Como funciona a dedução do imposto de milhagem?

Embora seja fácil evitar sequer pensar no tempo do imposto, a preparação adequada é fundamental para maximizar suas deduções e reduzir sua responsabilidade fiscal. Uma dedução que pode economizar centenas – ou mais! - esta temporada fiscal é a dedução do imposto de milhagem.

Neste post, vamos detalhar essa dedução crucial para ajudá-lo a determinar se você se qualifica, como rastrear com precisão sua milhagem, os dois métodos para calcular sua dedução e muito mais. Continue lendo para saber mais e ajudar a aliviar o estresse da próxima temporada de impostos.

O que é a dedução do imposto de milhagem?

Qual é a dedução do imposto de milhagem e qual a importância disso para o seu negócio? A dedução do imposto de milhagem é uma dedução que você pode reivindicar em sua declaração de imposto se atender a condições específicas e usar um veículo para fins comerciais.

Se você dirigir um veículo para fins comerciais (como ir do escritório para uma reunião externa com um cliente), poderá deduzir sua milhagem da declaração de imposto de renda. Você também pode se qualificar para uma dedução por milhas percorridas em consultas médicas ou para realizar trabalho voluntário.

Como funciona a dedução do imposto de milhagem?

Como você pode esperar, uma das maiores dúvidas de um empresário se viaja muito é: “Como funciona a dedução do imposto de milhagem?” Qualquer contribuinte autônomo ou proprietário de uma pequena empresa sabe a importância das deduções, e a dedução do imposto de milhagem é grande. Isso vale especialmente para os contribuintes que dirigem longas distâncias ou viajam para clientes muitas vezes para fins comerciais qualificados.

A dedução do imposto de milhagem é calculada multiplicando a milhagem qualificada pela taxa anual definida pela Receita Federal. A taxa de milhagem padrão do IRS para o ano fiscal de 2021 é de US$ 0,56/milha. Para viagens qualificadas para consultas médicas, a taxa é de US$ 0,16/milha. Para trabalho voluntário, a taxa é de US$ 0,14/milha. Essa taxa muda a cada ano, portanto, certifique-se de usar as taxas atuais se optar por essa dedução.

Embora este seja o método padrão de dedução do imposto de milhagem, você pode optar por usar o método de despesas reais. Em vez de rastrear a quilometragem, você poderá amortizar as despesas reais do veículo associadas ao seu negócio. Vamos mergulhar mais nesses dois métodos, então continue lendo.

Eu me qualifico para a dedução do imposto de milhagem?

Nos anos anteriores, muitos funcionários podiam aproveitar a dedução do imposto de milhagem para reduzir sua responsabilidade fiscal. No entanto, a aprovação dos Tax Cuts and Job Acts de 2017 mudou isso para muitas pessoas, fazendo com que apenas os trabalhadores autônomos e empregados em setores específicos pudessem aproveitar essa dedução.

Você pode solicitar a dedução do imposto de milhagem em sua declaração de imposto de renda se uma das seguintes condições se aplicar:

• Você possui um pequeno negócio
• Você é autônomo e apresenta um Anexo C ou Anexo F
• Você é um contratante independente
• Você dirige para um serviço de carona
• Você está viajando para trabalho voluntário
• Você está viajando para consultas médicas
• Você é um artista qualificado
• Você trabalha como funcionário do governo pago
• Você é um reservista nas forças armadas
• Você é um militar da ativa que tem despesas de mudança associadas a uma mudança permanente de estação

Além disso, você também precisará determinar o que conta como milhagem de negócios. A seguinte quilometragem é dedutível :

• Deslocamento da loja, escritório ou outro tipo de local de negócios para outros locais relacionados aos negócios (por exemplo, viajar para a casa ou local de trabalho de um cliente para fins comerciais)
• Viaje de sua casa para outro local comercial se você trabalhar em um escritório doméstico
• Para motoristas de carona compartilhada, viagens feitas entre sua primeira parada de negócios e a última parada

A seguinte quilometragem não é dedutível :

• Viaje de sua casa para sua loja, escritório ou outro local comercial
• Para motoristas de transporte compartilhado, a viagem de sua casa até sua primeira parada e a viagem de sua última parada de negócios até casa

Como acompanhar a dedução do imposto de milhagem em 5 etapas

A dedução do imposto de milhagem é apenas uma das maneiras de reduzir sua responsabilidade fiscal. Se você nunca reivindicou essa dedução antes, comece aqui com estas cinco etapas fáceis para rastrear e reivindicar a dedução do imposto de milhagem em sua declaração de imposto de renda.

