2022년 온라인 협업 및 최고의 도구에 대한 가이드

온라인 협업은 비즈니스의 미래입니다. 왜요? 이를 통해 팀은 작업 및 프로젝트에 대해 보다 효율적으로 작업하고 보다 체계적으로 작업할 수 있습니다.

온라인 협업이란?

온라인 협업은 사람들이 특정 도구와 플랫폼을 사용하여 실시간으로 또는 인터넷을 통해 비동기식으로 협업하는 방식을 설명합니다. 즉, 같은 방, 국가 또는 시간대에 있지 않더라도 협업할 수 있습니다.

온라인 협업은 프로젝트 계획, 주제 토론, 콘텐츠 생성, 검토 및 승인 기능을 포함하여 프로젝트의 모든 요소에서 작동할 수 있습니다. 정교한 도구는 팀이 이러한 모든 프로세스를 더 빠르고 쉽고 투명하게 만드는 데 도움이 됩니다.

온라인 협업 유형

팀이 사무실에서 작업하든 다른 시간대에 걸쳐 원격으로 작업하든, 특정 요구 사항을 충족하기 위해 동기식 온라인 협업과 비동기식 온라인 협업 중에서 선택할 수 있습니다. 유형은 팀의 요구 사항, 가용성 및 워크플로 구조에 따라 모든 작업 및 프로젝트에 따라 다를 수 있습니다.

동기식 협업

동기식 협업은 실시간으로 이루어집니다. 이러한 유형의 온라인 공동 작업은 일반적으로 회의, 프로젝트 토론 또는 여러 팀 구성원이 공유 파일을 동시에 보거나 편집하거나 의견을 남길 수 있도록 하는 데 사용됩니다. 동기식 협업은 피드백이나 결정이 즉시 필요하거나 비공식 채팅을 하기에는 너무 복잡하거나 포괄적인 주제를 논의해야 할 때 적합합니다.

동기식 통신의 이점은 다음과 같습니다.

• 작업에 대해 명확하고 직접적이며 즉각적인 피드백을 받습니다.
• 프로세스를 최대한 효율적이고 빠르게 유지합니다.
• 이는 직접 발생하는 것처럼 라이브 협업 및 교환을 성공적으로 복제합니다.

비동기식 협업

비동기식 협업(이름에서 알 수 있듯이)은 실시간으로 발생하지 않습니다. 비동기식 온라인 공동 작업의 주요 이점은 모든 사람의 일정에 맞는 특정 회의 시간을 정할 필요 없이 여러 사람이 공동 작업 프로세스에 참여할 수 있다는 것입니다.

비동기 통신의 이점은 다음과 같습니다.

• 사람들은 하루를 보다 유연하게 구성하고 자신의 일정에 가장 적합한 시간에 작업을 완료할 수 있습니다.
• 팀은 공동 작업 도구를 사용하여 문서를 공유하고, 보고, 댓글을 달고, 지원을 요청하거나, 프로젝트 진행 상황을 관리할 수 있습니다. 이 모든 것이 주어진 기간 내에 모두 가능합니다.
• 프로젝트에 대한 아이디어를 설명하는 비디오를 녹화하여 동료가 다음 라이브 회의 전에 볼 수 있도록 할 수 있습니다.

온라인 협업이 왜 중요한가요?

직원과 임원의 97%가 팀이 일치하지 않으면 프로젝트 결과에 영향을 미친다고 말합니다.

강력한 팀 협업 시스템을 육성하면 팀의 정렬과 역동적인 작업을 강화할 수 있습니다. 공동 작업은 또한 작업 품질이 일관되게 유지되도록 합니다.

더 많은 투명성과 가시성 확보

온라인 협업 도구를 통해 팀은 작업의 상태, 진행 상황 및 기한을 확인할 수 있습니다. 또한 모든 사람은 누가 어떤 작업을 담당하고 다음 단계가 무엇인지 알고 있습니다.

보다 효과적으로 작업

온라인 협업 도구를 사용하여 프로젝트에 대한 모든 토론을 하나의 편리한 클라우드 기반 위치에 보관할 수 있습니다. 이렇게 하면 정보가 손실되지 않고 모든 주석이 적용됩니다.

작업 품질 향상

온라인 협업 및 피드백 관리를 개선하여 팀 내의 모든 전문 지식을 활용할 수 있습니다. 명확한 검토 및 승인 프로세스를 설정하면 모든 작업이 실수가 없고 브랜드에 부합하며 최고 품질인지 확인할 수 있습니다.

