Come comunicare in modo efficace la crisi all'interno della tua azienda

Ogni organizzazione è a rischio di crisi. Questo è stato drammaticamente dimostrato negli ultimi due anni con la pandemia di COVID-19 e molto altro ancora. Sfortunatamente, situazioni come questa non possono essere semplicemente ignorate mentre speri per il meglio. I problemi non scompaiono da soli. Devi rivolgerti a loro.

I giorni in cui seppellire la testa sotto la sabbia e sperare che il problema scompaia sono ormai lontani. Se non lavori per trovare una soluzione, finisci per soffrire di più. Ciò è stato dimostrato da marchi come Volkswagen, Chipotle, FIFA e Lance Armstrong.

Immagina che la tua azienda entri in un momento di crisi. cosa fai? Chi e cosa è interessato? Più aziende guardi, più vedi che ci sono così tante aziende non preparate al peggio, e se, o più precisamente quando, questi tempi colpiscono, colpisce duramente.

I leader perdono il controllo. Investitori e stakeholder diventano confusi, stressati e presi dal panico. La base dei dipendenti non sa cosa sta succedendo. Anche nel migliore dei casi, le cose diventano difficili e difficili da gestire senza un'adeguata organizzazione. Nel peggiore dei casi, l'attività subisce pesanti perdite, finanziarie e di reputazione, e potrebbe persino terminare del tutto.

È tuo compito assicurarti che ciò non accada e tutto inizia con l'ottimizzazione del modo in cui comunichi i tuoi messaggi all'interno della tua azienda. Lo analizzeremo in diversi semplici passaggi a cui dovresti iniziare a pensare ora, preparandoti per qualsiasi scenario peggiore, aiutandoti alla fine a vedere te stesso dall'altra parte.

Impostare le basi

Ciò che sale deve scendere. Quando le cose vanno bene nella tua attività, l'ultima cosa a cui vuoi pensare è perdere tutto ciò per cui hai lavorato duramente. Nessuno vuole immaginare che i propri affari vadano in pezzi, ma se non lo fai, come puoi evitare che accada se non lo fai?

Il prima possibile, è necessario riunire gli importanti responsabili delle decisioni all'interno della propria attività e avviare un brainstorming. Devi pensare a tutte le crisi potenzialmente praticabili che potrebbero interessare la tua attività, elencarle e sostanzialmente trovare soluzioni che puoi mettere rapidamente in atto se mai ti trovi in ​​quella posizione.

In altre circostanze, potresti sapere che la crisi sta arrivando perché la generi tu stesso, ad esempio licenziando persone o effettuando un acquisto significativo. In casi come questo, pensa a come puoi ridurre alcuni posti o apportare modifiche che ti garantiranno di poter continuare a operare a un livello redditizio e sostenibile.

Tuttavia, cosa succede se si verifica un problema imprevisto come l'abbandono o la malattia di più dipendenti e la necessità di una pausa. Cosa succede se hai un guasto logistico che esegue il backup delle tue linee di produzione e spedizione e i tuoi clienti ne soffrono?

Evidenziando i problemi potenzialmente maggiori della tua attività, i risultati di questa indagine costituiranno la base del tuo piano di risposta alle crisi, una strategia personalizzata che si applica individualmente alla tua attività specifica e soddisferà le tue esigenze.

Ottieni le persone giuste

Una volta identificati i tuoi problemi, è tempo che le persone giuste assumano il compito di prendere il controllo se mai ti trovi in ​​una crisi. Vuoi identificare un piccolo gruppo di dirigenti che hanno il potere di prendere decisioni quando devono essere prese.

Per le aziende più grandi, il team dovrebbe essere gestito da un CEO e devi lavorare a fianco dei tuoi dirigenti di pubbliche relazioni. La tua reputazione potrebbe essere davvero in gioco, soprattutto se è stato commesso un errore o un errore di valutazione, e rivolgersi all'opinione pubblica in modo rapido ed efficace è la chiave per superare la crisi.

In effetti, questo punto è così importante che, anche se hai un team di PR interno, potresti voler assumere un appaltatore o un consulente indipendente se ritieni che il tuo team non abbia abbastanza esperienza. Alcune crisi possono letteralmente far crollare le aziende così rapidamente che non saprai nemmeno cosa ti ha colpito. Naturalmente, questo è contestuale alla tua attività e alla situazione, ma non è mai impossibile.

Dovrai quindi pensare al personale e anche a come comunicherai internamente. Hai bisogno che i tuoi messaggi migliori siano informati su cosa devono fare. Quando si verifica una crisi, ogni area della tua attività ne risente, quindi non lasciare intatta un'area.

Seleziona una persona di primo piano

Come regola generale, ogni azienda dovrebbe già avere un portavoce. Questa è la persona che è addestrata e capace di parlare al pubblico, affrontare le preoccupazioni, rispondere alle domande e fondamentalmente diventa il volto della tua attività durante un periodo di crisi.

