Vertragslebenszyklus-Management-Software: Keine Kopfschmerzen mehr

Jeder Dollar, der in ein Unternehmen ein- und ausgeht, ist an einen Vertrag gebunden.

Verträge sind für die meisten Unternehmen ein notwendiges Übel, und sie durch die Rechtsabteilung zu bringen, behindert den Abschluss von Geschäften. Aber während Vertriebs-, Beschaffungs- und andere Geschäftsteams über spezialisierte Tools zur Automatisierung ihrer Prozesse verfügen, ist die Rechtsabteilung seit Jahrzehnten mit einfachem altem Word, E-Mail-Threads und Backup-Laufwerken (sowohl online als auch offline) festgefahren.

Das ist das Problem, das Contract Lifecycle Management (CLM)-Software löst. Ein CLM-Tool hilft Ihnen, Vertragschaos in Zusammenhalt zu verwandeln, alle Aspekte des Vertragsprozesses auf einer Plattform zusammenzuführen und die Lücke zwischen Recht und Wirtschaft zu schließen.

Ein Vertragslebenszyklus-Managementsystem hilft Unternehmen, diesen Prozess zu automatisieren und zu rationalisieren. Es stellt sicher, dass alle an einem bestimmten Vertrag oder Deal Beteiligten, von der Rechtsabteilung bis hin zum Unternehmen, von Anfang bis Ende verbunden sind und leicht auf zugehörige Informationen zugreifen können.

Während das Vertragslebenszyklusmanagement nicht unbedingt dedizierte Software erfordert, erfordern die Komplexität und das schnelllebige Umfeld moderner Unternehmen mehr als Tabellen, Ordner und E-Mail-Ketten, um die verschiedenen beweglichen Teile effektiv zu verwalten.

Ein Vertragslebenszyklus umfasst eine Reihe vielfältiger und komplexer Aufgaben, die typischerweise in den folgenden Phasen auftreten:

1. Vertragserstellung oder -erstellung
2. Zusammenarbeit und Vertragsverhandlungen
3. Vertragsgenehmigung
4. Vertragsabwicklung
5. Vertragsverfolgung, Prüfung und Berichterstattung
6. Vertragsverlängerung oder -ablauf

Traditionelle Fallstricke im Vertragsmanagement

Traditionell arbeiten Rechtsteams in einer isolierten Umgebung, getrennt von anderen Abteilungen, aber dennoch tief in alle geschäftlichen Aspekte eingebunden. Dies schafft Engpässe aufgrund von abgestufter Zusammenarbeit und unterbrochenem Informationsfluss zwischen Funktionen, was zu Prozessineffizienzen führt.

Ein Rechtsteam, das mit veralteten Modellen arbeitet, könnte mit den folgenden Herausforderungen konfrontiert sein.

Fehlende Standardisierung

Ohne standardisierte Prozesse und Vorlagen zur Erstellung und Verwaltung von Verträgen herrscht Chaos und Teams kämpfen mit unterschiedlichen Formaten und Sprachen. Dies macht nicht nur die Vertragsverfolgung zu einem Albtraum, sondern erschwert auch die genaue und rechtzeitige Durchsetzung von Vertragsbedingungen.

Dinge, die durch das Raster fallen

Das größte Anzeichen für ein überarbeitetes Rechtsteam und einen unorganisierten Vertragsprozess ist, wenn Sie wichtige Vertragsverlängerungs- oder Ablaufdaten verpassen oder Schwierigkeiten haben, Ihre ausgeführten Verträge im Auge zu behalten, was zu kostspieligen Fehlern und mangelnder Compliance führt.

Fehlende Abstimmung zwischen geschäftlichen und rechtlichen Prioritäten

Schlechte Kommunikation zwischen Geschäfts- und Rechtsteams führt zu einer falschen Ausrichtung auf die Unternehmensprioritäten. Sie können ohne produktive Zusammenarbeit unabhängig arbeiten. Dies kann zu Missverständnissen und Verzögerungen führen, die beide Teams frustrieren und sich negativ auf das Geschäft auswirken.

Unzureichende Sichtbarkeit und Dokumentation

An wen würden Sie sich wenden, wenn Sie nach einem bestimmten Vertrag suchen oder mehr darüber wissen möchten? Sind diese Informationen leicht verfügbar? Wenn Vertragsdokumente nicht ordnungsgemäß gepflegt werden, ist es schwierig, bei Bedarf bestimmte Geschäftsbedingungen zu finden und zu referenzieren, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst.

