如何撰写引起人们注意的新闻稿

古希腊人有信使之神，但现代公司有通讯之王——新闻稿。

如今，每个人都有话要说，随着现代通信变得越来越民主化并且每个人都触手可及，传播信息从未如此简单。

然而，对于组织而言，沟通可能是一件极其微妙的事情。 报道和传播新闻需要事先进行仔细的计划和准备。 了解哪些主题或故事会激起目标受众的兴趣也可以帮助企业控制叙述。

媒体报道和媒体仍然主要控制行业趋势。 公司需要把握时机和精确度，并不断关注当前媒体领域的趋势。 这不仅有助于他们创造有影响力的故事，而且还有助于让他们的故事通过媒体的守门人：记者。

尽管  媒体监控软件  帮助您跟踪行业内的最新新闻或热门话题，有时公司会分享自己的具有新闻价值的故事。 这就是新闻稿将自己展示为有价值的沟通工具的地方。

让我们仔细看看新闻稿、它们的好处以及编写自己的技巧。

什么是新闻稿？

新闻稿是公司向媒体发布的一条新闻或官方书面公告，旨在分发给公众。 新闻稿也称为新闻稿、新闻声明、电子新闻稿（“Erelease”）或媒体新闻稿。

新闻稿是任何公共关系 (PR) 和媒体传播策略不可或缺的组成部分。 它们用于传播任何新闻、消息或公告，以使组织对其客户有利。

在社交媒体、推文和播客的时代，新闻稿仍然有自己的特色。 任何希望快速有效地接触目标受众的公司都可以使用新闻稿。

何时发送新闻稿？

听说过“一个人的垃圾是另一个人的宝藏”这句话吗？ 反过来也成立。

每当公司有令人兴奋或突破性的事情要宣布时，都应使用新闻稿。 然而，对你来说可能认为大的东西在别人看来不一定是一样的。

新闻稿不需要勾选所有这些框，但强有力的新闻稿通常包含两个或多个这些因素。

新闻稿的类型

从技术上讲，新闻稿可以是公司认为“有新闻价值”的任何内容。 也就是说，在新闻稿运作良好的最常见情况下，模式已经出现。

资金公告

一些最受欢迎的新闻稿是宣布融资轮次的新闻稿。

这些发布立即吸引了眼球，因为客户、合作伙伴、投资者甚至竞争对手都自然而然地对哪些组织正在乘风破浪感到好奇。 这对公司来说也是一个闪亮的时刻，因为一轮融资证明了他们在行业中的成长和地位。

在撰写宣布融资的新闻稿时，重要的是要说明这笔投资将用于什么用途，谁帮助筹集了这笔资金，以及公司的未来。 这类新闻声明通常以激动和乐观的语气写成。

看看 G2 在本次融资 D 轮融资后如何宣布成为创业独角兽 资助新闻稿示例。

资料来源： G2

请注意本新闻稿如何解决有关筹集资金的原因以及未来如何使用这笔资金的问题。

活动新闻稿

当你举办生日派对时，你会向所有客人发送邀请，安排派对礼物，设置场地并选择日期。 但是你如何确保每个人都来参加聚会呢？ 您可能会在聚会前几天发出提醒并打一些电话。

商业世界中的事件就像生日派对。 唯一的区别是受邀者并不倾向于参加他们收到邀请的每一个活动。

缺少提醒不是这里的问题，在活动开始之前，我们的收件箱中充斥着如此多的提醒电子邮件。 问题是缺乏兴趣。 人们需要确信一个事件是值得的。 除了不同的兴趣水平，并不是每个人的日程安排都很轻松。 人们需要提前计划好他们的日程安排，然后才能承诺约会。

活动新闻稿是活动营销计划的一个组成部分。 活动新闻稿宣传公司正在举办、参加或赞助的具有新闻价值的活动。 这有助于该活动在人们在他们重视的渠道上阅读它时获得更大的吸引力。

活动新闻稿还应包含所有必要的信息，例如场地、特邀嘉宾或演讲者、亮点、定价和日期。

如果您想吸引媒体成员或更广泛的观众参加，那么您的时机与新闻稿本身一样重要。 您要确保给予人们足够的注意，以便他们可以做出相应的计划。

看看这个  活动新闻稿示例  G2 宣布参加甲骨文全球大会 2019 峰会。 该公告不仅提到了 G2 出席这一著名的聚会，而且还谈到了 G2 的慈善意图和充分利用该活动的计划。

