成功切換電子郵件服務提供商的 5 個技巧

回到七月，我收拾好房子，把所有東西都搬到了新地方。 搬家總是很艱難，但我經常這樣做，以至於我可以自動駕駛：扔掉這個，打包那個，賣掉好得無法推銷但在新地方不需要的東西。 在 17 步之後，我把它歸結為一門科學。

快進到今天。 我在我的新辦公室裡，我看到更多的事情發生在那裡。 但是這一次，我看到公司轉向新的電子郵件服務提供商 (ESP)。

就好像受 COVID-19 啟發的營銷壓力暴露了嚴重的技術限制。 就像工人們發現他們的工作有多爛一樣，導致了 2021 年的大辭職。

一些公司將打包他們所有的虛擬盒子，並將他們的數據和運營轉移到他們自己的新供應商那裡。 但是，就像人們要求搬家服務來完成繁重的工作一樣，許多公司會求助於第三方來幫助他們在維持業務運營的同時進行轉換。

出於多種原因，這一舉措是有意義的：

• 參與這項技術的每個人都已經將 80% 到 90% 的時間用於他們被雇用的工作。 他們幾乎沒有時間採取如此重大的行動。
• 人們不知道他們不知道什麼。 我學會瞭如何搬家，因為我以前做過 17 次。 但是想像一下，如果這是您的第一次，那將是多麼令人困惑和不知所措！ 公司沒有接受過將大部分電子郵件業務轉移到新提供商的培訓。
• 遷移到新供應商是一個複雜的過程。 考慮一下您必須轉移的內容：您的所有訂閱者數據。 過去一年或更長時間的每次打開、點擊和退訂。 它涉及您的所有數據集成、每個活動報告、每個自動化等等。
• 除了把所有東西都搬過來之外，您還必須維護文檔和冗餘，以確保您沒有留下任何東西。 一旦舊供應商關閉平台，舊平台上留下的任何數據都將消失。
• 有這麼多的利害關係。 管理搬家過程對於內部團隊來說可能是一個焦慮的時刻。 不管你的新 ESP 有多棒。 如果在移動過程中設置錯誤，您就沒有時間重新構建它。

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實現更順暢技術遷移的五種策略

現在，我正忙於幫助客戶將其複雜的電子郵件程序轉移到新的供應商，這啟發了我列出可以說明遷移成功與失敗之間差異的因素。

1. 制定自定義遷移計劃。

您的客戶的購買動機、您的品牌資產、您的電子郵件程序的節奏、內容、處理、細分和消息傳遞的複雜性——它們都使您的業務與眾不同。 從一個平台遷移到另一個平台時，管理該遷移還應反映您獨特的業務需求。

此自定義遷移解決方案將適合您的公司結構和業務實踐，例如您是否依賴基於列表的活動或從 CDP 或 CRM 中提取數據來創建自定義消息傳遞。

可能有一種將數據和操作從一個平台傳輸到另一個平台的通用方法，但是當您有自定義計劃時，它將確保您系統地遷移，就像您在裝配線上構建一樣。

該計劃還考慮了技術轉移本身以外的因素，例如您獨特的公司文化、公司政治以及公司內部的責任層和流程。

2. 讓您的 C 級主管支持您的遷移。

我無法告訴你我在沒有官方 C 級支持的情況下進行了多少次平台遷移。 遷移仍然發生，但花費了兩倍的時間。

這就是為什麼您需要來自最高管理層的授權，從本質上說，“我們正在移動平台，您需要係好安全帶並參與該計劃。”

這不是一張越獄卡，也不是在過渡期間做任何你想做的事情的許可。 您仍然必須遵循計劃。 但它為您提供了一個組織結構和報告來遵循。

當您有 C 級支持時，您不必忍受拖拖拉拉或辯解的談話，這些談話會消耗您的精力並拖延遷移。

3. 確定遷移工作的優先級。

遷移並不容易。 它們需要額外的時間，需要跨職能協調，並且已經使用 80% 的時間的人無法很好地完成。

對於公司來說，優先事項通常歸結為照常營業——這是正確的，因為那是你賺錢的地方。 您需要弄清楚您的技術項目如何適應。

分心是遷移中最大的責任。 使用外部服務的公司認識到，企業必須在遷移期間運營，而這些外部服務提供商可以減少照常營業的時間。

這使得詢問可能有 20% 的時間在突發遷移的特定方面工作的人變得更加可行。 我們在“大辭職”中了解到，員工已經厭倦了每週工作 80 或 90 小時而沒有額外的支持。

如果您希望您的員工在日常工作之外承擔遷移工作量，您可能會將他們推到他們的界限之外。

4. 建立自己的遷移優先級並獲得幫助。

我參與的大多數供應商變更都是因為服務或平台降級或公司目標與 SAAS 提供商的技術能力不匹配而發生的。

你通過了 RFP，你評估了 ESP 帶來的東西，你選擇了一個獲勝者。 現在您的首要任務必須是轉移到這個新平台，因為時間至關重要。

您無需多年時間即可將數據和運營遷移到新平台。 如果您的公司有復雜的數據、集成、消息傳遞程序等，遷移可能需要一年或更長時間，尤其是在企業級公司。 如果你花的時間太長，你就會失去你的技術優勢。

除了為您的遷移提供 C 級別的支持外，您還需要在您的部門或地方級別上說：“我正在阻止其他工作的時間並將其用於這個項目。 我將根據該平台可以實現的功能來考慮我的營銷創新。”

因此，在您的遷移過程中，有一個外部合作夥伴可以幫助您了解新平台的可能性。 這意味著進行審計。

5. 審核您現有的程序。

平台遷移是深入了解電子郵件程序並尋找改進方法的絕佳機會。 當您轉移您的操作時，您必須再次物理設置您的程序，無論是歡迎或促銷電子郵件、自動化、細分計劃還是數據集成。

您正在復制您的操作，但您也可以改進它們。 在許多遷移中，這就是審計發生的時候。 這是尋找不同方式做事、更新電子郵件以符合品牌標準、尋找效率或更新靜態模板以使其模塊化的絕佳機會。

遷移不僅僅是將您的程序從一個平台移動到另一個平台。 這是改進程序的系統方法。 您還可以通過程序審計、CRM 審計和其他任何可以幫助您改進的方法來解決問題。

您不會購買新車，因為它具有與舊車相同的所有功能。 您購買它是因為它比您現在擁有的汽車更好，並且您打算利用這些新功能。 同樣，您不會將您的電子郵件程序移動到新的供應商平台，然後以同樣的舊方式發送電子郵件。 您的審核將幫助您了解您現在所處的位置以及如何使用您的新功能來更好地處理電子郵件。

在過去 20 年中我使用 ESP 的日子裡，我親眼目睹了客戶只使用了 20% 到 30% 的 ESP 功能。 遷移就是最大限度地利用在演示期間讓您著迷的技術，並確保您更新程序！

包起來

無論您運行的是基本的電子郵件程序還是複雜的電子郵件程序，遷移都是一件痛苦的事情。 我曾多次經歷過同樣的痛苦。 但我足夠聰明，能夠認識到我每次都需要幫助，因為我一個人無法處理這些問題。

這就是我寫這篇文章的原因：讓公司了解技術遷移並不需要那麼難。 與經驗豐富的技術合作夥伴合作可以幫助您從眼前的痛苦中獲得最大的收益。

從一個平台過渡到另一個平台的時間越長，您在使用新平台所需的重要功能時等待的時間就越長。 您也將等待更長的時間才能獲得經濟利益。

本文中表達的觀點是客座作者的觀點，不一定是 MarTech。 工作人員作者在這裡列出。