Najlepsza usługa odbierania telefonów dla małych firm w USA

Prowadzenie firmy wiąże się z noszeniem wielu kapeluszy, ale odbieranie telefonów nie musi być jednym z nich.

Wynajęcie usługi odbierania telefonów może poprawić obsługę klienta, zwiększyć produktywność i uwolnić Twój czas, aby skupić się na głównych zadaniach.

W tym artykule zbadam zalety usług odbierania telefonów, omówię typowe błędy, których należy unikać przy zatrudnianiu jednego z nich, oraz przedstawię niektórych z najlepszych dostawców w USA.

Skorzystaj z mojego bezpłatnego minikursu, jak założyć odnoszący sukcesy sklep e-commerce

Jeśli jesteś zainteresowany rozpoczęciem działalności e-commerce, przygotowałem kompleksowy pakiet zasobów , które pomogą Ci uruchomić własny sklep internetowy od zera. Koniecznie złap go przed wyjazdem!

Kliknij tutaj, aby pobrać

Co to jest usługa odpowiadania na telefon?

Usługa odbierania telefonów to firma zatrudniająca zespół specjalistów obsługi klienta do odbierania połączeń telefonicznych w imieniu innej firmy.

Dostawcy usług odpowiadania na telefon obsługują przychodzące połączenia telefoniczne i zapytania klientów w godzinach szczytu lub poza normalnymi godzinami pracy. Niektóre firmy zatrudniają usługi odbierania telefonów zamiast posiadania własnego wewnętrznego zespołu obsługi klienta.

Przedstawiciele mogą wykonywać wiele zadań, w tym odpowiadać na ogólne zapytania, odbierać wiadomości, planować spotkania i przekazywać połączenia do odpowiedniej osoby lub działu.

Łatwo zrozumieć, dlaczego automatyczna sekretarka może być ekonomicznym i wygodnym sposobem na zapewnienie, że nigdy nie przegapisz ważnych połączeń ani okazji.

Kto korzysta z usług odbierania telefonów?

Usługi odbierania telefonów mogą być używane przez każdą osobę lub firmę , która otrzymuje dużą liczbę połączeń przychodzących i chce zaoferować swoim rozmówcom profesjonalną i spójną obsługę.

Małe firmy, gabinety lekarskie, sklepy internetowe, kancelarie prawne, agencje nieruchomości, firmy informatyczne i inne branże usługowe, które otrzymują dużą liczbę połączeń, mogą skorzystać z usług odbierania telefonów.

Usługi odbierania telefonów mogą również przynieść korzyści zapracowanym przedsiębiorcom lub freelancerom , którzy chcą zachować profesjonalny wizerunek.

Jeśli zastanawiasz się nad wynajęciem usługi odbierania telefonów, oto trzech najlepszych dostawców w Stanach Zjednoczonych.

Najlepsze usługi odbierania telefonów w USA

Trzy najpopularniejsze usługi odbierania telefonów w Stanach Zjednoczonych to VoiceNation, Answer Connect i Abby Connect. Przyjrzyjmy się bliżej planom cenowym każdego dostawcy, zaletom i wadom.

VoiceNation

VoiceNation to dostawca automatycznych sekretarek oferujący usługi wirtualnej recepcji, takie jak całodobowe odpowiadanie na żywo, przetwarzanie zamówień, łatanie połączeń i inne rozwiązania komunikacyjne dla firm.

VoiceNation umożliwia natychmiastową aktywację ich usługi po rejestracji, podczas gdy pozostała konfiguracja zajmuje około jednego dnia roboczego.

cennik

VoiceNation oferuje osiem planów usług, które obejmują firmy każdej wielkości, niezależnie od tego, czy potrzebujesz zasięgu przez 20 minut miesięcznie, czy 1000 minut lub więcej.

Oto podsumowanie każdego planu cenowego:

Wszystkie plany VoiceNation obejmują całodobowe odpowiadanie, niestandardowe skrypty, nieograniczoną liczbę użytkowników, dwujęzycznych operatorów, przetwarzanie zamówień i raporty.

