การจัดซื้อจัดจ้างแบบดิจิทัล: ทิ้งวิธีการแบบเดิมๆ ไว้เบื้องหลัง

กระบวนการจัดซื้อซอฟต์แวร์มาไกลตั้งแต่มีการส่งซอฟต์แวร์ทางไปรษณีย์บนแผ่นซีดี

วันนี้ ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ asa-a-service (SaaS) เฉพาะทางนับพันรายการนำเสนอโซลูชันสำหรับเกือบทุกอย่างที่นำไปใช้งานทันทีผ่านระบบคลาวด์ อันที่จริง เมื่อเร็วๆ นี้บริษัทคลาวด์เพิ่งเห็นมูลค่าตามราคาตลาดที่ทำลายสถิติมากกว่า 2 ล้านล้านดอลลาร์ ซึ่งแสดงให้เห็นตัวอย่างว่าเทคโนโลยี SaaS ก้าวไปข้างหน้าอย่างไรและรวดเร็ว

อย่างไรก็ตาม กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบดิจิทัลไม่ได้พัฒนาไปในทิศทางเดียวกัน ผู้นำด้านการจัดซื้อจำนวนมากยังคงยึดถือกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบชำระเงินแบบดั้งเดิม ซอฟต์แวร์ถูกนำไปใช้แบบดิจิทัล แต่ในหลาย ๆ ด้าน ยังคงถือว่าเป็นวิธีการซีดีแบบเก่า

ทำไม

มีเหตุผลบางประการสำหรับการระงับ หัวหน้าฝ่ายจัดซื้อส่วนใหญ่แสดงความมั่นใจต่ำในทักษะการจัดการการเปลี่ยนแปลงของพวกเขา และคนอื่นๆ ก็ไม่พร้อมที่จะเลือกและนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของตนไปใช้

นี้ไม่สามารถเป็นข้อแก้ตัวอีกต่อไป ถึงเวลาแล้วที่บริษัทต่างๆ จะต้องเปลี่ยนจากกระบวนการซื้อแบบเดิมๆ ไปสู่การจัดซื้อแบบดิจิทัล จากนั้นจึงสามารถใช้เทคโนโลยีที่บุกเบิกในการจัดซื้อเชิงรุก คาดการณ์ และอัตโนมัติได้

ข้อมูลเจาะลึกเกี่ยวกับวิธีที่ผู้ซื้อสามารถติดตามอุตสาหกรรมและเป็นผู้นำด้านการจัดซื้อทางดิจิทัลได้

การจัดซื้อแบบดั้งเดิมมีลักษณะอย่างไร?

การจัดซื้อแบบดั้งเดิมถูกหล่อหลอมโดยภูมิทัศน์ด้านไอทีที่มีตัวเลือกผลิตภัณฑ์จำกัด และมีผู้ขายเพียงไม่กี่รายที่ครองตลาด องค์กรต่างๆ มักจะเริ่มว่าจ้างผู้ขายก่อน จากนั้นจึงตัดสินใจว่าจะซื้อผลิตภัณฑ์ใด โดยอาศัยชุดผลิตภัณฑ์จากบริษัทยอดนิยมจำนวนหนึ่ง เช่น Oracle, Microsoft และ SAP

ตั้งแต่นั้นมา การจัดซื้อก็ล้าหลังแผนกอื่นๆ และใช้เวลานานที่สุดในการเปลี่ยนไปใช้ระบบปฏิบัติการดิจิทัลอย่างสมบูรณ์ มีบริษัทเพียง 15% เท่านั้นที่เชื่อว่าพวกเขา “ดีที่สุดในระดับเดียวกัน” หรือ “ผู้นำในอุตสาหกรรม” เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างและรูปแบบการดำเนินงานแบบดิจิทัล

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบดั้งเดิมโดยทั่วไปมักมีลักษณะดังนี้:

