Ce este blocarea timpului? Un ghid pentru începători

Fie că este vorba de întâlniri improvizate, de colegi care ne-au întrerupt atenția sau de fluxul nesfârșit de e-mailuri care inundă, a rămâne pe drumul cel bun și a controla programele noastre poate fi imposibil.

De aceea, tehnicile de management al timpului au devenit din ce în ce mai populare în ultimii ani. În cultura noastră digitală „întotdeauna activă”, cei mai mulți dintre noi trăim într-o stare de distragere constantă a atenției. Pentru a putea funcționa așa cum ne dorim, trebuie să implementăm o structură reală, tangibilă. Și dintre multele sisteme de management al timpului despre care se vorbește chiar acum, blocarea timpului ar putea fi cea care ne poate schimba cel mai semnificativ viața în bine.

Dar ce este exact blocarea timpului și cum o putem folosi pentru a lucra mai inteligent?

Ce este blocarea timpului?

Blocarea timpului este un sistem de gestionare a timpului care îți împarte ziua în unități finite. Aceasta implică planificarea zilei în avans și alocarea unor anumite porțiuni de timp anumitor sarcini, de exemplu 20 de minute pentru e-mail, 30 de minute pentru întâlniri, două ore pentru lucru profund etc.

Durata de timp pe care o aloci depinde de tine – iar Elon Musk și Bill Gates sunt doar două exemple de oameni care preferă să lucreze în perioade mai scurte de timp; ambii sunt fani ai micro-programării , ceea ce înseamnă să-și planifice ziua în blocuri de cinci minute. Având în vedere productivitatea destul de legendară a ambilor magnați, cinci minute s-ar putea să nu fie suficiente pentru cei mai mulți dintre noi pentru a ne aborda e-mailul, dar puteți utiliza acest sistem într-un mod care vi se potrivește, responsabilităților și capacităților dumneavoastră.

Momentul de blocare a timpului este că vă permite să lucrați fără întrerupere sau ezitare și să vă asigurați că totul se face cu adevărat. Cât de des ați fost cufundat într-o sarcină importantă, dar ați fost distras de căsuța de e-mail ping și apoi v-ați pierdut tot impulsul și concentrarea? De asemenea, este ușor să devii prea absorbit de o sarcină până în punctul în care începi să neglijezi alte sarcini.

În cele din urmă, pentru că nu poți deveni un pustnic digital și nu poți închide în întregime lumea exterioară, blocarea timpului vă permite să creați timpul și spațiul de care aveți nevoie pentru a rămâne concentrat și pentru a finaliza lucrurile.

De ce este eficientă blocarea timpului?

Există mai multe motive pentru care blocarea timpului este atât de eficientă, dar se reduce în esență la faptul că acest mod de lucru este conceput special pentru concentrare.

Dacă sunteți familiarizat cu conceptul de Legea Parkinson, veți ști că munca pe care trebuie să o facem se extinde pentru a se potrivi cu timpul în care trebuie să o facem. Deci, dacă aveți șase ore pentru a scrie un articol, va dura ai șase ore pentru a-l termina – când poate ți-ar fi trebuit doar patru, sau chiar trei. Motivul pentru aceasta este că umplem timpul suplimentar cu amânări, schimbarea contextului sau încercarea de a face mai multe sarcini, ceea ce studiile sugerează că ne poate dăuna creierului și carierei, precum și productivității.

Dar să aruncăm o privire mai atentă la motivul pentru care blocarea timpului funcționează atât de bine.

Blocarea timpului promovează munca profundă

Programându-ți ziua într-o manieră atât de detaliată, poți să te concentrezi doar pe sarcina în mână – și fără întreruperi constante sau schimbare de context, poți face mult mai mult. Unul dintre cei mai mari susținători ai blocării timpului este Cal Newport, autorul cărții Deep Work și guru global al productivității.

Deși ați putea crede că este contraproductiv să petreceți atât de mult timp planificându-vă programul decât să mergeți doar la muncă, Newport spune că este adevărat opusul:

„Generează o cantitate masivă de productivitate. O săptămâna de lucru blocată de 40 de ore, estimez, produce aceeași cantitate de rezultate ca o săptămână de lucru de peste 60 de ore desfășurată fără structură.”

