วิธีหลีกเลี่ยงตัวกรองสแปม (และรักษาชื่อเสียงผู้ส่งของคุณไว้)

เป็นไปได้ไหมว่าอีเมลของคุณถูกเข้าใจผิดว่าเป็นสแปม?

การหลีกเลี่ยงตัวกรองสแปมเป็นความท้าทายอย่างต่อเนื่องสำหรับนักการตลาด ความจริงก็คือ อีเมลที่มีเจตนาดีอย่างสมบูรณ์ของคุณอาจถูกกรองไปยังโฟลเดอร์สแปมด้วยเหตุผลต่างๆ ที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ โดยที่คุณไม่รู้ตัว หากปล่อยไว้โดยไม่เลือก การส่งอีเมลจำนวนมากซึ่งถูกส่งไปยังโฟลเดอร์สแปมอาจทำลายชื่อเสียงของผู้ส่งและบังคับให้คุณฮาร์ดรีเซ็ตโปรแกรมการตลาดผ่านอีเมล

เพื่อช่วยให้คุณปรับปรุง ความสามารถในการส่งอีเมล และมั่นใจได้ว่าทุกข้อความที่คุณส่งไปจะถึงกล่องจดหมายของผู้รับอย่างปลอดภัย เรามาคุยกันถึงสิ่งที่ถือว่าเป็นอีเมลสแปมและกลยุทธ์จากผู้เชี่ยวชาญในการหลีกเลี่ยงตัวกรองสแปม

สแปมคืออะไรกันแน่?

สแปมเป็นคำที่ใช้เพื่ออธิบายอีเมลที่ไม่พึงประสงค์ ไม่เป็นที่ต้องการ หรืออาจเป็นการฉ้อฉล ซึ่งโดยปกติแล้วจะส่งไปยังผู้รับจำนวนมาก และการส่งข้อความสแปมในหลายประเทศถือเป็นเรื่องผิดกฎหมาย

พระราชบัญญัติ CAN-SPAM ของสหรัฐอเมริกา และ กฎหมายต่อต้านสแปม (CASL) ของแคนาดาให้รายละเอียดโดยละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำเมื่อส่งอีเมล โดยมีประเด็นสำคัญ ได้แก่:

• คุณไม่สามารถใช้ข้อมูลส่วนหัวที่เป็นเท็จหรือทำให้เข้าใจผิดได้
• คุณต้องให้ผู้รับเลือกไม่รับอีเมลของคุณ
• หัวเรื่องของคุณจะต้องสะท้อนถึงเนื้อหาของอีเมลของคุณ

ในเดือนกันยายน 2021 อีเมล เกือบ 89 พันล้านฉบับจากทั้งหมด 106 พันล้านฉบับ เป็นสแปม แต่เราทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในการลดจำนวนอีเมลสแปมที่ส่งไปได้

หากคุณสงสัย คุณสามารถ เรียนรู้ว่าทำไมเราถึงเรียกมันว่าสแปม และวิวัฒนาการของสแปมในช่วงหลายปีที่ผ่านมา หรืออ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีการทำงานของตัวกรองสแปม

ตัวกรองสแปมคืออะไร?

ตัวกรองสแปมทำหน้าที่เป็นแนวป้องกันด่านแรกสำหรับผู้รับอีเมล และส่งอีเมลสแปมที่เป็นไปได้ไปยังโฟลเดอร์ที่แยกจากกล่องขาเข้าอีเมลหลักของผู้รับ โดยทั่วไป ตัวกรองสแปมจะอาศัยการผสมผสานของเทคโนโลยีต่างๆ รวมถึงการเรียนรู้ของเครื่องและปัญญาประดิษฐ์ (AI) เพื่อระบุข้อความอีเมลที่มีไวรัส รวมถึงข้อความที่อาจเป็นการหลอกลวง หรือมาจากผู้ส่งที่ไม่น่าไว้วางใจ

เหตุผลบางประการที่ตัวกรองสแปมอาจสกัดกั้นอีเมล ได้แก่:

• อีเมลมีคำหรือวลีที่เป็นสแปมมากเกินไป
• การ ออกแบบอีเมล ไม่ดีหรือไม่สมบูรณ์
• ชื่อเสียงของผู้ส่งต่ำ
• ที่อยู่ IP ของผู้ส่งถูกบล็อก
• หัวเรื่องอีเมลมีลักษณะเป็นสแปม เป็นเท็จ หรือทำให้เข้าใจผิด