资料来源： G2

说到慈善计划，以下类型的新闻稿可用于向客户表明贵公司关心重要事业。

慈善倡议新闻稿

企业更懂得如何回馈社会。 慈善活动变得越来越普遍（并且有充分的理由）。 不幸的是，由于有如此多的公司决定更加慈善，绝大多数公众从未听说过所有的善行。

慈善倡议新闻稿是向客户展示您关心的不仅仅是底线的绝佳机会。 更不用说，新闻媒体喜欢报道让人感觉良好的故事，以平衡负面报道的冲击。

虽然这似乎是吹嘘自己的绝佳机会，但请谨慎行事。 最有效的新闻稿突出了公司的价值观，并围绕一个好的事业团结其他人。

看看 G2 Gives 如何宣布其在此筹集资金的计划  新闻稿示例  让 OutRight Action International 承认骄傲月。

资料来源： G2

宣布新的高管聘用

虽然组织的每个成员都在帮助公司向前发展方面发挥着至关重要的作用，但一些关键角色却是企业的面孔。 在大多数行业中，高级领导角色都令人垂涎和高度推崇。 因此，填补这些角色的公告也需要一些活力。

公司使用新员工新闻稿来宣布重要的领导层变动。 这种类型的新闻稿通常侧重于高级管理人员，总结了他们的专业成就并提供了传记信息。 新员工的照片是标准做法。

这些类型的新闻声明发出了一个响亮而明确的信息：这是我们信任的人，可以帮助我们的公司更上一层楼。

新员工新闻稿显示了对领导团队的信心，并向业界宣布公司已经为这项工作聘请了最优秀的人才。 例如，如果您的公司刚刚从顶级竞争对手那里聘请了一位知名高管，那么这将提高公信力——对投资者来说也是一个好兆头。 每当您从内部提拔某人担任关键行政职位时，您也可以采用类似的新闻稿格式。

这是一个  新员工公告示例  当 Amanda Malko 加入 G2 担任新的首席营销官 (CMO) 时，来自 DemandGenReport。

资料来源： DemandGenReport

颁奖新闻稿

每天，世界上都有人赢得一场我们可能没有听说过的比赛。 例如，如果当地的高中橄榄球队赢得了州季后赛，该州以外的人甚至可能都不知道。

同样，在格莱美奖或托尼奖等享有盛誉的颁奖典礼上，如果错过录制，人们可能不知道谁赢得了特定类别。 提及所有获奖者的广播频道可以启发那些错过直播的人。

行业奖项和荣誉是标准，但除非您的听众像您一样深深地沉浸在这个空间中，否则他们不太可能听说过它们。 获奖新闻稿让您有机会公开庆祝您的成功。 详细说明公司成就的新闻稿有助于验证该组织的能力并提高可信度。

这种新闻稿的目的不仅仅是让观众了解大胜。 这些公告可以吸引销售漏斗任何阶段的潜在客户、寻找行业内新兴领导者的投资者或寻求建立合作伙伴关系的其他企业的注意。

分发新闻稿可以为他们提供线索，并将您定位为行业领导者。

产品新闻稿

即使是像 Apple 这样拥有大量粉丝博客、论坛和播客的大型公司，每当推出新产品或升级时，也会继续使用新闻稿。

为什么？ 因为这些新闻稿提供了足够的细节来吸引记者。 由此产生的一连串媒体报道将即将推出的发布会变成了我们都被卷入其中的奇观，让苹果能够控制围绕它的叙述。

通过产品发布新闻稿，组织可以透露有关其最新解决方案的足够信息，以吸引观众并吸引观众。 虽然包含产品功能、定价和其他规格等相关信息是个好主意，但请尝试关注消费者影响的角度以及受众将从此次发布中获得的价值。

专注于这些新功能或产品的好处（而不是枯燥的技术规范）的公司会激励媒体报道他们的故事并与之合作。 时机很关键。 而且由于您无法永远保持如此高的兴趣，因此您经常会看到这些新闻稿在发布前不久出现。