더 나은 시간 관리

비동기식 작업을 통해 팀은 작업 일정에 맞는 시간에 작업을 완료할 수 있습니다. 그들은 지금 무슨 일이 일어나고 있는지, 그리고 그들이 마감일까지 일하고 있는지에 대해 완전히 알릴 것입니다.

더 행복한 직원

TeamStage에서 발행한 보고서에 따르면 HR 전문가의 3분의 1이 팀 내에서 빈약한 협업이 직원의 사기에 부정적인 영향을 미칠 것이라고 말합니다. 온라인 협업을 통해 팀은 지원하는 직장과 문화를 조성하면서 더 긴밀하게 협력할 수 있습니다. 이는 직원 만족도에도 긍정적인 영향을 미칩니다.

2022년 최고의 온라인 협업 도구 5가지

온라인 협업 도구는 기업이 커뮤니케이션을 개선하고 투명성을 높이며 효율적인 비즈니스 프로세스를 보장할 수 있게 해주는 디지털 플랫폼입니다. 이러한 도구는 보안 로그인을 통해 전체 팀과 고객 또는 투자 당사자가 액세스할 수 있습니다.

콘텐츠 협업을 위한 Filestage

Filestage를 사용하면 마케팅 및 크리에이티브 팀이 중앙 집중식 플랫폼에서 여러 파일 유형에 대해 협업할 수 있습니다. 클라우드 기반 검토 소프트웨어에는 파일을 공유하고, 댓글을 달고, 승인하는 도구가 포함되어 있습니다. 또한 수동 작업을 자동화하고 맞춤형 워크플로를 설정하여 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

특징:

• 사용자는 파일에 직접 댓글과 주석을 남길 수 있습니다.
• 체계적이고 일관된 검토 및 승인 프로세스 생성
• 실시간으로 피드백 및 변경 사항 논의
• 자동 할 일 목록 및 마감일 미리 알림
• 원클릭 승인으로 더 빠른 승인 가능

"인터페이스는 매우 간단하고 주석 도구는 사용이 간편하며 사용자 정의 가능한 설정을 통해 프로젝트마다 유연하게 사용할 수 있습니다." – 로버트 엠

프로젝트 협업을 위한 Nifty

Nifty는 완전한 온라인 협업 플랫폼을 제공하도록 설계되었습니다. 이 프로젝트 협업 도구는 중앙 집중식 포털 역할을 하여 사용자가 한 위치에서 그룹 채팅 메시지 작성, 로드맵 작성, 일정 작성 및 작업 완료를 허용합니다.

• Gantt 차트 이정표와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어 포함
• 시간 추적 도구 제공
• 사용자가 선택한 기준에 따라 구성된 폴더 시스템을 만들 수 있습니다.
• 사용하기 쉽고 직관적인 인터페이스

• 일부 사용자는 Nifty의 저장 공간에 어려움을 겪습니다.
• 일부 사용자는 Nifty 문서 기능을 사용하는 데 문제가 있습니다.

“Nifty가 제공하는 훌륭한 UI/UX 외에도 클라이언트와의 원활한 커뮤니케이션이 마음에 듭니다. 공동 작업자를 모든 프로젝트에 게스트로 초대할 수 있습니다. 여기에서 그들은 토론에 참여하고 작업을 완료하거나 생성할 수 있지만 제한된 권한을 가지므로 프로젝트 관리는 전적으로 귀하의 것입니다." – 아르파드 S

소통을 위한 찬티

Chanty는 화상 회의 도구, 상황 기반 토론, 작업 우선 순위 및 상태에 대한 레이블을 포함한 작업 카드, 전용 메시징 도구를 포함하는 커뮤니케이션 소프트웨어입니다. Chanty는 컴퓨터 플랫폼과 함께 다양한 기능을 갖춘 전화 및 태블릿 애플리케이션도 제공합니다.

• 프로젝트 대시보드의 간판 레이아웃
• 모바일 기기용 앱도 사용 가능
• 사용하기 매우 쉽도록 설계
• 인스턴트 메시징을 통해 원활하게 피드백 수집
• 선택한 기준으로 작업 및 메시지 필터링
• 온라인 음성 또는 영상 통화 설정

• 캘린더의 제한된 구성 및 사용자 정의 옵션
• 소프트웨어 내에서 다른 통신 채널을 생성하는 옵션이 없습니다.