Negative Wahrnehmung innerhalb der Organisation

Da die Rechtsabteilung bei Bedarf einen Deal oder eine Partnerschaft behindern kann, können Teams, denen es an Einblick in den Abschluss von Deals oder an geeigneten Kommunikationskanälen mit der Rechtsabteilung mangelt, frustriert werden und Distanzen zwischen ihnen schaffen. Alle Teams müssen zusammenarbeiten, um Geschäfte abzuschließen und den Geschäftserfolg sicherzustellen, sodass eine negative Wahrnehmung der Rechtsabteilung den Unternehmen nur noch mehr Ärger bereiten würde.

Automatisierung traditioneller Vertragsprozesse mit Tech

Der einfachste Weg, mit dem Vertragslebenszyklusmanagement zu beginnen, besteht darin, zunächst Online-Anwendungen wie Kanban-Tafeln, Projektmanagementsoftware, Online-Speicherlösungen und Tabellenkalkulationen zu verwenden, um Ihrem Vertragsarchiv einen gewissen Anschein von Organisation zu verleihen. Viele Teams setzen auch E-Signatur-Tools ein, um die Unterschriftensammlung zu automatisieren.

Dies wird Ihnen helfen, sich zu entfernen von:

• Veraltete Prozesse wie Verträge, die auf einzelnen Festplatten gespeichert sind
• Durchsuchen von E-Mail-Threads nach kontextbezogenen Hinweisen
• Mangelnde Einsicht in ausgeführte Verträge, die verlängert werden oder auslaufen können
• Manuelles Unterzeichnen und Scannen von Vereinbarungen, um die Ausführung zu lösen

Sie können auch dedizierte CLM-Software einsetzen, um das Vertragslebenszyklusmanagement zu rationalisieren und Hindernisse zu beseitigen. Ein spezialisiertes Vertragsmanagement-Tool hilft Ihrem Rechtsteam bei der Automatisierung sich wiederholender manueller Aufgaben, bietet Einblicke in verschiedene Phasen des Vertragslebenszyklus und hilft bei der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten in Ihren aktuellen Prozessen.

So erkennen Sie, ob Ihr Team eine CLM-Lösung benötigt

Bevor Sie in die Organisation Ihres Vertragsprozesses investieren, prüfen Sie den Anwendungsfall eines CLM in Ihrem Unternehmen. Benötigen Sie überhaupt eine CLM-Software?

Die Einführung einer CLM-Lösung ist möglicherweise die beste Wahl, wenn Ihr Rechtsteam mit herkömmlichen Herausforderungen beim Vertragsmanagement zu kämpfen hat. Hier ist eine einfache Übung, um eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Prozesse zu machen und den Automatisierungsbedarf zu identifizieren.

Quelle: SpotDraft

Diese Übung wird Ihnen auch dabei helfen, einen Business Case zu erstellen, wenn Sie die verschiedenen CLM-Lösungen bewerten und Stakeholder davon überzeugen, eine Finanzierung zu erhalten.

CLM ist nicht nur etwas für Rechtsteams

Während Contract Lifecycle Management Software in erster Linie ein rechtlicher Wegbereiter ist, fungiert sie auch als Business Enabler. Die gesamte Organisation profitiert von einem effizienten Vertragsmanagement. Verschiedene Teams und Interessengruppen können CLM-Software auf verschiedene Weise nutzen, um rechtliche und geschäftliche Aufgaben zu rationalisieren, von der Erstellung von Verträgen mithilfe vorab genehmigter Vorlagen bis hin zur Verfolgung von Vertragsdaten und Erkenntnissen.

Das Verkaufsteam schließt Geschäfte schneller ab

Ein CLM-Tool stellt dem Vertrieb standardisierte und vorab genehmigte Dokumente zur Verfügung, um Verträge selbstständig zu erstellen und anzupassen. Es lässt sich auch in die Customer Relationship Management (CRM)-Lösung integrieren, um einen effizienteren und transparenteren Vertragserstellungsprozess zu ermöglichen.

Mit einem CLM kann das Vertriebsteam Geschäfte schneller abschließen, sich auf das Wertversprechen konzentrieren und spezifische Bedingungen aushandeln, anstatt sich mit der Gesamtstruktur und Sprache eines Vertrags auseinanderzusetzen. Es spart Zeit und Mühe, die ansonsten aufgewendet werden müssten, um Vertragsbedingungen von Grund auf neu zu entwerfen und zu verhandeln. Die vorab genehmigten Vorlagen verringern das Risiko von Fehlern oder Auslassungen, die den Vertragsabschluss verzögern können.

