ست خطوات سهلة لنجاح إدارة الأصول الرقمية

من خلال اتخاذ بعض القرارات البسيطة والمهمة مسبقًا ، يمكنك التأكد من أن شركتك تحقق أقصى استفادة من أداة إدارة الأصول الرقمية الجديدة. من تنظيم ملفاتك إلى تأمين الشراء من الأقسام المختلفة داخل عملك ، إليك ست خطوات سهلة لنجاح DAM.

أنت تنشئ محتوى أسرع من أي وقت مضى. لكن إدارة الأصول الواردة تصبح مشكلة عندما لا تكون عملياتك مؤتمتة ولا يسهل العثور على المواد.

لا تعمل منصة إدارة الأصول الرقمية (DAM) على مركزية جميع أصولك فحسب ، بل تعمل أيضًا على تحسين التعاون والتواصل. إذا تم تنفيذها بشكل صحيح ، فإن منصة DAM توفر لك الوقت والمال مع تعزيز علامتك التجارية.

تقوم منصات DAM بتخزين الأصول الرقمية مثل الصور ومقاطع الفيديو والملفات الصوتية. ولكن ما يميز برنامج DAM حقًا هو الطريقة التي يساعد بها المستخدمين في تحديد موقع هذا المحتوى ومشاركته. بدلاً من غربلة المجلدات للعثور على أحدث إصدار من الصورة ، يمكنك الحصول على ما تحتاجه في غضون ثوانٍ ، وذلك بفضل أدوات البحث القوية.

يمكن لفرقك مشاركة الأصول داخليًا وخارجيًا بالإضافة إلى إدارة حقوق الوصول. نظرًا لأن كل شيء في مكان واحد ، فمن الأسهل تنظيم المحتوى وتقليل الارتباك والقضاء على الاختناقات. نتيجة لذلك ، يمكنك قضاء المزيد من الوقت في الإبداع ولن ينتهي الأمر إلا بأحدث الأصول المعتمدة أمام العملاء.

قم بتبسيط الطريقة التي تدير بها الأصول باستخدام برنامج DAM باستخدام الخطوات الست التالية:

الخطوة 1: إعطاء الأولوية للفرق على الأدوات

إذا كان أعضاء فريقك لا يشعرون بأن البرامج الجديدة تجعل حياتهم أسهل ، فلن يستخدموها. لذلك ، يجب أن تكون الخطوة الأولى لأي تنفيذ ناجح لـ DAM هي تأمين الشراء من الأشخاص الذين سيستخدمونها بانتظام.

تحدث عن مخاوف الفريق واشرح كيف سيوفر النهج الجديد الوقت ويحرر الموارد. لا تركز فقط على اهتمامات مجموعة أو قسم واحد ؛ يلعب المديرون دورًا مهمًا هنا ، لكن كل فرد يساهم في نجاح المشروع.

الخطوة الثانية: فهم احتياجات المستخدم

الآن بعد أن بدأت المحادثة حول مشروع DAM الخاص بك ، حان الوقت لفهم ما يريده كل فرد في فريقك من البرنامج. يساعدك هذا في إدارة التوقعات وتأمين شراء على المدى الطويل.

نظرًا لأنه يمكن استخدام أنظمة DAM عبر أقسام متعددة ، فتأكد من تحديد كيفية استخدام DAM لمساعدة كل وظيفة. ستحتاج إلى تحديد نوع الملفات التي يستخدمونها حاليًا ، وكيفية تنظيمها ، ومن يحتاج إلى الوصول إلى ماذا.

هناك أيضًا مسألة تحميل الملفات وتداولها ، والتي يجب أن تجعلها حلول DAM الجيدة سلسة. لدى الأقسام المختلفة احتياجات مختلفة ، لذا قم بإنشاء قائمة بمن سيستخدم البرنامج وشجعهم على التفاعل مع بعضهم البعض لمعرفة أين تتداخل متطلبات DAM.

الخطوة الثالثة: تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين

قد تعتمد مؤسستك على أدوات التخزين السحابية مثل Google Drive. لكن الطريقة التي تتعامل بها هذه الأنظمة الأساسية مع الأذونات يمكن أن تعرقل العمل التعاوني وتجعل من الصعب إنشاء مصدر واحد للحقيقة. غالبًا ما لا تسمح حلول التخزين المستندة إلى السحابة بالتحكم الحقيقي في الإصدار أيضًا ، مما يجعل العثور على أحدث الأصول أكثر صعوبة.

حتى عند إنشاء عملية باستخدام هذه الأنظمة ، فإن أدوات التخزين المستندة إلى مجموعة النظراء ينتهي بها الأمر إلى خلق ارتباك وإحباط واختناقات غير فعالة. يساعد في تدقيق الأدوات الرقمية الموجودة لديك حاليًا لتحديد ما يمكن تحسينه بواسطة برنامج DAM.

لا يساعد نقل الأصول الإبداعية إلى نظام أساسي أكثر ملاءمة فرقك على أن تكون أكثر إنتاجية وتعاونًا فحسب ، بل إنه يحرر أيضًا الموارد.