ที่มา: Quolum

1. ผู้ใช้ทางธุรกิจระบุปัญหาที่ต้องแก้ไข แล้วส่งคำขอไปยังฝ่ายไอที
2. ทีมไอทีค้นหาตัวเลือกที่มีให้ผ่านทาง Google หรือเยี่ยมชมไซต์ตรวจสอบซอฟต์แวร์ เช่น G2 เพื่อทำความเข้าใจภาพรวมของผู้จำหน่ายและเลือกตามรายการคุณสมบัติ
3. ทีมไอทีเลือกตัวเลือกที่แตกต่างกันสองสามทาง
4. ไอทีส่งใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่าย
5. ผู้ขายต่ออายุการสมัคร และบริษัทจะถูกเรียกเก็บเงินอีกครั้ง
6. กระบวนการนี้ทำซ้ำจากขั้นตอนที่ 4

แต่ละขั้นตอนเหล่านี้แยกออกแทนที่จะรวมเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น ทีมงานไอทีมีหน้าที่ในการเลือกผู้ขาย เมื่อฝ่ายไอทีได้รับคำแนะนำแล้ว ก็จะส่งต่อกระบวนการให้ทีมจัดซื้อ ซึ่งจะเป็นผู้ตัดสินใจตามต้นทุนและความต้องการทางธุรกิจ ข้อกำหนดทางเทคนิคและธุรกิจแทบจะไม่สอดคล้องในกระบวนการนี้

เมื่อฝ่ายไอทีเลือกเครื่องมือแล้ว ทีมจัดซื้อจัดจ้างแบบดั้งเดิมจะมุ่งเน้นที่การรับเงินเท่านั้น ไม่ใช่การปรับมูลค่าของเครื่องมือให้เหมาะสม พวกเขาไม่ได้วัดการบริโภคหรือติดตามผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่แย่ไปกว่านั้น ทีมงานไอทีไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องอีกต่อไปแล้วและอาจไม่รู้ด้วยซ้ำเกี่ยวกับการซื้อเป็นเวลาหลายเดือน

มีอะไรเปลี่ยนแปลงบ้าง? สายลมแห่ง SaaS

โลก SaaS เปลี่ยนไปอย่างมากในขณะที่วิธีจัดซื้อจัดจ้างล่าช้า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การย้ายไปยังระบบคลาวด์ได้ขัดขวางวิธีการขาย การตลาด วิศวกรรม และแผนกอื่นๆ ทั้งหมดในการจัดการงานประจำวันของพวกเขา การใช้จ่ายด้านไอทีขององค์กรมากกว่า 1.3 ล้านล้านดอลลาร์มีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนไปใช้ระบบคลาวด์ในปี 2565 ซึ่งเป็นตัวเลขที่คาดว่าจะเพิ่มขึ้นเป็น 1.8 ล้านล้านดอลลาร์ภายในปี 2568

ด้วยการเปลี่ยนแปลงนี้ วิธีที่บริษัทต่างๆ ซื้อเครื่องมือดิจิทัลก็เปลี่ยนไปด้วย และเมื่อเร็วๆ นี้ พวกเขากำลังซื้อจำนวนมาก ในปี 2564 บริษัทต่างๆ ทั่วโลกใช้แอปพลิเคชัน SaaS เฉลี่ย 110 รายการ การจัดซื้อในปัจจุบันเผชิญกับความท้าทายที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงเมื่อเทียบกับเมื่อห้าหรือสิบปีก่อน

SaaS ช่วยลดความท้าทายในการจัดซื้อได้สามวิธี

1. SaaS ได้รับการกระจายอำนาจ – ทุกคนสามารถเริ่มใช้แอพได้

การซื้อซอฟต์แวร์ไม่ใช่การตัดสินใจด้านไอทีแบบรวมศูนย์อีกต่อไป ทีมอื่นๆ ในบริษัทสามารถค้นคว้า ทดสอบ และซื้อผลิตภัณฑ์ออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย แทนที่จะรอเป็นเดือนหรือเป็นปีเพื่อให้ฝ่ายไอทีตัดสินใจเลือกผู้ขาย เลือกพันธมิตรการผสานรวม และนำโซลูชันไปใช้ในกองเทคโนโลยี ทีมสามารถเลือกเครื่องมือที่ตรงกับความต้องการเฉพาะของตนได้

การกระจายอำนาจยังมาพร้อมกับผลที่ไม่คาดคิด เช่น การแพร่กระจายของเงาไอที ซึ่งพนักงานทำการซื้อโดยที่ฝ่ายไอทีไม่รู้ อยู่นอกระบบ และไม่เคยใช้งาน

