10 советов по выбору лучших инструментов для совместного письма

Источник изображения

Рост бизнеса может быть сложной задачей для компаний. Расширение — это большой шаг, но чтобы оставаться на этом пути, потребуются дополнительные действия. Это означает, что вам нужно убедиться, что внутренний рост соответствует вашему внешнему росту.

Что это значит?

Это означает предоставление вашим сотрудникам необходимых инструментов, чтобы преуспеть в том, что они делают. Например, одним из наиболее важных элементов, выделяющих бизнес, является качественный контент. Для его производства нужны люди, которые будут работать вместе. Инструменты для совместной работы могут облегчить процесс и обеспечить наилучшие результаты для вашего бизнеса.

В этой статье рассматриваются преимущества использования этих инструментов и приводятся советы по выбору правильного для вашего бизнеса. Продолжайте читать, чтобы узнать, какие ключевые функции следует учитывать.

Преимущества использования инструментов для совместного письма

Каждая компания так или иначе работает с документами. Маркетинговое агентство создает контент, который публикуется в Интернете. Разработчики активно используют документацию для отслеживания своего прогресса. Другие команды, работающие над вопросами пользовательского тестирования, сотрудничают, чтобы правильно пройти тест.

Предприятия, которые выбирают правильные инструменты, могут хорошо организовать все процессы документирования. Преимущества:

• Повышение производительности — сотрудники могут совместно работать над проектами и выполнять больше работы за то же время. Эта скорость приводит к повышению производительности, поскольку инструмент доступен с любой платформы.
• Совместная работа без усилий — все данные находятся в облаке. Те, кто работает над документом, могут хранить в нем всю информацию, связанную с документом. Весь процесс сотрудничества более прост, так как все необходимое находится в одном месте.
• Снижение затрат. Выполнение большего количества задач за то же время означает меньшие затраты. Члены вашей команды будут работать более эффективно, так как им не придется ходить туда-сюда.

Имея это в виду, становится очевидным, насколько полезны инструменты для совместной работы. Вот как выбрать лучший для вас.

Что важно учитывать

Тщательный подход к новому продукту поможет вам сэкономить время и деньги. Например, вам не придется переключаться на другой инструмент, когда ваша компания станет больше.

Обратите внимание на следующие вещи, если вы хотите убедиться, что делаете правильный выбор для своего бизнеса.

1. Надежность

Самая важная характеристика, на которую следует обратить внимание, — это надежность. Большинство инструментов для совместной работы находятся в облаке. Каково их время безотказной работы? Всегда ли они доступны? Если система выйдет из строя, сколько времени потребуется, чтобы восстановиться?

Выберите инструмент, который предлагает наибольшую надежность. Даже гигантские компании, такие как Google, становятся жертвами перебоев в работе. Если вы посмотрите на историю его безотказной работы, вы увидите, что эти сбои происходят только раз в пару месяцев, но в большинстве случаев они возвращаются в сеть в течение часа.

Если сбои происходят постоянно, лучше выбрать другого провайдера. Так как слишком большое время простоя принесет больше неприятностей, чем пользы.

2. Простой обмен

Можете ли вы поделиться своим документом с друзьями одним или двумя щелчками мыши? Лишние шаги могут только замедлить вас, и выбор инструмента, который делает это возможным всего в пару кликов, является наиболее оптимальным решением.

С другой стороны, контроль доступа имеет решающее значение, особенно для команд, работающих с фрилансерами. Доступ к документам никому не нужен. После завершения совместной работы вам понадобится простой способ снова сохранить конфиденциальность вашего документа.

3. Редактирование и контроль версий

Совместная работа над одним и тем же документом иногда может привести к ошибкам. Когда несколько человек редактируют его, они могут удалить важные части текста.

Хороший провайдер будет поддерживать различные варианты редактирования.

Например, режим предложения — это подходящий способ внесения правок без фактического изменения структуры текста. Когда первоначальный автор рассматривает предложение, он может принять или отклонить его.

С другой стороны, если возникнет какое-то недоразумение и редактор удалит часть текста, контроль версий может помочь откатить каждое внесенное изменение. Такая функция полезна для совместной работы. Никакая ошибка не высечена на камне, а наводящее редактирование значительно упрощает совместную работу.

Поэтому убедитесь, что инструмент, который вы изучаете, поддерживает эти функции.

4. Коммуникационные возможности

Источник изображения

Когда дело доходит до общения в инструментах для письма, вы обнаружите, что оно асинхронно и синхронно. Соавторы могут общаться, оставляя комментарии к частям текста. Кроме того, также возможен чат в реальном времени, пока обе стороны находятся в документе.

Коммуникация играет важную роль в сотрудничестве. Это упрощает задачу и приводит к меньшему количеству недоразумений. Узнайте, какой тип общения поддерживает инструмент для письма.

5. Простое сотрудничество

Могут ли несколько членов команды одновременно вводить документы и редактировать их? Является ли процесс плавным или появляются некоторые типы ошибок? Убедитесь, что выбранный вами инструмент поддерживает несколько редакторов в документе. Это будет удобнее для ваших команд, в первую очередь, если они часто работают с длинными документами.

