Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetim Yazılımı: Artık Baş Ağrısı Yok

Bir şirkete giren ve çıkan her dolar bir sözleşmeye bağlıdır.

Sözleşmeler çoğu işletme için gerekli bir kötülüktür ve bunları hukuk departmanından geçirmek anlaşmaların kapanmasını engeller. Ancak satış, satın alma ve diğer iş ekipleri süreçlerini otomatikleştirmek için özel araçlara sahipken, hukuk departmanı onlarca yıldır düz eski Word, e-posta dizileri ve yedekleme sürücüleri (hem çevrimiçi hem de çevrimdışı) ile tıkanmış durumda.

Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi (CLM) yazılımının çözdüğü sorun budur. Bir CLM aracı, sözleşme kaosunu birliğe dönüştürmenize, sözleşme sürecinin tüm yönlerini tek bir platformda bir araya getirmenize ve hukuk ile iş dünyası arasındaki boşluğu doldurmanıza yardımcı olur.

Bir sözleşme yaşam döngüsü yönetim sistemi, şirketlerin bu süreci otomatikleştirmesine ve kolaylaştırmasına yardımcı olur. Yasaldan kurumsala, belirli bir sözleşme veya anlaşmaya dahil olan herkesin baştan sona bağlantıda olmasını ve ilgili bilgilere kolayca erişebilmesini sağlar.

Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi özel bir yazılım gerektirmese de, modern işletmenin karmaşıklığı ve hızlı tempolu ortamı, farklı hareketli parçaları etkili bir şekilde yönetmek için elektronik tablolardan, klasörlerden ve e-posta zincirlerinden daha fazlasını gerektirir.

Bir sözleşme yaşam döngüsü, tipik olarak aşağıdaki aşamalardan oluşan çeşitli ve karmaşık görevler içerir:

1. Sözleşme yazma veya oluşturma
2. Sözleşme işbirliği ve müzakere
3. Sözleşme onayı
4. Sözleşme yürütme
5. Sözleşme takibi, denetimi ve raporlaması
6. Sözleşme yenileme veya sona erme

Geleneksel sözleşme yönetimi tuzakları

Geleneksel olarak hukuk ekipleri, diğer departmanlardan ayrı, ancak yine de tüm iş yönleriyle derinden ilgili, silolar halinde bir ortamda çalışır. Bu, kademeli işbirliği ve işlevler arasında kesintiye uğrayan bilgi akışı nedeniyle darboğazlar yaratarak süreç verimsizliklerine neden olur.

Eski modellerle çalışan bir hukuk ekibi aşağıdaki zorluklarla karşılaşabilir.

standardizasyon eksikliği

Sözleşme oluşturmak ve yönetmek için standartlaştırılmış süreçler ve şablonlar olmadığında, kaos hüküm sürüyor ve bu da ekiplerin farklı biçimler ve dillerle mücadele etmesine neden oluyor. Bu sadece sözleşme takibini bir kabusa dönüştürmekle kalmaz, aynı zamanda sözleşme şartlarının doğru ve zamanında uygulanmasını da karmaşık hale getirir.

Çatlaklardan düşen şeyler

Çok çalışan bir hukuk ekibinin ve dağınık bir sözleşme sürecinin en büyük işareti, önemli sözleşme yenileme veya sona erme tarihlerini kaçırmanız veya yürütülen sözleşmelerinizi takip etmekte zorlanmanızdır, bu da maliyetli hatalara ve uyum eksikliğine yol açar.

İş ve yasal öncelikler arasında uyum eksikliği

İş ve hukuk ekipleri arasındaki zayıf iletişim, şirket öncelikleriyle uyumsuzluğa yol açar. Üretken işbirliği olmadan bağımsız olarak çalışabilirler. Bu, her iki ekibi de hayal kırıklığına uğratan ve işi olumsuz etkileyen yanlış anlamalara ve gecikmelere neden olabilir.

Yetersiz görünürlük ve dokümantasyon

Belirli bir sözleşme arıyor olsaydınız veya bu sözleşme hakkında daha fazla bilgi edinmek isteseydiniz kiminle iletişime geçerdiniz? Bu bilgi kolayca elde edilebilir mi? Sözleşme belgelerini düzgün bir şekilde tutmamak, özellikle işiniz büyüdükçe, gerektiğinde belirli hüküm ve koşulları bulmayı ve bunlara başvurmayı zorlaştırır.

Örgüt içinde olumsuz algı

Hukuk, gerektiğinde bir anlaşmayı veya ortaklığı engelleyebileceğinden, Hukuk ile anlaşmaları veya uygun iletişim kanallarını kapatma konusunda görünürlüğü olmayan ekipler hüsrana uğrayabilir ve aralarında mesafeler yaratabilir. Anlaşmaları sonuçlandırmak ve iş başarısını sağlamak için tüm ekiplerin birlikte çalışması gerekir, bu nedenle hukuk departmanına yönelik olumsuz bir algı, işletmelerin yalnızca daha fazla sorun yaşamasına neden olur.