与产品发布公告类似，产品升级或扩展也是发布新闻的好时机。 在这些情况下，尝试解释进行了哪些更改，这些更改背后的原因，以及为什么这会使观众受益。

任何产品发布或升级新闻稿的关键是向消费者强调其中的内容。 由于他们将阅读这份新闻声明，因此首先需要吸引他们的情绪。

品牌重塑新闻稿

新面貌是发布公告的一个很好的理由。 任何影响组织外观或功能的更改都应与受众共享。

无论是什么促使这一点——无论是新的标志或公司名称、合并还是收购、产品方向的转变——公司都需要简洁地解释这一决定。

更名新闻稿补充了更广泛的品牌战略。 组织意识到他们的客户习惯于特定的身份。 企业不希望他们的受众在过渡期间感到困惑。

品牌重塑新闻稿通常会具体说明将发生哪些变化（徽标、服务的受众等），并试图让受众对这种变化感到兴奋。

伙伴关系新闻稿

几个月来，你一直在谈判一项新的合作协议。 一旦新闻最终正式发布，发布新闻稿是宣布新闻的完美方式。

合作伙伴关系中的每个企业都与其不同的受众建立了关系。 吸引两个社区的新闻稿将使每个人都在同一页面上。 此外，合作新闻稿有助于每个品牌利用对方的受众来获得更多曝光。

合作伙伴关系新闻稿还让这些公司有机会解释做出该决定的原因。 虽然这对投资者来说可能是一个好兆头，但这些新闻稿的目的不仅仅是纯粹的财务。 合作伙伴新闻稿还让客户对他们将获得的新功能、服务或体验感到兴奋。

看看这个  合作新闻稿示例  这宣布了 G2 和 Medallia 之间的正式合作伙伴关系。

资料来源： G2

如何为不同的场合撰写新闻稿

每种类型的新闻稿或新闻声明在内容和分发方式上都不同。 虽然大多数新闻稿都遵循类似的格式，但最好了解将两者区分开来的因素。

以下是为不同类型的事件和活动撰写新闻稿的几种方法。

如何为活动撰写新闻稿

事件具有时间敏感性，因此他们的新闻稿必须反映这一点。 这不仅会影响新闻稿的内容，还会影响新闻稿的分发。 在这些场合，新闻稿分发服务可以派上用场。

在撰写活动新闻稿时，请牢记以下几点：

• 提供有关活动的足够详细信息：一个好的主持人可以确保所有受邀者都有关于派对的正确信息，活动新闻稿也是如此。 提及有关活动的详细信息，包括地点、演讲者、参加人数，最重要的是日期。 尽量保持简洁，不要遗漏任何重要内容。
• 详细说明“为什么”：由于有如此多的组织举办庆祝活动和聚会，活动已经变得一毛钱。 一定要强调是什么让这个活动与其他活动不同，以及它如何使与会者受益。
• 充分利用视觉效果：活动充满了拍照机会。 尝试插入前几年的活动照片或活动徽标和品牌的图片。 这可以帮助读者形象化事件，或者至少记住您的品牌，以便他们在遇到在线促销内容时可以将其与您的公司联系起来。
• 计划新闻稿分发：对于活动新闻稿，时间至关重要。 理想情况下，您的新闻稿应至少在活动开始前一周发布。 活动新闻稿应事先编写并在活动前几周分发或立即发送。 无论哪种情况，都应提及以下内容：
  • 立即发布：如果活动临近，您需要立即推送新闻稿，请在标题中包含 FOR IMMEDIATE RELEASE（全部大写），让媒体知道您已准备好立即发布信息。
  • 新闻禁运：如果活动在较晚的日期举行，并且您的新闻声明已经准备好，请等待在活动发生时发布您的新闻稿。 为确保媒体在正确的时间发送新闻稿，请在标题或主题行的发布日期行中提及“禁运至 [特定日期]”。

如何为新员工撰写新闻稿

新的高管招聘对公司来说是一件大事。 让我们看一下在为新员工撰写新闻稿时要记住的一些要点：

• 展示新员工的面孔：组织中的每个角色背后都有一张面孔。 将图片附加到新闻稿中，读者可以直观地了解领导团队的最新成员。 带有图片的新闻稿也表现得更好，因为人们更喜欢图片而不是文字。
• 添加相关利益相关者的报价：虽然报价在任何新闻稿中都是受欢迎的补充，但它们在新员工公告中尤其重要。 对于大公司，读者想了解高管对新员工的想法和看法。 高层领导的话是展示善意和乐观的机会。
• 包括新员工的未来计划：虽然总是感谢利益相关者的报价，但这是新员工详细阐述他们对公司未来的计划以及他们计划如何充分利用这一新角色的绝佳机会。 在这种类型的新闻稿中，几行突出他们的愿景是一个很好的补充。

