Während Ihre Organisation daran arbeitet, sich Unterstützung zu sichern und Ihre Wirkung zu stärken, laufen Ihre Bemühungen oft auf ein Schlüsselelement hinaus: Transparenz. Transparenz ist ein zweifacher Bestandteil, der extern von Spendern erwartet wird, die einen Nachweis für Ihre Ergebnisse suchen, und intern von Ihren Mitarbeitern, um am besten zu verstehen, wie Sie die Gesamtwirkung vorantreiben können.
Vorausschauende Organisationen unternehmen Schritte, um diese zweigleisige Transparenz aufzubauen. Einige von ihnen schaffen sogar ganze Mitarbeiterstellen darum herum.
Pencils of Promise (PoP) ist ein solches Beispiel. Wir haben mit Jaclene Roshan, Direktorin für Transparenz und Dateninnovation bei PoP, gesprochen, um mehr über ihre Rolle, ihre Bedeutung und ihren starken Einfluss auf den Gesamterfolg und die Wirkung der Organisation zu erfahren.
Die Rolle eines Direktors für Transparenz und Dateninnovation
Roshan beaufsichtigt alle Datentechnologie-, Analyse- und Transparenzinitiativen des Unternehmens. Ihr Team arbeitet an der Entwicklung von Datenverfolgungssystemen für alle Abteilungen und stellt auch Analyseberichte und Visualisierungen für die organisatorischen Auswirkungen von PoP bereit. Sie präsentieren diese Vermögenswerte sowohl ihren Unterstützern als auch ihren internen Mitarbeitern.
Im Wesentlichen entstand diese Rolle aus der Notwendigkeit, alle Daten von PoP zu sammeln und zu überwachen – über Fundraising, Marketing, Wirkung und Betrieb – und sie an das gesamte Team und die breitere Community weiterzugeben. Die Hinzufügung dieser Position schuf mehr Transparenz und Zusammenhalt zwischen den Abteilungen sowie eine ehrliche und offene Kommunikation zwischen der Organisation und ihren Mitgliedern.
Mit einem Hintergrund im Datenbankmanagement nutzte Roshan ihre Erfahrung, um ein Team rund um den Bedarf der Organisation an einer größeren Datenverteilung aufzubauen. Sie sagt,
Unser Ziel ist es, uns wirklich auf die Daten zu konzentrieren und sie transparent zu machen. Wir haben gesehen, dass wir insbesondere für die Wirkung eine Möglichkeit brauchten, all diese Informationen zu zentralisieren. Also haben wir dieses Team aus Datenanalysten und einem Backend-Datenbankentwickler aufgebaut, um alle Daten, die wir sammeln, öffentlicher zu machen.
Wenn Roshans Team diese Informationen konsolidieren und „öffentlich“ machen kann, nicht nur für ihre externe Fundraising-Community, sondern auch für den Rest der PoP-Mitarbeiter, kann jede Abteilung verstehen, wie sich ihre Arbeit auf die anderen auswirkt. Diese Sichtbarkeit der Daten ermöglicht es Teams, nahtlos miteinander zu kommunizieren, was im Laufe der Zeit zu besseren programmatischen Ergebnissen führt. Die Arbeit von Roshan ermöglicht es den Unterstützern auch, diese Verbesserungen zu sehen, zu verstehen, wie die Organisation ständig versucht, ihre Ergebnisse zu verfeinern und zu erweitern, und zuversichtlich zu sein, ihre Unterstützung langfristig zu binden.
Erhöhung der Transparenz nach innen und außen
Während Roshans Team Informationen über ihre Initiativen an die Oberfläche bringt, ist es dafür verantwortlich, sie sowohl an ihre breitere Fundraising-Community als auch an den Rest ihrer Mitarbeiter weiterzugeben. Sie erreichen dies durch drei verschiedene Berichte.
Interner Analysebericht
Das Team von Roshan stellt die Ergebnisse aus jedem Programm von PoP in einem intern verteilten Bericht für seine Mitarbeiter zusammen. Je nach Empfänger liefert Roshans Team die Version, die für die jeweilige Abteilung und deren Einsatzzweck am besten geeignet ist. Sie erklärt,
Zum Beispiel ist die sehr, sehr technische Version auf Teile unseres Entwicklungsteams anwendbar, die sich um einen Gründungszuschuss bewerben. Eine vereinfachte Version wird an unser Marketingteam gesendet, damit sie besser über diese Ergebnisse sprechen können. Eine Zwischenversion können wir mit unseren Teams vor Ort teilen, damit sie das Programm wiederholen können.
