La guida definitiva all'integrazione CRM

Cos'è un CRM?

Un software CRM, o sistema di Customer Relationship Management, è una piattaforma progettata per semplificare e migliorare il modo in cui le aziende interagiscono con i propri clienti.

Fondamentalmente, un processo CRM aiuta le aziende a gestire le interazioni con i clienti, principalmente tramite e-mail, garantendo che ogni punto di contatto sia efficace e orientato al valore. Per le aziende che desiderano promuovere relazioni durature con la propria clientela, un CRM è uno strumento indispensabile, centralizzando i dati dei clienti e automatizzando le comunicazioni per un coinvolgimento ottimale.

I CRM più comuni oggi sono Salesforce, Hubspot e Pipedrive. E La Growth Machine può essere integrata nativamente in due di questi tre strumenti! Ma c'è di più: se ti occupi di vendite B2B, potresti voler connettere Hubspot anche a LinkedIn.

Come connettere Hubspot con LinkedIn?

Abbiamo scritto un post straordinario su come connettere LinkedIn con un CRM come Hubspot e quali sono i vantaggi di farlo. Sarai in grado di padroneggiarlo subito dopo aver letto il nostro post!

Scopri l'integrazione di LinkedIn Hubspot!

Come funziona un sistema CRM?

Prima di entrare nel dettaglio di come e cosa sia l'integrazione CRM, definiamo innanzitutto come funziona effettivamente.

Il software CRM si riferisce semplicemente al software che ti aiuta a gestire le interazioni con i tuoi clienti e potenziali clienti.

Esistono diversi tipi di soluzioni , ma tutte condividono queste funzioni di base. Diamo uno sguardo più da vicino a ciascuno di essi:

1. Archiviazione e organizzazione dei dati dei clienti

La funzione principale della soluzione è archiviare i dati dei clienti. Questi dati possono provenire dall'analisi di LinkedIn o da altre fonti come informazioni di contatto, cronologia degli acquisti, preferenze e altri dettagli rilevanti.

Il sistema CRM organizza questi dati in modo che siano facilmente accessibili e utilizzabili dalle vendite e dal marketing.

2. Tieni traccia delle interazioni con i clienti

La seconda funzione principale è tenere traccia delle interazioni dei clienti. Ciò include tutte le interazioni che un cliente ha con la tua azienda, come telefonate, e-mail, riunioni, ecc.

Lo strumento memorizza queste interazioni nel profilo del cliente in modo che le vendite e il marketing possano vederle e utilizzarle per migliorare la propria prospezione online.

3. Fornisci strumenti ai tuoi rappresentanti di vendita

La terza funzione, ma non meno importante, è fornire visione e centralizzazione dei dati per le attività di vendita e marketing. Questi strumenti li aiutano a utilizzare i dati memorizzati nel sistema per migliorare la loro prospezione.

Ad esempio, possono utilizzare le informazioni di contatto per creare elenchi mirati per le loro campagne o utilizzare la cronologia degli acquisti per l'upsell e il cross-sell.

Cos'è l'integrazione CRM?

Come detto sopra, il CRM può aiutarti a archiviare, organizzare e analizzare i dati dei clienti, come i dettagli di contatto dei lead, i loro progressi attraverso la canalizzazione di conversione, la cronologia degli acquisti, le preferenze, ecc.

Tuttavia, nella maggior parte dei casi, questo da solo non è sufficiente.

L'integrazione CRM è il processo di connessione della piattaforma CRM (Customer Relationship Management) con altri strumenti e sistemi software utilizzati all'interno di un'azienda. Questa connessione continua consente lo scambio efficiente di dati e funzionalità tra i sistemi, migliorando il flusso di lavoro operativo complessivo.

Che si tratti dell'integrazione con strumenti di email marketing, software di contabilità o piattaforme di e-commerce, l'integrazione CRM garantisce che le aziende dispongano di un ambiente coeso e sincronizzato, massimizzando il potenziale di tutte le loro risorse digitali.