如何为新产品撰写新闻稿

产品新闻稿必须在信息丰富和有趣之间取得平衡。 与其他类型的新闻稿一样，内容围绕公众有兴趣阅读的主题。 随着产品发布或产品升级，除非该产品是观众非常热衷的东西，否则它可能没有那么吸引人阅读。

在撰写产品新闻稿时，请牢记以下几点提示：

• 以消费者为中心：引入新产品或对现有产品进行更改以改善客户体验。 新闻稿应传达相同的语气，将客户的福祉作为优先事项和所有重大变化背后的原因。
• 避免过于技术性：新闻稿不是发布技术手稿的地方。 突出产品的功能很棒，但普通消费者可能不知道或不关心了解产品的复杂性。 如果可能，将这些变化转化为可量化的收益。
  
  例如，与其说“一个利用 Camunda 服务器的全渠道 BPMN 平台”，不如说是“一个对业务团队友好的平台，可以将创建旅程所需的总时间减少 70%”。
• 推荐现有客户：满意的客户是衡量成功的最佳标准。 让知名客户就他们对新产品的体验提供一些报价是对新闻稿的极好补充。

如何为危机沟通撰写新闻稿

每家企业都会看到其公平份额的高点和低点，公关危机是其中的一部分。 毫无疑问，新闻稿是一个很好的危机沟通工具。 在危机期间和之后，在适当的时间向新闻媒体发布措辞恰当的声明可以帮助企业恢复其品牌形象。

在为任何危机创建新闻稿时，请牢记以下几点：

• 不要听起来太防御：没有人喜欢被叫出来。 如果您的公司卷入公关灾难，请退后一步，想想正确的反应应该是什么。 措辞不佳的新闻声明弊大于利。 如果企业没有犯错并且想要清除公司名称，请尝试使新闻稿听起来中立。 提出你的理由，解决在此期间出现的任何问题或指责，并以乐观的态度结束。
  
  如果组织犯了错误，请推送公司从错误中吸取教训的信息。 保持谦虚的语气，并承诺做得更好，包括为改善情况而采取的措施。
• 提及所有事实：这是不言而喻的，但组织忘记了公众可能无法掌握所有事实。 如果适用，应在新闻稿中提及幕后和远离公众视线的事件的详细信息。
• 迅速提交回复：在人们开始在线进行媒体试验之前，发布一份声明，以净化空气并防止任何更多的假设或谣言传播。 适时发布的新闻稿可以将危机扼杀在萌芽状态。

撰写新闻稿的好处

我们已经确定，新闻稿是任何公共关系战略不可或缺的一部分。 然而，新闻稿拥有更多的好处，而不仅仅是向大众传播信息或信息。

让我们仔细看看每个好处。

1. 创造意识

新闻稿是产生嗡嗡声和意识的绝佳工具。 由于新闻稿是公司生命周期中关键时刻的快照，因此将它们用于营销目的是有意义的。

此外，当更多知名媒体机构或记者接受新闻稿时，新闻稿会得到更多的传播。 对于在市场上没有强大影响力的初创公司来说，获得知名媒体机构的新闻稿类似于让 A-lister 名人转发您的社交媒体帖子。

即使是已经稳步建立影响力的老牌企业也需要依靠媒体来传播他们的新闻。 记者可以直接从源头（即公司的网站或新闻编辑室）获取新闻稿，并围绕它创建引人入胜的故事。

媒体机构拥有数十万（甚至数百万人）的受众。 即使只有一小部分通过他们发现了您的公司，这也可能意味着品牌认知度的显着提升——品牌认知度带来了可信度。 媒体花了几十年的时间来培养对观众的信任感。 任何与他们相关的组织都会获得一些好处。

2. 建立媒体关系

记者通常被称为“媒体的守门人”。 虽然社交媒体允许人们传播自己的故事，但记者和出版社仍然主要控制媒体。 这就是为什么  媒体关系  仍然是任何传播策略的重要支柱。

