مدير الشفافية: أهم موظف لديك

نظرًا لأن مؤسستك تعمل على تأمين الدعم وتعزيز تأثيرك ، غالبًا ما تنحصر جهودك في عنصر أساسي واحد: الشفافية. عنصر مزدوج ، الشفافية المتوقعة خارجيا من قبل المانحين الذين يسعون للحصول على دليل على نتائجك ، وداخليًا من قبل موظفيك لفهم أفضل كيفية دفع التأثير الكلي إلى الأمام.

تتخذ المنظمات ذات التفكير المستقبلي خطوات لبناء هذه الشفافية ذات الشقين. حتى أن بعضهم ينشئ وظائف موظفين كاملة حوله.

أقلام الوعد (PoP) هي أحد الأمثلة. تجاذبنا أطراف الحديث مع جاكلين روشان ، مديرة الشفافية وابتكار البيانات في PoP ، لمعرفة المزيد عن دورها وما يستلزمه وتأثيره القوي على نجاح وتأثير المؤسسة بشكل عام.

دور مدير الشفافية وابتكار البيانات

يشرف روشان على جميع مبادرات تكنولوجيا البيانات والتحليل والشفافية في المنظمة. يعمل فريقها على تطوير أنظمة تتبع البيانات لجميع الإدارات ، كما يقدمون تقارير تحليلية وتصورات للتأثير التنظيمي لـ PoP. يقدمون هذه الأصول لكل من مؤيديهم وموظفيهم الداخليين.

بشكل أساسي ، نشأ هذا الدور من الحاجة إلى تجميع ومراقبة جميع بيانات PoP - عبر جمع التبرعات والتسويق والتأثير والعمليات - وإبلاغها إلى الفريق بأكمله والمجتمع الأوسع. أدت إضافة هذا المنصب إلى خلق قدر أكبر من الشفافية والتماسك بين الإدارات ، فضلاً عن التواصل الصادق والمفتوح بين المنظمة ومكوناتها.

مع خلفية في إدارة قواعد البيانات ، استفادت روشان من خبرتها لبناء فريق حول حاجة المنظمة إلى توزيع أكبر للبيانات. تقول ،

عندما يتمكن فريق روشان من توحيد هذه المعلومات وجعلها أكثر "عامة" ليس فقط لمجتمع جمع التبرعات الخارجي ، ولكن لبقية موظفي PoP ، يمكن لكل قسم أن يفهم كيف يؤثر عمله على الآخرين. تتيح رؤية البيانات هذه للفرق التواصل بسلاسة مع بعضها البعض ، مما يؤدي إلى نتائج برمجية أكبر بمرور الوقت. يمكّن عمل روشان المؤيدين أيضًا من رؤية هذه التحسينات ، وفهم كيف تتطلع المنظمة باستمرار إلى تحسين نتائجها وتوسيعها ، والشعور بالثقة في الالتزام بدعمهم على المدى الطويل.

زيادة الشفافية داخليا وخارجيا

نظرًا لأن فريق روشان يبرز المعلومات حول مبادراتهم ، فإنهم مسؤولون عن تعميمها على كل من مجتمع جمع التبرعات الأوسع وبقية موظفيهم. لقد حققوا ذلك من خلال ثلاثة تقارير مختلفة.

تقرير التحليل الداخلي

يقوم فريق روشان بتجميع النتائج من كل برنامج من برامج PoP في تقرير موزع داخليًا لموظفيهم. اعتمادًا على المستلم ، يقدم فريق روشان الإصدار الأنسب للقسم المعني وأغراضه. هي شرحت،

تقرير الشفافية ربع السنوي

سيطلق الفريق أول تقرير شفافية يواجه الجمهور في عام 2016. وسيجمعون هذه الوثيقة لإرسالها إلى المؤيدين في نهاية كل ربع سنة. وسيقدم تحديثًا لمؤشرات الأداء الرئيسية الجديدة للمنظمة ، والتي تركز بشكل أقل على المخرجات (الأنشطة والبرامج التي يتم إجراؤها) وأكثر على النتائج (النتائج الفعلية للأنشطة والبرامج).

على سبيل المثال ، بدلاً من إلقاء الضوء على عدد المدارس التي تم بناؤها فقط ، قد يوضح التقرير بالتفصيل عدد الطلاب الذين يظهرون كفاءتهم في مهارات القراءة أو الكتابة.

مركز البيانات

أخيرًا ، تخطط PoP لإنشاء مركز بيانات على موقع الويب الخاص بها بحيث يمكن لأي شخص ، سواء كان مؤيدًا أو موظفًا ، الوصول إلى جميع إحصائيات تأثير PoP في الوقت الفعلي. سيكون هذا مرئيًا تفاعليًا يمكن للأشخاص اللعب به لاستكشاف إحصائيات تأثير المؤسسة بأنفسهم.

المقاييس التي تحدد الشفافية الناجحة

في حين أن هذه التقارير عبارة عن عناصر عمل من شأنها زيادة الشفافية ، فإن إنشائها ليس الهدف النهائي لروشان وفريقها. بدلاً من ذلك ، تسعى جاهدة لقياس وتحسين فعالية هذه التقارير وسير عمل فريقها من أجل تبسيط الطريقة التي تتواصل بها PoP باستمرار مع مكوناتها وموظفيها.

نظرًا لأن دورها يهدف إلى تعزيز الشفافية على الصعيدين الخارجي والداخلي ، فإنها تولي اهتمامًا لمجموعتين من المقاييس.

