Управлять командой легко с программным обеспечением для совместной работы

Использование программного обеспечения для управления командой улучшает общение и координацию задач. Это также повышает общую производительность и качество производимой работы.

Даже самые необходимые инструменты, такие как приложения, которые отслеживают ваше время или доски задач, могут помочь вам сделать многое. Бывают случаи, когда вам нужно комплексное решение, чтобы взять под контроль все управление вашей командой.

Списки дел и планирование встреч — это всего лишь два аспекта эффективного управления командой. Сочетание различных функций программного обеспечения позволяет улучшить сотрудничество и сохранить важные данные о ваших проектах, клиентах, задачах и других действиях и ресурсах.

Количество функций программного обеспечения, которые вы комбинируете, зависит от размера вашей команды и типа работы, которую вы выполняете.

Ниже перечислены возможности, которые могут понадобиться вашей группе для полного раскрытия ее потенциала:

• Планирование работы, включая делегирование и ранжирование задач, а также использование общего календаря.
• Чаты, обмен файлами и другие формы общения и сотрудничества.
• Управление проектами включает добавление труда и ответственности к совместным усилиям и отслеживание их прогресса.
• Хранилище данных обеспечивает единое место, из которого вы можете получить доступ к информации о своих клиентах, контактах, команде, компании и другим важным темам, среди прочего.
• Отчеты и аналитика включают отчеты о работе и проектах, мониторинг времени и информационные панели.

В большинстве случаев у вас будет два варианта на выбор:

1. Приложите усилия, чтобы включить различные технологии, которые выполняют только определенную функцию, в единое решение для управления командой.
2. Воспользуйтесь единым всеобъемлющим программным решением, которое уже предоставляет вам все необходимые возможности.

В чем сложность? Существуют сотни программ и инструментов, которые выполняют только одну функцию, но комплексных опций гораздо меньше. Итак, вот мы и подошли к обзору лучшего на рынке программного обеспечения для управления командой Teamwork.

Обзор командной работы

Teamwork — это веб-компания по разработке программного обеспечения со штаб-квартирой в Корке, Ирландия. Частная группа управляет компанией в Ирландии. Teamwork разрабатывает программное обеспечение, которое облегчает управление задачами и сотрудничество в команде.

Фирма сообщила, что по состоянию на 2016 год ее программное обеспечение использовалось более чем 370 000 организаций (включая Disney, Spotify и HP) и имело более 2,4 миллиона пользователей. Компания была создана в 2007 году.

Работа в команде позволяет вам оценить количество времени, которое, по вашему мнению, потребуется для выполнения задач, а затем отслеживать количество времени, которое вы тратите на работу над этими проектами.

Со временем вы станете гораздо лучше оценивать и сможете с высокой точностью определять, сколько времени уходит на выполнение конкретной работы.

Командная работа — это больше, чем просто программное обеспечение для учета рабочего времени. Он позволяет вам управлять проектами, и в настоящее время проводится бета-тестирование возможностей группового общения, таких как Teamwork Chat. Teamwork — это комплексное решение для управления временем и проектами вашей команды.

Teamwork — это компания, которая продает различные услуги, работающие в облаке. Эти приложения включают Teamwork, Teamwork Desk, Teamwork Spaces, Teamwork CRM и Teamwork Chat.

Командная работа была впервые доступна для общественности 4 октября 2007 года, и в то время в ней были функции управления временем, управления этапами, обмена файлами, отслеживания времени и чата.

Как сообщается, платформа, используемая Teamwork, может интегрироваться с приложениями маркетинговых технологий, такими как HubSpot, и другими инструментами повышения производительности, такими как Slack, Microsoft Teams, Zapier, Dropbox и QuickBooks.

Особенности работы в команде

Множество функций Teamwork, экономящих время, и функции, улучшающие сотрудничество, делают процесс управления проектами гораздо более эффективным и практичным.

№1. портфолио

Инструмент управления портфельными проектами Teamwork упрощает одновременный обзор большого количества проектов. Это полезно, если вы ищете простой способ доступа к важной информации или обновления общего состояния проекта.

№ 2. Управление ресурсами

Вы должны эффективно управлять ресурсами своей команды, чтобы выполнять работу клиента вовремя и в рамках бюджета. Это включает в себя все, от планирования на долгосрочную перспективу до подготовки к повседневным возможностям.