Pertanto, l'integrazione CRM non solo fa risparmiare tempo, ma garantisce anche che i dati aziendali rimangano coerenti e aggiornati su più piattaforme.

Ma l’integrazione del CRM è molto importante anche per il B2B!

In qualità di rappresentante di vendita B2B, per ottenere il massimo dai dati sui lead, devi connettere il tuo strumento con altre applicazioni e software che utilizzi nella tua azienda.

Quali sono le integrazioni CRM più utilizzate?

Le integrazioni CRM sono diventate fondamentali nella creazione di un ecosistema aziendale unificato, unendo diverse app e strumenti per fornire un'esperienza utente migliorata.

Di seguito sono riportate alcune delle integrazioni CRM più diffuse utilizzate dalle aziende:

1. Integrazione del flusso di posta elettronica di vendita L'integrazione del flusso di posta elettronica di vendita rivoluziona il modo in cui le aziende comunicano con i lead. Questa integrazione CRM garantisce che i rappresentanti di vendita abbiano un flusso di comunicazione ottimizzato e automatizzato direttamente da piattaforme come Salesforce alle loro app di posta elettronica. Consente ai rappresentanti di vendita di accedere ai dati CRM durante le loro interazioni e-mail, consentendo così una comunicazione personalizzata. Inoltre, l'integrazione consente ai responsabili delle vendite di partecipare attivamente monitorando queste interazioni e-mail, garantendo che i lead vengano coltivati ​​e che non venga persa alcuna opportunità.
2. Integrazione della campagna drip email Una campagna drip email è molto più di una semplice serie di email; è una strategia. Attraverso l'integrazione CRM, le aziende possono attingere ai dati più recenti sui clienti, garantendo che le loro e-mail siano tempestive, pertinenti ed efficaci. Aiuta nella creazione di strategie di marketing offrendo approfondimenti su come i clienti rispondono a vari canali e prodotti. Che tu operi nel settore della vendita al dettaglio, della finanza o di qualsiasi altro settore, i contenuti email che sfruttano i dati CRM possono aumentare significativamente il coinvolgimento e i tassi di conversione.
3. Integrazione del calendario L'integrazione di un CRM con le app di calendario crea una sinergia organizzata, garantendo che nessuna riunione o chiamata vada storta. Offre alle aziende il lusso di automatizzare i promemoria basati sui dati CRM. Ad esempio, un rappresentante di vendita potrebbe essere avvisato di un incontro di follow-up con un lead che ha mostrato interesse per un particolare prodotto o servizio. Questo tipo di integrazione migliora l'esperienza complessiva del team, rendendo la gestione della pianificazione efficiente e priva di errori.
4. Integrazione dei social media Nell'era della comunicazione digitale, l'impronta sociale di un lead la dice lunga. Integrando i CRM con le piattaforme di social media, le aziende ottengono una visione impareggiabile delle preferenze, dei comportamenti e delle tendenze del loro pubblico target. Ciò non solo aiuta a personalizzare i contenuti, ma garantisce anche che le strategie di comunicazione siano in sincronia con le interazioni sociali del lead.
5. Integrazione degli strumenti HR Combinare il CRM con gli strumenti HR è come fondere il cuore e il cervello di un'organizzazione. Questo sistema centralizzato ospita tutto, dai dati dei dipendenti ai dettagli dei clienti. Particolarmente vantaggiosa per gli ERP, questa integrazione garantisce un ambiente coeso in cui ogni membro del personale, sia delle vendite che delle risorse umane, ha una visione completa degli stakeholder interni ed esterni.
6. Integrazione degli strumenti di automazione delle vendite Efficienza è la parola chiave quando si tratta di integrazione degli strumenti di automazione delle vendite con i CRM. Questa collaborazione garantisce che le attività di routine, dall'invio di e-mail di follow-up all'aggiornamento dello stato dei lead, siano automatizzate. Ciò libera la forza vendita, consentendo loro di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: costruire relazioni e concludere accordi.
7. Integrazione dello strumento di comunicazione del team Affinché un team funzioni senza problemi, la comunicazione è fondamentale. L'integrazione del CRM con gli strumenti di comunicazione garantisce che i dati su clienti e lead siano sempre accessibili. Che si tratti di un rappresentante di vendita che aggiorna i colleghi sul feedback di un cliente o di un manager che comunica una nuova strategia di vendita, questa integrazione garantisce che tutti i dati pertinenti siano prontamente disponibili, migliorando la comunicazione complessiva.

