7 maiores vantagens de usar um software de contabilidade online

Você calcula o tempo que investe na gestão do departamento de contas do seu negócio? A contabilidade para pequenas empresas pode se tornar um processo complexo e demorado. Com o crescimento das empresas as normas contábeis também se tornaram difíceis e cansativas. Como outros operadores de negócios, você deve ter mantido uma planilha para rastrear suas finanças e transações contábeis. Isso é bom para começar, mas à medida que sua empresa se desenvolve, isso se torna um desafio, pois a contabilidade manual pode ser imprecisa e demorada.

Entendendo o software de contabilidade

O software de contabilidade ajuda a automatizar as etapas do ciclo contábil enquanto você pode investir seu tempo em coisas mais importantes. O software é capaz de categorizar transações finais e registrá-las. Ele também permite que você pague contas às vezes, compartilhe faturas de clientes, opere relatórios padrão por meio da plataforma e gerencie folhas de pagamento.

Existem vários softwares de contabilidade, dependendo dos tipos de negócios que você administra. Grandes empresas ou negócios usam software personalizado ou software ERP (planejamento de recursos empresariais), enquanto outros podem usar serviços financeiros modernos ou integradores de sistemas de tecnologia da informação. Eles mantêm o procedimento contábil funcionando sem problemas. No mundo da digitalização, o desenvolvimento de software tornou-se uma parte crítica dos negócios modernos. Essas empresas estão invariavelmente procurando maneiras renovadas de adquirir soluções de desenvolvimento de software personalizadas.

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Principais vantagens de usar um software de contabilidade online

O software de contabilidade em nuvem ou software de contabilidade personalizado é uma ferramenta online para ajudar contadores, contadores ou gerentes de negócios a automatizar ou gerenciar transações contábeis para qualquer empresa. O software de contabilidade ajuda você a automatizar tarefas dentro do procedimento de contabilidade. Considerando as startups, o preço dos pacotes de software de contabilidade e o processo necessário para configurá-los podem ser assustadores.

Se você estiver fazendo um lançamento de dados ou diário, o processo pode ser automatizado usando o software. Toda vez que você faz um pagamento pela conta bancária da sua empresa, ele pode ser facilmente automatizado por software. Enquanto você segue estes, você deve saber que existem certas vantagens associadas ao software de contabilidade. Entre eles, os principais estão listados abaixo.

1. Colaboração fácil

Com a contabilidade na nuvem, suas colaborações ficam mais fáceis. Você se lembra de quando precisava fazer edições em sua planilha com mais frequência, como era difícil a contabilidade manual? Depois disso, você precisava salvá-lo em uma unidade externa USB e depois passá-lo para seus respectivos colegas. Um método tão demorado, agitado e desatualizado de rastrear transações financeiras. Bem, esses tempos se foram agora.

Com o software de contabilidade em nuvem, ficou mais fácil e conveniente para todos acessar a contabilidade em tempo real e processar dados financeiros. Isso só precisa que seus funcionários façam login em seus computadores e desempenhem suas funções ali mesmo. Isso economiza tempo e esforço e permite que vários usuários operem com dados contábeis semelhantes. Além disso, o software de contabilidade online permite operar com vários níveis em diferentes usuários. Você pode personalizar as permissões dessa maneira definindo um padrão de contabilidade ou recursos de contabilidade que um usuário deve executar.

2. A automação economiza tempo

Assim como a instalação de qualquer outro software, a configuração do software de contabilidade também requer tempo e esforço. Mas, novamente, isso se torna um investimento único, pois economiza seu tempo em uma noção de longo prazo. Pense na carga de trabalho de um contador ou guarda-livros, o tempo e a energia que eles investem na contabilidade manual são realmente agitados e complicados. Alguns dos trabalhos até se tornam repetitivos. Por exemplo, fazer faturas de vendas, enviar lembretes de pagamento atrasado e rastrear transações são trabalhos repetitivos que devem ser executados manualmente.

Todo esse trabalho pode ser eliminado com a incorporação de software de contabilidade. Ele não apenas elimina o trabalho manual, mas também economiza muito tempo, pois a maioria das etapas envolvidas em um ciclo contábil pode ser coberta pelo software.

“Para iniciantes, você pode começar criando lançamentos no diário, seguido pela integração direta de sua conta bancária com seu software. Isso o ajudará a manter um registro oportuno de cada pagamento feito ou recebido, pois seria atualizado automaticamente no diário.” – como sugerido por Peter Lee em um de seus recentes comunicados à imprensa. Peter é o atual CEO da Info-Tech e tem vasta experiência em software empresarial.

Você também pode aproveitar coisas como relatórios financeiros automáticos, não baixar arquivos CSV ou configurar pagamentos automatizados para traders. Mas você precisa ter em mente que nem todos os softwares fornecem o mesmo nível de automação. Faça uma pesquisa de mercado adequada e, em seguida, obtenha o melhor software de contabilidade para sua empresa que atenda às suas preferências.