新闻稿有助于促进媒体关系，并与寻找下一个报道的记者进行持续对话。 简而言之，新闻稿在记者和公司之间建立了一种共生关系。 一个组织得到与公司相关的新闻的报道，而记者得到另一个报道。 为记者提供新的故事可以与他们建立长期的关系，进而与媒体建立长期的关系。

3. 提高公司知名度

像所有形式的书面内容一样，新闻稿非常适合提取链接汁和关键字排名。 如果新闻稿包含大量的主题和常青关键字，它很有可能在搜索引擎结果页面 (SERP) 上排名靠前。

假设新闻发布被媒体机构拾取，作为单独的帖子或用于阐明另一篇更广泛的文章。 在这种情况下，它将从该出口的网站获得反向链接。 这不仅是从不同来源获得新流量的好方法，而且还推动新闻稿在 SERP 排名中进一步上升。 搜索引擎优化 (SEO) 专家和公关专家为他们自己和公司赢得了一些巨大的胜利。

除了 SEO 之外，新闻稿还有助于以另一种方式提高公司的知名度。 当出版物撰写有关您的新闻稿的故事时，其受众将成为您的受众。

您可能已经有很多客户，但大多数都没有找到您的博客、YouTube 视频或播客。 出现在他们积极消费的媒体中——无论是《福布斯》还是他们在电视上的当地早间新闻——都会让你受到他们的关注，并让你直接与他们联系。 对于可能对合作伙伴关系感兴趣的投资者或其他企业也是如此。

出现在媒体上可以使您原本对时间敏感的新闻稿更加常青。 如果一篇关于新闻稿的文章着眼于更大的图景，其影响将比单独发布时更持久。

4. 帮助管理公司形象

“镜子，墙上的镜子，谁是最漂亮的？”

正如迪士尼经典电影《白雪公主和七个小矮人》中所见，拥有一面神奇的镜子，它可以告诉您哪些有效，哪些无效，这无疑会对企业有所帮助。 可悲的是，现实世界并不遵循迪士尼的法律。

媒体监控可以在一定程度上帮助组织进行声誉管理，但组织的公众形象几乎可以在一夜之间发生变化。 虽然几乎不可能密切关注影响公众感知您品牌方式的每一分钟变化（当然，没有魔镜的帮助），但可以在更大范围内管理您的形象并打击负面浪潮.

新闻稿应该是事实准确的，并描绘了该组织正在进行的扎实的观点。 当媒体机构挑选并在他们的渠道上运行它们时，消费其内容的公众会认为这是对事件的准确描述。

措辞得当的新闻声明可以影响公众舆论并抵消任何可能影响企业品牌的不利消息。

5. 传播公司信息的低成本方法

最显着的好处之一是新闻稿是一种快速分发信息的经济有效的方式。 这对于希望涉足公关领域的小型企业来说尤其有用。

您的公关部门或机构可以准备一份声明，并有效地将其分发给寻找新鲜内容的媒体成员网络。 大多数流行的行业网站和出版物每天更新文章多达 50 次。

早上在新闻专线上发布新闻稿是完全有可能的，只是让记者在当天下午撰写并发表关于它的故事。

撰写新闻稿的挑战

新闻稿可以做很多好事。 然而，该地区也面临一些挑战。 让我们来看看撰写新闻稿的一些挑战。

衡量新闻稿的影响

当涉及到新闻稿时，可以跟踪和评估许多事情，例如发行量、印象和 SERP 排名。 但新闻稿有一个明显的问题：衡量其对读者的影响。

当然，如果您与阅读新闻稿的人交谈并分享他们的想法，您就可以判断新闻稿是否符合正确的要求。 甚至在线评论也可以让您了解人们对他们刚刚阅读的内容的感受并了解观众的情绪。 但实际上不可能实时辨别一个人对新闻稿的感受。

此外，很难将所取得的任何成果与新闻稿联系起来。 例如，某人可能在进入销售周期前几个月阅读了您的新闻稿。 很难确定新闻稿是否以某种形式或形式推动了前景的发展。

发表两极分化声明

文字具有建立和破坏的力量。

新闻稿理想地谈论关于公司的积极因素，而且很难出错。 但是，为管理沟通危机而发出的新闻稿可以采用任何一种方式。

旨在处理敏感问题的新闻稿有很多失败的机会。 如果公众误解了新闻稿中使用的任何词语，那么这家企业可能会面临比开始时更大的火灾。

这适用于任何面向公众的角色。 您如何展示自己或组织会影响公众对企业的看法。 任何打算被公众看到的东西都必须在发布之前经过彻底审查。

虽然新闻稿的概念并不新鲜，但如今它们的制作方式已经发生了变化。 通常，标准新闻稿包含与公司相关的行动或事件的信息、巩固组织主张的一些引述，以及链接、图像和公司样板等元素，以增加内容的内容和价值。