Attraverso le API e l'automazione, queste integrazioni uniscono diverse app e piattaforme, creando un ambiente aziendale sincronizzato. L'obiettivo finale è fornire un'esperienza superiore, sia al team che ai clienti, rendendo le integrazioni CRM una risorsa indispensabile per le aziende moderne.

Perché è importante?

L'integrazione CRM non è solo una funzionalità piacevole da avere. È un must per qualsiasi azienda che desideri crescere e avere successo nel mercato competitivo e incentrato sul cliente di oggi. Oltre ai vantaggi derivanti dalle funzionalità menzionate in precedenza, l’integrazione del CRM può apportare molti vantaggi alla tua azienda, tra cui:

• Maggiore efficienza: l'integrazione CRM automatizza e semplifica i flussi di lavoro, facendoti risparmiare tempo e fatica.
• Maggiore precisione dei dati: integrando il tuo CRM, ti assicuri che tutti i dati dei tuoi clienti siano in un unico posto per un facile accesso e analisi.
• Migliori esperienze dei clienti: poiché puoi accedere a più dati sui clienti in un unico posto, puoi offrire esperienze su misura che i tuoi clienti apprezzeranno.
• Collaborazione migliorata: con l'integrazione CRM, puoi condividere dati e approfondimenti sui clienti tra più reparti della tua organizzazione. Ciò ti aiuta a collaborare in modo più efficace e a garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
• Aumento delle vendite: l’obiettivo finale di ogni venditore è chiudere più affari. Con l'integrazione CRM, puoi fare proprio questo! Puoi sfruttare le informazioni e i dati sui clienti per personalizzare le tue campagne di sensibilizzazione e follow-up per tassi di conversione più elevati.

L'integrazione del CRM non è importante solo per le prestazioni della tua azienda, ma anche per la soddisfazione e la fidelizzazione dei tuoi clienti. Integrando il tuo sistema CRM con altre applicazioni e software, puoi offrire un valore migliore ai tuoi clienti, soddisfare le loro aspettative e costruire relazioni a lungo termine con loro.

Come impostare una buona strategia di integrazione CRM? (Migliori pratiche)

Ora che sai cos'è l'integrazione CRM e perché è importante per la tua azienda, è tempo di imparare come impostare una buona strategia attorno ad essa.

Per questo, abbiamo identificato 4 best practice chiave che ti aiuteranno a pianificare, implementare e ottimizzare la tua integrazione CRM. Diamo un'occhiata a ciascuno di essi.

Identifica le tue esigenze di integrazione

Il primo passo è determinare quali applicazioni e software desideri connettere al tuo sistema CRM e quali dati desideri condividere e utilizzare.

Per esempio:

• O forse vuoi integrare il tuo sistema CRM con il tuo software di contabilità in modo da poter generare fatture e tenere traccia dei pagamenti facilmente. Allora le tue esigenze di integrazione saranno diverse.
• Una volta identificate le tue esigenze, puoi passare al passaggio successivo.
• Oppure desideri integrare il tuo sistema CRM con le tue piattaforme di social media, in modo da poter monitorare e rispondere al feedback e alle richieste dei clienti? Hai capito il punto.

Pensa ai tuoi obiettivi e alle tue sfide aziendali e a come l'integrazione CRM può aiutarti a raggiungerli.

Scegli il metodo giusto

Il passo successivo è scegliere il modo migliore per integrare il tuo sistema CRM con le altre applicazioni e software. Sono disponibili diversi metodi, a seconda delle vostre esigenze e preferenze.

