Qu’est-ce que la numérisation de documents et pourquoi vaut-elle la peine d’être mise en œuvre ?
Publié: 2023-11-03Grâce à la numérisation, vous n'avez pas à craindre que vos documents soient détruits, par exemple à la suite d'un déversement de café, d'un incendie ou de tout autre événement inattendu. Tous les documents numériques peuvent être récupérés même en cas de panne informatique.
Il y a quelque temps, chaque entreprise ou secrétariat disposait d’un espace spécialement aménagé où ils collectaient et stockaient les documents papier. Mais aujourd’hui, l’archivage des documents est complètement différent : les archives traditionnelles deviennent obsolètes.
La soi-disant numérisation est responsable de ce phénomène. De quoi s’agit-il et qu’est-ce qu’il faut savoir à ce sujet ? Pourquoi vaut-il la peine de mettre en œuvre cette solution dans votre entreprise ?
Qu’est-ce que la numérisation de documents et qu’est-ce que cela implique ?
La numérisation de documents est le processus de transformation de documents papier sous forme numérique. Grâce à cela, les informations contenues dans ces documents deviennent facilement accessibles depuis un ordinateur et un appareil mobile.
Ils peuvent être rapidement recherchés, stockés en toute sécurité et soumis à diverses activités électroniques : partagés, signés, approuvés, enregistrés ou modifiés.
De nombreux types de documents peuvent être numérisés :
- Factures – La numérisation des factures permet une gestion facile et un accès rapide aux informations sur les transactions.
- Contrats – Les copies numériques des contrats permettent de les stocker et de les partager facilement.
- Rapports financiers – La numérisation des rapports financiers facilite l'analyse des données et la prise de décision commerciale.
- Documents personnels – Les versions numériques des documents des employés, tels que les contrats de travail, permettent une gestion facile des données personnelles dans une seule application.
- Notes professionnelles – La numérisation des notes facilite la communication entre les membres de l’équipe.
- Formulaires de candidature – Ils sont plus faciles à remplir et à traiter que les formulaires traditionnels.
- Documents juridiques – Les copies numériques des documents juridiques facilitent leur accès et leur archivage.
- Dossiers médicaux – Les dossiers médicaux électroniques facilitent la gestion des données des patients.
- Correspondance – La numérisation de la correspondance permet une gestion facile et un accès rapide aux messages importants.
Non seulement les documents peuvent être numérisés, mais aussi, par exemple, les enregistrements sonores ou les microfilms. Ce procédé est également parfait pour archiver les documents de bibliothèque et permet, d'une part, de les mettre à disposition des utilisateurs et, d'autre part, de protéger l'original contre tout dommage.
Pourquoi la numérisation des documents est-elle conseillée ?
La numérisation permet de stocker tous les documents sous forme numérique. Mais quels sont les avantages de décider de le mettre en œuvre ? Qu'est-ce que vous, en tant qu'entrepreneur, et les employés que vous dirigez gagnez ? Ce sont les effets positifs de la numérisation des collections, des archives et de tout type de documentation pour votre entreprise.
- Économiser de l'espace de bureau
- Faciliter le travail quotidien
- Stockage sécurisé des documents
- Protection des documents contre la destruction
- Meilleure qualité de service client
- Numérisation et protection de l’environnement
Comment mettre en œuvre la digitalisation dans votre entreprise ?
Mettre en œuvre la numérisation des documents dans une entreprise est un processus complexe. Cependant, avec une planification et une mise en œuvre appropriées, cela apportera de nombreux avantages aux entreprises. N’oubliez cependant pas que la clé du succès ne réside pas seulement dans la technologie elle-même, mais aussi dans l’engagement et la volonté des employés de changer.
Le style de travail du fournisseur du système de numérisation de documents lui-même est également très important. Il devrait fournir des services complets et coopérer à chaque étape de la mise en œuvre.
Il convient de vérifier s'il consacre suffisamment de temps à l'entretien préalable à la mise en œuvre, ainsi que s'il propose un soutien post-mise en œuvre et des conseils commerciaux généraux dans le domaine de la technologie.
La mise en œuvre dans chaque entreprise sera complètement différente. Les outils de numérisation et la stratégie de mise en œuvre sont adaptés à la nature spécifique de l'entreprise, à son secteur d'activité, à sa taille, à ses objectifs et à ses besoins.
Cependant, une adaptation bien menée doit comprendre les étapes suivantes :
1. Définir les objectifs et les exigences
La première étape consiste à définir ce que vous souhaitez réaliser en numérisant vos documents. S’agit-il d’améliorer les processus métier ? Gain de place ? Réduire le coût ?
Définissez vos objectifs et vos exigences pour pouvoir bien planifier l’ensemble du processus.
2. Analyse de la situation actuelle
Analysez ensuite la situation actuelle de votre entreprise. Quels types de documents sont actuellement utilisés ? Comment sont-ils stockés et gérés ?
Cela vous aidera à comprendre quels changements sont nécessaires et quels défis peuvent survenir.
3. Choisir la bonne technologie
L'étape suivante consiste à sélectionner les outils et technologies appropriés pour la numérisation des documents. Il existe de nombreux systèmes et solutions différents disponibles sur le marché. Il est donc important de faire un choix éclairé qui répondra à toutes vos exigences.
À cette fin, vous devez effectuer des recherches approfondies dans le secteur des fournisseurs de ce type de solutions.
4. Planification et préparation
Après avoir choisi la bonne technologie, il est temps de planifier et de se préparer. Décidez quels documents seront numérisés en premier, établissez un calendrier de travail et préparez les ressources appropriées.
5. Mise en œuvre
Il est désormais temps de procéder à une mise en œuvre adéquate. Commencez par numériser les documents sélectionnés, surveillez l'ensemble du processus et vérifiez régulièrement si tout fonctionne comme prévu.
6. Formation du personnel
N'oubliez pas de former vos employés. Ils doivent savoir comment utiliser le nouveau système et gérer les documents numériques.
7. Surveillance et amélioration continue
Après la mise en œuvre, il est important de surveiller et d’améliorer constamment le processus de numérisation.
Vérifiez régulièrement si le système répond à vos attentes et s’il apporte les bénéfices escomptés.
En conclusion
La numérisation joue un rôle extrêmement important dans l’entreprise moderne et on peut s’attendre à de nouveaux progrès. Cela vaut la peine de rester dans l’air du temps et d’utiliser les nouvelles technologies.
D’autant plus qu’elle apporte des bénéfices mesurables et spécifiques tant à l’entreprise elle-même qu’à ses collaborateurs, partenaires et clients.
La numérisation des documents est un processus qui peut améliorer considérablement le fonctionnement d’une entreprise.
De l'augmentation de l'efficacité du travail à la protection de l'environnement en passant par le gain de place, les avantages sont nombreux.