了解新闻稿的基本要素和格式将使您走得更远。 当您提交的内容旨在吸引他们的注意力时，记者更有可能通过媒体报道来奖励您。

也就是说，如果作者利用一些行业最佳实践，即使是最标准的新闻稿也能脱颖而出。

让我们仔细看看在撰写新闻稿时要遵循的最佳实践。

1. 定义和设定目标

每个场合都有新闻稿。 当然，每个新闻稿的目标都会有所不同，因此在撰写和发布新闻稿之前定义目标很重要。

问问自己，“整个练习的最终目标是什么？” 如果目的是建立信誉或提高知名度，则新闻稿的格式和内容将相应改变。

在撰写新闻稿时，请考虑您要实现的目标。 一开始就确定目标很重要，因为您需要为每个版本制定不同的策略。 甚至您为每篇新闻稿接触的媒体机构和记者类型也会有所不同。

2. 为记者写作，而不是你自己

你的新闻稿将在它出现之前通过记者的手。 试着在写作时牢记他们的指导方针、写作风格和目标。

媒体人一天会看到很多宣传，所以尽量让您的新闻稿以更好的内容、事实和独特的故事角度脱颖而出。 尽量让标题和第一段中的所有信息都可以访问。

如果标题和线索明显包含有用的细节，记者更倾向于将其推出并给予其应有的新闻报道。

3. 建立目标受众

您的企业有特定的目标受众。 新闻稿遵循同样的理念。

Pitching to the wrong person wastes everyone's time and gets you nowhere. Similarly, press releases should be pitched to the right journalists and crafted for the right audience.

For example, if your target audience is children between the ages of 5-10, writing a news release in the tone of a child might not be the best way forward. Kids don't read press releases, but their parents do. It's important to craft the message in a way that appeals to the parents, even though they aren't the target audience. The content must align with the correct reader base.

Likewise, the bulk of your audience might be consuming content from specific channels. It makes no sense to approach every journalist if your target audience follows the news from particular news outlets or journalists.

4. Be accurate; don't create fairytales

Like most things that are published online, press releases live on forever on the World Wide Web. It's vital to ensure that any press release being crafted and sent out by a company is, first and foremost, factually accurate and second, isn't an exaggeration.

In an effort to create a compelling narrative, make sure not to stray too far away from the actual picture.

5. Keep a regular cadence

A regular cadence of meaningful news can help a company stand out and build mindshare with journalists over time. The goal of any content marketing strategy is to publish content regularly.

While every occasion may not be reason enough to release a press statement, keeping journalists in the loop for whenever something interesting happens goes a long way in the PR game.

6. Keep journalism's “5 Ws” in mind

The key to any good press release is to check if it follows journalism's “five Ws” (who, what, when, where, why). The idea is to raise awareness among the general public. That means covering the “five Ws” of journalism is extremely important.

7. Try to be newsworthy

It can be hard to always sound interesting. Here are a few tips to keep in mind to ensure that journalists stay interested in covering your company:

• Master the art of newsjacking: We all know that one person who interjects themself into any story. That person is the human equivalent of newsjacking. Newsjacking is a common content marketing strategy and is a clever technique of gaining momentum for a news release.
  
  If there is a piece of news that's currently trending or a post that goes viral on social media, companies can inject their brand if they see an opportunity to tie their story into the larger discussion. This is a great tactic to utilize especially when you're struggling to come up with something newsworthy.
• Give an exclusive scoop: Reporters adore getting their hands on something exclusive. 尝试提供一个以前没有报道过的故事。 即使故事看起来并不令人难以置信，也可以借助任何其他媒体渠道未报道的数据或研究来为您的内容增加价值。
• Draw out emotions: People love reading about things that give them a warm fuzzy feeling. A story without emotions is just text. Adding an emotional angle to your story can elevate the content. Emotional stories perform more effectively than other stories and gain a higher number of impressions. Getting people involved emotionally in the business is bound to increase interest in the brand and generate buzz.