Jedyną różnicą między planami jest to, że koszt dodatkowych minut jest różny dla każdego z nich.

Na przykład w ich 20-minutowym abonamencie, który obejmuje około 12-15 połączeń miesięcznie, każda dodatkowa minuta kosztuje 2,19 USD. Jednak w ich abonamencie 500-minutowym dodatkowe minuty kosztują tylko 1,99 USD.

Zalety

• Brak opłaty instalacyjnej : Żaden z planów nie ma opłaty instalacyjnej dla nowych kont.
• Dwujęzyczni operatorzy : Wszystkie plany VoiceNation obejmują dwujęzycznych operatorów telefonicznych.
• Bez dodatkowych opłat : VoiceNation nie pobiera dodatkowych opłat za połączenia świąteczne ani poza godzinami pracy.
• Odzyskiwanie po awarii : VoiceNation ma plan ciągłości biznesowej, aby utrzymać działalność firmy w przypadku klęsk żywiołowych.

Cons

• Menedżer sukcesu : Dedykowany menedżer sukcesu jest ograniczony do wyższych planów.
• Połączenia wychodzące : VoiceNation pobiera 10 centów za minutę połączeń wychodzących.

OdpowiedźPołącz

AnswerConnect to usługa automatycznej sekretarki, która zapewnia firmom wirtualnych recepcjonistów na żywo do obsługi połączeń i wiadomości 24/7.

W przeciwieństwie do innych usług telefonicznych z naszej listy, podstawowy pakiet AnswerConnect zaczyna się od 325 USD miesięcznie za 200 minut, co sprawia, że ​​AnswerConnect jest mniej odpowiedni dla małych firm , które nie potrzebują tak wielu minut zasięgu.

cennik

AnswerConnect ma trzy podstawowe plany usług , które wahają się od 325 do 475 USD miesięcznie.

Stamtąd reklamują 13 dodatkowych planów, które nazywają „Większymi planami” na swojej stronie internetowej. Większe plany obejmują do 100 000 minut zasięgu miesięcznie.

Oto podsumowanie każdego planu cenowego:

Wszystkie plany obejmują niestandardowe skrypty, odpowiadanie 24/7, wsparcie na czacie na żywo, planowanie spotkań oraz integrację kalendarza i CRM.

Zalety

• Integracje : AnswerConnect integruje się z popularnymi systemami CRM, takimi jak Salesforce, Zoho, Slack, Google Analytics i HubSpot.
• Połączenia wideo : AnswerConnect obsługuje połączenia wideo przez Teleport na wyższych planach.
• Sadzenie drzew : AnswerConnect sadzi jedno drzewo na klienta miesięcznie.

Cons

• Opłata instalacyjna : W przeciwieństwie do VoiceNation, AnswerConnect pobiera jednorazową opłatę instalacyjną w wysokości 49,99 USD we wszystkich planach z wyjątkiem planu Growth.
• Naliczanie 60-sekundowe : wszystkie połączenia są zaokrąglane do najbliższej minuty. Na przykład, jeśli połączenie trwa minutę i dwie sekundy, opłata zostanie naliczona za dwie minuty.
• Opłaty za usługi : Opłaty AnswerConnect za wsparcie dwujęzyczne, przekaz ustny na żywo i podpowiedzi głosowe.

Abby Połącz

Abby Connect to usługa odbierania telefonów z siedzibą w Las Vegas , która zapewnia dedykowany zespół wirtualnych recepcjonistów, którzy odpowiadają na Twoje połączenia i wiadomości na czacie na żywo.