Vertragsmanagement-Software hilft Vertriebsteams auch dabei, den Vertragsverhandlungsprozess zu rationalisieren, Aktivitäten zu verfolgen, den Überprüfungsprozess zu beschleunigen, den Status von Verträgen zu verfolgen, Möglichkeiten für Upselling oder Cross-Selling zu identifizieren und vieles mehr.

Das Finanzwesen gewinnt entscheidende Sichtbarkeit und Einblicke

Verträge sind die am wenigsten genutzte Datenquelle, in der Regel, weil ihre Verfolgung und Verwaltung in großem Umfang eine Herausforderung darstellt. Über CLM-Systeme können Finanzteams jedoch Vertragsdaten verwenden, um den Cashflow zu verbessern, die Effizienz zu steigern, Risiken zu reduzieren und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Ein ordnungsgemäßes Vertragsmanagement gewährleistet rechtzeitige Zahlungen gemäß den Vertragsbedingungen, verbessert den Cashflow und verringert das Risiko finanzieller Störungen. Es ebnet auch den Weg für effizientere Prozesse und spart Finanzteams Zeit und Mühe bei manuellen Aufgaben wie der Suche nach Verträgen und der Nachverfolgung von Zahlungen.

Mit einem besseren Vertragsmanagement haben Finanzteams einen vollständigeren und genaueren Überblick über ihr Vertragsportfolio, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen und die Finanzplanung zu verbessern.

Insbesondere CFOs können unglaubliche Vorteile aus CLM-Tools ziehen, von der Nutzung von Contract Intelligence zur Erstellung genauer Finanzprognosen bis hin zur Sicherstellung der Compliance und Minderung finanzieller Risiken.

Quelle: SpotDraft

Der Einkauf bekommt Lieferantenverträge in den Griff

Beschaffungsteams haben regelmäßig mit vielen Anbietern und Verträgen zu tun. Sie verwalten auch Prozesse, Lieferantenbeziehungen, finanzielle Gesundheit und verfolgen Verlängerungen und Ablaufzeiten.

Vertragslebenszyklus-Management-Software macht das Leben einfacher, indem sie ein zentrales Repository für alle Lieferantenverträge und eine bessere Sichtbarkeit und Nachverfolgung des Vertragslebenszyklus bereitstellt. Es automatisiert Aufgaben wie das Verfolgen von Zahlungen oder das Erhalten von Erinnerungen für automatische Vertragsverlängerungen.

Ein CLM hilft Beschaffungsteams auch dabei, effizienter mit anderen Teams in der Organisation zusammenzuarbeiten, wie z. B. Finanzen und Recht. Es kann helfen, den Genehmigungsprozess zu automatisieren und bedingte Logik festzulegen.

Sie können Sequenzen einrichten, die automatische Genehmigungen für Verträge unter einem bestimmten Wert auslösen und Anfragen von Stakeholdern für Verträge über einem bestimmten Schwellenwert überprüfen. Dadurch wird sichergestellt, dass Verträge ordnungsgemäß geprüft und ausgehandelt werden und dass alle relevanten Parteien während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden gehalten werden.

Darüber hinaus helfen Tools für das Vertragslebenszyklusmanagement Beschaffungsteams, fundiertere Entscheidungen über ihr Vertragsportfolio zu treffen, die strategische Planung zu verbessern und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen oder andere Verbesserungen im Beschaffungsprozess zu identifizieren.

Alle Teams in der Organisation genießen eine gesteigerte Effizienz

Neben der Unterstützung von Rechts-, Vertriebs-, Finanz- und Beschaffungsteams löst das CLM-System eines Unternehmens geschäftliche Herausforderungen für alle, die mit Verträgen und Daten zu tun haben.

Quelle: SpotDraft

Das beinhaltet:

• HR-Teams verwenden CLM-Software, um Angebotsschreiben und Vereinbarungen für Mitarbeiter zu organisieren und zu optimieren
• Betriebsteams verwenden es für eine bessere Sichtbarkeit und Nachverfolgung von Verträgen im Zusammenhang mit bestimmten Projekten
• IT-Teams, die für die Datensicherheit innerhalb der Organisation verantwortlich sind und sicherstellen, dass sich alle sensiblen Vertragsdaten in einem einzigen, sicheren Vertragsspeicher befinden

Wie automatisiert CLM-Software den Vertragslebenszyklus?

