Come prepararsi per un evento di raccolta fondi virtuale per la prima volta

Stai cercando di ospitare il tuo evento di raccolta fondi nel mezzo di una pandemia? O il tuo obiettivo è attirare donatori da diverse parti del mondo? Indipendentemente da dove ti trovi in ​​questo spettro, ospitare un evento di raccolta fondi virtuale potrebbe aiutare a colmare le lacune nella tua attività.

Le raccolte fondi virtuali non hanno il fascino immediato e l'interattività degli eventi faccia a faccia convenzionali. Le persone non possono ridere, socializzare e contribuire con la stessa facilità a cui sono abituate, ma questo non significa che tu non possa eguagliarlo. Grazie ai progressi tecnologici, gli eventi virtuali sono diventati una passeggiata nel parco e un modo semplice per fare rete.

In effetti, progressi come la ludicizzazione potrebbero facilmente coinvolgere i donatori nonostante siano mondi separati. Il trucco per un evento di successo sta nel tipo di pianificazione che metti in atto e negli strumenti che utilizzi. Fortunatamente per te, questo post ti aiuterà a iniziare con alcune idee straordinarie per generare abbastanza donazioni per finanziare la tua causa.

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Perché ospitare un evento di raccolta fondi virtuale?

La natura stagionale degli eventi di raccolta fondi rende sconsigliabile rimandarli a date successive, fino alla fine della pandemia, ad esempio. Il rinvio di un evento potrebbe facilmente portare il tuo evento in bassa stagione, dove potresti non ricevere la stessa quantità di contributi della stagione. Fortunatamente, gli eventi virtuali sono abbastanza flessibili da aiutarti a aggirare le battute d'arresto più comuni. Alcuni dei loro vantaggi includono:

• Convenienza : puoi progettare il tuo evento virtuale in modo che corrisponda alle esigenze dei tuoi donatori. Ad esempio, puoi distribuire l'evento su un certo numero di giorni per allinearlo ai diversi programmi dei donatori.
• Copertura più ampia : sebbene gli eventi di persona offrano un'esperienza interattiva senza pari, ti limitano a un numero specifico di donatori a causa dei requisiti di viaggio e delle dimensioni della sala eventi. Gli eventi virtuali apriranno le tue iniziative di raccolta fondi a un mondo completamente nuovo di donatori. Dal momento che non sei più limitato ai donatori in luoghi specifici, puoi aumentare il tetto sul valore della donazione finale.
• Sfruttare i dati e l'automazione : le app e gli strumenti di raccolta fondi virtuali sono progrediti rapidamente al punto da poter automatizzare le attività comuni. Vuoi ringraziare un donatore per il suo contributo? Puoi semplicemente utilizzare gli strumenti di automazione via e-mail per inviare note di ringraziamento subito dopo un contributo. Poiché questi strumenti registrano anche i dati, puoi facilmente tenere traccia dei KPI e imparare a migliorare le donazioni future.
• Efficacia dei costi : l'hosting di eventi di persona comporta molti costi generali, che potrebbero facilmente ridurre il ROI se non monitorati. Devi pagare per il catering, la segnaletica e i luoghi, tra le altre cose. In confronto, i donatori non dovranno trovarsi nello stesso edificio per eventi virtuali, riducendo la maggior parte di questi costi.

La maggior parte di questi benefici si estende oltre la pandemia. Tuttavia, puoi perfezionare l'arte di ospitare eventi di raccolta fondi virtuali solo se ti avvicini nel modo giusto.

Cinque formati di raccolta fondi virtuali da considerare

Esiste più di un formato per ospitare eventi di raccolta fondi virtuali. L'opzione migliore per la tua organizzazione dipenderà dalle sue complesse esigenze. Ad esempio, gli eventi basati su videoconferenza potrebbero funzionare per una situazione, mentre le feste di visione di film possono essere l'ideale per un'altra. Il trucco è aumentare il coinvolgimento e far sentire le persone parte di una comunità. Se stai cercando idee per il tuo prossimo evento virtuale, ecco cinque idee che vale la pena provare:

1. Raccolta fondi peer-to-peer

La raccolta fondi peer-to-peer ti consente di sfruttare le reti personali dei tuoi sostenitori chiave per raggiungere i tuoi obiettivi. In sostanza, dovrai scegliere alcuni volontari che ti aiutino. Questi sostenitori personalizzeranno e condivideranno le proprie pagine di raccolta fondi online con le loro reti personali. Ciò consente loro non solo di condividere la loro storia in un modo comprensibile dalla loro rete, ma anche di collegarla alla tua causa.