Acest lucru se datorează faptului că blocarea timpului promovează munca profundă mai mult decât orice altă tehnică de gestionare a timpului. Când aveți o anumită perioadă de timp pentru a lucra la o singură sarcină, vă puteți dedica toată atenția acesteia, în loc să săriți de la o sarcină la alta. Și când ajungeți la o stare de flux, veți descoperi că puteți face mult mai multe - și probabil că totul se va simți mult mai ușor.

S-ar putea să nu-ți dai seama, dar de fiecare dată când îți întrerupi concentrarea și îți îndrepți atenția către altceva, suferi de ceva numit „reziduu de atenție” – când capacitatea ta de a te concentra se diluează încet pe măsură ce schimbi contextul pe parcursul zilei. Studiile arată că de fiecare dată când devii distras, durează aproximativ 25 de minute pentru a reveni pe drumul cel bun .

Blocarea timpului nu numai că promovează munca profundă, ci protejează și împotriva schimbării contextului și, în cele din urmă, ne permite să dezvoltăm abilitățile necesare pentru o muncă profundă de succes.

Blocarea timpului vă ajută să faceți o muncă cu valoare redusă

Pentru cei mai mulți dintre noi, munca superficială cu valoare redusă este o parte necesară a muncii. Dar are, de asemenea, o modalitate de a prelua controlul zilei – iar existența într-o stare constantă de ocupat nu este utilă pentru productivitatea ta, cu atât mai puțin pentru bunăstarea mentală sau sănătatea fizică .

Sarcini cum ar fi răspunsul la e-mailuri, participarea la întâlniri de recuperare, efectuarea de apeluri telefonice și răspunsul colegilor prin intermediul instrumentelor de chat pot fi un ciclu nesfârșit – dar, deși aceste sarcini pot fi urgente, rareori sunt utile atunci când vine vorba de a-ți realiza propriul timp. -obiective pe termen. Și dacă ați petrecut vreodată o zi întreagă lucrând superficial, probabil veți ști că vă poate lăsa să vă simțiți epuizat și stresat... dar și ca și cum nu ați obținut nimic valoros.

Deoarece este atât de dificil să ajungi la statutul legendar al căsuței primite zero , sau să fii 100% la curent cu toate răspunsurile și stările sarcinilor colegilor, nu ar trebui să pierzi timp prețios încercând să faci asta. În schimb, ar trebui să alocați o perioadă de timp pentru a vă arăta munca superficială, iar când expiră acel timp, pur și simplu vă opriți – chiar dacă nu ați terminat totul.

În plus, programându-vă împreună toate lucrările superficiale, puteți intra în spațiul de cap potrivit pentru acest tip de muncă și puteți trece mai eficient. Apoi te poți relaxa, știind că ți-ai protejat o bună parte din zi pentru a lucra la lucrurile care contează cu adevărat.

Blocarea timpului vă ajută să utilizați timpul mai intenționat

Un alt avantaj puternic al blocării timpului este că îți oferă o perspectivă asupra unde se duce cu adevărat timpul tău. Majoritatea dintre noi nu sunt grozavi la gestionarea timpului. De asemenea, avem tendința să subestimăm extrem de cât timp pierdem verificând rețelele sociale, citind e-mailuri sau pur și simplu ne distram de viața de zi cu zi.

De asemenea, avem obiceiul de a subestima cât de mult vor dura sarcinile – indiferent de câte ori ne-am chinuit să respectăm aceleași termene în trecut! Acest fenomen se numește eroare de planificare și poate cauza probleme serioase.

Dar când folosești blocarea timpului, ești forțat să devii mai conștient de unde se duce cu adevărat timpul tău, ceea ce îți permite să devii mai intenționat cu privire la modurile în care vrei să-l folosești. Nu vrei să petreci două ore într-un ciclu de e-mailuri dus-întors? Programează-ți doar 10 minute. Vrei să găsești spațiu pentru a lucra la lucrurile care înseamnă de fapt ceva pentru tine? Creșteți spațiul din calendarul dvs. și apoi asigurați-vă că protejați acel spațiu în mod agresiv.

Blocarea timpului vă ajută să vă atingeți obiectivele

Blocarea timpului nu funcționează doar pe termen scurt, ajutându-vă să lucrați așa cum doriți în fiecare zi; de asemenea, vă permite să vă atingeți obiectivele pe termen lung. Indiferent de cât de entuziasmat sunteți să scrieți liste de sarcini și să tăiați sarcini, cercetările arată că 41% dintre sarcinile de făcut nu sunt niciodată finalizate.