Vertragsmanagement-Software stattet Sie mit den Tools und Funktionen aus, die für jede Phase des Vertragslebenszyklus erforderlich sind, von der Eingabe von Vertragsanfragen aus der CRM-Software oder der Erstellung von Verträgen direkt auf der Plattform bis hin zur Verfolgung des Vertragsstatus und der Erstellung von Berichten.

Vertragserstellung mit Vorlagen oder Online-Editor

Vorbei sind die Zeiten, in denen MS Word für die juristische Arbeit ausreichte. Unternehmen benötigen heute eine bessere Lösung zum Erstellen und Bearbeiten von Verträgen. Moderne CLM-Lösungen bieten Unternehmen zwei Möglichkeiten, die Vertragserstellung zu optimieren:

• Durch vorab genehmigte Vertragsvorlagen , die es Benutzern ermöglichen, Details wie Namen, Daten und Vertragswerte einfach einzugeben
• Durch In-App-Vertragseditoren , die traditionelle Textverarbeitungssoftware verbessern, um eine speziell entwickelte Lösung bereitzustellen, die den juristischen Papierkram vereinfacht

Zusammenarbeit und Vertragsverhandlungen

Viele CLM-Softwareprogramme enthalten Funktionen, die eine effizientere Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und Stakeholdern aus anderen Geschäftsfunktionen ermöglichen. Einige dieser Funktionen sind:

• Gemeinsame Arbeitsbereiche
• Dokumentenfreigabe mit Zugriffskontrolle
• Anmerkungswerkzeuge, die mehr Flexibilität ermöglichen
• Verwaltung und Automatisierung von Überprüfungs- oder Genehmigungsanfragen

Einige Vertragsverfolgungstools bieten auch Lösungen für die Durchführung von Vertragsverhandlungen innerhalb der Plattform, indem sie die Zusammenarbeit der Gegenpartei durch Redlining-Tools und Aktivitätsverfolgung ermöglichen.

Vertragsabwicklung und E-Signatur

Obwohl es spezialisierte E-Signatur-Lösungen gibt, ziehen es viele Teams vor, den gesamten Vertragsprozess auf einer einzigen Plattform auszuführen. CLM-Lösungen ermöglichen die Vertragsausführung, indem sie eine native oder integrierte E-Signatur-Lösung innerhalb der Plattform bereitstellen.

Benutzer können Verträge zur Ausführung markieren, Unterschriften in der Reihenfolge sammeln, Erinnerungen senden und den Status auf einer Plattform verfolgen.

Verwaltung des Vertragsarchivs

Eine der größten Herausforderungen, die ein CLM für Rechtsteams löst, besteht darin, ein zentrales Repository aller Verträge und zugehörigen Dokumente und Daten zu erstellen und ein Aktivitätsprotokoll für mehr Kontext und Transparenz bereitzustellen.

Berichterstattung und Analyse

Viele moderne CLM-Lösungen bieten Analyse-Dashboards und Berichtsfunktionen zur Verfolgung von Key Performance Indicators (KPIs) und der Vertragsleistung. Diese Funktionen helfen den Beteiligten, mehr Transparenz und Einblick in den Beschaffungsprozess zu gewinnen, Verbesserungsbereiche zu finden, eine höhere Effizienz zu erzielen und ihre Arbeit greifbar zu präsentieren.

Integration mit anderen Tools

Viele Vertragsmanagementsysteme bieten Integrationen mit anderen Geschäftstools wie CRMs wie Salesforce oder Hubspot, Collaboration-Tools wie Slack oder Microsoft Teams, Cloud-Speicherlösungen und so weiter. Integrationen bieten Arbeitseffizienz bei der Arbeit mit mehreren Plattformen und eine umfassendere Ansicht vertragsbezogener Daten.

So wählen Sie die richtige CLM-Software für sich aus

Sobald Sie den Bedarf an CLM-Software in Ihrem Unternehmen erkannt haben, prüfen Sie sorgfältig die verschiedenen Lösungen auf dem Markt, um die richtige auszuwählen. Ein CLM-Tool ist eine erhebliche Investition. Um einen Return on Investment (ROI) zu erzielen und sicherzustellen, dass Verträge nicht vollständig scheitern, sollte die von Ihnen gewählte Lösung mit Ihren Geschäftsanforderungen und der Arbeitsweise Ihres Teams übereinstimmen.

Quelle: SpotDraft

Hier sind einige Dinge, die bei der Bewertung von Vertragsmanagementlösungen zu berücksichtigen sind.

• Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Prozesse und identifizieren Sie Probleme, die Sie lösen möchten.
• Sprechen Sie mit internen Stakeholdern über die Probleme, mit denen sie konfrontiert sind.
• Listen Sie Funktions- und Integrationsanforderungen in der Reihenfolge ihrer Notwendigkeit auf.
• Legen Sie Ihr Budget fest und bestimmen Sie Ihren erwarteten ROI.
• Sammeln Sie Empfehlungen von internen und externen Personen, die mit CLM-Systemen vertraut sind.
• Sehen Sie sich konkurrierende Lösungen gründlich an, nehmen Sie an Live-Demos teil und nehmen Sie, wo immer möglich, an kostenlosen Testversionen teil.
• Informieren Sie sich über Kundensupport- und Softwareimplementierungsprozesse und vergleichen Sie diese mit dem Supportniveau, das Sie für die Implementierung und Nutzung der Software benötigen.

Es hilft, so gründlich wie möglich vorzugehen und interne Stakeholder einzubeziehen, die die Plattform letztendlich in den Bewertungsprozess einbeziehen werden.

Sicherstellung des CLM-Erfolgs

Die meisten CLM-Implementierungen scheitern an unzureichender Planung und mangelnder Akzeptanz innerhalb der Organisation. Unternehmen finden oft eine Diskrepanz zwischen den Prozessen verschiedener Teams und Einzelpersonen. Einige verwenden die Software wie vorgesehen, andere bevorzugen manuelle Arbeitsabläufe oder kennen die ihnen zur Verfügung stehenden Lösungen nicht.

Das Erlernen einer neuen Lösung kann mühsam sein. Ihre Mitarbeiter zögern möglicherweise, CLM-Software zu verwenden, was zu niedrigeren Akzeptanzraten und Implementierungsfehlern führt. Der Schlüssel zur erfolgreichen CLM-Einführung und zum Erreichen des ROI liegt in einer durchdachten Planung und einer gut organisierten Einführung.

Quelle: SpotDraft

Beginnen Sie mit der Erstellung eines geeigneten Plans, der alle beteiligten Stakeholder, die Ziele, die Sie erreichen möchten, die Prozesse, die Sie optimieren möchten, und Ihre Erwartungen an den Implementierungszeitplan sorgfältig berücksichtigt. Befolgen Sie dann diese Tipps, um Ihre neue Lösung erfolgreich zu implementieren:

• Weisen Sie einen POC zu, der sich von Anfang bis Ende um den gesamten Implementierungsprozess kümmert, und stimmen Sie sich mit Ihrem CLM-Anbieter ab.
• Investieren Sie in die Schulung der Teams, die das CLM verwenden, um eine schnelle Einführung sicherzustellen.
• Versuchen Sie, die Tools zu integrieren, die verschiedene Teams verwenden können, um reibungslose Prozesse zu gewährleisten und Redundanzen zu vermeiden.
• Planen Sie den Rollout in Phasen und setzen Sie Fristen.
• Öffnen Sie die Kommunikationskanäle und nehmen Sie Feedback an. Kommunizieren Sie auf ähnliche Weise mit dem Implementierungsteam, um Best Practices zu verstehen.
• Reduzieren Sie Verzögerungen, um eine rechtzeitige Implementierung sicherzustellen.

Gib dein Bestes; überlassen Sie den Rest der CLM-Software

Der Lebenszyklus des Vertragsmanagements ist ein wesentlicher Aspekt eines Unternehmens. Sie wirkt sich auf Kosten, Compliance, Betrieb und Wachstum aus. Die Optimierung Ihrer Vertragsprozesse und die Verbesserung der funktionsübergreifenden Kommunikation durch Vertragsmanagementsoftware ist der beste Weg, um Transparenz zu gewährleisten, die Bearbeitungszeit zu verkürzen und Ihrem Rechtsteam Zeit für strategischere Arbeiten zu geben.

Ganz gleich, ob Sie Engpässe in Ihren Vertragsabläufen identifiziert haben, ein schlankes Rechtsteam leiten, das mit den Anforderungen einer skalierenden Organisation zu kämpfen hat, oder einfach nur Platz für mehr Effizienz in Ihren aktuellen Prozessen schaffen möchten, eine Contract Lifecycle Management (CLM)-Lösung hilft Ihnen bei der Rationalisierung Auftragsarbeiten nach Ihren geschäftlichen Anforderungen.

Die Verlängerung von Softwareverträgen ist keine leichte Aufgabe. Erfahren Sie mehr darüber, wann Sie einen Softwarevertrag verlängern und wann Sie sich verabschieden müssen.