8. Create a headline that reels you in

The press release headline is the first thing everyone will see, so it needs to be flawless. Since headlines can't be too long, they need to convey the message and the impact of the story in as few words as possible.

Here are three key principles of creating a solid headline for any news release:

1. 使用动作动词
2. Be straightforward and to-the-point
3. Be detailed and informative

Headline analyzers can help you gauge if a particular title option seems good enough or not.

9. Include media contact details

You need to include your media contact information for reporters to get in touch with you. Include the email ID and phone number of relevant people within the organization that are involved in media communications like the Head of PR, Marketing, or the C-Suite, to give them a point of contact when they want to reach out to the business.

10. Have a crisp press release

Determine what you need to say, and then use the fewest amount of words possible to say it. Press releases are no-nonsense. The body copy should be just long enough to answer who, what, when, where, and why - and leave room for a little intrigue.

Ideally, anything over two full pages is overkill and will not be completely read by the audience. If you can fit everything on a single page, even better. Keep in mind your primary audience — an overwhelmed journalist, wading through dozens of press releases to find their story. On average, they spend less than a minute reading each one.

The sweet spot for the length of a press release is around 300-to-500 words. Think three or four short paragraphs, a few quotes, and maybe an image. Formatting your press release with bullet points helps divide the content neatly. Tie everything together with an attractive title, and you're golden.

11. Watch your tone

The tone of your press release should mirror the tone you would find in a news article. Stick to straightforward, objective language and focus on the facts.

Even though the goal is to promote your company, you don't want to be overly promotional. Avoid excessive punctuation or bold claims that you can't back up. Using cliches like “best in class” or phrases like “industry leader” should be left out of any press release. They don't contribute to the press statement and are the equivalent of

Always write your press releases in the third person and avoid words like “me”, “we”, and “us”.

12. Include relevant information

A great press release is a balancing act. It should contain enough information to give your readers a general idea of what's going on, but not so much that they feel like they know the entire story.

A press release typically covers an exciting event so, of course, you want to talk about it as much as possible. That said, try to exercise some restraint. Cover your five Ws, then leave it to the media to share your story.

Remember that you only need enough to give reporters the basics and get them intrigued. They can always follow up with you for more information. Reporters are writers - by leaving room for them to explore the story, you're empowering them to add their voice and style to the final product.

13. Make SEO your best friend

SEO makes certain pieces of content more likely to appear at the top of the results for major search engines. Because so many people are searching online and most modern press releases live on the internet, this is something to keep in mind.

By determining terms or keywords often searched in Google, you can tweak your press releases to make them more likely to be found. This is potentially a great source of exposure – and it's free.

14. Steer clear of industry jargon

Journalists more than likely won't be in your industry. It's easy to throw around terms and acronyms that outsiders wouldn't understand, but that doesn't mean you should.

We can't assume that the media outlets that might cover you understand industry jargon as well as you do – or even at all.

Stick to simple, straightforward language. There is no reason to use “formed a synergistic relationship with XYZ Company to cultivate a superior user experience” when you can say “partnered with XYZ Company to better serve their customers.”

15. Don't make it all about you

Press releases that get widely distributed all have one thing in common: They provide their reader value.

Put yourself in the position of a media outlet. Are you likely to write a story on a press release that's nothing more than self-promotion?

With practice, you'll start to weave even seemingly promotional concepts (like award wins and new hires) into a broader context. By fitting it into the bigger picture, a journalist is more likely to see how it would fit into their story.

First and foremost, consider the needs of the media outlets. The easier it is for them, the more likely your press release will be the subject of a news story.

16. Use visual content

一张图说一千个字。 Images will work to your advantage when targeting media professionals with limited time and attention spans.

Visual elements, like photos, logos, infographics, capture attention and make it easier to digest information. Including them can make the difference between obscurity and widespread distribution.

Press releases for pressing matters

Press releases are more than just an elaborate outreach program. They spread a company's message, highlight its accomplishments and achievements, and are an excellent marketing tool. Marketers who dabble in content should know how to present the business well while also making the organization's activities sound impressive to others.

Press releases form a core component of the media outreach strategy that businesses implement. Like all things in the marketing world, the performance of press releases can and should be tracked.

Now that you know how to write a press release, it's time to learn about making a comprehensive PR plan that works.