“Chanty는 사용하기 쉽고 사용자 친화성 덕분에 팀과 채팅하고, 비공개 메시지를 보내고, 화상 통화를 만들거나 음성 통화만 할 수 있기 때문에 일상적으로 사용하는 가장 좋아하는 도구 중 하나입니다. 더." – 카를로스 B

디자인 협업을 위한 Figma

Figma는 특히 디자인 및 그래픽 작업에 특화된 디자인 협업 도구입니다. 이 소프트웨어에는 크리에이티브 팀이 포스터, 일러스트레이션, 웹사이트 페이지 디자인을 포함한 시각적 자산에 대해 디지털 방식으로 협업할 수 있도록 설계된 Vector Networks, OpenType 및 Auto Layout을 비롯한 다양한 도구가 포함되어 있습니다.

• 다양한 글꼴
• 디지털 화이트보드 도구
• 다양한 디자인 프로젝트를 위해 미리 만들어진 파일 템플릿
• 스티커 메모 기능
• 대화형 프로토타입 만들기
• 사용성 테스트 및 UX 도구

• Figma의 크리에이티브 소프트웨어는 대용량이므로 로드하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다.
• 그 도구는 매우 높은 수준의 감도를 가지고 있습니다.
• 순서도 또는 계층적 팀 구조를 생성하기 위한 소프트웨어 없음

"Figma는 다양한 용도로 사용할 수 있는 효과적인 도구이며, 초보자도 쉽게 사용할 수 있어 새로운 공동 작업자도 이를 통해 아이디어를 공유할 수 있습니다." – 사키브 S

문서 공동작업을 위한 Google 문서도구

Google 문서도구는 Google Workspace에 통합된 클라우드 기반 문서 공동작업 도구로 사용자에게 Microsoft Word, Excel 및 Powerpoint와 유사한 도구 사용 경험을 제공합니다. 다른 팀 구성원과 온라인 협업을 시작하려면 작성자가 링크를 복사하여 붙여넣거나 이메일 주소를 추가하기만 하면 됩니다.

• 다양한 액세스 및 편집 권한 생성 기능
• 원링크 공유로 손쉬운 파일 공유 서비스
• 댓글에 다른 사용자를 태그하여 댓글을 남기고 작업을 할당하세요.
• 모바일 장치를 통해 액세스할 수 있는 파일
• 다양한 사용자의 실시간 보기 및 수행 중인 작업
• 제안 모드를 켜서 변경사항을 승인하세요.

• 인터넷 연결 없이는 문서에 액세스할 수 없습니다.
• 무료 버전의 Google 문서도구가 있지만 제공되는 무료 저장용량은 매우 적습니다.

"Google Workspace Apps는 가볍고 기기와 계정에서 즉시 동기화되므로 하이브리드/원격 작업 환경에 적합합니다." – 아미르 엠

귀하의 요구에 가장 적합한 온라인 협업 도구를 선택하기 위한 팁

시장에는 훌륭한 원격 작업 도구가 많이 있으므로 특정 비즈니스 요구에 맞는 완벽한 온라인 협업 도구를 찾는 데 도움이 되는 팁과 모범 사례 목록을 제공했습니다.

팀 규모

일부 온라인 협업 도구는 소규모 팀을 위한 무료 계정을 제공합니다. 다른 협업 도구는 특히 엔터프라이즈 비즈니스에 적합하며 20명 이상의 팀을 위한 전문 기능을 제공합니다. 따라서 결정을 내리기 전에 먼저 도구에 액세스해야 하는 팀이나 조직의 사람 수를 확인하세요.

해결해야 할 주요 병목 현상

비즈니스 프로세스에 디지털 협업 소프트웨어를 도입한 주된 이유는 무엇입니까? 워크플로 효율성을 높이려고 하십니까? 소프트웨어를 선택하기 전에 온라인 협업을 통해 달성하고자 하는 것이 무엇인지 확인하십시오. 그런 다음 이러한 요구 사항을 충족하는 데 가장 적합한 도구를 찾으십시오.

필요한 모든 기능을 포함하는 하나의 도구가 있을 가능성은 거의 없으므로 각 병목 현상을 해결하기 위해 여러 온라인 공동 작업 도구를 함께 사용하는 것이 좋습니다.

사용의 용이성

도구의 사용 편의성을 우선시하는 것이 좋습니다. 도구를 구현하기 쉬울수록 팀 구성원이 사용할 가능성이 높아집니다. 또한 모든 팀과 클라이언트 또는 비즈니스 파트너와 같은 외부 당사자를 교육하는 데 드는 많은 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

보안 수준

민감한 정보나 개인 데이터를 다루는 경우 온라인 협업 도구가 높은 보안 표준을 제공하는지 확인해야 합니다. 이렇게 하면 데이터를 안전하고 안전하게 관리할 수 있습니다. 또한 작업을 안전하게 백업할 수 있는 클라우드 기반 협업 도구를 선택하는 것이 좋습니다.