2. ไม่มีกลุ่มผู้ขายอีกต่อไป มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดในสายพันธุ์

แทนที่จะเลือกเครื่องมือเพิ่มเติมตามข้อจำกัดของผู้ขายของคุณ ตอนนี้ผู้ซื้อเลือกผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดในระดับเดียวกันจากหลายร้อยหรือหลายพันชนิดเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของพวกเขา ความนิยมของซอฟต์แวร์ Plug-and-Play และความง่ายในการใช้งานได้นำไปสู่การซื้อและใช้งาน SaaS อย่างล้นหลาม

การแข่งขันที่รุนแรง ดังนั้นผู้ให้บริการจึงไม่ซ่อนแผนการกำหนดราคาของตนจากเว็บไซต์อีกต่อไป พวกเขาต้องมีความโปร่งใสมากเกี่ยวกับการทำงาน คุณลักษณะ และมาตรการรักษาความปลอดภัย

3. Freemiums, premiums และอื่น ๆ: ทุกอย่างเป็นการสมัครสมาชิก

ซอฟต์แวร์การจัดซื้อดิจิทัลมีสัญญาและรูปแบบการชำระเงินที่แตกต่างจากการจัดซื้อแบบดั้งเดิมอย่างสิ้นเชิง เรียกว่ารูปแบบการสมัครสมาชิก แทนที่จะใช้โซลูชันภายในองค์กร การจัดซื้อสามารถซื้อและเป็นเจ้าของได้ โดยทั่วไปแล้วจะมีสัญญาการบำรุงรักษา

การสมัครสมาชิกมีความยืดหยุ่น การจัดซื้อสามารถตัดสินใจได้ว่าจะเปลี่ยนผู้ขายเมื่อใดโดยพิจารณาจากมูลค่าที่พวกเขาส่งมอบ แทนที่จะเน้นที่ต้นทุนที่ลดลง ซึ่งช่วยให้บริษัทมีความคล่องตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับข้อตกลงการสมัครสมาชิกรายเดือน บริษัทต่างๆ สามารถย้ายไปยังแพลตฟอร์มอื่นได้อย่างรวดเร็ว แทนที่จะดึงออกจากระบบเดิมที่ยึดที่มั่น

การสมัครสมาชิกอาจเป็นปัญหาได้เช่นกัน ทุกคนสามารถสร้างการทดลองใช้ฟรีเจ็ดวันได้ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าผู้คนจะใช้บัญชีนี้จริงๆ เป็นเรื่องง่ายสำหรับพนักงานที่จะซื้อในนามของบริษัท จากนั้นออกจากเครื่องมือและลืมสัญญา

เรามักจะเห็นสิ่งนี้กับโมเดลธุรกิจ freemium การจัดซื้อควรระวังการทดลองใช้ "ฟรี" ซึ่งกำหนดให้ผู้ซื้อต้องป้อนข้อมูลบัตรเครดิตก่อนเปิดใช้งาน ธุรกิจสามารถทำสัญญาการสมัครสมาชิกเป็นเวลาหนึ่งเดือนหรือหนึ่งปี

การจัดซื้อแบบดิจิทัลแตกต่างจากการจัดซื้อแบบเดิมอย่างไร

ตอนนี้ทีมจัดซื้อต้องเผชิญกับทางเลือกสองทาง: ยอมรับและปรับให้เข้ากับวิธีการจัดซื้อจัดจ้างแบบดิจิทัลแบบใหม่ หรือยึดติดกับวิธีการแบบเก่าซึ่งไม่สมเหตุสมผลอีกต่อไป

นี่คือวิธีที่คุณสามารถเลือกได้ถูกต้อง

การจัดซื้อแบบดิจิทัลช่วยเสริมกระบวนการซื้อ SaaS ใหม่ แพลตฟอร์มการจัดซื้อจัดจ้างดิจิทัลที่ดีจะสร้างศูนย์กลางในการตรวจสอบทุกแอปพลิเคชันและการสมัครรับข้อมูล

