Как успешно создавать деловые документы и управлять ими в качестве фрилансера

Итак, вы устали от своего босса? Ну, ты не одинок. Люди из всех отраслей и возрастных групп предпочитают прокладывать свой карьерный путь. По данным Циппии, сегодня только в США насчитывается более 70 миллионов активных фрилансеров . А к 2029 году их будет 90 миллионов.

Итак, будущее за фрилансом. А учитывая гибкий график работы, автономию и более высокую оплату, легко понять, почему. Но, как и в большинстве хороших вещей, здесь есть одна загвоздка. Быть самим себе начальником означает, что вам придется иметь дело со всей бумажной работой, связанной с ведением бизнеса.

Но не волнуйтесь, мы здесь, чтобы помочь. Ниже вы найдете все, что вам нужно знать о создании внештатных документов и управлении ими .

Все еще копируете контент в WordPress?

Ты делаешь это неправильно... попрощайся навсегда с:

• ❌ Очистка HTML, удаление тегов span, разрывов строк и т. д.
• ❌ Создание ссылок с идентификатором привязки оглавления для всех заголовков вручную,
• ❌ Изменение размера и сжатие изображений по одному перед загрузкой обратно в контент.
• ❌ Оптимизация изображений с помощью описательных имен файлов и атрибутов замещающего текста,
• ❌ Вставка атрибутов target="_blank" и/или "nofollow" вручную в каждую ссылку.

Получите 5 бесплатных экспортов

Каковы 6 юридических документов для начала вашего внештатного бизнеса?

Как всегда должно быть, начнем с самого начала. Создание внештатного бизнеса — один из самых важных и трудоемких этапов вашей карьеры. Таким образом, вам следует подойти к этому с должным вниманием.

Чтобы узнать, как стать писателем-фрилансером, прочитайте следующую статью. Ниже вы найдете шесть юридических документов, необходимых для правильного начала вашего внештатного бизнеса.

1. Регистрация бизнеса

Первый деловой документ, с которым вам придется работать, — это запрос на регистрацию бизнеса. В разных странах они различаются, но информация, которую вам всегда необходимо будет предоставить, включает в себя:

• Персональная информация всех вовлеченных сторон (вы)
• Физическое расположение головного офиса
• Организационная структура компании

Последний пункт — единственный, с которым у вас могут возникнуть проблемы, поэтому давайте обсудим доступные варианты. Фрилансер может зарегистрировать свой бизнес как:

а) Самозанятость/Индивидуальное предпринимательство

Оба термина описывают соглашение, в котором вы, частное лицо, действуете как публичное лицо (т. е. как предприятие). В этом случае закон не делает различия между личным доходом и доходом компании. Таким образом, вам придется заплатить налоги только один раз.

Регистрация этого типа бизнеса также очень быстрая, простая и доступная. Но это имеет существенный недостаток. Вы должны гарантировать свою компанию всем своим личным богатством. Это означает, что вы можете потерять больше, чем заработали, если у вас возникнут проблемы с законом.

б) ООО «С-Корп.» и Си-Корп

Компании с ограниченной ответственностью (ООО) и корпорации очень разные. Но у нас нет целого дня, чтобы обсуждать их уникальные аспекты, поэтому вот версия TL;DR.

Как следует из названия, эти типы компаний предлагают ограниченную ответственность. Это означает, что суды могут касаться только активов компании, а не ваших. Но их установка обходится гораздо дороже, а регистрация требует времени.

2. Бизнес-лицензия

Этот юридический документ определяет вашу способность и возможности работать в конкретной стране , регионе и отрасли . В разных местах все по-разному, поэтому всегда лучше изучить местные правила.

Вам нужна бизнес-лицензия только для определенных отраслей (здравоохранение, финансы, общественное питание и т. д.). Другие представляют собой так называемые «свободные отрасли» и позволяют любому начать бизнес.

3. Устав компании/операционное соглашение

В зависимости от структуры вашей компании, по закону от вас может потребоваться написание устава. В этих документах подробно описаны ваши бизнес-операции, условия обслуживания и другая информация.