În ciuda celor mai bune intenții ale noastre, studiile arată că a avea o structură reală și planuri solide are un efect puternic asupra probabilității de a acționa în conformitate cu aceste intenții. Când vine vorba de a duce lucrurile la bun sfârșit și de a-ți atinge obiectivele, doar să vrei să faci asta nu este suficient; aveți nevoie de planuri concrete care să vă propulseze înainte și să vă asigurați că faceți tot ce trebuie.

Și exact asta face blocarea timpului.

Cum să începeți să vă blocați programul

Așadar, odată ce știi că vrei să încerci blocarea timpului, care este cel mai bun mod de a face acest lucru? Iată cei mai importanți trei pași pentru a începe.

1. Subliniați prioritățile și rezultatele zilnice

În primul rând, încearcă să identifici prioritățile tale cele mai importante. Gândește-te exact de ce vrei să folosești blocarea timpului. Este pentru a vă proteja concentrarea și pentru a nu mai amâna? Este pentru a-ți atinge obiectivele pe termen lung? Sau pur și simplu pentru a face mai multă muncă mai rapid, astfel încât să vă puteți bucura de mai mult timp de nefuncționare?

Cunoașterea motivului precis pentru care utilizați blocarea timpului vă va ajuta să vă dați seama cum să vă blocați cel mai bine ziua. De exemplu, dacă doriți să realizați în sfârșit o sarcină importantă la care lucrați de ceva vreme, vă puteți construi blocurile în jurul creării de spațiu pentru a face asta; dacă vă simțiți împovărat de munca superficială, puteți grupa aceste sarcini împreună și puteți programa o perioadă finită pentru a lucra, deși cât de mult puteți.

2. Stabiliți sarcini urgente și mai puțin urgente

Odată ce știi care sunt prioritățile tale, trebuie să te gândești la sarcinile pe care le vei acorda prioritate. Deși unul dintre principalele motive pentru care oamenii folosesc blocarea timpului este să creeze și să protejeze spațiul pentru munca profundă, este, de asemenea, important să vă asigurați că aveți suficient spațiu în ziua dvs. pentru a aborda munca superficială.

Dar lucrul grozav al blocării timpului este că poți crea un program care se potrivește modului în care îți place să lucrezi. Așadar, dacă îți ia aproximativ o oră să te trezești complet dimineața sau să ajungi într-un punct în care simți că curg sucuri creative, poți planifica să lucrezi la sarcini ușoare și superficiale pentru prima oră – și apoi să-ți programezi muncă provocatoare pentru când te simți mai productiv.

De asemenea, s-ar putea să vă fie util să vă începeți și să vă încheiați ziua cu sarcini mai blânde, care vă permit să vă pregătiți și apoi să vă relaxați ziua. Verificarea și răspunsul la e-mailuri la început dimineața și apoi din nou înainte de a începe ceasul poate fi o modalitate bună de a vă simți la curent și de a avea control, atâta timp cât nu vă abateți de la plan și nu vă verificați căsuța de e-mail pe tot parcursul zilei. .

3. Includeți timpul liber, pauzele de prânz și timpul liber

Pentru a profita la maximum de blocarea timpului, este important să programați timp pentru pauze și timp liber. Suntem oameni, nu mașini și trebuie să luăm pauze pentru a funcționa cât mai bine – dar dacă nu le programăm, este ușor să fim prinși în muncă. Creați spațiu pentru a face timp liber blocând anumite părți din zi și apoi protejați acel spațiu – chiar dacă simțiți că sunteți prea ocupat pentru a vă opri.

De asemenea, ați putea dori să adăugați 30 de minute libere în fiecare zi doar pentru a face față oricăror sarcini ad-hoc care apar în mod neașteptat; astfel te poți asigura că nu rămâi în urmă.

Subtipuri de blocare a timpului

Frumusețea blocării timpului este că o puteți adapta cu ușurință la modurile în care vă place să lucrați, la tipul de sarcini pe care trebuie să le faceți și la tipul de program pe care îl doriți. Dar, în afară de versiunea „clasică” a blocării timpului, există și alte variante care ar putea fi mai potrivite pentru tine. Aceste subtipuri sunt gruparea sarcinilor, tematica zilei și boxul de timp.