أولاً ، تخطط للتركيز على نسبة مشاهدة تقارير الشفافية وعدد مرات تنزيلها. بعد كل شيء ، تريد التأكد من وصول الأشخاص إلى هذه المعلومات ، وستتتبع في النهاية معدلات التحويل من تنزيلات التقارير إلى الالتزام بالدعم. تعتزم روشان أيضًا قياس فعالية هذه التقارير من خلال طلب ملاحظات عامة وقياس كيفية تلقي المستثمرين لها. تقول ،

ثانيًا ، ستقوم روشان وفريقها بقياس تقدمهم من خلال مدى السرعة التي يمكنهم بها تحليل نتائج البرنامج ثم تطبيق التغييرات على البرامج للعام الدراسي التالي. الهدف هو شفافية أسرع بين الفرق لتحقيق تأثير أكثر كفاءة. عندما يتمكن فريق روشان من جمع المعلومات بسرعة أكبر من الإدارات والمبادرات المختلفة ، يمكنهم دمجها وتعميمها بشكل أسرع على بقية موظفيهم حتى يتمكن الجميع من اتخاذ الإجراء المناسب لتحسين برامج PoP. تقول ،

من خلال تتبع تقدم فريقها جنبًا إلى جنب مع هذه المقاييس ، يمكن لروشان الاستمرار في تحسين عملياتهم وتحسين الطريقة التي يجلبون بها الشفافية إلى المؤسسة.

تأثير التكنولوجيا وشفافية البيانات على PoP

تُترجم قيمة دور روشان إلى اتصالات داخلية وخارجية فعالة ومبسطة ، وتمكن PoP من تطبيق التغييرات الصحيحة على برامجها لتحقيق تأثير أكبر. لا يمكن أن يكون أي من هذا ممكنًا بدون البرنامج الصحيح. السبب وراء احتواء عنوان روشان على "الشفافية" و "ابتكار البيانات" هو أن المؤسسة تستفيد من التكنولوجيا المتطورة لفهم تأثيرها وتوسيعه بشكل فعال.

من خلال إعطاء الأولوية لاستخدام البيانات لتحسين الشفافية - وإنشاء موقف حول هذه الحاجة - تكون المنظمة قادرة على تحديد وإبلاغ التقدم الذي تحرزه نحو حل المشكلة الاجتماعية الأكبر المطروحة.

روشان يقول ،

"التكنولوجيا تغير قواعد اللعبة بالنسبة لنا لأننا نتعامل مع قضية معقدة للغاية وهي التعليم ، ونحاول تبسيط كل هذه المعلومات عندما لا تكون بسيطة للغاية على الإطلاق.

نحن نتحمل المسؤولية لأننا نقدم هذه الوعود لإظهار هذه المعلومات خارجيًا ، وهذا يعني أنه يجب علينا تتبعها داخليًا الآن. وبعد ذلك ، علينا أن نكرر في برامجنا النتائج التي نراها ".

الخطوة الأولى لمزيد من الشفافية

تجدر الإشارة إلى أن مدير الشفافية وابتكار البيانات قد يكون أكثر ملاءمة للمنظمات التي قامت بالفعل ببناء أنظمة بيانات وفهم كيفية تتبع معلوماتها بشكل فعال. احتاج برنامج PoP أيضًا إلى جمع بضع سنوات من البيانات البرامجية قبل أن يتمكنوا من البدء في إعداد التقارير عنها. لقد احتاجوا إلى تتبع وتجميع التغييرات والنتائج الواضحة ، وليس فقط النواتج ، التي نتجت عن مبادراتهم بمرور الوقت من أجل فهم التأثير الحقيقي لبرامجهم.

ولكن بغض النظر عما إذا كنت مؤسسة غير ربحية أو مؤسسة طويلة الأمد ، تقول روشان أن الخطوة الأولى الأكثر أهمية هي جعل معلوماتك مركزية.

بينما يمكنك التفكير في كيفية تجميع جداول البيانات ، فإن أكثر العمليات كفاءة هي الاستثمار في CRM الذي يجمع معلوماتك تلقائيًا معًا ، ويمنحك نظرة شاملة لبياناتك ، ويلغي الحاجة إلى إدخال البيانات وخطر الخطأ البشري . عندما تدمج معلوماتك في قاعدة بيانات واحدة ، يمكنك تبسيط عملياتك بطريقة تعزز نموك وتضعك في وضع يسمح لك بالتوسع.

ومن خلال توحيد الطريقة التي تجمع بها البيانات وتتبعها عبر مؤسستك ، يمكنك التأكد من وجود جميع موظفيك في نفس الصفحة من خلال تمكينهم من قراءة هذه الأفكار وفهمها ونقلها بشكل صحيح إلى كل من الآخر والداعمين. يصبح هذا مهمًا بشكل خاص عندما يكون لديك برامج متعددة حول العالم ، كما تشهد روشان.

غالبًا ما تكون المشكلات التي تعالجها مؤسسات التأثير الاجتماعي كبيرة ومعقدة. القضايا العميقة الجذور مثل الجوع ونقص التعليم واسعة النطاق لدرجة أنها تتقاطع مع العديد من القضايا والعوامل الأخرى. الطريقة الوحيدة لفهم المدى الذي تقوم فيه بتحريك الإبرة بالفعل لقضيتك هي تتبع التأثير الشامل لمبادراتك ، ثم تفريق تلك المعلومات عبر الإدارات ومجتمع جمع التبرعات الخاص بك.

يتطلب هذا أدوات متطورة واستعدادًا لجعل الشفافية أولوية قصوى - والتي بمجرد أن تتوفر لديك الموارد ، يمكن أن تبدو وكأنها إنشاء مركز حولها. يمكن للمنظمات القائمة على البيانات التي تفعل ذلك اتخاذ قرارات ذكية حول الحقائق - وليس التخمين - لإحداث تأثير أكبر على المجتمع.