Kilka funkcji Abby Connect obejmuje aktualizacje danych klienta, niestandardowe melodie i planowanie spotkań. Abby Connect posiada również funkcję „ciepłego transferu”, w ramach której recepcjonista podaje wszystkie szczegóły przed przekazaniem połączenia do klienta.

cennik

Abby Connect oferuje trzy plany miesięczne od 299 USD do 1199 USD. Oto podsumowanie każdego planu:

• Plan recepcjonisty 1 : 100 minut recepcjonisty za 299 USD miesięcznie.
• Plan recepcjonisty 2 : 200 minut recepcjonisty za 549 USD miesięcznie.
• Plan recepcjonisty 3: 300 minut recepcjonisty za 1199 USD miesięcznie.
• Czat na żywo plan 1 : 10 zaangażowanych czatów za 129 USD miesięcznie.
• Czat na żywo plan 2 : 30 zaangażowanych czatów za 299 USD miesięcznie.
• Czat na żywo plan 3 : 50 zaangażowanych czatów za 469 USD miesięcznie.
• Abby 10 Pakiet w pakiecie 1 : Twój plan recepcjonistki + 10 czatów na żywo za 99 USD. Oszczędzasz 30 dolarów miesięcznie.
• Abby 30 Pakiet w pakiecie 2 : Twój plan recepcjonistki + 30 czatów na żywo za 249 USD. Oszczędzasz 50 dolarów miesięcznie.
• Abby 50 Pakiet w pakiecie 3 : Twój plan recepcjonistki + 10 czatów na żywo za 399 USD. Oszczędzasz 70 dolarów miesięcznie.

Zalety

• Bezpłatny okres próbny : Abby Connect ma bezpłatny plan próbny na 14 dni.
• Niestandardowe wiadomości głosowe : Abby Connect oferuje niestandardowe rozwiązania poczty głosowej dla tych, którzy wolą je od wiadomości pisanych.
• Funkcja nagrywania rozmów : Masz możliwość dodania nagrywania rozmów do swojego konta.
• Dedykowany menedżer sukcesu : wszystkie plany są obsługiwane przez dedykowanego menedżera konta i zespół od pięciu do siedmiu wirtualnych recepcjonistów.
• Blokowanie połączeń : możesz blokować niechcianych rozmówców i spamerów, aby zaoszczędzić minuty.

Cons

• Dodatkowe opłaty za usługi 24/7 : Abby Connect pobiera dodatkową opłatę za korzystanie z ich usług poza godzinami pracy.
• 30-sekundowy przyrost : jeśli połączenie trwa minutę i 10 sekund, zostanie naliczona opłata za minutę i 30 sekund.
• Brak wtrącenia połączenia : Abby Connect nie pozwala na podsłuchiwanie rozmów na żywo między agentem automatycznej sekretarki a klientem.

Czy usługa odpowiadania na telefon różni się od call center?

Usługa automatycznej sekretarki skupia się głównie na zapewnieniu kontaktu telefonicznego z klientem, w tym na kierowaniu połączeń i odbieraniu wiadomości. Z drugiej strony centra obsługi telefonicznej mogą oferować dodatkową obsługę klienta.

Ogólnie rzecz biorąc, centra telefoniczne obsługują bardziej złożone potrzeby obsługi klienta, takie jak przetwarzanie zamówień, wsparcie techniczne i rozwiązywanie reklamacji. Mogą również korzystać z zaawansowanych narzędzi i oprogramowania do zarządzania interakcjami z klientami przez telefon, e-mail i czat na żywo.

Oto kilka innych różnic między usługą odpowiadania na telefon a centrum obsługi telefonicznej:

• Skrypty : centra obsługi telefonicznej często polegają na złożonych skryptach, dzięki którym ich przedstawiciele obsługi klienta mogą brzmieć jak skrypt, podczas gdy usługi odbierania telefonów używają prostych skryptów, aby zapewnić naturalnie brzmiące rozmowy z klientami.
• Czas trwania połączenia : Centra obsługi telefonicznej koncentrują się na obsłudze złożonych połączeń, które wymagają dużej uwagi przy długich rozmowach. Usługi odbierania telefonów traktują priorytetowo obsługę dużej liczby krótkich połączeń, które trwają od jednej do dwóch minut.
• Przekierowywanie połączeń : usługi automatycznej sekretarki przekierowują połączenia do odpowiedniej osoby, która ma obsłużyć zapytanie. Z kolei centra obsługi telefonicznej odbierają połączenia, odpowiadając na wszystkie pytania klientów i samodzielnie obsługując zgłoszenia.

Jak działają usługi odbierania telefonów?