팀 내 온라인 협업을 개선하기 위한 모범 사례

이제 온라인 협업 소프트웨어를 선택했으므로 다음 단계는 이를 구현하는 것입니다. 새 도구를 최대한 효과적으로 사용하려면 온라인 협업을 보다 효과적으로 만들기 위한 주요 팁을 확인하십시오.

포괄적인 도구 스택 보유

온라인 협업 소프트웨어에는 다양한 도구가 포함됩니다. 따라서 각 영역에 적합한 협업 도구가 있는지 확인하십시오. 예를 들어 원격 팀, 콘텐츠 검토 및 승인, 팀 커뮤니케이션 등을 위한 도구를 찾은 다음 완전히 통합하여 가능한 많은 수동 작업을 자동화합니다.

공개적으로 정기적으로 의사 소통

TeamStage에 따르면 직원의 99.1%는 조직이 정직한 의사 소통을 촉진하기를 원합니다. 따라서 명확하고 개방적이며 상세하고 정기적인 의사 소통을 장려하십시오. 아이디어를 토론하고 팀의 모든 사람이 온라인 협업 프로젝트 전반에 걸쳐 지원을 받고 있다는 느낌을 받을 수 있도록 합니다. 이는 투명성을 높이고 고품질 프로젝트를 생성하는 동시에 지속적이고 공유된 학습을 촉진할 것입니다.

투명하다

팀 구성원에게 완전한 명확성을 제공하여 프로젝트 진행에 도움이 되는 모든 정보를 얻을 수 있도록 합니다. 여기에는 다른 파일에 액세스할 수 있는 위치, 다른 버전을 만들고 저장하는 방법, 정확한 피드백을 제공하는 방법, 명확한 워크플로 설정이 포함됩니다. 이 시간을 일찍 투자하면 온라인 협업 활용 속도를 크게 높일 수 있습니다.

명확한 마감일 설정

협업 도구 내에서 기한을 사용하는 것이 워크플로를 최대한 효율적으로 운영할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 여기에는 예를 들어 작업, 검토, 승인 및 최종 프로젝트 마감일에 대한 기한 설정이 포함되어야 합니다.

피드백 제공

새 자산, 문서 또는 프로젝트 요소에 대한 모든 피드백이 가능한 한 명확하게 유지되도록 합니다. 주석 도구를 사용하여 참조하는 정확한 영역을 강조 표시하고 주석을 사용하여 자세한 메모를 남길 수 있습니다. 이렇게 하면 피드백이 명확하고 정확하며 실행 가능하게 됩니다.

온라인 협업의 미래

디지털 시대에 온라인 협업은 그 어느 때보다 중요합니다. 온라인에서 이루어지는 원격 근무 및 그룹 협업은 "뉴 노멀"이 되고 있습니다. COVID-19 대유행으로 인해 필요한 빠른 학습 곡선 이후, 많은 기업들이 이제 영구적으로 하이브리드 팀을 채택하고 있습니다.

Findstack의 연구에 따르면 설문에 응한 관리자의 85%가 사내 팀과 원격 근무자가 혼합된 팀을 구성하는 것이 곧 완전히 정상화될 것이라고 예측합니다. 이러한 변화의 성공을 위해서는 온라인 협업이 필수적입니다. 디지털 협업을 채택함으로써 팀은 같은 방에 있든 다른 도시에 있든 상관없이 이전처럼 효과적으로 협업을 계속할 수 있습니다.

또한 기업은 점점 더 글로벌화되고 있습니다. 원격 근무 기회의 증가, 디지털 커뮤니케이션의 속도, 오늘날의 글로벌 시장은 많은 조직이 전 세계에 직원을 두고 있음을 의미합니다.

상상할 수 있듯이 온라인 협업 없이는 프로젝트를 관리하고 글로벌 팀을 같은 페이지에 유지하는 것이 극히 어렵습니다. 직관적인 공동 작업 기능을 통해 온라인 공동 작업 도구를 사용하면 분산된 팀이 원활하게 프로젝트 작업을 수행하고 파일, 피드백 및 정보를 공유할 수 있습니다.

결론

온라인 협업 소프트웨어를 사용하면 비즈니스에서 혁신적이고 전문적인 기술을 최대한 활용할 수 있습니다. 따라서 온라인 협업 도구를 최대한 활용하십시오.

협업에 대한 디지털 접근 방식을 채택하면 워크플로의 효율성을 개선하고 더 높은 품질의 작업을 생성하는 동시에 팀의 모든 사람이 지원되고, 가치 있고, 가장 중요하게는 행복하다고 느낄 수 있습니다.