データ ストリートの悪夢: 5 つの忘れられない CRM ホラー ストーリー
公開: 2022-10-28ハウス オブ ホラーズを兼ねた CRM は、不気味な季節の楽しみを奪ってしまいます。
データの品質を優先していない場合、恐ろしいデータ管理の慣行は必然的に戻ってきて、あなたのビジネスは背筋が凍るような結果に苦しむことになります.
CRM ユーザーが語った 5 つのホラー ストーリー* と、これらの悪夢の経験から学んだ教訓を (勇気があれば) 聞きに来てください。
＃1：「何百万ドルも過大に予測しました！」 – ライアン、セールス責任者
キャリア全体で販売に携わってきた Ryan は、正確な販売予測を立てることがいかに重要かを知っています。
「正確な売上予測がすべてです」と彼は言いました。 「少しでもずれると、営業チームが目標を達成できなくなる可能性が高くなります。 それだけでなく、ビジネスの成長、戦略的計画、キャッシュ フローの合理化に影響を与える可能性があります。」
Ryan 氏は、売上予測を作成するために CRM データに依存していると述べています。 (CRM ユーザーの 86% が、自分の会社も同じことをしていると言っています。)
「データが正確で最新であれば、何も心配する必要はありません」と彼は言いました。 「でも、今回はそうじゃなかった」
Ryan が年間売上予測を作成するために使用した CRM データが最新ではないことが判明しました。 彼のチームのメンバーは定期的に CRM データの更新を忘れていたため、複数の取引が誤って報告されていました。
「虚偽の情報に頼って販売予測を作成したため、結果的に高すぎました。 しかし、当時はそのことを知らなかったので、その年の複数の部門の予算が膨らんでいました」と彼は言いました。 「たとえば、マーケティング チームは前年の 2 倍のイベントを後援し、より多くの予算で新しいチーム メンバーを採用しました。 予測が高すぎて収益目標を達成できないことに気付いたときには、すでに資金は使われていて、手遅れでした。 結局クビになった！」
悪夢について話します。
学んだ教訓：
営業チームのメンバーは動きが速く、商談の進行状況を他のビジネス部門に知らせるために必要な更新を常に行っているわけではありません。
パイプラインと予測を正確に保つために、営業チームのメンバーが進行中の商談を更新する必要があるときにそれを示す条件付き書式を備えたツールを実装することを検討してください。 そうすれば、CRM の情報を最新の状態に保つ可能性が高くなり、セールス リーダーは正確な予測を立てることができます。
＃2：「クライアントのビジネスで同僚を失いました！」 – エマ、営業担当者
営業担当者として、エマは自分の時間を賢く管理することがいかに重要かを知っています。
「販売において、時は金なりです」と彼女は言いました。 「できるだけ効率的に仕事をするようにしています。 しかし、デューデリジェンスを行うことも同様に重要であり、このステップを忘れることは、私が二度と犯すことのない間違いの 1 つです。」
Emma はいつものように 1 日を過ごし、待ち行列にあった見込み客を確認し、1 人ずつ連絡を取りました。 通話は順調に進んでいましたが、見込み客がすでに既存の顧客であることを知らずにコンタクトを取るまでは.
「彼らが電話に出たとき、私は彼らをよそ者のように扱いました。 彼らが私に割り込んで、彼らはすでに私たちの顧客の一人であると言ったとき、私は紹介の途中でした. すぐに、私は幽霊のように白くなりました。 私は屈辱を感じました」と彼女は言いました。 「言うまでもなく、その顧客は私たちとの契約を更新しませんでした。」
学んだ教訓：
この不気味な状況は誰にでも起こりえますが、そうである必要はありません。 リード データベースと顧客データベースを相互比較して両方を正確に保つのに役立つツールの実装を検討してください。 こうすることで、見込み客がキューで待機しているのを見たときに、その見込み客があなたの会社とまだ取引を行っていないことを信頼できます。
＃3：「移行中にデータを失いました！」 – テイラー、CRM 管理者
経験豊富な CRM 管理者として、Taylor はデータ移行プロジェクトにかなりの割合で参加してきました。 しかし、今日まで彼を悩ませ続けている特別な経験が 1 つあります。
「データ移行は冗談ではありません」と彼は言いました。 「開始する前に、データが失われたり改ざんされたりしないように、しっかりとしたデータ移行戦略を策定する必要があります。」
データ移行には多くの手順が含まれます。 1 ステップでもスキップすると、CRM データに RIP を言わなければならないリスクがあります。 テイラーはこの理由から、急いでプロセスを進めないようにしていますが、それが不可能な場合もあります。
「新しい会社を買収したとき、私はできるだけ早くデータ移行を進めなければならないというプレッシャーにさらされていました。 それで、私はすぐに動きました」と彼は言いました。 「プロセスを進めていたとき、すべてのボックスにチェックを入れるようにしました。 計画中？ 小切手。 監査とプロファイリング? 小切手。 データバックアップ？ ほら…って思ってた」
Taylor 氏は、会社の移行ツールにバックアップ機能があることを知っていたので、プロセスのこのステップについて深く考えることはありませんでした。 ただ 1 つ問題がありました。彼は事前にバックアップ機能をテストしていませんでした。 この失敗の結果は、彼が想像していたよりも恐ろしいものでした。
