ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด มีโอกาสเข้าถึงข้อมูลที่สามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการดำเนินธุรกิจของคุณได้ กุญแจสำคัญคือวิธีการใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ข้อมูลถือเป็นความลับสู่ความสำเร็จของธุรกิจของคุณ และปฏิเสธไม่ได้ว่าเป็นหนึ่งในทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดของบริษัทของคุณ

การใช้กลยุทธ์ข้อมูลขนาดใหญ่ในทันทีอาจดูน่ากลัว แต่ข้อมูลที่คุณรวบรวมอาจเป็นทรัพยากรที่มีค่าได้หากคุณใช้ข้อมูลนั้นอย่างถูกวิธี

การจัดการข้อมูลคืออะไร?

ขั้นแรก มาแนะนำคุณเกี่ยวกับพื้นฐาน การจัดการข้อมูลเป็นกระบวนการในการได้มา การปกป้อง การจัดเก็บ และการใช้ข้อมูลของคุณในลักษณะที่เข้าถึงได้สูงและมีความหมาย

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด มีโอกาสสูงที่บริษัทของคุณจะเก็บข้อมูลสำคัญไว้มากมาย

หากไม่มีกลยุทธ์การจัดการข้อมูลที่ดีและถูกต้อง การสนับสนุนการจัดการฐานข้อมูล คุณอาจพลาดข้อมูลเชิงลึกที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้นสำหรับบริษัทของคุณและเพิ่มผลกำไร

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับอันชาญฉลาดที่จะช่วยให้คุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง เพื่อให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากข้อมูลของคุณ:

1. ให้ความสำคัญกับการปกป้องข้อมูลและความปลอดภัย

หากคุณขึ้นอยู่กับการรวบรวมข้อมูลของลูกค้า คุณต้องแน่ใจว่าคุณจะไม่ตกหล่นจากการละเมิดข้อมูลที่จะเป็นอันตรายต่อรายละเอียดของฐานลูกค้าทั้งหมดของคุณ ดังนั้น จะเป็นการดีที่สุดหากคุณให้ความสำคัญกับการปกป้องข้อมูลและความปลอดภัย

คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าบุคคลที่เหมาะสมมีหน้าที่รับผิดชอบข้อมูลที่มีค่า และสมาชิกในทีมทุกคนทราบขั้นตอนในการจัดการข้อมูล

โลกดิจิทัลไม่อาจคาดเดาได้ นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องแน่ใจว่าคุณวางมาตรการที่เหมาะสม คุณควรทราบด้วยว่าต้องดำเนินการอย่างไรในกรณีที่สงสัยว่ามีการละเมิดข้อมูล

หากคุณถูกละเมิด ตามหลักแล้ว คุณต้องทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นอีก

2. เก็บข้อมูลของคุณให้เป็นระเบียบ

ขั้นตอนแรกในการจัดการข้อมูลคือการจัดระเบียบข้อมูลของคุณ หลายบริษัทถ่ายโอนข้อมูลไปยังโฟลเดอร์ ศูนย์ข้อมูล หรือพื้นที่จัดเก็บ

เมื่อเวลาผ่านไป นี่อาจเป็นการออกกำลังกายที่ยุ่งยาก ใช้เวลานาน และน่าเบื่อหน่าย

เริ่มต้นด้วยพื้นฐานเมื่อจัดระเบียบข้อมูลของคุณ

ตัวอย่างเช่น เมื่อตั้งชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์ข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบอยู่แล้ว ระบบการตั้งชื่อสองระบบอาจสร้างความสับสนในระยะยาว และจะไม่ให้การจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพแก่คุณ

ในทำนองเดียวกัน ไฟล์และข้อมูลที่คล้ายกันควรเก็บไว้ในโฟลเดอร์และที่ต่างๆ คุณควรมีระบบที่จัดเก็บประเภทข้อมูลต่าง ๆ ภายใต้นั้น

3. หลีกเลี่ยงการสร้างคลังข้อมูล

หากคุณหรือพนักงานคนอื่นมีปัญหาในการค้นหาข้อมูลเฉพาะ มีโอกาสสูงที่ข้อมูลดังกล่าวจะถูกซ่อนไว้ในคลังข้อมูล

