Kolaborasi Proyek: Alat & Tip Untuk Tim Kreatif

Kolaborasi proyek adalah koordinasi antara tim dan pemimpin untuk menyelesaikan sesuatu. Ini penting di setiap tahap proyek.

Selama tahap inisiasi, keselarasan dengan tujuan klien Anda sangat penting. Setelah tim Anda mulai merencanakan, setiap orang kunci perlu memastikan bahwa tugas, sumber daya, dan perkiraan diperhitungkan secara akurat. Kolaborasi memfasilitasi kelancaran pelaksanaan dan pemantauan, terutama ketika masalah muncul. Bahkan ketika proyek selesai, penggalian pembelajaran melalui post-mortem paling produktif ketika semua orang berbagi untuk berkontribusi pada pertumbuhan kolektif tim.

Sebagai manajer proyek, Anda harus mempertimbangkan banyak hal untuk memfasilitasi kolaborasi proyek:

Apa cara terbaik untuk memotivasi tim saya?

Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk situasi ini?

Jenis set alat kolaborasi mana yang tepat untuk proyek ini?

Tantangan apa yang harus saya antisipasi?

Untuk memaksimalkan kemampuan tim Anda melalui hubungan kerja yang bermanfaat, Anda memerlukan proses, alat, dan pola pikir yang tepat.

Pentingnya Kolaborasi Proyek

Ada banyak alasan mengapa kolaborasi proyek penting dalam manajemen proyek. Mari kita bicara tentang manfaat utama yang dapat diberikannya untuk tim Anda.

Sejajarkan Semua Bagian Yang Bergerak

Sebagian besar proyek melibatkan tim dengan kompetensi yang bervariasi. Misalnya, menyelenggarakan acara peluncuran produk akan melibatkan pakar produk, perancang panggung, artis, penulis naskah, penampil, pembawa acara, dan banyak lagi.

Jika Anda ingin acara Anda berhasil, Anda ingin mempromosikan kolaborasi antara semua orang yang terlibat sehingga mereka dapat bekerja bahu-membahu dalam menyampaikan visi klien Anda.

Efisiensi operasional

Ketika tujuan dan prioritas jelas, tim Anda dapat berfungsi dengan lebih sedikit pengawasan. Kolaborasi proyek dapat mendorong efisiensi operasional karena memungkinkan setiap anggota berkontribusi secara mandiri.

Dilengkapi dengan tujuan utama proyek, mereka juga dapat memecahkan masalah dan membuat keputusan sendiri.

Resolusi konflik

Masalah dan masalah tidak bisa dihindari. Ketika itu terjadi, tim proyek perlu berkolaborasi dan berkompromi sesuai kebutuhan.

Budaya kolaborasi proyek yang sehat membuat setiap anggota memprioritaskan keberhasilan proyek di atas ego pribadinya. Alih-alih menyalahkan dan melarikan diri dari akuntabilitas, fokusnya adalah pada pemecahan masalah dan mengambil inisiatif.

Pola pikir ini memungkinkan tim untuk tetap tangguh saat krisis melanda.

Pemantauan Kemajuan Dan Pandangan ke Depan

Kolaborasi proyek dapat memberi manajer proyek pegangan yang baik tentang apa yang sedang dialami tim. Tingkat transparansi ini bermanfaat untuk dua hal: pemantauan kemajuan dan pandangan ke depan.

Pandangan ke depan adalah kualitas penting dalam manajer proyek. Mengantisipasi masalah dan kemacetan sebelum terjadi dapat mempersiapkan tim untuk mengatasinya saat masalah itu datang. Bahkan dapat membantu tim menghindari rintangan sepenuhnya dengan menyesuaikan bahkan sebelum dapat mengganggu alur kerja.

Meningkatkan Sinergi Tim

Sinergi memungkinkan anggota tim individu untuk menghasilkan hal-hal yang lebih besar daripada jumlah bagian mereka.

Ketika tim berkolaborasi, bakat setiap orang dimaksimalkan. Mereka bisa memantulkan ide satu sama lain dan mengembangkannya menjadi solusi inovatif. Perspektif dari para ahli yang berbeda diakui dan digunakan untuk menghasilkan solusi kreatif.

Brainstorming sebagai sebuah tim dapat datang dengan tantangan seperti groupthink dan default ke konsensus. Tetapi jika dilakukan dengan benar, itu dapat menghasilkan momen eureka dan hasil yang komprehensif. Kolaborasi proyek diperlukan untuk membuat terobosan signifikan untuk membantu klien Anda.