Пример: Как копирайтер, вы можете сохранить все права на свою интеллектуальную собственность. Это означает, что вы можете использовать их столько, сколько захотите в будущем. Прочитайте следующую статью, чтобы узнать, как добиться успеха в качестве писателя-фрилансера .

Индивидуальные предприниматели не требуют подзаконных актов или операционных соглашений. Тем не менее, писать их по-прежнему является хорошей идеей. Это позволит вам четко общаться с клиентами и быстрее достигать соглашений.

4. Соглашение о собственности/партнерстве

Если вы хотите начать бизнес с другом или членом семьи, вам придется написать соглашение о партнерстве. Этот документ определяет условия вашего партнерства и порядок разделения компании. По этой причине контракты большинства людей пишут юристы. Они должны включать:

• Долевая собственность для каждой стороны,
• Роли, обязанности и способность принимать решения,
• Разделение прибылей и убытков,
• Стратегии разрешения внутренних споров,
• Процедура выкупа в случае ухода одной стороны.

Естественно, это может вызывать дискомфорт, если вы особенно близки со своим партнером. Но любые отношения могут испортиться, поэтому деловой вариант брачного договора никогда не помешает.

5. Соглашение с поставщиком

Любой бизнес представляет собой практически бесконечный цикл затрат и результатов. Таким образом, вы, скорее всего, будете в разное время и поставщиком, и получателем. В любой ситуации очень полезно иметь соглашение с поставщиком.

Это обязательные документы, определяющие условия обслуживания для обеих сторон. Они включают в себя такую ​​информацию, как:

• Виды товаров/услуг,
• Требуемое количество/качество,
• Время доставки,
• Сроки оплаты,
• и более.

6. Соглашение о неразглашении информации

Соглашения о неразглашении представляют собой юридические документы, ограничивающие возможность сторон раскрывать конфиденциальную информацию. Это может включать в себя особенности сделки, бизнес-операции и многое другое. Нарушение соглашения о неразглашении часто влечет за собой значительный штраф.

Эти юридические документы полезны для компаний любого размера, даже для фрилансеров. Вы можете использовать их для обеспечения безопасности цен, услуг и дополнительной информации.

Каковы 6 важных примеров документов для фрилансеров?

Итак, вы зарегистрировали свой бизнес и юридически оформили все важные отношения. Отличная работа. Теперь вы можете перейти, как вы уже догадались, к большему количеству документов!

К счастью, при наличии правильных инструментов и шаблонов это будет скорее «бумага», чем «работа». И это абсолютно необходимо, поскольку сегодня 78% компаний полагаются на фрилансеров. Итак, давайте рассмотрим шесть важных примеров документов, которые нужны каждому фрилансеру.

1. Проектное предложение

К сожалению, большинство фрилансеров не утруждают себя предложениями проектов. Но они совершают ошибку. Эти деловые документы отлично подходят для демонстрации вашего профессионализма и инициативы.

Предложения определяют масштаб, цели, сроки и бюджет проекта и лучше всего подходят для более крупных инициатив. И хотя они могут показаться трудоемкими, они станут проще простого, как только вы подготовите план.

(Источник изображения: Smartsheet)

2. Ценовое предложение

Смета — это один из финансовых документов, который вы чаще всего видите как фрилансер. Он служит предложением и содержит деловые данные обеих сторон, список продуктов/услуг, цену, срок действия и многое другое.

Следует отметить, что это не является обязательным . Это означает, что получатель может принять или отказаться от него. Кроме того, вы можете свободно изменить цитату после истечения срока ее действия. Чтобы быстро и просто создавать котировки, воспользуйтесь генератором котировок.

(Источник изображения: Биллду)

3. Контракт

Контракты служат нескольким целям. Во-первых, они заставляют вас и ваших клиентов выполнять ваши условия сделки. Они также защищают вас от возможных судебных разбирательств и помогают повысить удовлетворенность клиентов.