Due dei più comuni sono:

• Integrazione nativa: si verifica quando il tuo sistema CRM ha un'integrazione integrata con un'altra applicazione o software o viceversa. Ad esempio, LaGrowthMachine ha un'integrazione nativa sia con Hubspot che con Pipedrive. Ciò rende molto più semplice impostare e gestire l'intero funnel e, quindi, ottimizzare il tuo tempo come venditore!
• Integrazione API: si verifica quando utilizzi un'interfaccia di programmazione dell'applicazione (API) per connettere il tuo sistema CRM con un'altra applicazione o software. Un'API è un insieme di regole e protocolli che consentono a due sistemi di comunicare e scambiare dati. LaGrowthMachine utilizza Zapier per offrire l'integrazione con migliaia di applicazioni e software diversi.
• Utilizzo dei webhook : i webhook hanno rivoluzionato il modo in cui i sistemi comunicano, offrendo la condivisione dei dati in tempo reale senza la necessità di un polling costante. Nel contesto dell'integrazione CRM, i webhook possono fornire aggiornamenti istantanei, garantendo che il tuo CRM rifletta i dati più recenti dalle piattaforme integrate. Con strumenti come Zapier che facilitano queste integrazioni webhook, le aziende possono usufruire di flussi di dati continui, automatizzati e aggiornati, migliorando l'efficienza e l'affidabilità del CRM.

Testare e risolvere i problemi

Il terzo passaggio consiste nell'assicurarsi che l'integrazione funzioni come previsto e correggere eventuali problemi o errori che potrebbero verificarsi.

Puoi testare la tua integrazione inviando alcuni dati di esempio tra il tuo sistema CRM e l'altra applicazione o software e controllando se i dati vengono trasferiti correttamente e accuratamente.

Puoi anche verificare se l'integrazione attiva azioni o flussi di lavoro che hai impostato nel tuo sistema CRM o in un'altra applicazione o software.

Se riscontri problemi o anomalie, puoi risolverli controllando la documentazione del tuo metodo di integrazione, contattando il team di supporto del tuo sistema CRM o dell'altra tua applicazione o software o cercando aiuto da uno sviluppatore o da un servizio di terze parti.

Monitorare e ottimizzare

Il passaggio finale consiste nel monitorare le prestazioni e l'impatto della tua integrazione e apportare le modifiche necessarie.

Al centro di ogni azione di vendita di successo ci sono i dati, quindi ti consigliamo di monitorare il modo in cui i dati vengono scambiati tra il tuo sistema CRM e l'altra tua applicazione o software.

I punti più semplici e naturali da misurare sono l’impatto delle integrazioni:

• Hai notato (attraverso i dati) che il tempo dedicato ad attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo è diminuito?
• Stai chiudendo più affari grazie agli insight provenienti dai dati integrati?
• I tuoi clienti sono più coinvolti dal tuo marchio e dai tuoi prodotti?

L'analisi di questi parametri ti aiuterà a identificare cosa funziona bene e cosa potrebbe essere migliorato. Ciò ti consentirà di adattare la tua strategia di integrazione e continuare a ottimizzarla nel tempo.

Quali sono le sfide da superare con l’integrazione?

L'integrazione del CRM, pur offrendo numerosi vantaggi, non è priva di sfide. Mentre le aziende lavorano per unire diversi sistemi per creare una piattaforma unificata, spesso incontrano vari ostacoli.

Ecco alcune delle sfide più comunemente affrontate nell'integrazione del CRM:

