ما هي رقمنة المستندات ولماذا تستحق التنفيذ؟

بفضل الرقمنة، لا داعي للقلق من إتلاف مستنداتك، على سبيل المثال نتيجة انسكاب القهوة أو الحريق أو أي حدث آخر غير متوقع. يمكن استعادة كافة المواد الرقمية حتى في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر.

منذ بعض الوقت، كان لكل شركة أو أمانة مساحة مصممة خصيصًا لجمع وتخزين المستندات الورقية. لكن في أيامنا هذه، تبدو أرشفة المستندات مختلفة تمامًا - فالأرشيفات التقليدية أصبحت قديمة الطراز.

وما يسمى بالرقمنة هو المسؤول عن هذه الظاهرة. ما هو وما الذي يستحق معرفته عنه؟ لماذا يستحق تنفيذ هذا الحل في شركتك؟

ما هي رقمنة الوثائق وما الذي تنطوي عليه؟

رقمنة المستندات هي عملية تحويل المستندات الورقية إلى شكل رقمي. وبفضل هذا، يصبح من السهل الوصول إلى المعلومات الواردة في هذه المواد من جهاز كمبيوتر وجهاز محمول.

يمكن البحث عنها بسرعة وتخزينها بأمان وإخضاعها لمختلف الأنشطة الإلكترونية - المشاركة أو التوقيع أو الموافقة أو التسجيل أو التحرير.

يمكن رقمنة العديد من أنواع المستندات:

1. الفواتير – تتيح رقمنة الفواتير سهولة الإدارة والوصول السريع إلى المعلومات المتعلقة بالمعاملات.
2. العقود - تتيح النسخ الرقمية من العقود تخزينها ومشاركتها بسهولة.
3. التقارير المالية - تسهل رقمنة التقارير المالية تحليل البيانات واتخاذ القرارات التجارية.
4. مستندات الموظفين – تتيح الإصدارات الرقمية من مستندات الموظفين، مثل عقود العمل، إمكانية إدارة البيانات الشخصية بسهولة في تطبيق واحد.
5. ملاحظات العمل - تسهل رقمنة الملاحظات التواصل بين أعضاء الفريق.
6. نماذج الطلبات - فهي أسهل في إكمالها ومعالجتها من النماذج التقليدية.
7. المستندات القانونية - تُسهل النسخ الرقمية من المستندات القانونية الوصول إليها وأرشفتها.
8. السجلات الطبية – تسهل السجلات الطبية الإلكترونية إدارة بيانات المرضى.
9. المراسلات – تتيح رقمنة المراسلات سهولة الإدارة والوصول السريع إلى الرسائل المهمة.

لا يمكن تحويل المستندات إلى صيغة رقمية فحسب، بل أيضًا، على سبيل المثال، التسجيلات الصوتية أو الميكروفيلم. تعتبر هذه العملية أيضًا مثالية لأرشفة مواد المكتبة وتسمح، من ناحية، بإتاحتها للمستخدمين، ومن ناحية أخرى، بحماية الأصل من التلف.

لماذا يُنصح برقمنة المستندات؟

تسمح الرقمنة بتخزين جميع المستندات في شكل رقمي. ولكن ما هي فوائد اتخاذ قرار بتنفيذه؟ ما الذي تكسبه أنت، كرجل أعمال، والموظفين الذين تديرهم؟ هذه هي الآثار الإيجابية لرقمنة المجموعات والمحفوظات وجميع أنواع الوثائق لشركتك.

1. توفير مساحة المكاتب
2. جعل العمل اليومي أسهل
3. تخزين آمن للمستندات
4. حماية الوثائق من الاتلاف
5. جودة أعلى لخدمة العملاء
6. الرقمنة وحماية البيئة

كيفية تنفيذ الرقمنة في شركتك؟

يعد تنفيذ رقمنة المستندات في الشركة عملية معقدة. ومع ذلك، مع التخطيط والتنفيذ السليم، فإنه سيجلب العديد من الفوائد للشركات. ومع ذلك، تذكر أن مفتاح النجاح ليس فقط التكنولوجيا نفسها، ولكن أيضًا التزام الموظفين واستعدادهم للتغيير.

