如何创建一个赋予新员工权力的录取通知书

获得合适的员工是任何企业的关键。

雇主和雇员之间的第一次正式文件交换是录取通知书。 让我们讨论这样一个关键文件的重要性以及应该包含哪些组件。

什么是录取通知书？

录取通知书是工作确认的证明。 该文件与选定的候选人共享，说明就业机会。 它包含基本详细信息，例如候选人的指定、总薪酬、福利和就业开始日期。

候选人必须在信上签名以确认他们接受录取通知书。

选择、招聘和向员工发送录取通知书的整个过程是一项有时间限制的活动，需要您快速制作所需的文件，并且错误最少或没有错误。 在向员工发送录取通知书之前，请记住以下几点注意事项。

做：

• 使用您的公司信头来分享您的录取通知书。 这将清楚地指定您公司的名称。
• 确保正确更新员工的姓名和完整的地址。
• 明确指定职务、聘用期限、报酬和福利
• 提及“随意”条款，以避免候选人将录取通知书视为具有法律约束力的合同。 本条款允许雇主或雇员随时终止雇佣期限，无需任何理由或通知
• 指定管理协议和雇佣关系的其他或有事项，例如要求签署保密协议、竞业禁止协议、接受任何特定培训或测试等。
• 使用员工可以理解的简单语言。 尽量保持语言简单，以免混淆员工。
• 欢迎员工加入您的组织。 提及您很高兴员工成为您组织的一部分，并期待与他们合作。

不：

• 提及任何晋升或评估的承诺
• 使用技术和法律术语。 这可能会导致误解，并可能造成不必要的麻烦。

让新员工加入可能会非常令人兴奋，但请确保您清楚地与员工沟通条款。 不要为任何模棱两可留下余地。 包含哪些内容和不包含哪些内容可能会有所不同，具体取决于您的公司在哪里运营（哪个国家或地区）。 一份措辞谨慎的录取通知书可以满足任何或所有必要的法律规定。

打嗝的可能性仍然很大，例如错过任何特定条款或术语、不正确的法律术语或拼写错误。 为了解决这种情况，您可以使用经过审查的录取通知书模板，这些模板可以根据您组织的要求和指南进行定制。 这简化了文档创建过程并为您提供了先机。

非常注意您正在准备的文件。 人们经常对录取通知书和雇佣信的用途和目的感到困惑。 在深入研究录取通知书的组成部分之前，让我们先弄清楚这种混乱的气氛。

录取通知书与雇佣协议有何不同？

与雇佣协议相比，录取通知书是简明的文件。 录取通知书包含基本条款和条件。 另一方面，雇佣协议是冗长的文件，其中包括管理雇佣期限的更复杂的条款和条件。

因此，这里有一些要点可以消除您的困惑：

录取通知书和雇佣协议之间的底线区别在于 - 录取通知书是对候选人与雇主之间达成的口头协议的书面确认。 鉴于雇佣协议是具有约束力的合同，双方必须在整个雇佣期间遵守。

求职信中包含的 10 个组成部分

有 10 个不同的组件组合在一起以创建录取通知书。 为了更好地沟通和理解，您必须以结构良好的格式包含这些组件。 以下是创建录取通知书时必须包含的一些基本组件。

1. 职位名称和描述

提及候选人被选中的职位名称。 紧随其后，简要描述该角色的期望，并提及该工作要求的任何具体要求。 如果将来出现有关角色及其职责的任何问题，这可能是一个很好的参考点。

2. 入职日期

在您的录取通知书中以粗体指定加入日期。 这将确保您和员工都在同一页面上。 明确的加入日期为员工提供了时间来管理和完成早期的义务，并在没有以前的工作后遗症的情况下加入您的组织。 这尤其适用于员工在加入公司之前搬迁或休息的情况。

3. 团队和报告结构

告知员工他们将与之共事的团队以及他们将向其汇报的经理会带来自信和舒适感。 与团队和报告结构有关的信息将根据员工被雇用的角色而有所不同。

如果员工被聘为入门级或执行级职位，那么您可以提及他们的经理将是谁以及经理的头衔以及可能的报告结构。

而管理级别的雇员应该被告知他应该管理的团队，例如没有。 团队中的人员数量以及报告结构中的层次结构如何适用于他的角色。

4. 候选人在第一天应该期待什么

提前做好准备对雇主和雇员都有帮助。 列出一些基本的期望将使员工了解期待什么，并可以相应地为工作做好准备。 这些信息还将帮助雇主确保员工顺利入职。

5. 工资、福利和津贴

录取通知书包含的最关键信息之一是伴随工作而来的薪水、福利和津贴。

概述员工将赚取多少，他们是否会获得奖金 - 如果是，那么是否有任何特定条件，佣金结构和他们应该了解的任何其他薪酬结构。

解释付款计划如何运作。 员工是按天、按周还是按月支付。 有帮助的是提及他们将收到的总金额并根据付款时间表进行拆分。

例如，一名员工每年的收入为 12,000 美元，而他所在的组织按月支付工资。 该员工每月将赚取 1,000 美元。

最后，您必须提及您的组织提供的好处。 福利超出了员工可以享受的固定薪酬，如健康保险、401k 计划等。一些雇主还提供小额福利，如代金券、午餐券、电话费支付等等。

6. 角色的预期 KPI 和 KRA

明确定义的员工关键责任领域 (KRA) 和关键绩效指标 (KPI) 应包含在录取通知书中。 识别 KRA 和 KPI 可以明确角色，让员工专注于任务以获得预期的结果，并帮助做出为组织发展增加价值的决策。