Командная работа может помочь вам управлять работой вашей команды в режиме реального времени. Вы получите общее представление о возможностях каждого с первого взгляда, упростив перераспределение работы и устранение узких мест.

№3. Автоматизация

Вы освободите свое время, чтобы сосредоточиться на более стратегических и творческих задачах, если будете использовать автоматизацию для оптимизации управления проектами.

№ 4. Программы

Вам не нужно сидеть за своим столом, чтобы сделать свою работу наилучшим образом. С приложениями Teamwork для iOS и Android вы можете продолжать свою работу, даже если вы находитесь вдали от своего рабочего места.

В их мобильных приложениях есть все возможности, необходимые для отличной работы, что упрощает управление более широкой картиной независимо от того, где вы находитесь.

№ 5. Отслеживание времени

Чтобы эффективно управлять своей работой, оплачиваемыми часами и проектами, жизненно важно иметь четкое представление о том, как (и где) тратится ваше время.

Вот как может помочь работа в команде: использование программного обеспечения для управления проектами со встроенным онлайн-трекером времени может помочь пользователям сохранять концентрацию, гарантировать, что их работа будет выполнена вовремя, и получить более глубокое представление о своей работе.

№ 6. Диаграмма Ганта

Это позволяет вам создать онлайн-диаграмму Ганта, которую вы можете использовать, чтобы убедиться, что ваши проекты не отстают от графика. Узнайте, как использование планировщика проектов Ганта в Teamwork поможет вам лучше управлять временными рамками и выполнять работу более высокого качества.

№ 7. Сотрудничать

Вам просто нужно держать ручку и бумагу, чтобы отслеживать все, что должно быть завершено. Поэтому программное обеспечение, которое вы используете для управления проектами, должно выполнять значительный объем работы от вашего имени.

Командная работа позаботится о деталях, предоставляя вам все инструменты, необходимые для работы в одном месте, эффективного общения с вашей командой и облегчения совместной работы. Благодаря этому ваша команда может сосредоточиться на том, что у них получается лучше всего, что дает вам больше времени на то, что у вас получается лучше всего.

№8. Команды

Оптимизируйте процесс планирования и настройки проекта, делегируя задачи различным командам и подгруппам. Это сэкономит ваше время на другие административные задачи и предоставит вам исчерпывающий обзор ответственности и рабочей нагрузки каждой команды.

№ 9. Представление доски канбан

Вы можете использовать доски Канбан в Teamwork, чтобы наметить свой рабочий процесс, предоставить быстрый обзор текущего состояния деятельности и автоматизировать свои рабочие процессы.

Кроме того, вы можете получить полное представление о логистике вашего проекта и отслеживать в режиме реального времени ход выполнения ваших задач по мере их выполнения в процессе управления вашим проектом.

№10. Неограниченное количество пользователей бесплатного клиента

Ваши клиенты выиграют от улучшенного сотрудничества, большей наглядности и более продуктивного опыта, когда вы предоставите им все возможности Teamwork без дополнительных затрат.

Клиентские пользователи позволяют вам включать ваших клиентов в ваши проекты без дополнительных затрат. Это делает его идеальным решением для рекламных агентств и других профессиональных поставщиков услуг.

Функции разделены на пять этапов любого проекта управления проектами, и они подразделяют эти функции на подкатегории.

Давайте посмотрим на эти особенности.

№1. План

• Календарь
• Владелец проекта
• Вехи
• Шаблоны списка задач
• Задачи и подзадачи

№ 2. Сотрудничать

• Ноутбуки
• Файлы и версии
• Последователи
• Сообщения
• Конфиденциальность
• Разрешение

№3. Доставлять

• Бюджетные расходы
• Бюджеты списка задач
• Бюджет проекта
• Выставление счетов
• Реестр рисков
• Регистрация времени

№ 4. Отчет

• Рентабельность проекта
• Фильтры
• Приборная доска
• Обновления проекта
• История задач

№ 5. Интегрировать

• Пространства для совместной работы
• Рабочий стол
• CRM для совместной работы
• Командный чат

Чем полезны функции Teamwork для управления командой?

Как объяснялось ранее, работа в команде имеет несколько функций, из которых создание списка задач может быть очень полезным для управления командой. Создание списков задач позволяет назначить приоритет вашей команде.

Кроме того, вы можете разделить каждую работу на составные подзадачи, чтобы получить более полное представление и глубину. Самая свежая информация доступна благодаря мониторингу выполнения задачи в режиме реального времени.