การจัดการผู้ขายช่วยลดต้นทุนโดยรวมและช่วยกำหนดว่าเครื่องมือใดให้คุณค่าที่เหมาะสมกับต้นทุน และสามารถลบออกจากกลุ่มเทคโนโลยีได้ทั้งหมด นอกจากนี้ยังช่วยรวบรวมข้อมูลทั่วทั้งองค์กรเพื่อให้ผู้นำสามารถวิเคราะห์ว่าเครื่องมือโต้ตอบกันอย่างไรในกลุ่มเทคโนโลยีของตน

การจัดซื้อสมัยใหม่ยังเห็นการตัดสินใจซ้ำแล้วซ้ำเล่าทุกเดือนและปีแล้วปีเล่า คุณสามารถนึกถึงการต่ออายุการสมัครรับข้อมูลเกือบทั้งหมดเป็นการตัดสินใจซื้อแบบอัตโนมัติ

ผลลัพธ์? ผู้ซื้อที่ชาญฉลาดที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่ายในทุกขั้นตอนของเส้นทางการซื้อ การจัดซื้อทางดิจิทัลยังช่วยลดความเสี่ยงที่เกิดจากสิ่งที่เราเรียกว่า "การจัดซื้อจัดจ้างทางดิจิทัลที่หลอกลวง"

ความเสี่ยงของการจัดซื้อจัดจ้างทางดิจิทัลที่หลอกลวง

แม้ว่าการซื้อเครื่องมือ SaaS จะง่ายกว่าที่เคย แต่อาจกลายเป็นบริการฟรีสำหรับทุกคนโดยไม่ต้องใช้แพลตฟอร์มการจัดซื้อดิจิทัล

พนักงานสามารถใช้เครื่องมือ SaaS ได้ด้วยตนเองเพียงคลิกปุ่ม - ทั้งหมดที่พวกเขาต้องทำคือยอมรับข้อกำหนดและเงื่อนไข (ซึ่งแน่นอนว่าพวกเราส่วนใหญ่อ่านอย่างครบถ้วนใช่ไหม) ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและสร้างต้นทุนที่ซ่อนอยู่ หรือที่เรียกว่า Shadow IT และการเรียกเก็บเงินที่มืด

เงาไอที

Shadow IT เป็นซอฟต์แวร์ที่ซื้อโดยไม่เกี่ยวข้องกับทีมไอที ด้วยเครื่องมือ SaaS ที่มีอยู่มากมายและไม่มีระบบการจัดการ SaaS ส่วนกลาง Shadow IT สามารถสะสมได้อย่างรวดเร็ว สร้างความเสี่ยงที่สำคัญให้กับบริษัท ซึ่งหมายความว่าเงินจะออกไปโดยไม่มีเอกสาร ทำให้องค์กรเสี่ยงต่อการละเมิดความปลอดภัย

การจัดซื้อ SaaS แบบกระจายอำนาจเพิ่มเติมทำให้ Shadow IT แอบเข้ามาได้ง่ายขึ้น ทีมจากศูนย์กลางมักจะซื้อเครื่องมือต่างๆ เช่น Google Suite, Slack, Zoom และผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือน แต่พนักงานซื้อเครื่องมืออื่นๆ หลายร้อยตัวโดยตรงที่ไม่ผ่านการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด ก่อนที่จะรวมเข้ากับกลุ่มเทคโนโลยีที่เหลือ

สิ่งนี้ทำให้องค์กรเสี่ยงต่อการปฏิบัติตามกฎระเบียบและความปลอดภัย เครื่องมือหลายอย่างไม่สอดคล้องกับนโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เช่น การควบคุมระบบและองค์กร (SOC) ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) และความสามารถในการพกพาและความรับผิดชอบในการประกันสุขภาพ (HIPAA)

แม้ว่าข้อบังคับเหล่านี้จะไม่เกี่ยวข้องกับโซลูชันเฉพาะ แต่การใช้โซลูชันที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดจะทำให้บริษัทมีความเสี่ยงที่ข้อมูลจะรั่วไหล นอกจากนี้ พนักงานสามารถทิ้งใบสมัครกำพร้าไว้ได้เมื่อออกจากบริษัท หรือแย่กว่านั้น พวกเขายังสามารถเข้าถึงแอปพลิเคชันเหล่านี้ได้