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าตัวกรองสแปมไม่ได้บล็อกอีเมลไม่ให้ส่ง หมายความว่ารายงาน ESP จะแสดงรายการอีเมลว่าส่งแล้ว แม้ว่าอีเมลเหล่านั้นจะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์สแปมก็ตาม

ซึ่งจะทำให้ทีมของคุณเข้าใจความสำเร็จที่แท้จริงและวิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงกลยุทธ์อีเมลได้ยากขึ้นอย่างมาก เว้นแต่ว่าผู้รับของคุณจะทำเครื่องหมายข้อความของคุณว่าปลอดภัย นี่เป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้อัตราการจัดวางกล่องจดหมายเป็นการวัดความสามารถในการส่งของผู้ส่งที่แท้จริงเพียงอย่างเดียว นั่นคือความสามารถในการเข้าถึงกล่องจดหมายของสมาชิกแทนที่จะเป็นโฟลเดอร์สแปม

13 กลยุทธ์ในการหลีกเลี่ยงตัวกรองสแปม

แม้จะมีความท้าทายมากมายในการหลีกเลี่ยงตัวกรองสแปม แต่ข่าวดีก็คือการหลีกเลี่ยงตัวกรองเหล่านี้ทำได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีป้องกันสแปมอีเมลและวิธีเข้าถึงสมาชิกของคุณด้วยเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและเป็นส่วนตัวสูง ที่กล่าวว่า การตัดสินใจของคุณตั้งแต่เนิ่นๆ ในการทำการตลาดผ่านอีเมลอาจส่งผลต่อความสำเร็จของโปรแกรมของคุณในระยะยาว

หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลที่อาจถูกพิจารณาว่าเป็นสแปมโดยปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้:

อุ่นเครื่องที่อยู่ IP ของคุณ

หากทีมของคุณทำงานจากที่อยู่ IP และที่อยู่อีเมลใหม่ทั้งหมด คุณจะต้องส่งอีเมลจำนวนน้อยๆ ในตอนแรก โดยเว้นระยะ 24 ชั่วโมงระหว่างการขยายงานของคุณ และค่อยๆ เพิ่มจำนวนอีเมลที่คุณส่ง หากคุณไม่อุ่นเครื่องที่อยู่ IP ของคุณ ผู้ให้บริการอีเมลจะไม่มีข้อมูลประวัติเพียงพอที่จะวัดชื่อเสียงของคุณ และจะถือว่าคุณกำลังส่งอีเมลขยะ

เราอธิบายวิธีทำให้ ที่อยู่ IP ของคุณอุ่นขึ้น ที่นี่เพื่อดูพื้นหลังเพิ่มเติม

ใช้การเข้าร่วมสองครั้ง

วิธีการเลือกรับสองครั้งเป็นวิธีสำคัญในการปกป้องชื่อเสียงของอีเมลและผู้รับของคุณ เมื่อคุณเปิดใช้งานการยืนยันการเข้าร่วมสองครั้ง ผู้ที่ลงทะเบียนสำหรับการสื่อสารทางอีเมลของคุณจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์การเลือกรับซึ่งพวกเขาต้องคลิกก่อนที่จะถูกเพิ่มอย่างเป็นทางการในรายชื่อสมาชิกของคุณ

การเลือกใช้สองครั้งช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนที่ได้รับอีเมลของคุณต้องการพวกเขา แทนที่จะลงชื่อสมัครใช้โดยไม่ได้ตั้งใจหรือผิดพลาด หากมีคนจำไม่ได้ว่าสมัครรับอีเมลของคุณ พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะรายงานว่าอีเมลของคุณเป็นสแปม

การเลือกใช้สองครั้งยังช่วยให้คุณกรองที่อยู่อีเมลที่สะกดผิดหรือไม่ถูกต้อง ซึ่งเป็นสิ่งที่เครื่องมือ ตรวจสอบอีเมล สามารถช่วยได้ ซึ่งจะทำให้ทีมของคุณถูกตีกลับอย่างหนักและทำให้ชื่อเสียงของผู้ส่งของคุณเสียไป

ทบทวน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเลือกใช้ เหล่านี้ เพื่อสร้างรายชื่ออีเมลของคุณด้วยวิธีที่ถูกต้อง

