5 wskazówek, jak stworzyć lepszy raport roczny dla organizacji non-profit

Raport roczny Twojej organizacji non-profit daje wspierającym wgląd w stan Twojej organizacji. To Twoja szansa na podkreślenie osiągnięć Twojej organizacji, okazanie wdzięczności zwolennikom i wzbudzenie emocji związanych z nadchodzącymi programami.

Raport może wpłynąć na sposób, w jaki członkowie społeczności i osoby wspierające postrzegają Twoją organizację i informują o swoich planach. Mając to na uwadze, oto pięć sprawdzonych metod tworzenia lepszego raportu rocznego dla organizacji non-profit:

1. Wyznaczaj cele i przydzielaj zadania.
2. Skoncentruj się na swoich zwolennikach.
3. Wybierz format raportu rocznego.
4. Mądrze wybieraj wizualizacje.
5. Wyróżnij plany i cele.

Te wskazówki pomogą Ci stworzyć bardziej angażujący, pouczający raport, który przemówi do członków odbiorców i skutecznie opowie historię Twojej organizacji non-profit.

1. Wyznaczaj cele i przydzielaj zadania

Aby utworzyć raport roczny, musisz zbierać dane przez cały rok.

Podobnie jak w przypadku większości rzeczy, Twojemu zespołowi będzie łatwiej, jeśli będziesz gromadzić te dane w czasie, zamiast próbować je zebrać, gdy zaczniesz pracować nad raportem rocznym. Będzie to wymagało przypisania zadań członkom zespołu, aby wiedzieli, w jaki sposób mogą pomóc w tworzeniu raportu rocznego w czasie.

Oprócz przypisywania ról i obowiązków istnieje wiele innych zadań związanych z planowaniem, które musisz wykonać, takich jak wybór formatu raportu, zaprojektowanie rzeczywistego raportu i jego promowanie. Aby skutecznie wykonać wszystkie te czynności, proces planowania raportu rocznego powinien składać się z następujących zadań:

• Upewnij się, że Twój raport ma jasno określony cel i wspiera Twoje większe cele. Kiedy raport roczny ma ostateczny cel, znacznie łatwiej będzie zdecydować, jak go zaprojektować i jakie informacje uwzględnić. Powiąż cel raportu z nadrzędnymi celami organizacji. Na przykład możesz użyć określonych danych w swoim raporcie, aby wygenerować zaangażowanie wśród odbiorców lub wzmocnić swoją strategię doceniania darczyńców.
• Przydziel role i obowiązki. Utworzenie raportu rocznego będzie wymagało współpracy z kilkoma członkami zespołu z różnych działów, w tym z zespołami ds. pozyskiwania funduszy, finansów i zarządzania darczyńcami. Dzieje się tak, ponieważ każdy zespół będzie miał dostęp i kontekst dla różnych danych. Upewnij się, że członkowie zespołu znają swoje role i obowiązki związane z dostarczaniem treści do raportu rocznego.
• Wybierz informacje, które zamierzasz wyróżnić. Nie ma listy konkretnych punktów danych ani informacji, które należy uwzględnić w raporcie rocznym, ponieważ treść będzie się różnić w zależności od organizacji w zależności od ich nadrzędnych celów. Możesz jednak wziąć pod uwagę kilka wspólnych elementów, takich jak zestawienie finansów Twojej organizacji i informacje o tym, jak Twoje kampanie działały na przestrzeni lat. Co ważniejsze, powinieneś pokazać, w jaki sposób wykorzystałeś pieniądze darczyńców, aby posunąć swoją misję do przodu. Wybierz punkty danych, które najskuteczniej podsumowują rok Twojej organizacji non-profit, i upewnij się, że są one uwzględnione w raporcie.

Szczegółowy plan gwarantuje, że nie będziesz musiał trudzić się, aby przygotować raport w ostatniej chwili. Zamiast tego będziesz mógł zebrać informacje zebrane przez cały rok w dokładny, użyteczny dokument.

Zbuduj silną markę non-profit.

Zgłoś się, aby sprawdzić, czy Twoja organizacja non-profit kwalifikuje się do bezpłatnych usług projektowych w ramach programu Give Back prowadzonego przez crowdspring.

Właśnie wysłaliśmy Ci wiadomość e-mail o programie Give Back.

Adres e-mail

2. Skoncentruj się na swoich zwolennikach

Twój raport roczny jest dokumentem dostępnym publicznie. Dlatego powinieneś zaprojektować go dla tych odbiorców publicznych — darczyńców, darczyńców, sponsorów korporacyjnych, wolontariuszy i innych osób wspierających — i wybrać treści, które będą do nich przemawiać.

Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę swoich odbiorców, decydując o stylu raportu. Na przykład pokolenie Z coraz częściej przekazuje darowizny na cele charytatywne, a ich oczekiwania różnią się od poprzednich pokoleń.

Użyj swojego raportu, aby:

• Podkreśl, co darczyńcy dokonali dzięki swojej hojności. Opisz wpływ wsparcia darczyńców. Na przykład możesz powiedzieć: „Wasze hojne wsparcie pomogło nam pomieścić dziesiątki lokalnych zwierząt czekających na swoje wieczne domy”. Darczyńcy poczują się o wiele bardziej spełnieni i skłonni do dalszego przekazywania darowizn, gdy będą wiedzieć, że ich wkład zapewnił znaczące wsparcie dla Twojej misji.
• Podziękuj swoim znaczącym darczyńcom. W swoim raporcie powinieneś podziękować wszystkim swoim darczyńcom, niezależnie od tego, czy przekazali darowizny na coroczną kampanię darowizn, wpłacili dopasowane prezenty, zaoferowali darowizny w naturze lub przekazali darowizny za pomocą Twojej strony internetowej z darowiznami. Jeśli ma to zastosowanie i jeśli masz ich zgodę, wybierz głównych darczyńców, których będziesz wzywać po imieniu. Zgodnie z głównym przewodnikiem Bloomerang dotyczącym pozyskiwania funduszy na prezenty, możesz określić swoich znaczących darczyńców, identyfikując zwolenników, którzy głęboko łączą się z Twoją organizacją i wnieśli duży wkład. Dzięki temu ci darczyńcy wiedzą, że Twoja organizacja ich docenia, co zwiększa prawdopodobieństwo, że będą ponownie dawali w przyszłości.
• Opisz wpływ swojego programu wolontariatu. Darczyńcy nie są jedynymi osobami, które wspierają Twoją misję. Jeśli oferujesz program wolontariatu, Twoi wolontariusze zapewniają praktyczne wsparcie dla Twojej sprawy. Obecna szacunkowa wartość godziny wolontariusza wynosi 29,95 USD. Twój raport roczny powinien podkreślać osiągnięcia wolontariuszy i dziękować im za zaangażowanie.

Dedykowani zwolennicy przeczytają Twój roczny raport, aby uzyskać wgląd w Twoje finanse, osiągnięcia i usługi przez cały rok. Skupienie się na ich istotnej roli w tych wynikach pomoże im poczuć się docenianymi, co dodatkowo wzmocni ich więzi z Twoją organizacją non-profit.

3. Zdecyduj o formacie raportu rocznego

Kiedy myślisz o raporcie rocznym, prawdopodobnie myślisz o wielostronicowej drukowanej książce lub dokumencie PDF z kombinacją tekstu i obrazów. To wciąż standardowy sposób wyświetlania raportów rocznych przez organizacje non-profit. Narzędzia cyfrowe pozwalają jednak również na włączenie różnych angażujących elementów multimedialnych i udostępnianie informacji w różnych formatach.

Przyjrzyjmy się bliżej dwóm głównym formatom, których można używać do wyświetlania raportów cyfrowych: drukowanym i cyfrowym.

Wydrukować

Wydrukowany raport roczny to pakiet, ulotka lub broszura, którą Twoja organizacja wysyła co roku do wspierających. Drukowane raporty oferują zwolennikom namacalny dokument, z którym mogą się kontaktować, umożliwiając im robienie notatek lub podkreślanie ważnych informacji.

Możesz tworzyć różne rodzaje materiałów drukowanych w zależności od odbiorców, do których wysyłasz raport. Na przykład możesz stworzyć długą, oprawioną książkę, aby wysłać ją do swoich głównych darczyńców, sponsorów korporacyjnych, darczyńców i innych osób wspierających na dużą skalę. Dzięki temu osoby wspierające otrzymają szczegółowe informacje, których potrzebują, aby zdecydować, czy nadal wspierać Twoją organizację.

Z drugiej strony, bardziej przypadkowi zwolennicy prawdopodobnie woleliby krótszy dokument, taki jak broszura lub pocztówka, który zawiera wszystkie najważniejsze informacje. Zamiast wysyłać im solidny raport, możesz opublikować cyfrową wersję pełnego raportu na swojej stronie internetowej, aby mogli go pobrać i umieścić link do niego w broszurze lub pocztówce.