Вы можете увидеть это влияние с помощью опроса Net Promoter Score, разосланного через инструмент взаимодействия с розничными клиентами.

(Источник изображения: Jotform)

4. Счет-фактура

Следующий тип делового документа, который следует рассмотреть, — это счета-фактуры. Эти финансовые документы служат одновременно подтверждением доставки и требованием платежа. Кроме того, они также очень важны для налогообложения, споров с клиентами и бухгалтерского учета.

За свою карьеру фрилансера вы будете создавать множество таких вещей. Но, к счастью, вам больше не придется тратить на них слишком много времени. Такие решения, как бесплатные онлайн-генераторы счетов, упрощают процесс создания, сохраняя при этом профессиональный внешний вид.

(Источник изображения: Биллду)

Но если вам нужно более надежное решение, для фрилансеров доступно множество других инструментов и программного обеспечения. Например, Refrens предлагает различные настраиваемые шаблоны счетов, а также варианты оплаты и другие услуги. Он также имеет исключительные отзывы и рейтинги G2 и Capterra.

(Источник изображения: Capterra)

Этот и другие варианты программного обеспечения для выставления счетов обладают расширенными функциями, в том числе:

• Автоматический биллинг
• Учет времени
• Настраиваемые шаблоны
• И более

(Источник изображения: Биллду)

5. Форма обратной связи/отзыва

Поскольку люди — социальные существа, мысли и мнения других влияют на наши собственные. Итак, обзоры и отзывы очень полезны для фрилансеров, ищущих новых клиентов.

Отзывы позволяют вам собирать отзывы, улучшать свои продукты и укреплять доверие. Они также бывают различных форм, в том числе:

• Опросы (например, Google Forms)
• Рекомендации LinkedIn
• Письменные отзывы

К сожалению, получить обратную связь может быть довольно сложно. Поэтому не расстраивайтесь, если некоторые клиенты откажутся или проигнорируют ваш запрос. Просто обязательно напишите вежливое электронное письмо с вопросом об их удовлетворенности, попросите разрешения отправить им вашу форму и продолжайте попытки, пока не добьетесь успеха.

(Источник изображения: Jotform)

6. Фиксатор

К сожалению, реальность фриланса заключается в том, что иногда работу трудно найти. Проекты, как правило, носят сезонный характер, поэтому лучше всего обеспечивать регулярный доход круглый год с помощью гонораров.

Выступая в качестве контрактов, эти юридические документы обязывают вас и ваших клиентов выполнять повторяющуюся работу еженедельно , ежемесячно или ежеквартально . Традиционно они занимаются более крупными проектами (например, разработкой и обслуживанием веб-сайтов), но также могут привлечь вас в качестве неофициальной части команды компании (например, копирайтинг, графический дизайн и т. д.).

(Источник изображения: Подпись)

Какие еще 4 важных шаблона документов для фрилансеров?

Теперь, когда мы рассмотрели наиболее важные документы для фрилансеров, с которыми вам придется иметь дело, возможно, вы захотите вздохнуть с облегчением. Однако на всякий случай вам следует добавить в свой репертуар еще несколько деловых документов. К ним относятся:

1. Отчеты о прибылях и убытках

Эти финансовые документы также известны как отчеты о прибылях и убытках и прибылях. Они отслеживают доходы, расходы и общий чистый доход/убыток вашего внештатного бизнеса с течением времени.

Более крупные компании используют отчеты о прибылях и убытках для сравнительного анализа, планирования и принятия решений. Но для фрилансеров они наиболее полезны для соблюдения налогового законодательства.

​

(Источник изображения: Зервант)

2. Балансовые отчеты

Балансовые отчеты во многом похожи на отчеты о прибылях и убытках. Они предоставляют моментальный снимок финансового состояния вашей компании в определенный момент времени. Они также важны по тем же причинам, которые объяснены выше.

