Mengapa Memeriksa Email Anda Lebih Sedikit Dapat Membuat Anda Lebih Produktif

Bangun, periksa email Anda. Buat kopi, periksa email Anda. Terdengar akrab? Jika Anda kecanduan memeriksa email Anda, inilah saatnya untuk berterus terang. Rata-rata orang memeriksa email mereka kira-kira 15 kali per hari, dengan banyak dari kita yang memeriksanya lebih sering. Mungkin sulit untuk menguranginya; Memikirkan email yang tidak terjawab mendekam di kotak masuk Anda, sementara bos Anda menatap arlojinya menghitung detik sampai Anda membalas, benar-benar mengerikan. Namun, bukti menunjukkan bahwa memeriksa email Anda secara berlebihan tidak membantu Anda; pada kenyataannya, itu menyakiti produktivitas Anda dan meningkatkan tingkat stres Anda.

Penelitian telah menunjukkan bahwa orang yang terus-menerus terganggu tidak berkonsentrasi dengan baik, yang merupakan sesuatu yang kita semua pernah alami di beberapa titik. Memeriksa email terlalu sering dapat dengan cepat menjadi taktik penundaan, yang menguras energi Anda dan membuat Anda merasa tidak menyelesaikan apa pun. Para ahli merekomendasikan penjadwalan blok waktu di siang hari ketika Anda memeriksa email Anda dan memberi tahu rekan kerja bahwa mereka harus menelepon untuk permintaan mendesak. Baca terus untuk saran lebih lanjut dari para pemimpin industri tentang bagaimana Anda dapat memperoleh kembali waktu Anda dan berhenti menyegarkan email Anda.

Peningkatan Produktivitas

“Ada perbedaan antara sibuk dan produktif, dan menjawab email biasanya hanya membuat Anda sibuk. Butuh waktu untuk masuk ke alur saat Anda melakukan jenis pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi. Ketika Anda memeriksa email terlalu sering, Anda tidak hanya kehilangan waktu yang dihabiskan untuk membaca email Anda, tetapi juga waktu yang harus Anda habiskan untuk memfokuskan kembali dan kembali ke apa yang Anda lakukan. Menetapkan blok waktu di mana Anda dapat memeriksa email Anda akan membantu Anda mendapatkan kembali waktu itu, dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk benar-benar melakukan pekerjaan yang produktif daripada hanya pekerjaan yang sibuk.” – Ryan Rottman, Pendiri dan CEO OSDB

Mungkin Tidak Begitu Mendesak

“Tidak setiap email membutuhkan tanggapan instan, dan tidak setiap email membutuhkan tanggapan dari Anda secara khusus. Satu masalah yang terkait dengan memeriksa email Anda sering adalah bahwa Anda akhirnya memperlakukan setiap email sebagai mendesak, padahal seringkali tidak. Biarkan beberapa email menunggu sementara Anda menyelesaikan pekerjaan lain, dan beri orang lain kesempatan untuk mempertimbangkan sebelum Anda langsung merespons. Jika Anda menetapkan waktu di siang hari untuk memeriksa email, Anda dapat memberikan perhatian khusus pada email Anda. Anda mungkin akan memberikan tanggapan yang lebih bijaksana daripada jika Anda hanya menjawab cepat saat menuju rapat.” – Nancy L Belcher, Ph.D., MPA dan salah satu pendiri Winona

Lebih Banyak Email = Lebih Banyak Stres

“Banyak email yang kami terima setiap hari adalah murni gangguan – mereka tidak memengaruhi pekerjaan kami, tetapi memakan banyak waktu yang dapat dialihkan ke tugas yang lebih produktif. Ketika Anda menghabiskan sebagian besar hari Anda untuk membaca dan menjawab email, Anda tidak hanya mengabaikan pekerjaan yang lebih penting, tetapi Anda tetap berada pada tingkat stres yang cukup tinggi sepanjang hari. Penelitian telah menunjukkan bahwa orang yang memeriksa email mereka sering melaporkan merasa lebih kewalahan, dan kurang mengendalikan beban kerja mereka. Beri tahu orang-orang bagaimana menghubungi Anda untuk sesuatu yang mendesak, dan kurangi kebiasaan membaca email Anda menjadi beberapa kali sehari.” – John Berry, CEO dan Managing Partner Berry Law

Jauhkan Diri Anda dari Micromanaging

“Memeriksa email lebih jarang sangat sulit bagi orang-orang yang cenderung mengelola mikro, tetapi merekalah yang paling mungkin mendapat manfaat dari pengurangan waktu email. Jika Anda mengirim email terus-menerus sepanjang hari, tugas-tugas micromanaging jauh melampaui apa yang diperlukan, itu mungkin membuat tim Anda jauh lebih tidak produktif. Ini tidak baik untuk perusahaan, atau untuk tim Anda. Dengan lebih jarang memeriksa email, Anda memberi tim Anda waktu dan ruang untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif dan efisien. Juga, jika Anda terus-menerus bolak-balik melalui email, itu mungkin pertanda bahwa Anda perlu menelepon atau menjadwalkan rapat untuk memastikan semuanya jelas. – Michael Hennessy, Pendiri dan CEO Diathrive