รักษาชื่อเสียงของผู้ส่งในเชิงบวก

ชื่อเสียงของผู้ส่งของคุณมีอิทธิพลอย่างมากต่อความสามารถในการส่งอีเมลโดยรวมของคุณ มีหลายปัจจัยที่ส่งผลต่อชื่อเสียงของผู้ส่งของคุณ รวมถึง:

• อัตราตีกลับ
• ข้อเสนอแนะลูป
• รายการสุขอนามัย
• เนื้อหาอีเมลของคุณ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ ชื่อเสียงของผู้ส่ง อีเมล และเรียนรู้วิธีเสริมความแข็งแกร่งให้กับคุณโดยใช้เคล็ดลับและกลยุทธ์จากผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ เราขอแนะนำให้ใช้เครื่องมือฟรี เช่น Sender Score เพื่อตรวจสอบความน่าเชื่อถือของ IP ของคุณและติดตามชื่อเสียงของผู้ส่งอย่างต่อเนื่อง

เพิ่มลงในสมุดที่อยู่

วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงตัวกรองสแปมคือการเพิ่มลงในสมุดที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งทำหน้าที่เป็นบัตรผ่านวีไอพีที่รับรองว่าคุณจะเข้าถึงกล่องจดหมายหลักได้ตลอดเวลา

กระตุ้นให้สมาชิกของคุณเพิ่มคุณโดยตรงในสมุดที่อยู่ผ่านการสื่อสารทางอีเมลของคุณ เป็นการดีที่จะส่งอีเมลเริ่มต้นใช้งานที่อธิบายว่าพวกเขาสามารถเพิ่มคุณลงในสมุดที่อยู่ได้อย่างไร พร้อมคำแนะนำเฉพาะสำหรับ Gmail, Outlook และผู้ให้บริการกล่องจดหมายอื่นๆ และคุณสามารถรวมการสะกิดที่สอดคล้องกันในการขยายงานที่กำลังดำเนินอยู่ของคุณเพื่อเพิ่มความสำเร็จสูงสุด

สร้างหัวเรื่องที่ไม่ใช่สแปม

ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ตัวกรองสแปมอาศัยปัญญาประดิษฐ์ในการจับข้อความที่อาจเป็นอันตราย หัวเรื่องอีเมลของคุณเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้อีเมลของคุณถูกตั้งค่าสถานะเป็นสแปมหรือไม่ แม้ว่าตัวกรองสแปมจะไม่ดำเนินการกับอีเมลของคุณ แต่วลีบางอย่างอาจทำให้ผู้รับอีเมลตั้งค่าสถานะข้อความของคุณว่าเป็นสแปมด้วยตนเอง

วิธีที่ดีที่สุดคือเขียนหัวเรื่องอีเมลเพื่อให้ผู้รับเข้าใจเนื้อหาของอีเมลได้อย่างชัดเจนและตรงไปตรงมา (จำกฎ CAN-SPAM ที่เรากล่าวถึงข้างต้นได้หรือไม่) รายการ คำเรียกสแปมอีเมล มากกว่า 200 คำนี้ มีคำและวลีที่คุณควรหลีกเลี่ยงทั้งในหัวเรื่องและสำเนาอีเมล รวมถึงวลีเช่น "สมัครออนไลน์" "ขาดไม่ได้" และ "อย่าลบ" ”

วิธีที่ชาญฉลาดในการปรับปรุงกลยุทธ์หัวเรื่องของคุณคือการทดสอบ A/B กับข้อความของคุณ เพื่อเรียนรู้ว่าหัวเรื่องประเภทใดที่ช่วยปรับปรุงอัตราการเปิดและคอนเวอร์ชั่นของคุณ

หลีกเลี่ยงไฟร์วอลล์อีเมล

ไฟร์วอลล์อีเมลสามารถบล็อกข้อความที่อาจเป็นอันตรายหรือสแปมไม่ให้เข้าถึงผู้รับก่อนที่ตัวกรองสแปมจะตรวจสอบอีเมลได้ เนื่องจากไฟร์วอลล์อีเมลใช้คะแนนชื่อเสียงของผู้ส่งในการตัดสินใจว่าจะบล็อกข้อความหรือไม่ หากผู้รับอีเมลของคุณยังคงรายงานอีเมลของคุณ—อาจเป็นเพราะพวกเขาจำไม่ได้ว่าลงชื่อสมัครรับอีเมลของคุณ คุณติดต่อบ่อยเกินไป หรือข้อความของคุณไม่สามารถให้คุณค่าได้—ชื่อเสียงของผู้ส่งของคุณจะลดลงและไฟร์วอลล์อีเมลจะหยุดข้อความของคุณจาก กำลังจัดส่ง โปรดทราบว่าผู้ให้บริการอีเมลแต่ละรายจะมีไฟร์วอลล์ที่แตกต่างกัน หมายความว่าข้อความของคุณอาจส่งไปยังกล่องจดหมาย Outlook แต่ถูกไฟร์วอลล์ของ Gmail ดักฟัง