Usługi odbierania telefonów działają poprzez zapewnienie osoby lub zespołu przeszkolonych operatorów , którzy odbierają połączenia zamiast Twojej firmy.

Oto jak zazwyczaj przebiega ten proces:

1. Przekierowanie linii telefonicznych : przekierowujesz swoje linie telefoniczne na numer telefonu automatycznej sekretarki.
2. Odbieranie połączeń : gdy przychodzi połączenie, operator odbiera połączenie, używając nazwy Twojej lub Twojej firmy i postępuje zgodnie z dostarczonymi przez Ciebie instrukcjami.
3. Filtrowanie połączeń : Operator sprawdza połączenie, aby określić jego ważność i upewnić się, że jest ono kierowane do właściwej osoby.
4. Przekazywanie połączeń : Jeśli połączenie jest pilne lub wymaga natychmiastowej uwagi, operator przekazuje połączenie do odpowiedniej osoby lub działu w Twojej firmie.
5. Kontynuacja : Usługa automatycznej sekretarki kontaktuje się z dzwoniącymi, aby upewnić się, że ich potrzeby są spełnione, a na ich pytania udzielono odpowiedzi.

Załóżmy, że prowadzisz sklep internetowy z ręcznie robioną biżuterią. Prowadzisz działalność jednoosobową, więc odpowiadasz za wszystko, od wykonania biżuterii po pakowanie i wysyłkę zamówień. Odpowiadasz również na zapytania klientów, w tym rozmowy telefoniczne.

Zauważasz, że odbieranie telefonów zajmuje dużo czasu i odwraca uwagę od innych ważnych zadań. Martwisz się również o nieodebrane połączenia, gdy jesteś zajęty lub robisz sobie przerwę.

Tutaj może pomóc usługa odpowiadania na telefon. Pozwala skupić się na pracy, nie martwiąc się, że przegapisz ważne połączenia lub zostaniesz przerwany przez te, które nie są pilne.

Operatorzy automatycznych sekretarek odbierają wiadomości, przesyłają pilne zapytania e-mailem lub SMS-em oraz dostarczają podstawowych informacji biznesowych, takich jak godziny otwarcia sklepów i zasady zwrotów.

To nie tylko oszczędza Twój czas, ale także pomaga utrzymać profesjonalny wizerunek Twojej firmy.

Jak widać, automatyczna sekretarka zapewnia skuteczny sposób zarządzania połączeniami przychodzącymi przy jednoczesnym uniknięciu kosztów obsługi klienta, które wiążą się z zatrudnieniem dodatkowego personelu lub inwestycją w drogie systemy telefoniczne.

Powody korzystania z usługi odbierania telefonów

Usługa odpowiadania na telefon może zapewnić spójną i profesjonalną obsługę połączeń, zaoszczędzić czas i pieniądze oraz poprawić jakość obsługi klienta poza godzinami pracy.

Oto kilka powodów, dla których warto rozważyć skorzystanie z automatycznej sekretarki:

Każde połączenie jest odbierane

Główną zaletą korzystania z automatycznej sekretarki jest to, że wszystkie połączenia są odbierane niezależnie od godziny i głośności połączenia.

Pomaga to budować lojalność i zaufanie klientów , którzy cenią sobie wygodę rozmowy z operatorem na żywo w dowolnym momencie.

Ich usługi są dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, co jest idealne dla firm z międzynarodową bazą klientów, ponieważ klienci mogą dzwonić z różnych stref czasowych.

Ponadto posiadanie żywej osoby do obsługi połączeń przychodzących może również pomóc w zapobieganiu przegapieniu okazji sprzedaży, ponieważ klienci, którzy nie mogą się połączyć z Twoim sklepem, mogą zamiast tego skontaktować się z konkurencją.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Zlecając odbieranie połączeń dedykowanemu zespołowi, możesz uwolnić swój personel, aby mógł skupić się na innych ważnych zadaniach, takich jak realizacja zamówień i marketing.

Jest to szczególnie cenne dla małych firm e-commerce o ograniczonych zasobach.