Etapa 1: determinar se você se qualifica para a dedução do imposto de milhagem

Antes de reivindicar a dedução do imposto de milhagem em sua declaração de imposto, primeiro você deve determinar se se qualifica para essa dedução. As deduções fiscais de milhagem podem ser reivindicadas por proprietários de pequenas empresas, autônomos, contratados independentes (incluindo motoristas de compartilhamento de viagens), reservistas, artistas qualificados, certos funcionários do governo e indivíduos que viajam para trabalho voluntário ou consultas médicas.

Se você não tiver certeza se se qualifica, converse com um contador ou profissional de impostos sobre sua situação específica.

Etapa 2: escolha um método para registrar sua milhagem

Existem várias maneiras de rastrear e registrar sua milhagem para fins fiscais. Um registro de quilometragem tradicional, seu software de contabilidade ou até mesmo um aplicativo de smartphone podem ser usados ​​para rastrear sua quilometragem ao longo do ano. Softwares como o QuickBooks Self-Employed facilitam o rastreamento da quilometragem.

Não importa qual método você escolha, certifique-se de registrar a leitura do hodômetro do seu veículo no início e no final do ano. Além disso, certifique-se de acompanhar com precisão a milhagem pessoal/empresarial e manter seus registros atualizados.

Etapa 3: documente sua milhagem ou despesas

Depois de determinar como você registrará sua milhagem, certifique-se de manter seus registros atualizados ao longo do ano. Isso garante que você calcule com precisão sua milhagem, diferencie facilmente entre viagens pessoais e de negócios e aproveite ao máximo a dedução de milhagem. Você também ficará feliz por ter mantido registros atualizados no caso de uma auditoria fiscal do IRS.

Em seu registro de milhagem, software ou aplicativo, registre as seguintes informações para cada viagem:

• Iniciar/terminar as leituras do hodômetro
• Local de início/fim
• Propósito da viagem
• Quilometragem total da viagem

Este método deve ser usado se você planeja reivindicar a taxa de milhagem padrão. Se você planeja usar as despesas reais do carro para sua dedução de impostos, precisará manter os recibos e documentos relacionados às suas despesas anuais com o veículo (ou seja, reparos e seguro do carro). Falaremos mais sobre quilometragem padrão versus despesas reais do carro mais adiante neste post.

Etapa 4: arquivar os formulários fiscais corretos

Manter e manter bons registros torna mais fácil chegar a hora do imposto, mas você também precisará garantir que está preenchendo os formulários fiscais adequados com o seu retorno. Aqui está um detalhamento de qual formulário você precisará usar para reivindicar sua dedução de milhagem:

• Autônomos, proprietários de empresas e motoristas de transporte compartilhado: a dedução de milhagem é reivindicada em seu Anexo C.
• Reservistas, artistas performáticos e funcionários públicos pagos: Informe suas milhas no Formulário 2106: Despesas Comerciais do Funcionário.
• Voluntários: A milhagem qualificada será incluída como parte de suas deduções de caridade. Isso só está disponível para aqueles que estão reivindicando deduções detalhadas.
• Consultas médicas: A milhagem qualificada será incluída como parte de suas deduções médicas. Isso só está disponível para aqueles que estão reivindicando deduções detalhadas.

Dependendo do formulário que você arquivar, pode ser necessário incluir informações adicionais sobre o veículo usado, como a data em que foi colocado em serviço.

Etapa 5: mantenha seus registros

Depois de registrar sua devolução, pode ser necessário enviar documentação ao IRS para verificar sua milhagem. Por isso, você deve manter seus registros por no mínimo três anos . Certifique-se de separar seus registros, recibos e outras documentações para cada ano fiscal para se manter organizado.

Se você achar que seus registros estão ocupando muito espaço, considere digitalizar seus documentos, usar software de contabilidade com rastreamento de milhagem integrado ou usar outra forma de armazenamento baseada em computador para anos fiscais futuros.