ตรวจสอบบันทึกการร้องเรียน

ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น ผู้รับอีเมลสามารถรายงานข้อความของคุณได้ หากมีคนรายงานอีเมลที่มาจากที่อยู่ของคุณมากเกินไป คุณจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติ ตรวจสอบข้อความประเภทนี้และหยุดการเข้าถึงทั้งหมดทันที จนกว่าคุณจะเข้าใจว่าสิ่งใดที่อาจทำให้รายงานการละเมิดของคุณเพิ่มขึ้น หากคุณไม่ลดระดับรายงานการละเมิด คุณก็เสี่ยงที่จะถูกบล็อกไม่ให้ส่งอีเมลทั้งหมด

อย่าซื้อรายชื่ออีเมล

การซื้อรายชื่ออีเมลเพื่อเริ่มทำการตลาดผ่านอีเมลของคุณอาจเป็นเรื่องดึงดูดใจ หรือด้วยความหวังว่าจะกระตุ้นยอดขายในทันที อย่าทำมัน การซื้อรายชื่ออีเมลไม่ใช่ความคิดที่ดี และขัดแย้งโดยตรงกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการหาสมาชิกที่เลือกรับข้อความของคุณ

รายการอีเมลที่ซื้อจากผู้ขายบุคคลที่สามมักจะรวมอีเมลที่ไม่ถูกต้องหรือล้าสมัยและกับดักสแปมที่อาจทำลายชื่อเสียงของผู้ส่งของคุณอย่างร้ายแรง ไม่ว่าโปรแกรมของคุณจะประสบความสำเร็จเพียงใดในอดีต การส่งอีเมลถึงผู้รับที่ไม่ได้ขอให้รับข้อความของคุณเป็นวิธีที่รับประกันได้ว่าจะเพิ่มการร้องเรียนเกี่ยวกับสแปมและทำลายชื่อเสียงของแบรนด์ คุณจะขอบคุณไหมหากมีคนที่คุณไม่รู้จักติดต่อมาหาคุณเพื่อพยายามขายของบางอย่างให้คุณ

จัดการความถี่ของอีเมล

ผู้คนได้รับอีเมลจำนวนมากทุกวัน และคุณต้องการให้พวกเขารู้สึกตื่นเต้นเมื่อเห็นข้อความจากแบรนด์ของคุณ จำกัดความถี่ในการติดต่อกับสมาชิกของคุณเพื่อเคารพเวลาและชีวิตที่วุ่นวายของพวกเขา เราขอแนะนำให้คุณให้สิทธิ์ผู้รับในการปรับแต่งความถี่ที่พวกเขาได้ยินจากคุณผ่านศูนย์การตั้งค่าที่อนุญาตให้พวกเขาเลือกเข้าและออกจากสตรีมอีเมลของคุณ และเลือกจังหวะการเผยแพร่รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส

อธิบายสตรีมอีเมลแต่ละรายการของคุณอย่างชัดเจน และอนุญาตให้สมาชิกของคุณสามารถเลือกเข้าร่วมและออกจากสตรีมเหล่านั้นด้วยวิธีที่สะดวก แม้ว่าการเห็นจำนวนผู้ติดตามทั้งหมดของคุณลดลงอาจทำให้ท้อใจ แต่สิ่งสำคัญคือต้องมุ่งเน้นที่การเข้าถึงสมาชิกคุณภาพสูงที่จะมีส่วนร่วมกับเนื้อหาของคุณ