Un portavoce sarà qualcuno che è stato pre-selezionato e formato per essere il portavoce principale e/o di riserva per vari canali di comunicazione. Questa persona deve essere diversa. Ad esempio, è necessario che un tipo diverso di persona si alzi in piedi di fronte a 1000 persone rispetto a quando si impegna e si comporta bene in un'intervista 1 contro 1 davanti alla telecamera.

Questo è particolarmente importante dal momento che siamo nell'era dei social media, il che significa che è così facile commentare o pubblicare una storia o un video ed è stato un errore. Hai bisogno di qualcuno che possa rimanere calmo, raccolto e concentrato sul compito da svolgere e sul risultato che vogliono ottenere.

Controlla i tuoi canali di comunicazione

All'epoca, l'unico metodo per mettersi in contatto rapidamente con qualcuno era chiamarlo o inviargli un fax, supponendo che le persone dall'altra parte fossero disponibili a riceverlo. Al giorno d'oggi viviamo in un mondo iperconnesso e ci sono infiniti modi in cui puoi entrare istantaneamente in contatto con le persone, indipendentemente da dove si trovino nel mondo.

Ciò significa che non ci sono scuse quando si tratta di mantenere le persone importanti al passo quando si verifica una crisi. Ciò include stakeholder interni ed esterni, manager, dipendenti, pubblico, media e altro ancora. Tuttavia, mentre ci sono molte opzioni, non hai tempo in una crisi per cercare di capire come metterti in contatto.

Devi solo farlo, il che significa che devi essere proattivo nel mettere in ordine i tuoi sistemi e canali di comunicazione, in modo che siano pronti e pronti a partire. Forse hai anche un canale dedicato alle crisi o un thread di messaggistica che utilizzerai solo quando sarà il momento. Ovviamente, questo significa che devi assicurarti che tutti ricevano una notifica e abbiano accesso al canale perché dovrai agire in fretta.

Alcuni canali da considerare includono;

• Numeri di telefono
• Messaggistica istantanea
• E-mail
• Canali Slack o Discord
• Internet in linea
• Piattaforme di social media

Questo è sempre importante per identificare i canali che utilizzerai per connetterti con il pubblico, i tuoi clienti e i media. Più puoi essere organizzato, più velocemente puoi agire e andare avanti con la risoluzione dei problemi.

Monitorare il problema

Il problema con le crisi è che in genere non rimangono mai come erano all'inizio. Ad esempio, se hai un lotto di prodotti difettoso e devi richiamare un intero lotto di prodotti perché pericoloso (ad esempio un prodotto alimentare contaminato), un organismo di regolamentazione potrebbe imporre un'ispezione delle tue strutture, evidenziando un nuovo problema con la salute e la sicurezza o il modo in cui operi.

Ora, molto rapidamente, stai affrontando due problemi e le cose possono andare fuori controllo molto rapidamente. Per questo è fondamentale avere un modo per monitorare e tenere d'occhio i problemi con cui si ha a che fare. Questo torna ad essere organizzato. Puoi risolvere i problemi solo quando hai le informazioni per risolverli, e questo significa monitorare la situazione e tenere il passo con i fatti.

Inoltre, puoi essere certo che i tuoi stakeholder e i livelli superiori vorranno sapere cosa sta succedendo. Il modo in cui monitori un problema dipenderà dal problema stesso, ma devi pianificare il tipo di problema che stai affrontando e quindi disporre di strumenti per tenere traccia delle modifiche.

Ad esempio, se hai a che fare con un problema di pubbliche relazioni, utilizzerai strumenti come Google Alert per tenere traccia delle tendenze dell'opinione pubblica sulla tua attività e di come sta cambiando nel tempo.

Valutare la situazione post-crisi

Se segui questi suggerimenti, dovresti vedere attivamente miglioramenti nel modo in cui gestisci una situazione di crisi. Non toccherò come affrontare ogni singola crisi perché c'è un numero infinito di modi in cui qualcosa potrebbe accadere a ogni singola attività.

Tuttavia, dal punto di vista della comunicazione, questi dovrebbero essere tutti i suggerimenti che devi sapere quando si tratta di gestire, affrontare e superare la situazione. Tuttavia, l'ultimo passo che devi fare è dopo che la crisi si è verificata, ed è valutare come hai affrontato la situazione.

Ciò significa capire cosa hai fatto bene, cosa non hai fatto così bene e come starai meglio la prossima volta che si verificherà una situazione di crisi. Ciò significa tenere riunioni e criticare sinceramente l'approccio della tua azienda alla situazione.

Conclusione

Anche se nessuna azienda vuole trovarsi in una situazione di crisi e incrociando le dita non devi mai affrontarne una, di tanto in tanto ci saranno dei problemi ed essere preparati e aspettarti il ​​peggio può salvarti la pelle e aiutarti a superare i problemi nel modo più efficace e vantaggioso, sperando di lasciare la tua attività più forte e più sicura di quanto non fosse all'inizio.

Tuttavia, la cosa più importante a cui devi pensare è essere proattivi. I problemi non scompaiono mai da soli e, se non vengono controllati, è probabile che peggioreranno. Mettiti a terra e prendi il controllo e la tua azienda può superare qualsiasi cosa.