Il fatto che è molto probabile che le persone sostengano una causa quando viene suggerita da qualcuno nella loro cerchia funzionerà a tuo favore. Inoltre, puoi anche impegnarti di più con i tuoi principali sostenitori con la promessa di guadagnare di più. Qualcosa di semplice come avere questi sostenitori che pubblicano sulla tua causa sui loro profili sui social media farà molto.

2. Streaming in diretta

Lo streaming live del tuo evento può essere un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento con un pubblico virtuale, ma tutto dipende da come pianifichi l'evento. Esistono diverse piattaforme di live streaming che puoi utilizzare oggi, da Zoom a YouTube. Assicurati di creare possibilità di coinvolgimento con il tuo pubblico durante i live streaming. Ad esempio, puoi dare loro la possibilità di porre domande o sollevare dubbi nelle sezioni dei commenti.

Il fatto che farai tutto online crea molte opportunità anche per aggiungere sponsor al tuo evento. Puoi aggiungere i contenuti degli sponsor come sfondo, tramite link o dando loro la possibilità di parlare agli eventi. Tuttavia, i live streaming devono essere concisi e al punto, soprattutto considerando la riduzione dell'attenzione di oggi. Assicurati di eliminare tutta la lanugine dal live streaming.

3. Gala virtuali

I galà sono stati per molto tempo ottimi strumenti per raccogliere fondi. Puoi spostare il tuo online con poca fatica, grazie ai moderni strumenti di raccolta fondi. La raccolta fondi peer-to-peer, i live streaming e le aste virtuali potrebbero contribuire a rendere il tuo evento un successo. Il trucco è:

Chiedi ai sostenitori di condividere le informazioni sul tuo evento con la loro rete.

• Consenti ai dipendenti di condividere storie in prima persona sulla loro esperienza di lavoro per raggiungere la tua causa.
• Condividi foto e video di progetti di successo.

Per quanto riguarda l'azione virtuale, puoi scegliere di condurre un evento di offerta dal vivo o mostrare tutti gli articoli e lasciare che gli operatori facciano offerte su di essi nell'arco di poche ore. Esiste una varietà di app e strumenti che possono aiutare a rendere la tua offerta silenziosa un successo.

4. Ospita una gara virtuale

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Bikeathon, passeggiate e corse di 5 km sono ottimi per promuovere una causa e allo stesso tempo far sentire agli assistenti di far parte di una comunità. Non è necessario che i tuoi donatori si trovino nella stessa posizione affinché un evento del genere abbia successo. Perché non ospitare una gara virtuale? Imposta una data per la gara virtuale per la quale le persone possono pagare o meno una quota di iscrizione.

Tutti correranno, cammineranno o andranno in bicicletta in un luogo a loro scelta: devono solo condividere i dati sul numero di miglia che hanno percorso. Alla fine dell'evento, chiedi alle persone di pubblicare i loro record su una piattaforma centrale dove puoi congratularti con i leader. Consentire alle persone di chattare sulla stessa piattaforma aumenterà il coinvolgimento. Dovresti anche usare il periodo alla fine della giornata per parlare con gli assistenti e chiedere alle persone di donare.

5. Ospita una serata cinematografica virtuale

La tua fascia demografica di donatori target ama i film? Non dovrebbero vederli da soli. Le serate di cinema virtuali potrebbero aiutarti a raccogliere fondi, soprattutto tra i donatori della Gen Z. Con molti streaming di film online e siti di social media che consentono di guardare le feste, farlo può essere facile. Ancora meglio, puoi sempre far chattare le persone in tempo reale per un maggiore coinvolgimento.