Meningkatkan Semangat Dan Menurunkan Omset

Studi menunjukkan bahwa 92% stres karyawan berasal dari dinamika tim yang buruk. Dan ketika kebahagiaan karyawan dikompromikan, hal itu juga dapat mempengaruhi produktivitas dan pergantian.

Kolaborasi yang baik di antara tim juga mempengaruhi kesan mereka tentang seberapa besar agensi mereka memperhatikan kebutuhan mereka . 22% mengaku bahwa bergaul dengan rekan kerja juga memberikan kesan bahwa mereka diperhatikan oleh perusahaan.

Ketika Anda memastikan kolaborasi proyek yang lancar, Anda juga memungkinkan tim Anda untuk membuat koneksi dengan dan di dalam perusahaan agar mereka tetap termotivasi untuk bekerja sebaik mungkin.

Cara Meningkatkan Kolaborasi Tim

Kegiatan Membangun Tim

Ini bisa menjadi banyak tekanan untuk bekerja dengan rekan kerja baru. Menempatkan mereka di lingkungan yang santai dan santai melalui kegiatan membangun tim dapat membantu mereka rileks dan nyaman dengan satu sama lain.

Sebelum tim dapat bekerja sama secara efisien dalam lingkungan profesional, kolaborasi tim akan lebih mudah jika mereka juga memiliki hubungan yang baik satu sama lain. Kegiatan membangun tim tidak harus mewah. Mereka bisa sesederhana makan siang tim atau hangout setelah bekerja, atau serumit perjalanan ke luar kota beberapa hari dan sejenisnya.

Menempatkan anggota di lingkungan di mana mereka dapat bersantai dan berhubungan akan memberi mereka kesempatan untuk bekerja sama di lingkungan bertekanan rendah. Ini dapat membantu mempersiapkan mereka untuk kolaborasi proyek yang lebih baik saat Anda kembali ke kantor.

Komunikasi Tim

Komunikasi dan kolaborasi tim tidak sealami yang Anda pikirkan. Sebagai manajer proyek, Anda dapat mempromosikan kebiasaan ini dengan menerapkan sistem dan proses untuk mendorong orang berkolaborasi.

Contohnya adalah stand-up harian di mana pada awal hari, anggota tim akan dengan cepat menyelesaikan apa yang telah mereka selesaikan dan apa yang akan mereka lakukan sehingga setiap orang diberi tahu tentang prioritas masing-masing. Rapat status juga dapat berguna. Ini akan memberikan kesempatan bagi Anda untuk melihat area di mana tim dapat bekerja sama dan saling mendukung.

Kolaborasi yang sistematis dapat membantu mengubahnya menjadi kebiasaan. Setelah menjadi kebiasaan, Anda dapat mulai mengharapkan hasil yang lebih baik dari semua orang.

Alat dan Perangkat Lunak yang Tepat

Apakah tim Anda bekerja di tempat atau online, penyebaran informasi dan komunikasi tidak dijamin. Semoga tim yang menghabiskan sebagian besar waktu mereka di kantor yang sama masih berakhir bekerja di silo.

Perangkat lunak kolaborasi tim membuat informasi dapat diakses. Hal ini memungkinkan anggota tim untuk menyadari, bukan hanya kemajuan mereka sendiri, tetapi juga kemajuan tim. Ini memfasilitasi pengambilan keputusan dan penyelarasan yang efisien. Dan ketika konflik muncul, diskusi menjadi lebih mudah karena anggota tim sadar akan luasnya situasi.

Sekarang hibrida dan kerja-dari-rumah semakin populer, alat dan perangkat lunak yang tepat untuk kolaborasi tim menjadi lebih penting untuk memfasilitasi kolaborasi proyek.

Di bagian selanjutnya, mari kita bahas fitur utama yang perlu Anda cari saat memilih perangkat lunak kolaborasi proyek.

Fitur Perangkat Lunak Kolaborasi Proyek

Manajemen tugas

Proyek terdiri dari tugas-tugas yang harus diselesaikan oleh anggota tim tepat waktu untuk memajukan kemajuan.

Ada kasus di mana tugas berhubungan satu sama lain. Pertama, sebagai dependensi: tugas yang tidak dapat dimulai sampai yang lain selesai. Misalnya, materi iklan pemasaran Anda tidak dapat mulai membuat visual untuk posting media sosial Anda tanpa kalender posting dari manajer media sosial Anda.

Kedua, meskipun tidak ada ketergantungan, tugas terhubung satu sama lain. Misalnya, manajer komunitas Anda dapat menggunakan postingan media sosial Anda untuk memulai percakapan dengan penggemar Anda. Sementara poin diskusi lain dapat digunakan jika kalender media sosial tidak tersedia, melengkapi posting sosial Anda dapat lebih bermanfaat dalam memperkuat semua upaya Anda.