يعد أسلوب عمل مزود نظام رقمنة المستندات نفسه مهمًا جدًا أيضًا. وينبغي لها تقديم خدمات شاملة والتعاون في كل مرحلة من مراحل التنفيذ.

يجدر الانتباه إلى ما إذا كانت تخصص وقتًا كافيًا لمقابلة ما قبل التنفيذ، وكذلك ما إذا كانت تقدم دعم ما بعد التنفيذ واستشارات الأعمال العامة في مجال التكنولوجيا.

سيبدو التنفيذ في كل شركة مختلفًا تمامًا. تم تصميم أدوات الرقمنة واستراتيجية التنفيذ بما يتناسب مع الطبيعة المحددة للأعمال وصناعتها وحجمها وأهدافها واحتياجاتها.

ومع ذلك، فإن التكيف الذي يتم إجراؤه بشكل جيد يجب أن يشمل المراحل التالية:

1. تحديد الأهداف والمتطلبات

الخطوة الأولى هي تحديد ما تريد تحقيقه عن طريق رقمنة المستندات الخاصة بك. هل يتعلق الأمر بتحسين العمليات التجارية؟ توفير المساحة؟ خفض التكلفة؟

حدد أهدافك ومتطلباتك لتتمكن من تخطيط العملية برمتها بشكل جيد.

2. تحليل الوضع الحالي

ثم قم بتحليل الوضع الحالي في شركتك. ما هي أنواع الوثائق المستخدمة حاليا؟ وكيف يتم تخزينها وإدارتها؟

سيساعدك هذا على فهم التغييرات المطلوبة والتحديات التي قد تنشأ.

3. اختيار التكنولوجيا المناسبة

والخطوة التالية هي اختيار الأدوات والتقنيات المناسبة لرقمنة المستندات. هناك العديد من الأنظمة والحلول المختلفة المتاحة في السوق. لذلك، من المهم اتخاذ قرار مستنير يلبي جميع متطلباتك.

لهذا الغرض، تحتاج إلى إجراء بحث شامل في مجال مقدمي هذا النوع من الحلول.

4. التخطيط والإعداد

بعد اختيار التكنولوجيا المناسبة، حان الوقت للتخطيط والتحضير. حدد المستندات التي سيتم رقمنتها أولاً، ثم حدد جدول العمل وقم بإعداد الموارد المناسبة.

5. التنفيذ

والآن حان الوقت للتنفيذ السليم. ابدأ برقمنة المستندات المحددة، وراقب العملية بأكملها وتحقق بانتظام مما إذا كان كل شيء يعمل وفقًا للخطة.

6. تدريب الموظفين

لا تنس تدريب موظفيك. إنهم بحاجة إلى معرفة كيفية استخدام النظام الجديد وكيفية إدارة المستندات الرقمية.

7. المراقبة والتحسين المستمر

بعد التنفيذ، من المهم مراقبة عملية الرقمنة وتحسينها باستمرار.

تحقق بانتظام مما إذا كان النظام يلبي توقعاتك وما إذا كان يحقق الفوائد المتوقعة.

ختاماً

تلعب الرقمنة دورًا مهمًا للغاية في الأعمال الحديثة ويمكن توقع المزيد من التقدم فيها. يجدر مواكبة العصر واستخدام التقنيات الجديدة.

علاوة على ذلك، فهو يحقق فوائد محددة وقابلة للقياس لكل من الشركة نفسها وموظفيها وشركائها وعملائها.

إن رقمنة المستندات هي عملية يمكنها تحسين أداء الشركة بشكل كبير.

من زيادة كفاءة العمل، إلى توفير المساحة، إلى حماية البيئة - الفوائد عديدة.