Cyfrowy

Jeśli chcesz zaoszczędzić na kosztach drukowania i wyświetlać raport szerszej publiczności, możesz utworzyć cyfrowy raport roczny. Typy raportów cyfrowych obejmują:

• Wielostronicowy plik PDF w Twojej witrynie. To świetny sposób na zdigitalizowanie pełnego raportu i umożliwienie wszystkim osobom wspierającym dostęp do tego zasobu.
• Film , który podkreśla główne punkty twojego raportu i zawiera wywiady i dźwięki od liderów w twojej organizacji.
• Interaktywna prezentacja multimedialna , która łączy obrazy, tekst, dźwięk i wideo, aby przekazać informacje z roku.

Zastanów się nad swoimi rocznymi celami raportu i docelowymi odbiorcami przy podejmowaniu decyzji o formacie prezentacji raportu. W zależności od strategii możesz wybrać formaty drukowane i cyfrowe, aby dotrzeć do różnych odbiorców. Zastanów się nad swoim budżetem i zastanów się, czy masz członków zespołu, którzy mogą zaprojektować żądany typ raportu.

4. Mądrze wybieraj wizualizacje

Uwzględnij różne elementy wizualne w swoim raporcie rocznym, aby zaangażować odbiorców. Wybierz wizualizacje, takie jak zdjęcia, infografiki i wykresy, aby skutecznie przekazywać dane. Te wizualizacje powinny również wspierać twoją pisemną treść i pomagać w tworzeniu spójnej narracji.

Rozważ poniższe najlepsze praktyki, aby zaprojektować i wybrać atrakcyjne wizualizacje:

• Wyświetlaj statystyki w infografikach. Infografiki pomagają wyświetlać punkty danych w bardziej czytelnym formacie. Użyj infografik, aby wskazać kilka krytycznych punktów danych, które chcesz podkreślić swoim odbiorcom.
• Wybierz atrakcyjne, oryginalne zdjęcia. Unikaj używania zdjęć stockowych. Zamiast tego zatrudnij fotografa lub poproś członka personelu o robienie zdjęć podczas wydarzeń i wolontariatu przez cały rok. Następnie skompiluj te zdjęcia do albumu lub folderu, do którego Twój zespół ma dostęp. Opracowując raport, szukaj atrakcyjnych obrazów przedstawiających twarze ludzi, ponieważ są one o wiele bardziej angażujące dla czytelników.
• Upewnij się, że elementy wizualne pasują do marki Twojej organizacji non-profit. Twoje elementy wizualne powinny być dopasowane do tożsamości marki Twojej organizacji i oznaczone kolorami, logo i czcionkami organizacji non-profit. Pomocne może być stworzenie przewodnika po stylu marki, do którego można się odwoływać podczas projektowania raportu rocznego. Przewodnik stylu powinien zawierać styl logo, paletę kolorów i specyfikacje typograficzne. Powinien również zawierać wskazówki dotyczące obrazów, takie jak źródło obrazów i instrukcje dotyczące wyboru obrazów dla różnych kontekstów.

Wizualizacje pomagają ożywić roczny raport, dostarczając informacji w bardziej interesujący sposób.

5. Podkreśl przyszłe plany i cele

Twój raport roczny to nie tylko możliwość podsumowania poprzedniego roku; daje to również szansę na podkreślenie planów Twojej organizacji. To ekscytuje zwolenników nowych programów i działań na horyzoncie dla Twojej organizacji, pokazując im, że zawsze szukasz nowych sposobów na rozwój i ewolucję. Na przykład możesz użyć raportu rocznego, aby:

• Rzuć okiem na nadchodzące wydarzenia i najważniejsze projekty. Ujawnij temat przyszłorocznej gali fundraisingowej, rozpoczęcie zbliżającej się dużej kampanii lub przyszłoroczny cel fundraisingowy.
• Opisz swój plan sprostania wyzwaniom z poprzedniego roku. Każda organizacja non-profit boryka się z trudnościami przez cały rok. Opisz wyzwania, przed którymi stanęła Twoja organizacja i swoje plany zarządzania nimi.
• Zachęcaj osoby wspierające do angażowania się w różne działania, takie jak wolontariat, zbieranie funduszy typu peer-to-peer czy kampanie rzecznicze. Pomóż sympatykom bardziej się zaangażować, łącząc się z formularzem rejestracji wolontariuszy online, zasobami edukacyjnymi w witrynie i innymi odpowiednimi zasobami.

Osoby wspierające są bardziej skłonne do pozostania w Twojej organizacji, gdy wiedzą, że masz kalendarz ekscytujących wydarzeń i nowych inicjatyw.

Twój roczny raport umożliwia przekazywanie wspierającym przejrzyste aktualizacje dotyczące kondycji Twojej organizacji. Dzięki tym pięciu najlepszym praktykom możesz stworzyć raport, który powie im, co muszą wiedzieć, jednocześnie wzmacniając ich zaangażowanie w twoją sprawę.