Gruparea sarcinilor

Dacă aveți tendința de a avea o mulțime de muncă superficială, s-ar putea să găsiți că este benefic să le grupați pe toate. Această metodă se numește lot de sarcini și este concepută pentru a reduce schimbarea contextului și pentru a vă ajuta să rămâneți pe drumul cel bun.

De exemplu, dacă aveți o mulțime de e-mailuri de transmis, în loc să săriți în și să ieșiți din căsuța de e-mail toată ziua, puteți planifica să răspundeți la toate e-mailurile timp de 20 de minute la 10:00 și la 15:00. mentalitate pentru acest tip de muncă și, prin gruparea tuturor acestor sarcini împreună, puteți trece mult mai eficient.

Deși gruparea sarcinilor este de obicei aplicată sarcinilor mai mici, o puteți utiliza așa cum doriți. Dacă vi se pare benefic să grupați sarcini mai provocatoare sau creative și să le rezolvați atunci când vă simțiți cel mai productiv, funcționează și asta.

Tematica zilei

Tematica zilei este atunci când dedici anumite zile diferitelor responsabilități. Această metodă de gestionare a timpului poate funcționa foarte bine atunci când aveți o mulțime de responsabilități diferite; este folosit de Elon Musk, care lucrează la SpaceX luni și marți, la Tesla miercurea și joia și apoi din nou la SpaceX vineri.

Dacă aveți o mulțime de sarcini și responsabilități care se împodobesc pentru atenția dvs., s-ar putea să descoperiți că trebuie să dedicați mai mult timp fiecărui subiect - așa că în loc să alocați două ore în fiecare zi pentru o sarcină, alocați o zi întreagă, de exemplu, luni sunt pentru marketing, zilele de marți sunt pentru crearea de conținut, miercurea sunt pentru dezvoltarea produselor și așa mai departe.

Din nou, acest lucru poate ajuta la evitarea schimbării contextului și vă poate asigura că rămâneți concentrat și în acord cu tipul de muncă pe care îl desfășurați.

Timpul de box

Blocarea timpului și boxul în timp ar putea suna similar - și sunt - dar există o diferență cheie. În timp ce blocarea timpului necesită să stabiliți o limită pentru cât timp veți petrece pentru o sarcină în acea zi (de exemplu, veți lucra la o sarcină de la 11:00 la 13:00), boxul în timp implică stabilirea unei limită a duratei pe care o veți petrece. cheltuiesc îndeplinirea unei sarcini.

Așa că atunci când faceți box, în loc să vă acordați două ore pentru a lucra la un plan de conținut, veți urmări să vă finalizați planul în acele două ore. Boxul în timp poate funcționa uneori mai bine decât blocarea timpului, pentru că având un timp limitat pentru a finaliza o sarcină te poate face să lucrezi mai repede și te poate ajuta să te provoci.

Instrumente pentru a ajuta la blocarea timpului

Poate doriți să încercați diferitele tipuri de blocare a timpului și să vedeți care dintre ele funcționează cel mai bine pentru dvs. Indiferent de tipul de blocare a timpului pe care credeți că doriți să încercați, vestea bună este că există o mulțime de instrumente care ușurează întregul proces. În plus, aceste instrumente vă pot ajuta să vă arătați dacă tehnica dvs. de blocare a timpului funcționează sau nu.

Aplicații pentru calendar

Aproape toate aplicațiile de calendar funcționează bine pentru blocarea timpului - și dacă partajați calendare cu colegii dvs., vă pot face mai ușor să rămâneți la curent cu ceea ce lucrează toți ceilalți. Când utilizați o aplicație de calendar, puteți bloca o parte de timp direct în aplicația dvs. - ceea ce înseamnă că veți fi în siguranță știind că calendarul și sarcinile dvs. sunt în același loc.

În plus, instrumentele de calendar și aplicațiile vin de obicei cu funcții de termen limită și de memento, care vă pot ajuta să vă asigurați că vă lăsați suficient timp pentru a lucra la toate.