ทั้งหมดนี้ชี้ให้เห็นถึงความจำเป็นในการใช้เครื่องมือจัดการการจัดซื้อดิจิทัล

การเรียกเก็บเงินที่มืด

ของเสียจาก SaaS เป็นอีกปัญหาสำคัญสำหรับบริษัทที่ไม่มีกระบวนการและระบบการจัดซื้อจากส่วนกลาง นี้สามารถนำไปสู่ค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่ผ่านรูปแบบการเรียกเก็บเงินที่มืด เนื่องจากผู้ค้าเทคโนโลยีหลายรายยึดติดกับเมตริกธุรกิจประจำปีที่เข้มงวด เช่น การรักษาเงินดอลลาร์สุทธิที่เพิ่มขึ้น พวกเขาจึงหันไปใช้แนวทางการเรียกเก็บเงินที่น่าสงสัยเพื่อให้บรรลุเป้าหมายประจำปี ซึ่งรวมถึง:

• ไม่แจ้งให้ลูกค้าทราบเมื่อการทดลองใช้ฟรีแปลงเป็นบัญชีแบบชำระเงิน โดยปกติแล้ว ต้องใช้บัตรเครดิตเมื่อสมัครทดลองใช้งานฟรี โดยหวังว่าผู้ใช้จะไม่พลาดกำหนดเวลาและเปลี่ยนไปใช้บัญชีแบบชำระเงินโดยอัตโนมัติ เงื่อนไขที่ยอมรับสำหรับการใช้รุ่นทดลองมักจะทำให้ไม่สามารถถอนตัวออกจากสัญญาได้
• ธุรกรรมที่เงียบและเกิดซ้ำ ผู้ให้บริการ SaaS ส่วนใหญ่ขายบริการสมัครรับข้อมูลที่ต้องชำระเงินล่วงหน้าเป็นรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี แม้ว่าพวกเขาควรแจ้งให้ลูกค้าทราบทุกครั้งที่มีการเรียกเก็บเงินที่จะเกิดขึ้น พวกเขามักจะไม่ส่งการแจ้งเตือนใดๆ ค่าธรรมเนียมเหล่านี้ไม่สามารถตรวจพบได้หากธุรกิจไม่ตรวจสอบใบแจ้งยอดธนาคารและบัตรเครดิตของตน
• การเรียกเก็บเงินตามสัดส่วน ด้วยบริการสมัครสมาชิก บริษัทตกลงล่วงหน้าว่าจะจ่ายเงินขั้นต่ำสำหรับปีไม่ว่าในกรณีใด การสมัครสมาชิกขึ้นอยู่กับใบอนุญาต การเรียก API หรือการใช้ข้อมูล หากบริษัทไม่ได้ใช้หน่วยที่ซื้อทั้งหมด ก็ยังต้องจ่าย นอกจากนี้พวกเขาจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมหากเกินหน่วยที่ทำสัญญา

ทำไมคุณถึงต้องการแพลตฟอร์มการจัดซื้อดิจิทัล

แพลตฟอร์มการจัดซื้อแบบดิจิทัลเชื่อมโยงการจัดซื้อแบบดั้งเดิมกับโลก SaaS สมัยใหม่ ให้ภาพรวมของการซื้อทั้งหมด ติดตามการใช้งานเพื่อกำหนดว่าเครื่องมือใดมีค่าและเมื่อใดที่จำเป็นต้องตัดแต่ง และให้ตำแหน่งศูนย์กลางสำหรับทีมองค์กรเพื่อจัดการและดูเครื่องมือ SaaS ทั้งหมดอย่างปลอดภัย

ด้วยแพลตฟอร์มการจัดซื้อแบบดิจิทัล คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างได้ทุกด้าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสี่ด้านต่อไปนี้

เครื่องมือที่ปรับให้เหมาะสม

บริษัทส่วนใหญ่ใช้เครื่องมือที่ปรับให้เหมาะสมสำหรับการทำงานประจำวันหรือเปลี่ยนไปใช้อย่างเต็มที่ การจัดหาและการจัดการต้นทุนที่เหมาะสมเป็นขั้นตอนต่อไป ซอฟต์แวร์กระบวนการอัตโนมัติช่วยให้ชุดเครื่องมือจัดซื้อของคุณคล่องตัวขึ้นโดยการติดตามต้นทุน การซื้อ และซัพพลายเออร์ทั้งหมด และลดงานที่ทำด้วยตนเองที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งซื้อ การอนุมัติ การออกใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ

