Resumen de MOP: maximice sus recursos durante un momento de máxima capacidad

Hay una cosa que todos tenemos en común: el deseo de maximizar el impacto de nuestras operaciones de marketing. Ya sea que se esté preparando para alcanzar la capacidad máxima o esté planeando una desaceleración, estas son algunas de las mejores prácticas a seguir.

Asegure la confianza durante el momento crítico

Siempre que su equipo esté al límite, recomendamos priorizar las cargas de trabajo. Tómese un tiempo para evaluar qué tareas se pueden impulsar para el nuevo año y qué tareas son cruciales para completar en 2021.

Clasifique la carga de trabajo de su equipo con un nivel de impacto y calificación de esfuerzo. Foco en los proyectos de alto impacto; y más aún en los proyectos de alto impacto que son de bajo esfuerzo. Cualquier cosa que sea de bajo impacto y alto esfuerzo, debe dejar de ser prioritaria para el nuevo año.

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de planificar antes de alcanzar la capacidad máxima?

Tenemos una palabra: Prepárate.

El simple acto de preparar y priorizar las cargas de trabajo puede ayudar a garantizar que su equipo esté alineado y tenga una idea clara de los objetivos que deben alcanzarse.

En Perkuto aplicamos estas dos tácticas:

1. Marcos de apalancamiento

Los marcos ayudarán a su equipo de MOP a producir resultados predecibles, lo que en parte le permite trabajar de manera más eficiente. Cuando su equipo tiene una base sólida para construir y crecer, su equipo no solo reducirá el tiempo, sino que también reducirá los costos.

Cualquier marco sólido de MOP debe ser lo que llamamos SCORE:

S: escalable

C - Cohesivo

O – Organizado

R- Confiable

E – Eficiente

Deberá tener en cuenta que se necesita tiempo para ahorrar tiempo, así que asegúrese de hacer tiempo para incorporar nuevos procesos y marcos.

2. Adopte la automatización

Adoptar una mentalidad de automatización primero permitirá que su equipo se concentre en alcanzar los objetivos y el trabajo estratégico, lo cual es crucial a medida que se acerca a la capacidad máxima. Los equipos de MOP pueden recuperar el tiempo al automatizar tareas tediosas de ida y vuelta con plataformas como Workato, Mulesoft, Tray.io y Zapier.

Estas herramientas tienen la capacidad de transferir datos sin esfuerzo y mediante programación de un sistema a otro, y pueden automatizar tareas como:

• Cargas de lista
• Deduplicación manual
• Limpieza y normalización de datos
• Creación de campaña
• Solución de problemas de integración/sincronización del sistema

Aprovecha al máximo tu temporada lenta

Si está planeando una desaceleración, es hora de sacar esa lista de actividades para días lluviosos.

¿Falta inspiración? Recomendamos las siguientes actividades:

documentar todo

La documentación es una de las cosas más importantes que puede hacer su equipo de MOP. He aquí por qué: durante volúmenes de campañas estacionales o inesperados, es la documentación la que mantendrá a flote a su equipo. La documentación sirve como el trabajo base que ancla la arquitectura de lo que está creando en Marketo (o cualquier plataforma de automatización de marketing o CRM), y también ayudará a su equipo a mejorar la eficiencia.

“La documentación sirve como una transferencia de conocimiento: es como una comunicación autorizada del equipo, que describe lo que se hizo previamente y por qué. A pesar de las circunstancias, tener una documentación detallada podría ser el salvavidas que salve a su equipo y mantenga las cosas funcionando sin problemas”. Maude Belanger, Directora de Servicios de Perkuto.

Recomendamos documentar su proceso de ciclo de vida de clientes potenciales, que generalmente comienza cuando una persona es un nuevo prospecto que se involucra con el marketing y los rastrea a medida que avanzan a través de la calificación de ventas y luego hacia un contrato firmado para un compromiso de servicios.

Si su equipo no está rastreando cómo se mueven los clientes potenciales a través del ciclo de ventas, comience con un gráfico (como se ve a continuación), luego continúe profundizando en la documentación con detalles.

Crédito: perkuto

Cree un gráfico RACI para su equipo

Cuando los proyectos salen mal, encontramos que el culpable suele ser roles de proyecto indefinidos. Nadie tiene la intención de descarrilar un proyecto, pero las líneas pueden volverse borrosas cuando los miembros del equipo desconocen lo que se espera de ellos o creen que saben cuáles son sus responsabilidades. Ahí es donde entran los gráficos RACI.