Vierteljährlicher Transparenzbericht
Das Team wird 2016 seinen ersten öffentlich zugänglichen Transparenzbericht veröffentlichen. Sie werden dieses Dokument zusammenstellen, um es am Ende jedes Quartals an die Unterstützer zu versenden. Es wird ein Update zu den neuen Key Performance Indicators der Organisation geben, die sich weniger auf Outputs (die durchgeführten Aktivitäten und Programme) und mehr auf Outcomes (die tatsächlichen Ergebnisse von Aktivitäten und Programmen) konzentrieren.
Anstatt beispielsweise nur die Anzahl der gebauten Schulen hervorzuheben, könnte der Bericht detailliert angeben, wie viele Schüler ihre Lese- oder Schreibfähigkeiten unter Beweis stellen.
Daten-Hub
Schließlich plant PoP, auf seiner Website einen Datenknotenpunkt einzurichten, damit jeder, sei es ein Unterstützer oder ein Mitarbeiter, in Echtzeit auf alle Wirkungsstatistiken von PoP zugreifen kann. Dies wird ein interaktives Bild sein, mit dem die Leute spielen können, um die Wirkungsstatistiken der Organisation selbst zu erkunden.
Metriken, die erfolgreiche Transparenz definieren
Während diese Berichte Maßnahmen sind, die die Transparenz erhöhen, ist ihre Erstellung nicht das Endziel für Roshan und ihr Team. Vielmehr ist sie bestrebt, die Effektivität dieser Berichte und der Arbeitsabläufe ihres Teams zu messen und zu verbessern, um die Art und Weise, wie PoP mit seinen Mitgliedern und Mitarbeitern kommuniziert, kontinuierlich zu optimieren.
Da ihre Rolle darauf abzielt, die Transparenz sowohl extern als auch intern zu verbessern, achtet sie auf zwei Gruppen von Kennzahlen.
Zunächst will sie sich auf die Zuschauerzahlen der Transparenzberichte und deren Downloadzahlen konzentrieren. Schließlich möchte sie sicherstellen, dass die Leute auf diese Informationen zugreifen, und sie wird schließlich die Konversionsraten vom Herunterladen des Berichts bis zur Zusage des Supports verfolgen. Roshan beabsichtigt auch, die Wirksamkeit dieser Berichte zu messen, indem es um allgemeines Feedback bittet und abschätzt, wie Investoren sie erhalten. Sie sagt,
Auf einer eher qualitativen Seite werden wir die Leute fragen, was sie von diesen Berichten halten. Wir haben jetzt Daten aus einigen Jahren und wir fangen an, Stiftungen und größere Zuschüsse als zuvor zu erbitten. Vieles davon wird im Allgemeinen nur durch die Berichterstattung über Ihre Ergebnisse ermöglicht. Das ist also ein weiterer Maßstab für den Erfolg.
Zweitens werden Roshan und ihr Team ihren Fortschritt daran messen, wie schnell sie die Programmergebnisse analysieren und dann Änderungen an den Programmen für das folgende Schuljahr vornehmen können. Das Ziel ist eine schnellere Transparenz zwischen den Teams für eine effizientere Wirkung. Wenn Roshans Team Informationen schneller von verschiedenen Abteilungen und Initiativen sammeln kann, kann es sie konsolidieren und schneller an die übrigen Mitarbeiter weiterleiten, sodass jeder die geeigneten Maßnahmen ergreifen kann, um die PoP-Programme zu verbessern. Sie sagt,
Da Informationen in drei verschiedenen Ländern zu unterschiedlichen Zeitpunkten gesammelt werden, verfolgen wir den Zeitpunkt, an dem die Informationen in das System eingegeben werden, bis zu dem Zeitpunkt, an dem ein Analysebericht herauskommt. Wir versuchen, diese Zeitspanne zu verkürzen.
Durch die Verfolgung des Fortschritts ihres Teams neben diesen Kennzahlen kann Roshan ihre Prozesse weiter verbessern und die Art und Weise verbessern, wie sie Transparenz in die Organisation bringen.
Der Einfluss von Technologie und Datentransparenz auf PoP
Der Wert von Roshans Rolle zeigt sich in effektiver, optimierter interner und externer Kommunikation und befähigt PoP, die richtigen Änderungen an ihren Programmen vorzunehmen, um eine größere Wirkung zu erzielen. All dies wäre ohne die richtige Software nicht möglich. Der Grund, warum Roshans Titel sowohl „Transparenz“ als auch „Dateninnovation“ beinhaltet, liegt darin, dass die Organisation ausgeklügelte Technologien nutzt, um ihre Wirkung effektiv zu verstehen und zu erweitern.