Командная работа уведомит вас, если возникнут проблемы, задачи выполнены, есть препятствия и так далее. Так как это облегчает контроль за работой всей команды, это может оказаться чрезвычайно полезным для вас в роли менеджера команды.

Ваша команда отстает или соблюдает график? Вы сможете найти ответ на этот вопрос с помощью функции вех Teamwork, которая позволяет вам отслеживать информационные панели, которые сравнивают ваши сроки выполнения с вашими существующими результатами.

Благодаря вехам ваша команда сможет выполнить все, что нужно сделать. Это также позволяет вам создавать кристально четкие цели, прикреплять списки задач и отслеживать прогресс.

Нет смысла тратить время на поиск важных файлов проекта, которые могли быть потеряны при организации проекта. С помощью Teamwork вы можете сохранять все необходимые файлы в одном месте и легко загружать новые версии, когда это необходимо для демонстрации прогресса.

Функция Followers в Teamwork позволяет вашим клиентам следить за развитием проекта в режиме реального времени. Это полезно, если у вас есть клиенты, заинтересованные в наблюдении за ходом проекта.

Цены на командную работу

Цены на это программное обеспечение для управления командой делятся на четыре категории: «Бесплатно навсегда», «Доставка», «Расширение» и «Масштабирование», которые могут быть полезны для разных компаний в зависимости от их потребностей и возможностей.

Teamwork также дает вам два варианта частоты оплаты: ежемесячно и ежегодно. Очевидно, что годовой план дешевле месячного.

Альтернативы командной работе

№1. Врайк

Wrike — это надежный инструмент, который хорошо зарекомендовал себя в программном обеспечении для общения и управления проектами. Он был специально разработан для команд. Wrike — это онлайн-платформа для командного общения для управления задачами и проектами.

Компания, которой сейчас владеет Citrix, продолжает расширяться в этих областях, а также внедряет связанные с ними возможности.

Теперь приложение было обновлено и теперь включает в себя дополнительные возможности рабочей аналитики, такие как прогнозирование того, когда какой-либо проект рискует отстать от графика, и выделение потенциальных причин этого риска.

Wrike проще установить и начать использовать, чем многие аналогичные приложения для управления проектами, хотя его цена и выше.

№ 2. SmartSuite

SmartSuite — это платформа для управления совместной работой, которая позволяет командам планировать, измерять и управлять любым рабочим процессом, независимо от того, связан ли он с проектом, текущим процессом или обычными повседневными действиями. Цена за пользователя в месяц начинается с 10 долларов США, и предлагается 15 различных языков.

Вы можете получить доступ ко всем инструментам, необходимым для разработки единой системы управления проектами на единой унифицированной платформе.

Вы сможете отслеживать текущее состояние любого проекта, управляя его задачами, вехами, владельцами и ресурсами. Гибкие отчеты и временная шкала позволят вам увидеть, как все становится на свои места.

Взгляд писателя на командную работу

Поскольку Teamwork прост в использовании и поставляется с различными возможностями, включая выставление счетов и выставление счетов, он подходит для команд, которые выполняют оплачиваемую работу с клиентами, поскольку он поддерживает обе функции.

Несмотря на то, что его цена постепенно растет, он продолжает оставаться отличной инвестицией. У Teamwork есть мобильное приложение для устройств iOS и Android, позволяющее всем быть в курсе проектов и задач независимо от того, где они находятся.

Это особенно полезно, если вы часто работаете с коллегами в дороге. Мобильное приложение Teamwork предоставляет обзор текущего состояния работы и связанных с ней временных рамок.

Тем не менее, он не включает в себя все функции, доступные в онлайн-приложении. Поэтому полезно поддерживать связь со своей командой, обновляя свой статус или добавляя количество часов, потраченных на работу, но мобильное приложение никоим образом не предназначено для замены онлайн-приложения.

Нижняя линия

Вы можете создавать отчеты, визуализировать свою работу с помощью Канбана, назначать задачи, составлять списки, управлять временем, взаимодействовать с другими пользователями и т. д. — все это с помощью удобного и простого интерфейса Teamwork.

Командная работа может помочь вам успешно работать и получать результаты, к которым вы и ваша команда стремитесь, независимо от вашего опыта в управлении проектами или от того, управляете ли вы проектом впервые. Лучше всего то, что вы можете начать использовать Teamwork, не тратя ни копейки.