Niektóre usługi pobierają stałą miesięczną opłatę, podczas gdy inne naliczają opłatę za połączenie lub minutę, więc możesz wybrać plan, który pasuje do Twojego budżetu i wymagań dotyczących użytkowania.

Pomaga skalować Twój biznes

Outsourcing odbierania połączeń do usługi odbierania telefonów może pomóc w skalowaniu sklepu internetowego , gdy skupisz się na rozwoju firmy.

Według badania przeprowadzonego przez firmę Usabilla, większość klientów woli, aby ich telefony odbierał prawdziwy człowiek zamiast robotów lub automatycznych asystentów.

Bez względu na to, jak szybko rozwija się Twoja firma, możesz oferować poziom obsługi osobistej, który pomoże zbudować lojalność i zaufanie klientów.

Błędy, których należy unikać, wynajmując usługę odbierania telefonów

Wynajmując usługę odpowiadania na telefon, należy unikać typowych błędów, takich jak zatrudnianie usługi z niewielkim lub żadnym doświadczeniem w branży, ograniczonymi godzinami pracy i brakiem dwujęzycznych agentów.

Brak doświadczenia w branży e-commerce

Dostawca usługi odbierania telefonów może nie być w stanie zaoferować wymaganego poziomu wsparcia, co prowadzi do złej obsługi klienta.

Na przykład, jeśli klient zadzwoni do internetowego sklepu odzieżowego, a operator nie zna terminologii branżowej, klient może stracić zaufanie do Twojej firmy.

Może to spowodować, że anulują zakup i zamiast tego przeniosą swoją działalność gdzie indziej.

Dlatego tak ważne jest, aby wybrać doświadczoną w branży usługę odbierania telefonów, która rozumie Twoje specyficzne wymagania i może zapewnić obsługę klienta na najwyższym poziomie.

Brak agentów dwujęzycznych

Wynajęcie usługi sekretarki telefonicznej bez dwujęzycznych agentów może być kosztownym błędem, jeśli masz zróżnicowaną bazę klientów.

Na dzisiejszym globalnym rynku ważne jest, aby mieć agentów, którzy mówią więcej niż jednym językiem, aby zaspokoić potrzeby klientów , którzy wolą komunikować się w swoim ojczystym języku. Brak dwujęzycznych agentów może prowadzić do nieporozumień, frustracji i utraty interesów.

Na przykład, jeśli sprzedajesz produkty kosmetyczne klientom w Kanadzie, zatrudnianie wyłącznie anglojęzycznych agentów może prowadzić do utraty sprzedaży przez klientów francuskojęzycznych.

Podobnie sklepy internetowe z siedzibą w USA powinny szukać dostawców biegle posługujących się językiem angielskim i hiszpańskim.

Brak realistycznych oczekiwań

Ważne jest, aby mieć realistyczne oczekiwania co do tego, co mogą, a czego nie mogą robić agenci automatycznej sekretarki.

Niektórzy właściciele firm oczekują, że usługa całkowicie obsłuży wszystkie zapytania klientów, co może nie być wykonalne w zależności od złożoności pytań.

Powinieneś przedstawić swoje oczekiwania usługodawcy i wspólnie opracować plan , który spełni Twoje potrzeby.

Na przykład możesz chcieć, aby usługa obsługiwała podstawowe zapytania, takie jak czas wysyłki, ale w przypadku skomplikowanych pytań lub pomocy technicznej najlepszym rozwiązaniem może być przekierowanie połączenia do specjalisty w Twojej firmie .

Końcowe przemyślenia

Wybór odpowiedniej usługi odbierania telefonów może znacznie zmniejszyć obciążenie pracą i poprawić jakość obsługi klienta.

Do wyboru jest kilka usług odbierania telefonów, z których każda ma swoje mocne i słabe strony. Wybierz usługodawcę, który spełni Twoje potrzeby, bez względu na to, czy szukasz całodobowej pomocy technicznej, dwujęzycznych agentów, czy specjalistycznej wiedzy branżowej.

Mając po swojej stronie odpowiednią automatyczną sekretarkę, możesz skierować swoją uwagę na rozwój firmy , jednocześnie dbając o dobrą obsługę klientów.