Indem die Nutzung von Daten priorisiert wird, um die Transparenz zu verbessern – und eine Position zu diesem Bedarf geschaffen wird – ist die Organisation in der Lage, den Fortschritt, den sie bei der Lösung des größeren sozialen Problems macht, zu quantifizieren und zu kommunizieren .
Roshan sagt,
„Technologie ist für uns ein Wendepunkt, denn wir nehmen ein sehr, sehr kompliziertes Thema, nämlich Bildung, und versuchen, all diese Informationen zu vereinfachen, wenn es überhaupt nicht sehr einfach ist.
Wir werden zur Rechenschaft gezogen, weil wir diese Versprechungen machen, diese Informationen extern zu zeigen, und das bedeutet, dass wir sie jetzt intern nachverfolgen müssen. Und dann müssen wir unsere Programme mit den Ergebnissen, die wir sehen, wiederholen.“
Der erste Schritt zu mehr Transparenz
Es ist erwähnenswert, dass ein Director of Transparency and Data Innovation eine passendere Rolle für Organisationen sein kann, die bereits Datensysteme aufgebaut haben und wissen, wie sie ihre Informationen effektiv verfolgen können. PoP musste auch einige Jahre programmatische Daten sammeln, bevor sie damit beginnen konnten, darüber zu berichten. Sie mussten explizite Änderungen und Ergebnisse verfolgen und zusammenfassen, nicht nur Ergebnisse, die sich im Laufe der Zeit aus ihren Initiativen ergeben haben, um die wahren Auswirkungen ihrer Programme zu verstehen.
Aber unabhängig davon, ob Sie eine gemeinnützige Start-up-Organisation oder eine langjährige Organisation sind, sagt Roshan, dass der wichtigste erste Schritt die Zentralisierung Ihrer Informationen ist.
Zentralisierte Systeme sind das Wichtigste. Wenn Sie Informationen in mehreren verschiedenen Systemen haben, ist es wirklich schwierig, sie alle zusammenzufassen, sobald Sie mit einem fortschrittlicheren CRM loslegen möchten.
Während Sie sich überlegen können, wie Sie Tabellenkalkulationen erstellen, ist es am effizientesten, in ein CRM zu investieren, das Ihre Informationen automatisch zusammenführt, Ihnen eine ganzheitliche Ansicht Ihrer Daten bietet und die Notwendigkeit der Dateneingabe und das Risiko menschlicher Fehler eliminiert . Wenn Sie Ihre Informationen in einer einzigen Datenbank konsolidieren, können Sie Ihre Abläufe so rationalisieren, dass Ihr Wachstum vorangetrieben und Sie in die Lage versetzt werden, zu skalieren.
Und indem Sie die Art und Weise, wie Sie Daten in Ihrer Organisation sammeln und verfolgen, standardisieren, können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter auf derselben Seite sind, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, diese Erkenntnisse zu lesen, zu verstehen und sowohl untereinander als auch an Unterstützer korrekt zu kommunizieren. Dies wird besonders wichtig, wenn Sie mehrere Programme auf der ganzen Welt haben, wie Roshan bestätigt.
Für uns war es ein enormer Aufwand, uns in bestimmte Programme oder Tracking-Systeme einzuarbeiten, die für jedes Land völlig unterschiedlich waren. Deshalb versuchen wir herauszufinden, wie wir auf globaler Ebene über unsere Wirkung sprechen können, und das ist wirklich schwierig. Ich würde also sagen, dass eine Vorabinvestition in ein Informationsverfolgungssystem wirklich, wirklich wichtig ist.
Die Probleme, mit denen sich soziale Organisationen befassen, sind oft groß und komplex. Tief sitzende Themen wie Hunger und Bildungsmangel sind so umfassend, dass sie sich mit vielen anderen Themen und Faktoren überschneiden. Die einzige Möglichkeit zu verstehen, wie weit Sie die Nadel für Ihre Sache tatsächlich bewegen, besteht darin, die ganzheitliche Wirkung Ihrer Initiativen zu verfolgen und diese Informationen dann über Abteilungen und Ihre Fundraising-Community zu verteilen.
Dies erfordert ausgefeilte Tools und die Bereitschaft, Transparenz zur obersten Priorität zu machen – was, sobald Sie über die Ressourcen verfügen, so aussehen kann, als würde man eine Position darum schaffen. Datengesteuerte Organisationen, die dies tun, können intelligente Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten treffen – nicht auf Vermutungen –, um einen größeren Einfluss auf die Gesellschaft zu haben.