1. Coerenza e accuratezza dei dati : l'unione di dati provenienti da più fonti può portare a incoerenze. Possono verificarsi voci duplicate, record obsoleti o persino dati contrastanti, rendendo fondamentale per le aziende implementare misure che garantiscano l'accuratezza e la coerenza dei dati.
2. Costi di integrazione : il processo di integrazione di un CRM con altri sistemi può essere costoso. I costi possono derivare dalla concessione di licenze software, dall'assunzione di esperti di integrazione o da potenziali tempi di inattività del sistema durante il processo.
3. Complessità dell'integrazione : ogni strumento e piattaforma ha la propria architettura unica. Unirli richiede la comprensione delle complessità di ciascun sistema. L'assoluta complessità dell'integrazione di piattaforme diverse può essere scoraggiante, soprattutto quando si lavora con sistemi legacy.
4. Formazione del personale : con l'integrazione nasce la necessità di formazione. I dipendenti devono conoscere le funzionalità del nuovo sistema combinato, il che può richiedere molto tempo e, a volte, incontrare resistenza a causa del cambiamento nel flusso di lavoro.
5. Problemi di scalabilità : man mano che le aziende crescono, crescono anche le loro esigenze. Una soluzione di integrazione CRM che funziona oggi potrebbe non essere scalabile per le esigenze di domani. È fondamentale per le aziende scegliere soluzioni di integrazione in grado di evolversi con la loro crescita: dovrebbe essere anche un fattore chiave nella scelta della soluzione CRM.
6. Problemi di sicurezza e conformità : l'integrazione dei sistemi a volte può aprire delle vulnerabilità, soprattutto se non eseguita correttamente. Garantire che i dati dei clienti rimangano sicuri e che l’integrazione sia conforme alle normative pertinenti è fondamentale.
7. Manutenzione dell'integrazione : dopo l'integrazione, i sistemi potrebbero richiedere una manutenzione regolare per garantire operazioni regolari. Gli aggiornamenti in un sistema possono influenzarne la compatibilità con un altro, rendendo necessari controlli e aggiustamenti periodici.
8. Limitazioni alla personalizzazione : ogni azienda ha esigenze uniche. Spesso, le soluzioni di integrazione standardizzate potrebbero non soddisfare requisiti specifici, limitando la misura in cui un CRM può essere personalizzato dopo l'integrazione.
9. Sovraccarico di dati : con l'integrazione arriva un'ondata di dati che fluiscono nel CRM da vari canali. Gestire e dare un senso a questo afflusso di informazioni può essere impegnativo e richiede solide strategie di gestione dei dati.
10. Gestione del cambiamento : l'integrazione di un CRM può portare a cambiamenti significativi nei processi aziendali. Gestire questo cambiamento, sia in termini di tecnologia che di cultura organizzativa, può essere un compito arduo.

Sebbene queste sfide possano sembrare intimidatorie, è essenziale ricordare che con le giuste strategie e la guida di esperti è possibile mitigarle. Nonostante gli ostacoli, i vantaggi dell’integrazione CRM, da una maggiore efficienza a migliori relazioni con i clienti, valgono lo sforzo.

Concentrati su un caso d'uso specifico: integrazione ERP con CRM

L'integrazione dei sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) con gli strumenti di Customer Relationship Management (CRM) offre alle aziende una soluzione completa per ottimizzare le operazioni e migliorare le interazioni con i clienti. Ma come si presenta esattamente questa integrazione in azione? Approfondiamo le specifiche dell'integrazione ERP con CRM.

Comprendere l'integrazione :

• Sistemi ERP : si tratta di piattaforme robuste progettate per gestire e automatizzare i processi aziendali principali, dalla finanza e risorse umane alla gestione della catena di fornitura.
• Strumenti CRM : i CRM si concentrano sulla gestione delle interazioni con i clienti, dei processi di marketing e delle campagne, garantendo che le aziende mantengano e accrescano la propria base di clienti in modo efficace.

Vantaggi dell'integrazione :

1. Accesso unificato ai dati : la combinazione di ERP e CRM fornisce una visione centralizzata sia delle operazioni aziendali che dei dati dei clienti. Ciò significa che i rappresentanti possono accedere ai livelli di inventario o agli stati delle fatture senza cambiare piattaforma.
2. Servizio clienti migliorato : i rappresentanti del servizio possono risolvere le domande più velocemente accedendo alla cronologia degli acquisti dei clienti, ai dettagli di pagamento o allo stato degli ordini dal sistema integrato.
3. Processi semplificati : le attività ridondanti, come l'immissione di dati in entrambi i sistemi, vengono eliminate. Gli ordini di vendita effettuati nel CRM possono essere immediatamente trasformati in fatture nell'ERP, garantendo una fatturazione rapida e accurata.
4. Previsioni di vendita accurate : con l'accesso ai dati in tempo reale, i team possono fare previsioni più informate basate sia su dati storici che su informazioni operative attuali.
5. Approfondimenti aziendali olistici : i decisori beneficiano di report completi che combinano le metriche operative dell'ERP e i dati dei clienti del CRM, facilitando la pianificazione strategica.