Inizia con una preparazione approfondita

Le raccolte fondi virtuali non sono qualcosa che puoi svegliare e fare in un solo giorno. Devi pianificare ogni parte della tua raccolta fondi con un occhio per i dettagli e avere un piano di riserva in atto nella sfortunata situazione in cui la tecnologia ti delude. Dalla scelta degli strumenti migliori da utilizzare alla scelta dei colori migliori per l'arte digitale, ogni minimo dettaglio è importante. Ad esempio, devi capire il tuo target demografico. Ciò che potrebbe funzionare per i donatori della Generazione Z potrebbe non avere lo stesso fascino per i millennial o le generazioni più anziane.

Se stai ospitando un'asta virtuale, dovrai scegliere un sito ideale, acquistare gli articoli pertinenti, scattare foto e scegliere i prezzi iniziali dell'offerta. Nel caso del prestito peer-to-peer, dovrai scegliere una piattaforma ideale, scegliere i sostenitori e guidarli verso la personalizzazione e la condivisione delle loro pagine di raccolta fondi. Tieni presente che le strategie che funzionano per un'organizzazione potrebbero non funzionare per la tua: personalizza un processo di raccolta fondi per la tua organizzazione.

Commercializza l'evento con saggezza

Il marketing gioca un ruolo centrale nel successo del tuo evento di raccolta fondi. Devi creare contenuti e post che coinvolgano il pubblico di destinazione senza che si allontani dal tuo messaggio. Idealmente, puoi condividere tutti i tipi di contenuti, inclusi video, immagini, post di blog ed e-mail. Assicurati di includere informazioni come:

• La data dell'evento
• Bios dell'altoparlante chiave
• Brevi dettagli sull'evento
• Unici punti di vendita
• Informazioni sullo sponsor

Mentre le newsletter via e-mail sono utili per coinvolgere i sostenitori esistenti, i social media possono essere determinanti per attirare nuovi sostenitori se si evitano errori comuni. Inizia creando post accattivanti che riporteranno il pubblico alla pagina di registrazione. Puoi quindi fare in modo che i tuoi principali sostenitori condividano i post con le persone nella loro rete.

Gamify l'evento

La ludicizzazione è un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento dei donatori. I giochi tendono a causare una motivazione intrinseca, che potrebbe aiutare ad aumentare il volume delle tue donazioni. Idealmente, i donatori si sentiranno come se fossero in competizione tra loro. Alcuni elementi di ludicizzazione renderanno anche i donatori orgogliosi di ciò che hanno realizzato. I migliori elementi di gamification da aggiungere al tuo evento dipenderanno dal tuo pubblico. Alcuni ottimi esempi includono:

• Tabelloni di leadership : mostreranno i leader dei donatori nella donazione e li motiveranno a donare di più
• Distintivi : i donatori possono ottenere distintivi specifici per ottenere qualcosa come raggiungere un traguardo specifico o donare alla tua causa un paio di volte
• Termometro per le donazioni : aiuterà i donatori a tenere traccia di quanto le loro donazioni stanno influenzando il successo della tua causa
• Timer per il conto alla rovescia : creeranno un senso di urgenza per i donatori di fare un'offerta o contribuire alla causa

Misura e adatta

Il fatto che gli strumenti di monitoraggio dei KPI siano un punto fermo degli eventi di raccolta fondi virtuali semplifica il monitoraggio delle metriche comuni. Assicurati di raccogliere dati sui successi e sui fallimenti del tuo evento di raccolta fondi. Con la giusta valutazione, puoi trovare modi per semplificare ulteriormente e migliorare il tuo evento di raccolta fondi. Qualcosa di semplice come un sondaggio online potrebbe aiutarti a capire le parti in cui hai mancato il bersaglio. Ancora più importante, assicurati di applicare queste modifiche tra gli eventi di raccolta fondi per aumentare le percentuali di successo.

Autore:

Katie Tejada è una scrittrice, editrice ed ex professionista delle risorse umane. Si occupa spesso di sviluppi in risorse umane, comunicazione aziendale, reclutamento, immobiliare e finanza, ma le piace anche scrivere di viaggi, interni ed eventi.