Devo usar o método de dedução do veículo de despesas reais em vez disso?

Existem duas deduções de veículos diferentes que você pode escolher para reduzir sua responsabilidade fiscal: a dedução de milha padrão e o método de despesas reais. Você só pode escolher um, por isso é importante que você faça a escolha certa para aproveitar ao máximo sua dedução. Continue lendo para saber mais sobre essas deduções e como você pode determinar qual é a melhor para o seu negócio.

Despesas Reais VS Dedução de Milha Padrão

Com a dedução de quilometragem padrão, você pode deduzir uma taxa definida por quilômetro quando um veículo é usado para fins comerciais. Esta taxa muda a cada ano e é publicada no site do IRS. Você deve possuir ou alugar o veículo para o qual está reivindicando a dedução padrão. A quilometragem deve ser rastreada usando um registro de quilometragem.

A dedução de milhas padrão é fácil de calcular, razão pela qual muitos contribuintes optam por usar essa opção. No entanto, em alguns casos, você pode não conseguir usar a dedução de milhas padrão. De acordo com o IRS, você não poderá usar esta opção se qualquer um dos seguintes se aplicar:

• Sua empresa usa cinco ou mais carros ao mesmo tempo
• Você reivindicou uma dedução de depreciação para o carro usando qualquer método diferente de linha reta
• Você reivindicou uma dedução da Seção 179 no carro
• Você reivindicou o subsídio de depreciação especial no carro
• Você reivindicou despesas reais após 1997 para um veículo alugado

Para usar o método padrão, você deve usá-lo no primeiro ano em que seu carro for colocado em serviço para sua empresa . Nos anos seguintes, você pode continuar usando a dedução de milhagem padrão ou pode mudar para o método de despesas reais.

Se você optar por usar a dedução padrão para um veículo alugado, deverá continuar a usar a dedução padrão pela duração do seu aluguel , incluindo todas as renovações.

Você pode decidir que a dedução de despesas real é a melhor opção para o seu negócio. Alguns proprietários de empresas também não se qualificam para usar a dedução padrão (como empresas com uma frota de veículos), portanto, devem usar a dedução de despesas real.

Em vez de receber uma taxa fixa para as milhas percorridas, esta dedução permite-lhe amortizar as despesas necessárias à operação de um veículo para fins comerciais. Esses incluem:

• Gás
• Óleo
• Reparos
• Seguro
• Taxas de licença
• Taxas de registro
• Depreciação do veículo

Esse método pode exigir mais manutenção de registros, mas pode resultar em uma dedução maior do que usar a taxa de milhagem padrão.

Uma coisa importante a notar é que, se você optar por usar a dedução de despesas reais, terá que continuar usando esse método para cada ano em que o veículo estiver sendo usado para o seu negócio.

Se você não tiver certeza de qual método é melhor para você, use as instruções do formulário de imposto do IRS ou calculadoras on-line para determinar qual oferece a dedução maior.

Como acompanhar a dedução do veículo de despesas reais

Se você decidir usar a dedução das despesas reais do veículo, precisará rastrear as despesas do veículo. Se o veículo for usado para uso comercial e pessoal, você só poderá deduzir as despesas associadas ao uso comercial do veículo.

Você pode usar um registro de quilometragem para determinar com que frequência o veículo é usado para fins fiscais. Você também precisará guardar todos os recibos e documentos relacionados a quaisquer despesas do veículo.

Além disso, você vai querer manter os recibos de estacionamento e taxas de pedágio. Essas despesas podem ser dedutíveis em outro lugar em sua declaração de imposto. Isso se aplica mesmo quando você usa a dedução de milhagem padrão.

A linha inferior em reivindicar deduções fiscais de quilometragem e veículo

Se você é proprietário de uma pequena empresa em tempo integral ou trabalha como freelancer, fazer seus impostos pode ser estressante. Uma maneira de aliviar um pouco esse estresse do tempo de impostos é reduzir sua responsabilidade fiscal com créditos e deduções, como as deduções de milhagem de despesas padrão ou reais. E não pare por aí. Tire o máximo proveito de sua declaração de imposto, verificando nossa lista completa de deduções fiscais para pequenas empresas que podem beneficiar sua empresa.

Boa sorte!

Perguntas frequentes sobre deduções fiscais de milhagem