الخطوة 4: تحسين التنفيذ الخاص بك

بمجرد اختيار منصة DAM ، اعمل مع فرقك لهيكلة النشر الخاص بك. سترغب في الاتفاق على مكان تخزين الأصول ، وكيفية تنظيم مهام سير العمل ، وكيفية إدارة المشاريع. هناك قراران كبيران يجب اتخاذهما مقدمًا:

1. كيف يتم إضافة الأصول إلى النظام؟
2. ما هي الأذونات التي سيتم إنشاؤها؟

قد ترغب في دمج حل DAM مع الأنظمة الأساسية الأخرى لاستيراد المحتوى ، أو قد تفضل تنظيم العملية وفحص الأصول الزائدة عن الحاجة الآن. هذه هي الفرصة المثالية لإجراء تدقيق المحتوى إذا سمح الوقت بذلك.

نظرًا لإتاحة الأصول من خلال المجلدات أو البوابات المشتركة ، يجب وضع الأذونات للتحكم في من يمكنه تغيير الأصول أو تغيير طريقة تنظيمها.

تسمح لك البوابات المنظمة بتوفير الوصول إلى مجموعة من الأصول لمجموعة محددة من الأشخاص. هذا يعني أنك لست بحاجة إلى منح حق الوصول إلى مكتبتك بالكامل للسماح لأعضاء الفريق بالعثور على ما يبحثون عنه بسرعة. يمنحك تحكمًا أكبر في ما يمكنهم تنزيله.

يجب أن يعزز نظام DAM الاتصال ويبسط هذه العمليات ، لذلك عليك التأكد من إمكانية الوصول إليها. إن وضع الإرشادات منذ البداية يجعل من السهل على المستخدمين التعجيل بالسرعة ومشاركة المحتوى بشكل أكثر فاعلية.

الخطوة 5: قم بإعداد هيكل تنظيمي

يعد تجميع الأصول في تصنيف علامات أفضل طريقة لإدارة مكتبة ملفات التصميم. بفضل بنية الكلمات الرئيسية المصممة جيدًا ، يمكن لفرقك العثور على الملفات بسهولة. لذا ، تأكد من أنك قد أنشأت بالفعل هيكلًا واضحًا. يمكن لمزود DAM الخاص بك أن يدعمك بهذا أثناء الإعداد ، بحيث يكون لديك استراتيجية وضع علامات قبل ترحيل ملفاتك الحالية.

• ابدأ بإنشاء مخطط يجمع الصور والملفات الأخرى حسب الفئة.
• ثم قم بتسمية الأصول بالكلمات الرئيسية والعلامات.

مرة أخرى ، سيدعمك مزود خدمة DAM خلال هذه العملية.

من المحتمل أن تمتلك مؤسستك مجموعات كبيرة من الأصول بدون بنية مجلدات واضحة. تسهل حلول DAM الجيدة نقل هذه الملفات إلى بيئة جديدة بفضل أدوات الاستيراد القوية.

يقوم هؤلاء بفرز الأصول تلقائيًا حسب نوع الملف واستخدام التعرف على الصور لاقتراح العلامات. نظرًا لأن برنامج DAM بديهي جدًا ، فإن نقل المحتوى غالبًا ما يكون مسألة سحب الملفات وإفلاتها ، ثم تعيين البيانات الوصفية.

الخطوة 6: شارك المحتوى الخاص بك

بعد تنظيم أصولك بشكل صحيح ، حان الوقت لبدء التفكير في كيفية توزيع الأصول. حيث تتألق منصات DAM حقًا مع البوابات المستندة إلى الويب ، حيث يمكن للمسؤولين إنشاء بوابات متعددة ومخصصة لجماهير مختلفة.

هذا مفيد بشكل خاص لمشاركة المحتوى مع المتعاونين الخارجيين. إذا كان فريقك يعمل مع وكالة ، فيمكنك إنشاء بوابة خاصة بوكالة لهذا المشروع. يمكن أيضًا إعداد البوابات على مواقع الويب الموجودة لإنشاء مكتبة محتوى ديناميكية يتم تحديثها بانتظام.

جاهز ، انطلق ، انطلق!

بعد اتباع هذه الخطوات ، يجب أن تكون مستعدًا لبدء رحلتك نحو جبهة جديدة لإدارة المحتوى. مع وجود منصة DAM المناسبة ، يمكنك البدء في سرد ​​قصة علامتك التجارية بشكل أكثر فعالية من خلال إضفاء الطابع الديمقراطي على المحتوى عالي الجودة في جميع أنحاء مؤسستك.

يسمح لك Canto بتركيز وتنظيم ومشاركة الصور ومقاطع الفيديو وأصول علامتك التجارية من خلال واجهة مرئية مبسطة. قم بتحسين لعبة إدارة الأصول الرقمية الخاصة بك من خلال دليل الشروع في استخدام إدارة الأصول الرقمية . هذا المورد الحصري من Canto مليء بالنصائح والحيل الفريدة ، احصل على نسختك هنا.