При простом сотрудничестве написание постов более высокого качества станет меньшей проблемой. Все члены команды смогут присоединиться к документу и добавить идеи о том, как улучшить следующий пост.

6. Параметры экспорта

Функции совместной работы важны для ваших команд. Однако вам необходимо адаптироваться, если вы используете документацию при работе с другими компаниями. Это означает, что если вашему клиенту нужен PDF-документ, вы должны предоставить его в этом формате.

Инструменты письма поддерживают различные форматы документов. Убедитесь, что в список включены наиболее часто используемые. Например, Google Docs поддерживает форматы DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML и EPUB. С таким большим разнообразием вы можете быть уверены, что всегда оправдаете ожидания своих клиентов.

7. Ценообразование

Поиск наилучшего значения будет зависеть от цен на инструменты для письма, которые вы планируете использовать. Вы найдете компании, предлагающие невероятные инструменты для письма бесплатно. Такие гиганты, как Microsoft, Dropbox и Google, приносят большую пользу. Они начинают взимать плату за наборы других инструментов, которые предлагают комплексное решение для ваших внутренних команд.

Сравните планы и функции, которые они предоставляют, чтобы найти наиболее подходящий для вашего бизнеса.

8. Интеграция

Любой инструмент, который вы внедрите в свой бизнес, будет иметь значение для ваших сотрудников. Тем не менее, стратегический подход окупается в долгосрочной перспективе. В данном контексте это означает выбор инструмента для письма, который хорошо сочетается с другими.

Например, Wordable хорошо интегрируется с Google Docs. Если ваша команда создает контент, который нужно быстро опубликовать, этот инструмент позволит вам сделать это за пару кликов. Однако, если вы выберете другой инструмент для письма, эта интеграция будет недоступна.

Поэтому изучите поддерживаемые интеграции. Существует множество инструментов для проверки контента, которые интегрируются с некоторыми инструментами для совместной работы. Посмотрите, какой из них поддерживает наибольшее количество интеграций, и выберите его.

Даже если вам сейчас не нужна интеграция, она может понадобиться в будущем.

9. Масштабируемость

И последнее, но не менее важное: масштабируемость является важным фактором, который следует учитывать. Может ли инструмент, который вы хотите использовать, масштабироваться с учетом вашего бизнеса? По мере того, как вы становитесь больше, растет и спрос на хранилище, количество папок и документов. Достаточно ли ресурсов облачной инфраструктуры бренда для удовлетворения ваших потребностей?

Если да, то как масштабирование повлияет на цену? Останется ли инструмент доступным? Есть ли ограничения?

Задайте все эти вопросы и найдите на них ответы. После этого вы сможете принять обоснованное решение для своего бизнеса.

10. Совместимость с платформами

Посмотрите, поддерживает ли платформа разные операционные системы. Члены команды могут получать доступ к документам и редактировать их на ходу, если доступно мобильное приложение. Рассмотрим инструмент, который поддерживает Windows, iOS и Android.

Это важно для членов команды, которые часто находятся в полевых условиях. Они могут помочь в сотрудничестве, где бы они ни находились.

Какие инструменты использовать

Источник изображения

Пространство инструментов для письма очень конкурентоспособно. Это неудивительно, поскольку миллионы предприятий ежедневно используют документы. Если вы думаете о том, что выбрать, вот несколько поставщиков услуг, о которых стоит упомянуть.

• Google Docs — инструмент для письма от Google стал одним из самых популярных. Google Suite охватила более 2 миллиардов пользователей и является одним из инструментов с наибольшим количеством интеграций. Он обладает важными функциями, что делает его подходящим вариантом для многих предприятий.
• Microsoft Office 365 — Microsoft имеет долгую историю со своим Word. Это часть обширного пакета, которым пользуются многие люди. Как и Google Docs, он включает в себя все полезные функции для совместной работы, что делает его отличным дополнением к любому бизнесу.
• Etherpad — Etherpad — это инструмент для совместной записи с открытым исходным кодом. Если вам нужна полная конфиденциальность ваших документов, это решение для вас. Система требует самостоятельного размещения документов, поэтому потребуется длительная процедура настройки. Тем не менее, это лучший способ получить полный контроль над вашей деловой документацией.
• Dropbox Paper — Dropbox предлагает отличный инструмент для совместного письма. Одной из причин его использования является поддержка встраивания всех типов мультимедийных файлов. Это идеальный способ увидеть, как статья будет выглядеть после публикации. Это бесплатно, и в руководствах на веб-сайте инструмента показано, как его функции могут помочь компаниям оптимизировать свои внутренние задачи.
• Quip — если вы уже используете Salesforce, Quip может стать для вас хорошим решением. Инструмент интегрируется с платформой, что упрощает работу с документацией в одном месте.

Заключительные мысли

Выбор доступных инструментов для совместного письма предоставляет множество возможностей для бизнеса. Попробуйте их, чтобы увидеть, какие из них будут соответствовать потребностям вашего бизнеса. Используйте советы выше, чтобы найти правильный матч. Это поможет вам выбрать наиболее оптимальное решение, которое хорошо работает с другими инструментами в вашей компании.

Не забывайте анализировать стоимость доступных продуктов. Большинство из них совершенно бесплатны, что позволяет вам протестировать их, прежде чем сделать окончательный выбор.