ไซโลข้อมูลมักจะถูกสร้างขึ้นเมื่อข้อมูลที่เก็บไว้มีให้สำหรับบางคนเท่านั้น ดังนั้นเมื่อสมาชิกหรือกลุ่มอื่น ๆ เข้าถึงข้อมูลนั้น พวกเขาสามารถถูกล็อกได้ในระยะยาว

ไซโลข้อมูลสามารถเกิดขึ้นได้ในบริษัทขนาดใหญ่ โดยที่บุคลากรฝ่ายธุรการและผู้เชี่ยวชาญจะแยกพนักงานออกจากกัน

ในสถานการณ์เช่นนี้ ข้อมูลเหล่านี้น่าจะยังคงอยู่ในกลุ่มคนสองสามกลุ่ม ไม่น่าจะมีการแบ่งปันกับบุคลากรคนอื่นๆ ที่อาจพบว่าข้อมูลนี้เป็นประโยชน์ต่องานของพวกเขา

ในทำนองเดียวกัน อุปสรรคด้านเทคโนโลยีก็ทำให้เกิดไซโลข้อมูลได้เช่นกัน เมื่อแผนกต่างๆ ใช้ซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกัน ข้อมูลนั้นยากที่จะแชร์หรืออ้างอิงโยง

แม้ว่าการลบไซโลข้อมูลจะต้องใช้เวลามาก แต่ยิ่งคุณสามารถทำตามขั้นตอนเพื่อขจัดปัญหาการจัดการข้อมูลนี้ได้เร็วเท่าไหร่ ก็ยิ่งดีเท่านั้น

ลองระบุระบบและกระบวนการที่อนุญาตให้มีการเพิ่มไซโลข้อมูล ถามพนักงานเกี่ยวกับข้อกังวลของพวกเขาเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล

คุณยังสามารถตรวจสอบวิธีการได้มาซึ่งข้อมูลของทีมและกระบวนการจัดการได้อีกด้วย

พยายามรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับระบบที่มีอยู่และผู้คนที่ใช้งาน ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถสร้างระบบการจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์

4. สำรองข้อมูลเป็นประจำ

การสำรองข้อมูลของคุณมีความสำคัญต่อกลยุทธ์การจัดการข้อมูล ในทำนองเดียวกัน วิธีสำรองข้อมูลของคุณก็มีความสำคัญเช่นกัน

คุณจะกู้คืนข้อมูลอย่างไรเพื่อให้ธุรกิจของคุณทำงานได้หากข้อมูลสูญหาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับการสำรองข้อมูลและการกู้คืนล่าสุด ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำให้กระบวนการง่ายขึ้นมาก

หากมีคนทำผิดพลาดร้ายแรงและลบข้อมูลบางส่วนออกไป หากไม่ใช่ทั้งหมดของคุณ รวมทั้ง CRM และซอฟต์แวร์การจัดการข้อมูลของคุณอยู่ภายใต้ คุณจะต้องมีแผนการกู้คืน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้พัฒนาโซลูชันที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

ส่งออกข้อมูลของคุณเป็นประจำ ด้วยวิธีนี้ คุณจะยังมีไฟล์ที่มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่บันทึกไว้ในฮาร์ดไดรฟ์

ในทำนองเดียวกัน คุณยังสามารถอัปโหลดบนบริการคลาวด์ เช่น Dropbox หรือ Google Drive

คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าบัญชีของคุณมีสิทธิ์ด้านความปลอดภัยทั้งหมดในกรณีที่คุณพบว่าตัวเองถูกล็อค

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สร้างการสำรองข้อมูลทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถกู้คืนข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็วในกรณีที่มีบางอย่างเกิดขึ้น

5. จัดการการเข้าถึงข้อมูล

แม้ว่าคุณจะปฏิบัติตามกฎหมายข้อมูลทั้งหมด แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าพนักงานทุกคนจะสามารถเข้าถึงข้อมูลบริษัททั้งหมดของคุณได้

แม้ว่าคุณจะมีความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่ดี แต่ก็ยังมีโอกาสที่แฮ็กเกอร์จะเข้าไปได้ ทำลายการป้องกันของคุณ