Alat kolaborasi proyek pilihan Anda harus memungkinkan anggota tim untuk mengetahui kemajuan masing-masing sehingga mereka tahu apakah mereka perlu menindaklanjuti atau menyelaraskan kembali jadwal.

Pertukaran File

File sangat penting dalam proyek. Di dalamnya ada informasi, cetak biru, rencana, dan pelacak. Sebagai agen pemasaran, kampanye Anda akan terdiri dari kalender, artikel, artikel, teks, dan banyak lagi. Tanpa file yang menyimpannya, kemajuan tidak mungkin terjadi.

Alat kolaborasi proyek dengan fungsi pertukaran file yang baik akan membantu tim Anda menyampaikan informasi secara lebih efektif. Selain deskripsi tugas Anda, lampirkan file yang dapat digunakan atau dirujuk oleh anggota tim Anda, memastikan bahwa Anda semua selaras dengan apa yang harus dilakukan.

Pesan Sinkron atau Asinkron

Komunikasi adalah pusat kolaborasi proyek sehingga alat kolaborasi proyek Anda harus dapat mengakomodasi komunikasi sinkron dan asinkron. Komunikasi asinkron dapat berupa pesan dan forum. Sinkron dapat berupa pesan instan atau panggilan melalui suara atau video.

Komunikasi sinkron baik untuk brainstorming dan manajemen krisis. Ini memungkinkan diskusi mengalir bebas yang efektif ketika saling bertukar ide dan memecahkan masalah. Namun, kualitasnya pada saat itu membuatnya rentan terhadap informasi yang tidak relevan dan pernyataan mendadak.

Komunikasi asinkron kurang rentan terhadap input impulsif. Orang punya waktu untuk memikirkan tanggapan mereka dan memproses informasi. Hal baik lainnya tentang komunikasi asinkron adalah tidak mengganggu alur kerja individu.

Kalender Tim

Kalender tim tidak harus memberi semua orang akses ke daftar janji temu setiap anggota tim. Namun, fitur ini dapat berguna untuk melacak shift kerja individu, terutama untuk perusahaan yang karyawannya mengikuti jadwal yang fleksibel. Ini juga memudahkan tim untuk mengatur pertemuan satu sama lain.

Penting untuk diperhatikan bahwa akses kalender tim bukanlah alat untuk pengelolaan mikro. Sebaliknya, ini dimaksudkan untuk menyelaraskan semua orang pada jadwal terbaik saat menetapkan keterlibatan kolaboratif.

Dasbor Informasi

Alat kolaborasi proyek menyimpan banyak informasi. Sementara banyak informasi umumnya baik, manajer proyek perlu menjaga yang paling penting – seperti pengumuman penting, tenggat waktu yang akan datang, prioritas tim, dan pengingat – terlihat.

Dasbor proyek merangkum informasi terpenting tentang proyek Anda dalam antarmuka yang mudah dicerna. Visibilitas informasi dapat membantu tim tetap fokus dan selaras. Sebagai manajer proyek, ini juga menghilangkan kebutuhan Anda untuk terus-menerus mengulangi diri sendiri.

Fitur Pencarian

Mengatur dan menemukan informasi sama pentingnya dengan akses dan penyimpanan. Terlepas dari berapa banyak file yang Anda miliki, mereka tidak berguna jika tidak dapat diambil saat dibutuhkan. Di sinilah fitur pencarian berguna.

Mencari informasi secara manual adalah pemborosan waktu produksi yang berharga. Pilih alat kolaborasi proyek yang memungkinkan Anda melakukan pencarian cepat untuk mendapatkan file dan informasi saat Anda membutuhkannya.

Kesimpulan

Kolaborasi proyek sangat penting jika Anda ingin proyek Anda berhasil. Untuk memfasilitasi ini, luangkan waktu untuk memastikan bahwa tim Anda membangun hubungan baik di antara mereka sendiri. Sistematisasi komunikasi hingga akhirnya mengubahnya menjadi kebiasaan. Yang terpenting, gunakan alat yang akan merampingkan komunikasi dan penyelarasan di seluruh siklus hidup proyek Anda.

Jika Anda adalah agensi kreatif, gunakan alat seperti Workamajig : alat kolaborasi proyek khusus untuk tim pemasaran dan periklanan. Ini dilengkapi dengan fitur yang akan membantu memastikan bahwa tim Anda bekerja sama dan semua upaya Anda selaras. Ini adalah solusi sempurna untuk kebutuhan kolaborasi proyek Anda.