Sfide da considerare :

1. Complessità dell'integrazione : le diverse architetture dei sistemi ERP e CRM possono porre sfide di integrazione, soprattutto se i sistemi provengono da fornitori diversi.
2. Implicazioni sui costi : l'integrazione potrebbe richiedere investimenti sostanziali non solo in tecnologia ma anche in formazione e potenziali tempi di inattività durante l'integrazione.
3. Gestione dei dati : garantire la coerenza dei dati ed eliminare le ridondanze su entrambe le piattaforme è fondamentale.

Tecnicamente, ecco come dovresti farlo in 5 passaggi:

1. Fase 1: Definire obiettivi e sistemi di audit:
   • Obiettivo : garantire ai rappresentanti di vendita l'accesso in tempo reale ai livelli delle scorte e ai tempi di consegna.
   • Audit : valutare lo stato attuale dell'ERP (gestione della catena di fornitura e delle finanze) e del CRM (gestione della clientela e delle vendite) dell'azienda manifatturiera.
2. Passaggio 2: scegliere un approccio di integrazione:
   • Dopo aver valutato le specifiche piattaforme ERP e CRM utilizzate dall'azienda, optare per un middleware noto per la perfetta integrazione di tali piattaforme. Ciò collegherà le informazioni sulle scorte e i sistemi degli ordini di vendita.
3. Passaggio 3: progettazione, sviluppo e test in Sandbox:
   • Progetto : creare un flusso in cui i livelli delle scorte si riflettono in tempo reale all'interno del CRM. Progettare un sistema in cui le vendite finalizzate nel CRM notificano l'ERP per la fatturazione e la spedizione.
   • Nell'ambiente sandbox, simula scenari per garantire riflessioni accurate sul livello delle scorte e processi rapidi dall'ordine alla fattura.
4. Passaggio 4: implementazione e monitoraggio:
   • Integra i sistemi live, garantendo che i rappresentanti possano visualizzare i dati di stock in tempo reale quando comunicano con i clienti.
   • Monitora eventuali ritardi negli aggiornamenti del livello delle scorte, errori di fatturazione o problemi di sincronizzazione.
5. Passaggio 5: formazione e iterazione:
   • Condurre sessioni di formazione per i rappresentanti, sottolineando la nuova funzionalità di visualizzazione delle scorte in tempo reale e il processo semplificato dall'ordine alla fattura.
   • Raccogli feedback dai team di vendita e inventario per perfezionare ulteriormente l'integrazione, assicurando che il sistema soddisfi le loro esigenze e sfide in evoluzione.

Conclusione

L'integrazione dei sistemi, in particolare ERP e CRM, è fondamentale nel frenetico ambiente aziendale di oggi.

Centralizzando i dati e automatizzando i processi, le aziende possono ottimizzare sia l'efficienza operativa che l'interazione con i clienti. I passaggi per ottenere questa integrazione, sebbene semplificati in una guida in cinque passaggi, richiedono un'attenta pianificazione, esecuzione e perfezionamento iterativo.

Se implementati correttamente, come illustrato nell’esempio dell’azienda manifatturiera, i vantaggi sono molteplici: dall’accesso ai dati in tempo reale e operazioni semplificate alla maggiore soddisfazione del cliente e un processo decisionale informato.

Tuttavia, il viaggio verso un’integrazione di successo non è privo di sfide, rendendo essenziale per le aziende affrontarlo con chiarezza di intenti, un quadro strategico e un focus sul miglioramento continuo.