Un gráfico RACI significa responsable, responsable, consultado e informado. Este gráfico ayuda a los equipos a "optimizar sus procesos al garantizar que cada miembro del equipo y parte interesada comprenda sus funciones específicas", según Lucidchart. Cuando cada miembro del equipo tiene una idea clara de las responsabilidades que posee, las probabilidades de que el proyecto se descarrile son significativamente menores.

A continuación, encontrará un ejemplo de un gráfico RACI. Intente completar esto para su próximo proyecto, o incluso en un sentido general para capturar las responsabilidades individuales de su equipo.

Fuente: Lucidchart

Explore nuevas tecnologías de marketing y oportunidades de socios

¿Está considerando asociarse con una agencia de consultoría en el nuevo año? ¿Qué hay de agregar nueva tecnología a su pila? Empiece a rodar con anticipación: las principales agencias de MOP ya están reservadas para un par de semanas, si no meses, y tener una agencia en retención puede ser crucial para mantener las cargas de trabajo a medida que se acerca su temporada alta.

También recomendamos evaluar su pila actual de MarTech: ¿qué herramientas podría eliminar? ¿Hay alguna herramienta que pueda ayudar a su equipo a trabajar de manera más eficiente? (Te estamos mirando, IPaaS). La investigación de nuevas tecnologías de marketing puede ser una pérdida de recursos, por lo que le sugerimos que utilice su temporada lenta para realizar una investigación preliminar y programar algunas demostraciones.

Realizar una limpieza de datos

¿Cuándo fue la última vez que limpiaste tu base de datos?

Lo más probable es que probablemente sea hora de que su equipo realice una limpieza de datos. Garantizar una base de datos ordenada "en última instancia, aumentará la productividad general y permitirá obtener información de la más alta calidad en la toma de decisiones", según Tableau.

Entonces, ¿cómo puede realizar una limpieza de datos adecuada? Eche un vistazo a este gráfico de AIHR Academy:

Realice una mini-auditoría de su instancia de Marketo

Si está utilizando Marketo, estas son algunas áreas clave en las que su equipo de MOP debe centrarse:

• Funciones administrativas :
  • ¿Alguien ha dejado su organización en los últimos meses?
  • ¿Están configurados correctamente los límites de comunicación?
  • ¿Está ocurriendo algún error de sincronización?

• Canales:
  • ¿Todos los canales están asociados con el tipo de programa correcto?
  • ¿Hay canales duplicados o similares?
  • ¿Qué canales ya no están en uso?
    
• Usuarios:
  • ¿Cuántos usuarios no han iniciado sesión en los últimos 90 días?
  • ¿Hay algún usuario que tenga más de un rol?
  • ¿Hay algún usuario que podría cambiar a un nivel inferior sin limitar las tareas que deben completar en Marketo?
    
• Denominación y organización:
  • ¿Está bien organizada la estructura de carpetas?
  • ¿Estás archivando programas antiguos?
    
• Programas de puntuación:
  • ¿Se están utilizando tokens para el programa?
  • ¿Existe una convención de nomenclatura que tenga sentido?
  • ¿Tienen sentido los campos de puntuación?
    
• Programas operativos:
  • ¿Tienen programas de privacidad y cumplimiento en Marketo?
  • ¿Existe un centro de suscripción y/o preferencia en Marketo?
  • ¿Hay campañas de gestión de rebotes en Marketo?

Resume tus logros

¿Qué ha logrado tu equipo este año? ¿Cuáles son algunas victorias y qué aprendizajes llevaría al nuevo año?

Considere crear un "Resumen anual" que resuma en qué se centró su equipo este año; por ejemplo, ¿cuántas campañas se ejecutaron? ¿Cuál fue su tasa mediana de apertura y de clics? No solo es excelente para compartir con su empresa, sino que su equipo también puede usarlo para crear algunas metas para el próximo año.

A medida que comience a planificar el 2022, considere incorporar tiempo en el cronograma de su equipo para adoptar nuevos marcos, procesos y automatización.

MOPs Rundown se presenta a través de una asociación entre MarTech y Perkuto , una consultora de operaciones de marketing.

Las opiniones expresadas en este artículo pertenecen al autor invitado y no necesariamente a MarTech. Los autores del personal se enumeran aquí.