ต้นทุนที่เหมาะสม

แง่มุมที่ไม่เป็นระเบียบมากที่สุดประการหนึ่งของการจัดซื้อจัดจ้างขนาดใหญ่คือการกำกับดูแลการใช้จ่าย ธุรกิจสามารถปรับค่าใช้จ่ายให้เหมาะสมด้วยมุมมองล่าสุดเกี่ยวกับเงินที่ใช้ไปและงบประมาณที่มีอยู่ ซึ่งช่วยลดระบบและสัญญาที่ซ้ำซ้อน

วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนคือการติดตามการใช้ซอฟต์แวร์ ผู้นำทางการเงินยุคใหม่ถือว่าทุกค่าใช้จ่ายเป็นการลงทุนและวัดการใช้งานและผลลัพธ์ ไม่ต้องแปลกใจหากมีองค์กรจำนวนมากขึ้นเริ่มติดตามว่ามีการจัดประชุม Zoom กี่ครั้งต่อใบอนุญาตแบบชำระเงิน!

การเติบโตที่เหมาะสมที่สุด

เครื่องมือจัดซื้อแบบรวมศูนย์ทำให้บริษัทต่างๆ มีความยืดหยุ่นในการจัดซื้อมากขึ้นโดยเสนอการจัดหาเชิงคาดการณ์และเชิงรุก สิ่งสำคัญที่สุดคือ องค์กรสามารถเป็นพันธมิตรกับผู้ขายได้ดียิ่งขึ้น เพื่อสนับสนุนการลงทุนเชิงกลยุทธ์ที่ขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้า แทนที่จะปรับใช้โซลูชันแบบจุดทั่วทั้งองค์กร

เพิ่มประสิทธิภาพการเป็นเจ้าของ

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การจัดซื้อจากส่วนกลางอาจกลายเป็นอุปสรรค ทำให้ความสามารถของทีมในการซื้อและใช้งานระบบเชิงกลยุทธ์ช้าลง แพลตฟอร์มการจัดการการจัดซื้อสามารถสนับสนุนทีมผ่านกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างในขณะที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านนโยบายและงบประมาณ ด้วยการเพิ่มพนักงานและย้ายออกจากเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่น่าเบื่อ บริษัทต่างๆ สามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ – ตัวงานเอง

วิธีการตั้งค่ากระบวนการจัดซื้อจัดจ้างดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จ

ถึงตอนนี้ คุณก็รู้แล้วว่ากระบวนการจัดซื้อสมัยใหม่เป็นอย่างไร แต่คุณจะเริ่มต้นที่ไหนและอย่างไร ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนที่จะช่วยคุณสลัดวิธีการจัดหาซีดีแบบเดิมๆ และกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อดิจิทัล

ที่มา: Quolum

1.เตรียมตัวล่วงหน้า

ธุรกิจสามารถติดตามการซื้อดิจิทัลทั้งหมดด้วยแพลตฟอร์มการจัดการการใช้จ่ายของ SaaS แพลตฟอร์มเหล่านี้สามารถรองรับพื้นที่เฉพาะสามส่วน:

• การจัดการสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์: ตรวจสอบการนำใบอนุญาตของผู้ใช้ไปใช้และเมตริกการใช้สำหรับผู้ให้บริการ SaaS แต่ละราย รู้ว่าเมื่อใดที่เครื่องมือถูกใช้หรือสูญเปล่า
• การจัดการผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์: แทนที่จะนำผู้จำหน่าย SaaS เข้ามาเฉพาะในช่วงที่มีปัญหา เช่น ค่าใช้จ่ายเกินกำหนดหรือปัญหาการยอมรับ ให้สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับผู้ขายที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณได้ราคาดีที่สุด ใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะทั้งหมด และต่ออายุข้อตกลงของคุณได้อย่างราบรื่น
• การจัดการการใช้จ่ายด้านซอฟต์แวร์: ควบคุมต้นทุนและวางแผนการลงทุนเชิงกลยุทธ์ ไอทีจะรวมศูนย์การจัดการการใช้จ่ายสำหรับซอฟต์แวร์ทุกชิ้นที่เชื่อมต่อกับกลุ่มเทคโนโลยีของคุณ ทำให้หน่วยธุรกิจต่างๆ ซื้อสิ่งที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