KRA 与 KPI 以及它们之间的区别

这些术语仍然存在一些混淆，并且经常互换使用。

基础	KRA	关键绩效指标
意义	KRA 列出了对员工和组织至关重要的活动、目标和任务。	KPI 列出了用于衡量已定义目标实现情况的指标
自然与度量	本质上是定性的战略因素	本质上是定量的指标
利用	定义工作或特定任务的期望	分析和衡量任务执行情况的指标

这是为营销主管起草的 KRA 和 KPI 示例。

KRA：

• 创建社交媒体活动，制定想法和策略
• 目标受众研究与分析
• 适销对路的内容分发
• 促销活动的专业知识

关键绩效指标：

• 新推出的社交媒体活动中每天/每周/每月的关注次数、个人资料访问量、帖子参与度
• 促销活动范围
• 通过社交媒体活动获得的潜在客户数量
• 来自网站博客的注册数量
• 访客帖子每周生成的反向链接

在为新员工列出 KRA 和 KPI 时，您可以更全面地了解他们的角色以及您对他们的期望。

7. 招聘的任何试用规则或意外情况

很多雇主要求新员工在试用期内工作，以获得固定的人数。 数天或数月。 持续时间可能因组织而异。 如果贵公司有规定的试用期，则应在录取通知书中告知员工，并附上附加条件（如果有）。

要约信还应详细说明与本协议有关的其他或有事项。 雇主可以要求他们签署更多协议，例如竞业禁止、保密协议或要求提供一些文件以进行背景调查。 有时，员工可能还必须通过药物测试以确保报价仍然有效。

当涉及到像工作机会这样重要的事情时，不应该有任何惊喜。 在加入组织之前，让员工了解此类突发事件至关重要。

8、熟悉企业文化

确保在录取通知书中解释所有技术细节是必须的，但这不应限制您让您的新员工了解组织的文化。 用愉快的语气欢迎员工，让他们感觉自己是组织的一部分。 提及贵公司的总体使命和愿景。 让新员工感到被需要并成为团队的重要补充。

9. 解决法律技术问题

最后，确保包含报价信中所需的所有必要信息，以保持双方的期望，如随意条款。

10. 候选人接受录取通知书

只有当所有必需的组件都包含并完整打包后，您才能将录取通知书发送给候选人以供接受和签名。

一旦与候选人分享了录取通知书，您的工作就完成了，还是完成了？ 在招聘游戏中，您还可以做更多的事情。

在文档管理工具中创建您的录取通知书，您可以在其中跟踪用户活动，即候选人是否打开了发送的文档，他们是否已签署文档等等。

您还可以通过将您的录取通知书与电子签名功能相连接来确保顺利的签名过程。 候选人可以省去下载、打印、签名然后通过电子邮件发送文件的麻烦。 使用电子签名工具只需单击一下，就可以签署录取通知书。

11. 闭幕词和致谢

代表公司以随意的感谢结束您的录取通知书，并向员工传达您很高兴他们参与其中，并期待他们在接受报价后立即加入。

录取通知书封面

要脱颖而出并吸引候选人的注意力，您应该采取与其他公司不同的方式。 为此，您无需努力工作，而是使用经过审查的即用型模板聪明地工作； 您可以起草一份有创意的录取通知书，以吸引候选人的注意力并帮助您更快地工作。

为您的录取通知书添加一个封面，其中包含标准信息，例如您的公司徽标以及为谁准备的文件。 下面是封面的样子：

录取通知书模板

[公司信笺]

[日期]

[候选人全名]

[候选人地址]

亲爱的[候选人姓名]，

我们很高兴为您提供 [公司名称] 的 [职称或职称] 的全职职位。 您的暂定加入日期将是[日期]，取决于成功完成背景验证。

您将被要求为 [No. 每周小时数] 从星期一到星期五。 我们确实提供远程工作 [no. 每周或每月的一天]。 附上您的职位描述摘要，以使您熟悉角色和职责以及报告结构。

您的年薪将为 [Amount] 美元，并将按月支付，但需缴纳适用税款。 年薪细目载于附录 A。

此优惠有效期至 [日期]。 请在此日期内签署并寄回这封信，以确认您接受此要约。 如果您不确认接受，我们有权撤回报价。

请注意，[公司名称] 自愿为您提供此就业机会。 此录取通知书不构成雇佣合同，您将在加入时收到您的雇佣合同。

我们期待您加入我们的团队。 如果您有任何问题，请随时与我们联系。

真挚地，

[你的名字]

附件：

• 附录 A
• 职位描述摘要

[插入年薪明细]

[定义 KRA 和 KPI]

[提供报告结构]

[报告经理的姓名和职务]

结论

获取适合某个角色的资源可以为您的组织创造奇迹。 正如博客开头提到的，招聘是一项非常有时间限制的工作。 如果你没有为你的工作雇佣最优秀的人，那么其他人会。

为了实现这一点，您需要通过录取通知书在文档方面确定第一次正式或半正式的互动。 在将其发送给候选人签名之前，请确保您的所有 i 都被点缀并且 t 被剪掉。

最重要的是要记住保持语言简单。 不要使用可能使候选人感到困惑的法律和技术术语。 让这封信简单明了，并提供足够的信息以将您的报价传达给候选人。

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