Однако их внимание к активам , обязательствам и акционерному капиталу вашего бизнеса различается . Это особенно полезно для открытия ООО или корпорации с партнером.

(Источник изображения: Vertex42)

3. Документация по интеллектуальной собственности

Деловые документы ИС особенно важны для фрилансеров творческих отраслей. Эти деловые документы могут защитить ваши права интеллектуальной собственности и ограничить использование интеллектуальной собственности другими сторонами.

Интеллектуальная собственность в первую очередь относится к статьям, маркетинговым материалам, образцам и другим нематериальным активам. Документация ИС важна еще по нескольким причинам, в том числе:

• Защита от кражи,
• Монетизация,
• Узнаваемость бренда,
• и более.

(Источник изображения: Подпись)

4. Резюме / Резюме / Портфолио

И последнее, но не менее важное: давайте коснемся самого маркетинга. Хотя для получения работы не требуется резюме или портфолио, их наличие может помочь вам добиться более высоких результатов.

В зависимости от вашей отрасли вы можете выбрать формат и содержание документа, которые лучше всего подходят для демонстрации вашей ценности. Они могут включать тематические исследования, фрагменты, снимки экрана, результаты, отзывы или даже полные образцы работ.

(Источник изображения: Kickresume)

Каковы 4 успешных способа управления важными документами для фрилансера?

Наконец, прежде чем мы вас прекратим, лучше всего обратиться к слону в комнате: как вы собираетесь отслеживать все эти документы?!

Это может показаться пугающим, но не волнуйтесь. Вам больше не придется полагаться на папки и ящики стола для хранения вещей. Итак, вот четыре лучших метода, которые помогут вам управлять своими внештатными документами .

1. Держите его в цифровом формате

Как уже говорилось выше, бумага не поможет поддерживать порядок в офисе и поддерживать умственную форму. Мы рекомендуем вам оцифровать все ваши старые документы и в будущем пользоваться услугами производителей документов для максимальной эффективности.

2. Централизовать хранение документов

Фрилансеры, как правило, не самые организованные люди — вы работаете, когда и где хотите/нужно, а об остальном беспокоитесь позже. Однако если вы всегда будете хранить документы, связанные с вашим внештатным бизнесом, в одном месте, в долгосрочной перспективе вы избавите себя от большого стресса.

Выберите свой любимый облачный сервис хранения (Google Drive, iCloud, Dropbox и т. д.). Затем поместите туда все свои документы, и знайте, что несколько мгновений, которые это заняло, сэкономят вам несколько часов безумных поисков.

3. Установите четкую политику именования и маркировки.

К этому моменту вы увидели, что существует слишком много типов документов, чтобы отслеживать их самостоятельно, даже без всех файлов, связанных с проектом. К счастью, вы можете облегчить себе жизнь с помощью точного наименования и маркировки.

Обязательно учтите:

• тип документа
• Тема/вариант использования
• имя клиента

4. Реализация резервного копирования/аварийного восстановления.

После всего этого вы не хотите потерять весь свой прогресс, не так ли? Поэтому создание резервной копии в ваших интересах – на всякий случай.

Загрузите свои рабочие данные на жесткий диск. Сохраняйте физические копии наиболее важных документов. Создайте копию в другом облачном хранилище.

Выбор ваш. Просто убедитесь, что вы что-то делаете.

Вывод: получили ли вы обзор важных документов для фрилансеров?

Видеть? Мы не лгали, когда говорили, что фриланс — это нечто большее, чем кажется на первый взгляд. Несмотря на это, вы не должны унывать. Миллионы людей сделали свой образ жизни фрилансером полезным для себя, поэтому нет причин, по которым вы должны отличаться от других.

Важно то, что вы серьезно относитесь к созданию своего бизнеса. Будьте целеустремленны в управлении документами и не оставляйте ничего на волю случая. Примите близко к сердцу информацию, изложенную в этой статье, и вы обязательно будете процветать, а не просто выживать.

Желаем вам удачи и надеемся увидеть вас в очередной нашей статье. Удачного фриланса!