ดังนั้น หากพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลบริษัทของคุณทั้งหมด คุณกำลังทำให้บริษัทของคุณตกอยู่ในความเสี่ยง

วิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงสิ่งนั้นคือการจำกัดข้อมูลที่พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงได้เฉพาะที่จำเป็นเพื่อจำกัดความเสียหาย

6. สร้างกลยุทธ์การกู้คืนข้อมูล

เหตุการณ์ไม่คาดฝันก็ต้องเกิดขึ้น นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องมีแผนการกู้คืนข้อมูลที่กำหนดไว้

หากไม่มีแผนกู้คืน ธุรกิจของคุณจะสูญเสียยอดขาย ลูกค้า สินค้าคงคลัง และข้อมูลทางการเงินที่สำคัญ

ข้อมูลที่สูญหายนี้อาจเกิดจากสาเหตุต่อไปนี้:

• เผลอลบข้อมูลรายการ
• การปิดบัญชี
• ปัญหาซอฟต์แวร์
• ปัญหาทางเทคนิค
• การละเมิดข้อมูล

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณต้องสำรองข้อมูลเป็นประจำ ใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ และใช้สำเนาของชุดข้อมูลในฮาร์ดไดรฟ์แยกต่างหาก

คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของคุณได้รับการตั้งโปรแกรมให้อนุมัติการกระทำเหล่านี้โดยไม่คิดว่าเป็นภัยคุกคามด้านความปลอดภัย

หากคุณมีแผนการกู้คืนที่เพียงพอ คุณสามารถกู้คืนข้อมูลได้อย่างรวดเร็วหลังจากรักษาความปลอดภัยให้กับระบบการจัดการอีกครั้ง

7. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

ธุรกิจของคุณอาจรวบรวมและกรองข้อมูลจำนวนมหาศาล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม โดยปกติคุณจะต้องมีระบบการจัดการขั้นสูง

ซอฟต์แวร์ข้อมูลของคุณควรมีส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่าย ด้วยวิธีนี้ ทีมของคุณสามารถนำทางฟังก์ชันและกระบวนการจัดการที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดาย

ในทำนองเดียวกัน แพลตฟอร์มการจัดการข้อมูลของคุณควรขยายขนาดเมื่อธุรกิจของคุณขยายตัว มิฉะนั้น แผนกไอทีของคุณอาจถ่ายโอนข้อมูลไปยังซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การอ่านที่แนะนำ: กลยุทธ์ SEO ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลช่วยให้ธุรกิจครองโลกดิจิทัลได้อย่างไร

8. ทำให้ข้อมูลเข้าถึงได้ง่ายสำหรับคนที่เหมาะสม

ตามหลักการแล้ว เฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดูรายงานและเข้าถึงข้อมูลได้ บุคคลภายนอกไม่สามารถเข้าถึงหรือดูข้อมูลได้

ความสะดวกก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นเดียวกัน บุคคลที่เหมาะสมควรสามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดาย

วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการตั้งค่าการอนุญาตและการอนุญาตตามบทบาทของบุคคลที่มีต่อข้อมูล

ตัวอย่างเช่น พนักงานระดับล่างอาจไม่สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลของคุณได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถให้สิทธิ์ดูอย่างเดียวแก่พวกเขาได้ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะไม่สามารถยุ่งเกี่ยวกับข้อมูลได้ แต่สามารถดูข้อมูลได้ตามต้องการ

ไปยังคุณ

ดังนั้นคุณมีมัน

นี่คือเคล็ดลับการจัดการข้อมูลอัจฉริยะแปดข้อเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับธุรกิจของคุณ

หากไม่มีระบบการจัดการข้อมูลที่เหมาะสม การวิเคราะห์ข้อมูลของคุณอาจมีข้อบกพร่อง ทำให้คุณเสี่ยงต่อการละเมิดข้อมูล

คุณต้องมุ่งเน้นเวลาและพลังงานของคุณในการดำเนินวัตถุประสงค์หลักของบริษัทของคุณ และสำหรับข้อมูล อย่ารีบเร่ง!

ให้แน่ใจว่าคุณร่างเป้าหมายของคุณ จากนั้น คุณสามารถเริ่มต้นโดยเน้นที่คุณภาพของข้อมูล ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามข้อกำหนด