3. Acessibilidade universal de dados

Esta é a vantagem mais óbvia de usar um software de contabilidade online sobre um método de contabilidade tradicional ou manual. Ele permite que você acesse seus dados em qualquer lugar, a qualquer hora e de qualquer meio que você deseja operar. Seu software de contabilidade online pode ser usado em qualquer dispositivo móvel, PC, laptop ou tablet. Tudo o que você precisa é de um dispositivo conectado à internet.

Um negócio tem toneladas de vantagens, seja de qualquer tamanho. Por exemplo, as faturas podem ser criadas e enviadas diretamente do dispositivo. Gerar, revisar ou baixar relatórios e demonstrativos financeiros é possível com um clique. Seu contador ficará aliviado, pois ele não precisa preparar o registro três dias antes de sua mesa, ele pode fazê-lo instantaneamente com sistemas informatizados, basta fazer login na plataforma e navegar até encontrar a seção financeira e baixar o extrato que procura por.

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4. Maior precisão na contabilidade

O software de contabilidade permite que você dê adeus aos erros que você costuma cometer ao fazer a contabilidade manual. A contabilidade online garante que todos os seus registros sejam devidamente organizados e mantidos com precisão. Você se lembra de como perdeu seu tempo calculando suas transações financeiras e não entendendo por que o balanço patrimonial não correspondia? Aqui, a precisão é devidamente cuidada e seus tempos difíceis são eliminados.

O software de contabilidade na nuvem equilibra seus novos lançamentos contábeis e, caso algo dê errado, ele destacará o erro potencial e o corrigirá. O melhor é que você seja notificado sobre todas as ações que o software de contabilidade realiza para você. Este é um exemplo vivo de como o software de contabilidade ajuda você a manter a precisão dos dados e mantém seus registros financeiros devidamente atualizados.

Qualquer erro associado à atualização dos dados também pode ser evitado pelo software de contabilidade. Se você estiver trabalhando em uma planilha que foi alterada muito antes, mas a versão atualizada nunca apareceu em sua planilha, que perda de tempo e energia isso seria. Com o software de contabilidade, isso é eliminado. Para resumir, ele garante que todos os seus registros e transações financeiras sejam mantidos com precisão e organizados adequadamente.

5. Segurança aprimorada

As plataformas online estão relacionadas a inseguranças e ameaças cibernéticas indesejadas, mas a contabilidade na nuvem é um desses softwares que garante que todos os seus dados estejam protegidos e protegidos. Suas informações são cobertas e protegidas com criptografias e algoritmos de ponta que são quase impossíveis de decifrar. Armazenar seus registros online com o software é muito mais seguro do que armazená-los nas prateleiras do escritório.

Uma das melhores coisas é que os dados não são apenas mantidos seguros e protegidos, mas também são sincronizados regularmente para que você não perca nenhum dado novo. Os sistemas de contabilidade baseados em desktop precisavam de backups regulares, ao contrário de um sistema de contabilidade em nuvem, que nunca armazena dados em um disco rígido. Os discos rígidos podem ser delicados e são facilmente destruídos ou corrompidos, tornando-os inutilizáveis. Isso resulta em planos de recuperação de desastres que são altamente caros e demorados.

O sistema de contabilidade online assume todas as responsabilidades de você e as executa com diligência. Você não precisa fazer backup de seus dados aqui, o sistema faz isso para você.

6. Econômico e econômico

A primeira pergunta que surge após a leitura do título é como o software pago é econômico e econômico? Você tem a resposta para isso. O software de contabilidade online economiza tempo e energia, conforme mencionado anteriormente. Em média, economiza 300 horas regulares para o seu negócio em um ano. Para ser preciso, perda de tempo de coisas, incluindo trabalho repetitivo, criação manual de registros e relatórios financeiros, correção de erros contábeis e muito mais.

Se você observar os custos de forma eficaz, um software de contabilidade custa entre US$ 10 e US$ 50 por mês, então ele se paga economizando ainda mais. Se você comparar o software de contabilidade on-line com o ERP, verá a relação custo-benefício. É uma das melhores maneiras de economizar os fundos do seu negócio e utilizá-los para melhores propósitos.

7. Profissionalismo aprimorado

Assim que seu negócio começar a progredir, você começará a receber solicitações de respostas financeiras externamente. Para atender a essas solicitações, você precisa de profissionalismo em sua abordagem. Ao negociar com investidores, você não pode oferecer a eles uma demonstração financeira não profissional. O software de contabilidade faz isso para você, informatiza seus registros financeiros e prepara uma declaração profissional bem elaborada, formatada e profissional para você. Esses formatos são padronizados e apresentados em um formato de fácil download.

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Conclusão

Em conclusão, para eliminar problemas financeiros e contábeis, as empresas incorporam softwares de contabilidade para tornar seus dados mais precisos e transformá-los em uma abordagem mais fácil. É aí que entra a importância do software de contabilidade. À medida que o negócio avança, você percebe a necessidade de criar mais faturas, criar demonstrações financeiras e criar novos lançamentos contábeis. Por isso, para improvisar e agir, as empresas modernas passam a utilizar softwares contábeis como meio de gerenciar sua contabilidade. Existem muitas vantagens associadas ao software de contabilidade, algumas das quais são abordadas no artigo.