniones para las que se preparará, asistirá y realizará el seguimiento. Ha trazado plazos importantes y sabe qué trabajo intentará realizar cada día. También te has asegurado de que tu semana laboral esté bien equilibrada, para evitar el agotamiento o el aburrimiento de un día con demasiado o muy poco trabajo.

Ahora es el momento de afrontar la semana. De la misma manera que planea para cada semana el viernes anterior, intente revisar su plan para cada día el día anterior y asegúrese de haber establecido un plan realista para usted. Me gusta comenzar cada día laboral con una tarea rápida, algo que puede lograr dentro de la primera hora de su día. Esto le permitirá generar impulso en su lista desde el principio y continuar reduciendo su trabajo general del día.

Mientras trabaja durante la semana, controle si puede lograr todo lo que se propuso. Si no es así, puede pasar fácilmente los elementos al día siguiente para que aún se hagan (siempre que no sean urgentes). Si va por buen camino, ¡es genial! Mantenga un registro de lo que le está funcionando bien a medida que avanza (por ejemplo, agrupando elementos similares u obteniendo una ganancia rápida al comienzo del día).

Incluso los planes mejor diseñados están sujetos a cambios, así que a medida que trabajes durante la semana, asegúrate de cambiar las prioridades o mover los elementos según sea necesario para estar al tanto de tu semana. Si surgen elementos a lo largo de la semana que no necesitan abordarse de inmediato, puede comenzar una lista actualizada de tareas pendientes para la próxima semana y planificarlas cuando trabaje en el horario de la próxima semana.

¿Cuáles son sus mejores consejos para planificar su semana y mantenerse organizado? ¡Comparta los comentarios a continuación y consulte el blog Go Fish para obtener más consejos sobre productividad e información sobre la industria!