Anda Mungkin Terlalu Berkomitmen

“Jika Anda memeriksa email terus-menerus sepanjang hari, Anda mungkin mendapati diri Anda terlalu berkomitmen pada proyek. Ada godaan untuk mengatakan ya untuk semua yang melintasi kotak masuk Anda, terutama jika Anda adalah orang pertama yang membalas rangkaian email. Beri kotak masuk Anda ruang bernapas, dan beri orang lain waktu untuk membantu memecahkan masalah. Dengan memeriksa email Anda lebih jarang, Anda akan menemukan bahwa banyak masalah teratasi dengan sendirinya, atau bahwa mereka tidak memerlukan masukan Anda sama sekali. Ini pada akhirnya akan membebaskan lebih banyak waktu Anda untuk dicurahkan pada proyek-proyek yang memang membutuhkan waktu dan masukan Anda.” – Jason Boehle, CEO QuaGrowth

Fokus pada Proyek Jangka Panjang

“Membaca dan menanggapi email bisa terasa seperti memadamkan lusinan api kecil. Tetapi jika Anda melihat api besar mendekat di kejauhan, Anda mungkin ingin mencurahkan lebih banyak perhatian untuk memerangi api itu. Itu bisa sama dengan proyek kerja jangka panjang. Ini adalah proyek yang biasanya memiliki hasil lebih tinggi, dan membutuhkan lebih banyak fokus. Alih-alih menghabiskan hari Anda dengan fokus pada email, delegasikan lebih banyak tugas yang lebih kecil dan putuskan untuk check-in di kotak masuk Anda beberapa kali sehari. Dengan begitu Anda memiliki lebih banyak waktu untuk dicurahkan pada proyek-proyek penting yang akan memiliki dampak yang jauh lebih besar.” – Chris Gadek, Kepala Pertumbuhan di AdQuick

Nikmati Waktu Istirahat Berkualitas

“Sangat penting untuk fokus saat Anda sedang bekerja, dan sama pentingnya untuk mencabut kabel saat Anda tidak bekerja. Jika Anda memeriksa email setelah jam kerja, Anda menghilangkan istirahat dan relaksasi yang pada akhirnya akan membuat Anda lebih baik dalam pekerjaan Anda. Orang-orang yang bekerja sepanjang waktu dengan cepat menjadi lelah, dan mereka cenderung membuat orang-orang di sekitar mereka juga kelelahan. Jika Anda mengirim banyak email malam, Anda menetapkan preseden untuk tim Anda bahwa mereka juga harus bekerja sepanjang waktu. Putuskan untuk tidak memeriksa email setelah jam kerja, kecuali benar-benar diperlukan, dan beri diri Anda waktu untuk mengatur ulang dan mengisi ulang.” – Chris Vaughn, CEO Emjay

Tetapkan Rutinitas

“Orang paling produktif yang Anda kenal mungkin memiliki rutinitas yang padat. Ketika hari Anda dibagi menjadi beberapa jenis tugas – tugas administratif di satu blok, pekerjaan terfokus di blok lain, rapat dan panggilan telepon di blok ketiga, dll. – Anda akan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Pergantian tugas sangat sulit, secara kognitif, dan mendorong penundaan dan manajemen waktu yang buruk. Menjawab email sepanjang hari sangat mengganggu, dan itu akan membawa Anda keluar dari tugas-tugas yang lebih penting yang membutuhkan konsentrasi Anda. Dengan menetapkan waktu rutin untuk memeriksa email Anda, sebaiknya hanya beberapa kali per hari, Anda akan terkejut melihat seberapa banyak lagi yang dapat Anda selesaikan.” – Anthony Puopolo, CMO dari REX MD

Kembalikan Fokus Anda

“Setiap kali saya memeriksa kotak masuk saya, saya memutar dari rencana permainan saya selama satu jam dan malah terjebak menjawab email dan permintaan dari orang lain. Beberapa jam kemudian, saya menyadari bahwa saya tidak mencapai lebih dari 75% dari apa yang saya rencanakan untuk hari itu. Pergi satu atau dua hari tanpa memeriksa kotak masuk saya membiarkan saya fokus pada tugas-tugas di kalender saya dan tetap berpegang pada tenggat waktu. – Jen Glantz, CEO Bridesmaid for Hire

Berhenti Membaca Ulang Pesan

“Ketika kami memeriksa kotak masuk yang ramai, kami akhirnya membaca ulang email berulang kali. Kami tidak bisa menahannya; jika mereka ada di sana, kami membacanya. Rata-rata, para profesional memiliki lebih dari 200 email di kotak masuk mereka dan menerima 120 email baru setiap hari tetapi hanya menanggapi 25% dari mereka. Tanpa rencana pembersihan yang sadar, simpanan terus menumpuk. Dan, jika orang membuka kotak masuk mereka 15 kali per hari dan menghabiskan hanya empat detik untuk melihat setiap email (waktu yang diperlukan untuk membaca teks pratinjau rata-rata) dan membaca ulang hanya 10% dari email tersebut (perkiraan berdasarkan jumlah pesan yang muat di layar komputer rata-rata), mereka akan kehilangan 27 menit setiap hari.” – Matt Plummer, Pendiri Zarvana

Anda memiliki banyak tujuan terkait pekerjaan, dan menulis email yang sempurna mungkin bukan salah satunya. Email adalah bagian tak terhindarkan dari kehidupan kerja kita, tetapi mereka tidak perlu mengambil alih jadwal Anda. Buat jadwal untuk memeriksa email Anda, dan patuhi itu. Anda bahkan dapat memasukkannya ke dalam kalender Anda jika itu membantu Anda tetap di jalur. Harapkan kecemasan beberapa hari pada awalnya, tetapi setelah seminggu Anda akan menemukan bahwa Anda telah memeriksa banyak hal dari daftar tugas Anda. Saatnya untuk menghentikan kebiasaan buruk email Anda sekali dan untuk semua dan merebut kembali waktu Anda.