Instrumente de planificare a proiectelor

Există zeci de instrumente de planificare a proiectelor care pot fi utilizate pentru blocarea timpului, dar, în general, funcționează prin împărțirea proiectelor în sarcini individuale cărora le aloci apoi timp. Aceste tipuri de instrumente se integrează adesea cu alte instrumente de planificare a proiectelor, așa că odată ce ați creat o sarcină, aceasta se poate conecta automat la calendarul dvs. Acest lucru vă poate ajuta să vă odihniți știind că nimic nu va strecura prin plasă.

Instrumente de management al sarcinilor

Cu instrumentele de gestionare a sarcinilor, puteți aloca sarcini, puteți stabili date limită și puteți obține o perspectivă clară asupra cât timp este alocat fiecărui proiect și sarcină. Instrumentele de prioritizare a sarcinilor vă pot ajuta să înțelegeți mai bine la ce trebuie să lucrați în fiecare zi și să vă faciliteze monitorizarea sarcinilor viitoare, precum și prioritizarea celor potrivite. De exemplu, managementul sarcinilor pentru comercianții de valută ajută la gestionarea proceselor esențiale, cum ar fi contabilitatea, efectuarea cercetărilor de piață și reechilibrarea. Fiecare dintre aceste sarcini necesită timp și atenție semnificative pentru ca un comerciant să reușească. Prin urmare, blocarea timpului printr-un instrument de gestionare a sarcinilor poate menține un comerciant în fruntea jocului său.

Cronometre/ceasuri

Cronometrele și ceasurile pot fi modalități bune de a vă proteja concentrarea și de a rămâne la sarcină. Vederea timpului care curge poate deseori motiva oamenii să lucreze mai rapid și mai eficient, așa că dacă ești cineva căruia îi place cu adevărat să alerge contra cronometru, aceste instrumente pot face toată diferența.

Instrumente de urmărire a timpului

Urmărirea a tot ceea ce faceți – în special atunci când utilizați un tracker automat care nu necesită efort – vă ajută să vedeți când și unde aveți tendința de a fi distras, astfel încât să puteți încerca apoi să rezolvați problema. De asemenea, vă ajută să identificați orice epuizare a timpului și să aflați când sunteți cel mai productiv, ceea ce vă permite să vă programați cea mai dificilă muncă pentru aceste perioade.

În general, instrumentele de urmărire a timpului vă ajută să vă alocați timpul mai inteligent. Odată ce aveți informațiile necesare pentru a ști exact cât timp trebuie să petreceți pe e-mail în fiecare zi, vă puteți asigura că nu alocați prea mult timp acestor sarcini și vă puteți concentra pe o muncă mai importantă.

Concluzie

În zilele noastre, se poate simți că există prea multe tehnici și sisteme de gestionare a timpului care promit să ne schimbe viața – ca să nu mai vorbim de instrumentele și aplicațiile de productivitate. Dar blocarea timpului este atât de populară dintr-un motiv: pentru că funcționează și pentru că este o modalitate ușoară de a adăuga structură și concentrare zilei tale.

Nu numai că blocarea timpului vă poate ajuta să faceți o muncă profundă mai productivă, dar vă poate ajuta și să lucrați de mică adâncime mult mai eficient. În plus, vă ajută să vă folosiți timpul mai intenționat și, în cele din urmă, vă ajută să vă atingeți obiectivele pe termen lung.

Ceea ce este grozav la blocarea timpului este că este un sistem care poate funcționa pentru toată lumea – și, în funcție de responsabilitățile tale și de felul în care îți place să lucrezi, există diferite moduri de a-l aplica. Când vine vorba de tehnici de blocare a timpului, o singură dimensiune nu se potrivește tuturor și, în timp ce sistemul clasic de blocare a timpului poate fi ideal pentru unii oameni, este posibil să descoperiți că unul dintre subtipuri, cum ar fi gruparea sarcinilor, tematica zilei sau boxul timpului funcționează cel mai bine. Pentru dumneavoastră.

Ca în orice tehnică nouă, încercați lucrurile, permiteți-vă să vă împiedicați și faceți modificări și ajustări pe măsură ce mergeți. În loc să fii sclavul calendarului tău sau să simți că lucrezi continuu contra cronometru, blocarea timpului ar putea fi ceea ce ai nevoie pentru a rămâne pe drumul cel bun și a te simți cu adevărat în controlul programului tău.