ตรวจสอบสมาชิกที่ไม่ได้ใช้งานของคุณ

ที่เกี่ยวข้องกับหมายเหตุด้านบนเกี่ยวกับความถี่ของการเข้าถึงของคุณ ทีมของคุณควรตรวจสอบสมาชิกที่ไม่ได้ใช้งานของคุณเป็นประจำ และปรับเวลา จังหวะ หรือกลยุทธ์ในการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ของคุณเพื่อดึงดูดพวกเขาอีกครั้ง หากสมาชิกไม่มีส่วนร่วมกับอีเมลของคุณนานกว่าหนึ่งเดือน คุณควรลดความถี่ในการติดต่อลง หลังจากเลิกจ้างไปแล้วสามถึงสี่เดือน การรณรงค์ให้กลับมา มีส่วนร่วมอีกครั้ง อาจทำให้พวกเขากลับมา หากผู้รับยังคงไม่มีส่วนร่วมกับอีเมลของคุณ คุณควรลบออกจากการติดต่อของคุณ

หลีกเลี่ยงไฟล์แนบ

สิ่งที่แนบมากับอีเมลมักทำให้เกิดปัญหาในการส่งอีเมล เนื่องจากจะเพิ่มขนาดอีเมลและต้องเผชิญกับการตรวจสอบที่เข้มงวดมากขึ้นจากผู้ให้บริการกล่องจดหมายที่มองหาไวรัสหรือเนื้อหาที่เป็นอันตราย หากคุณต้องการส่งไฟล์หรือเนื้อหาเสริม เราขอแนะนำให้คุณสร้างหน้า Landing Page สำหรับเนื้อหานั้นหรือรวมไว้ในบล็อกโพสต์ที่คุณลิงก์ไปในอีเมลของคุณ หรือคุณสามารถอัปโหลดไฟล์แนบของคุณไปยังโฟลเดอร์ Google Drive หรือ Box ที่คุณเชื่อมโยงภายในอีเมลของคุณ (เพียงระบุให้ชัดเจนว่าลิงก์จะนำสมาชิกของคุณไปที่ใด)

ปรับภาพอีเมลให้เหมาะสม

เนื้อหาที่มีรูปภาพจำนวนมากมีโอกาสสูงที่จะถูกบล็อกโดยตัวกรองสแปม หรือผู้ให้บริการอีเมลของผู้รับอาจปิดใช้รูปภาพของคุณ อย่าลืมปรับภาพของคุณให้มีขนาดไฟล์เล็กลง และใส่ข้อความแสดงแทนสำหรับแต่ละภาพที่คุณใส่ ทดสอบอีเมลของคุณกับผู้ให้บริการอีเมลต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณเป็นไปตามที่คุณต้องการ โดยทั่วไป คุณควรพยายามแบ่งอัตราส่วนข้อความต่อรูปภาพเป็น 80/20

แบ่งกลุ่มรายการการเข้าถึงของคุณ

หนึ่งในวิธีหลักในการหลีกเลี่ยงตัวกรองสแปมคือการเข้าหาสมาชิกของคุณอย่างสม่ำเสมอด้วยเนื้อหาที่มีความเกี่ยวข้องและปรับให้เหมาะกับความต้องการของพวกเขา แบ่งกลุ่มผู้ติดตามของคุณตามข้อมูลประชากรและพฤติกรรมการช็อปปิ้งที่ผ่านมา เพื่อเข้าถึงพวกเขาด้วยอีเมลที่ช่วยยกระดับประสบการณ์และทำให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลทุกฉบับเข้าสู่กล่องจดหมายของผู้รับ

วิธีที่ดีที่สุดสำหรับนักการตลาดทางอีเมลในการหลีกเลี่ยงตัวกรองสแปมคือการทำความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับวิธีการทำงานของตัวกรองสแปมและวิธีที่ดีที่สุดในการมีส่วนร่วมกับชุมชนเฉพาะของคุณ ซึ่งพูดง่ายกว่าทำมาก

แม้ว่าองค์ประกอบบางอย่างของอีเมล เช่น ไฟล์แนบ หัวเรื่อง และเนื้อความอาจทำให้อีเมลของคุณถูกเข้าใจผิดว่าเป็นสแปม แต่ก็มีข้อควรพิจารณาเบื้องหลังอื่นๆ เช่น ชื่อเสียงของผู้ส่ง ซึ่งส่วนใหญ่จะกำหนดความสามารถในการเข้าถึงสมาชิกของคุณด้วยวิธีที่มีความหมาย

เพื่อช่วยคุณปรับปรุงความสามารถในการส่งอีเมลและรับข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญและคำแนะนำสำหรับทีมของคุณในการเข้าถึงผู้คนมากขึ้นและเพิ่มการมีส่วนร่วม โปรดอ่าน “คู่มือ 5 นาทีเพื่อความสามารถในการส่งอีเมล”