「移行中にバックアップが失敗し、データの半分以上が失われました!」 彼は言った。 「クビになるかと思った！ ありがたいことに、これは起こりませんでした。 でも、あの日の上司からのあまり良くない言葉は、私の脳裏に永遠に焼き付いています。」
学んだ教訓：
何年にもわたって苦労して得た価値のある貴重なデータを失うことは、誰の背筋をも凍らせるのに十分です。 これを防ぐには、バックアップ ソリューションに投資し、バックアップ スケジュールを設定し、バックアップを定期的にテストして、データが正確にキャプチャされ、ファイルが損なわれていないことを検証します。
＃4：「私の会社はブロックリストに載ってしまった！」 – メール マーケティング マネージャー、シェイラ
ほとんどのメールマーケティング担当者は、基本をカバーしています。 説得力のあるコピーを作成し、魅力的なデザインを作成し、人目を引く件名を追加し、送信をクリックします。
シェイラのチームも例外ではありませんでした。 しかし、ビジネスに不可欠なホリデー シーズンの直前に、メール プログラムをほぼ破壊する障害に遭遇しました (そして、メール マーケティングについてまだ学ぶべきことがたくさんあることに気づきました)。
「私たちはしばらくプロモーション キャンペーンを送っていましたが、私たちが知る限り、それらはすべて配信されました。 ですから、心配する必要はないと思いました」と彼女は言いました。 「しかし、第 4 四半期の初めに、Gmail が私たちをブロックリストに載せていることがわかりました! そのとき、私たちの電子メールの大部分が、受信トレイではなくスパム フォルダに振り分けられていることを知りました。」
シェイラは掘り下げました。 彼らの CRM は、古い非アクティブな電子メール アドレスを含む重複したレコードでいっぱいだったことが判明しました。 シェイラと彼女のチームは、重複が存在することに気付いていなかったため、これらのアドレスにキャンペーンを送信し続けました。 これは迷惑メールのような動作として Gmail に登録され、迷惑メール フォルダに振り分けられ、最終的にブロックリストに登録されました。
「信じられませんでした。 「配信済み」が受信トレイ以外のものを指す可能性があることを誰が知っていましたか?」 彼女は尋ねた。 「一流のキャンペーンを作成するために費やした 4 分の 2 の労力は、基本的に無駄でした。それらのほとんどは、意図した受信者に見られなかったからです。 レコードの重複がこれほど大きな影響を与えるとは思いもしませんでした。」
学んだ教訓：
シャイニングの双子が怖いと思った？ 重複に関しては、「ダブルトラブル」はまったく新しい意味を持ちます。 ビジネスに最適な重複排除ソリューションを実装することで、このデータの悪夢を未然に防ぎましょう。 適切なソリューションは、次のいずれかのカテゴリに分類されます。
- 予防:重複ブロッカーを使用して、エンドユーザーのエントリ、リストのインポート、Web フォーム、およびシステム統合からの重複を管理します。
- 自動化:信頼できる重複排除シナリオを採用し、定期的に実行するように設定します。
- オンデマンド:データ ツールを実行して、データの重複を見つけてマージします。
また、メールの配信と到達率の違いを理解し、メールのベスト プラクティスに従って、最終的にブロックリストに載らないようにする必要があります。
#5: 「あまりにも長い間データを保持していたため、GDPR に違反し、多額の罰金が科せられました!」 – Cory、CRM 管理者
「データは信じられないほど価値があります。 保持するデータと削除するデータを判断するのが難しい場合があります」と経験豊富な CRM 管理者である Cory 氏は述べています。 「いつ必要になるかわからないので、可能な限り多くのデータを保持したいと考えています。 または、少なくともそれは私がかつて行っていたことです...」
CRM データを保持したいという Cory の願望は、予防措置として始まりましたが、時間が経つにつれて、データの買いだめという、より悪質なものに変わりました。
「データを保持するのは賢いことだと思っていたのですが、結局、私を悩ませてしまいました!」 彼は言った。 「私たちが保持していたデータの量がストレージの制限を超え、時間の経過とともにデータが古くなりました。 これらは両方とも GDPR に違反しているため、罰金が科せられました。」
学んだ教訓：
CRM を古いデータの墓場にしないでください。 代わりに、データ規制をよく理解して、データを保持できる期間を把握してください。 次に、クロスファンクショナル データ ガバナンス チームを設立して協力し、各データ ポイントの必要性を評価します。 また、保持することを決定したデータのデータ アーカイブ計画も用意してください。
それで、それは何になるでしょう：トリック・オア・トリート？
高品質の CRM データは、あらゆるビジネスにとって宝物です。 しかし、データの品質が低下すると、騙され始めます。そして、会社全体の人々が、上記のようなデータ ホラー ストーリーを経験し始めます。 データ デーモンの犠牲にならないでください。 CRM の悪夢を回避し、データを最大限に活用するには、次の 5 つの教訓を念頭に置いてください。
第 4 四半期はすでに本格化していますが、CRM を最高の状態に保つ方法を学ぶのに遅すぎることはありません (特に大量販売期間中)。 専門的なヒントについては、ガイド「第 4 四半期に向けて CRM を準備するための 6 つのステップ」をご覧ください。
*これらは、当社のデータ専門家が現場で遭遇した実話に基づく架空のアカウントです。