2. ประเมินการใช้จ่าย SaaS ปัจจุบันของคุณ

ขั้นตอนต่อไปในการจัดซื้อจัดจ้างทางดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จคือการตรวจสอบเทคโนโลยีที่มีอยู่ของคุณ ค้นหาว่าทีมของคุณใช้อะไรในขั้นตอนเหล่านี้:

• แสดงรายการแอปพลิเคชันของคุณ
• ระบุแอปพลิเคชันใหม่ตั้งแต่คุณตรวจสอบสแต็คเทคโนโลยีของคุณครั้งล่าสุด
• ติดตามการเข้าสู่ระบบและการใช้งาน ตัวอย่างเช่น ใบอนุญาตและฟังก์ชันที่ใช้
• วัดการเปลี่ยนแปลงในการเข้าสู่ระบบและกิจกรรมเมื่อเวลาผ่านไปเพื่อกำหนดมูลค่าของแต่ละแอปพลิเคชัน
• วางแผนและเห็นภาพการต่ออายุซอฟต์แวร์เพื่อระบุว่าการยกเลิกหรือดาวน์เกรดสามารถประหยัดเงินได้ที่ใด

3. มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสม

การจัดซื้อจัดจ้างแบบดิจิทัลไม่สามารถแยกออกได้ สิ่งสำคัญคือต้องมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากแต่ละทีมที่เกี่ยวข้องในการตัดสินใจซื้อเครื่องมือ ซื้อจำนวนเท่าใด และต้องต่ออายุข้อตกลงหรือไม่ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้คือ:

• CTO หรือ CIO
• ทีมงานจัดซื้อ
• ทีมงานการเงิน
• ทีมกฎหมาย
• หัวหน้าแผนก
• ผู้จัดการฝ่ายไอทีหรือผู้จัดการ SaaS
• ผู้ใช้ปลายทางสำหรับการตรวจสอบความถูกต้อง

4. จัดลำดับความสำคัญในการเจรจาสัญญา

คุณสามารถซื้อผลิตภัณฑ์ดิจิทัลได้สองวิธี ข้อแรกคือข้อตกลงในการคลิกผ่าน และข้อที่สองคือการเจรจาสัญญา ข้อตกลงการคลิกผ่านไม่ได้เสนอราคา ค่าธรรมเนียม แผนการชำระเงิน หรือข้อผูกมัดด้านความปลอดภัย

ด้วยการเจรจาสัญญาโดยตรงกับตัวแทนขายของผู้จำหน่าย องค์กรจะสามารถตรวจสอบข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนด รักษาความปลอดภัยการคืนเงิน และบรรเทาการละเมิดข้อมูลและการชดใช้ค่าเสียหาย

ปรับตัวเข้ากับโลก SaaS

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบดั้งเดิมไม่สามารถใช้งานร่วมกับโลก SaaS บนคลาวด์ได้อีกต่อไป ผู้นำที่มองการณ์ไกลสามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเชิงรุกและคาดการณ์ที่ดีที่สุดโดยเปลี่ยนจากการจัดซื้อที่ล้าสมัยและไม่ได้รับการควบคุมไปสู่การจัดซื้อทางดิจิทัล

ท้ายที่สุด เราอยู่ในโลกแห่งโซลูชันและเครื่องมือ SaaS ที่ไม่มีที่สิ้นสุดซึ่งมีศักยภาพอย่างเหลือเชื่อสำหรับการเติบโตและการแก้ปัญหา ถึงเวลาแล้วที่วิธีจัดซื้อจัดจ้างต้องตามให้ทัน

ซอฟต์แวร์ใช้จ่ายรูในกระเป๋าเงินของคุณหรือไม่? ค้นหา ว่าเหตุใดบริษัทต่างๆ จึงประสบปัญหากับสินค้าคงคลังซอฟต์แวร์ และหลีกเลี่ยงการใช้ผลิตภัณฑ์ SaaS เกินเงิน