Geleneksel sözleşme süreçlerini teknoloji ile otomatikleştirme

Sözleşme yaşam döngüsü yönetimine başlamanın en kolay yolu, sözleşme deponuza bir tür organizasyon görünümü getirmek için önce kanban panoları, proje yönetimi yazılımı, çevrimiçi depolama çözümleri ve elektronik tablolar gibi çevrimiçi uygulamaları kullanmaktır. Birçok ekip, imza toplamayı otomatikleştirmek için e-imza araçlarını da benimsiyor.

Bu, aşağıdakilerden uzaklaşmanıza yardımcı olacaktır:

• Bireysel sabit disklerde depolanan sözleşmeler gibi eski süreçler
• Bağlamsal ipuçları için e-posta ileti dizilerini tarama
• Yenilenebilecek veya süresi dolabilecek, imzalanan sözleşmelere ilişkin görünürlük eksikliği
• Yürütmeyi çözmek için sözleşmeleri manuel olarak imzalama ve tarama

Sözleşme yaşam döngüsü yönetimini kolaylaştırmak ve engelleri kaldırmak için özel CLM yazılımı da kullanabilirsiniz. Özel bir sözleşme yönetimi aracı, hukuk ekibinizin tekrar eden manuel görevleri otomatikleştirmesine yardımcı olur, sözleşme yaşam döngüsünün farklı aşamaları hakkında bilgi sağlar ve mevcut süreçlerinizde iyileştirilecek alanları belirlemenize yardımcı olur.

Ekibinizin bir CLM çözümüne ihtiyacı olup olmadığını nasıl anlarsınız?

Sözleşme sürecinizi organize etmeye yatırım yapmadan önce, şirketinizde bir CLM'nin kullanım durumunu inceleyin. CLM yazılımına bile ihtiyacınız var mı?

Hukuk ekibiniz geleneksel sözleşme yönetimi zorluklarıyla mücadele ediyorsa, bir CLM çözümünü benimsemek en iyi seçeneğiniz olabilir. İşte mevcut süreçlerinizin envanterini çıkarmak ve otomasyon ihtiyaçlarını belirlemek için basit bir alıştırma.

Kaynak: SpotDraft

Bu alıştırma ayrıca, farklı CLM çözümlerini değerlendirirken ve paydaşları fon almaya ikna ederken bir iş gerekçesi oluşturmanıza da yardımcı olacaktır.

CLM yalnızca yasal ekipler için değildir

Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi yazılımı öncelikle yasal bir kolaylaştırıcı olsa da, aynı zamanda bir iş kolaylaştırıcı olarak da işlev görür. Verimli sözleşme yönetiminden tüm organizasyon yararlanır. Farklı ekipler ve paydaşlar, önceden onaylanmış şablonları kullanarak sözleşmeler oluşturmaktan sözleşme verilerini ve içgörüleri izlemeye kadar yasal ve ticari görevleri kolaylaştırmak için CLM yazılımını çeşitli şekillerde kullanabilir.

Satış ekibi anlaşmaları daha hızlı tamamlar

Bir CLM aracı, sözleşmeleri bağımsız olarak oluşturmak ve özelleştirmek için satışlara standartlaştırılmış ve önceden onaylanmış belgeler sağlar. Ayrıca, daha verimli ve şeffaf bir sözleşme oluşturma süreci sağlamak için müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) çözümüyle entegre olur.

Bir CLM ile satış ekibi anlaşmaları daha hızlı sonuçlandırabilir, değer teklifine odaklanabilir ve bir sözleşmenin genel yapısı ve diliyle boğuşmak yerine belirli şartları müzakere edebilir. Aksi takdirde sözleşme şartlarını sıfırdan hazırlamak ve müzakere etmek için harcanan zamandan ve emekten tasarruf sağlar. Önceden onaylanmış şablonlar, sözleşmenin tamamlanmasını geciktirebilecek hata veya eksiklik riskini azaltır.

Sözleşme yönetimi yazılımı ayrıca satış ekiplerinin sözleşme müzakere sürecini kolaylaştırmasına, faaliyetleri izlemesine, inceleme sürecini hızlandırmasına, sözleşmelerin durumunu izlemesine, ek satış veya çapraz satış fırsatlarını belirlemesine ve çok daha fazlasına yardımcı olur.

Finans, önemli görünürlük ve içgörüler kazanıyor

Sözleşmeler, genellikle bunları geniş ölçekte izlemek ve yönetmek zor olduğundan, en az kullanılan veri kaynağıdır. Ancak CLM sistemleri aracılığıyla finans ekipleri, nakit akışını iyileştirmek, verimliliği artırmak, riski azaltmak ve daha bilinçli kararlar almak için sözleşme verilerini kullanabilir.

Uygun sözleşme yönetimi, sözleşme şartlarına uygun olarak zamanında ödeme yapılmasını sağlar, nakit akışını iyileştirir ve finansal aksama riskini azaltır. Aynı zamanda daha verimli süreçlerin önünü açarak finans ekiplerinin sözleşme bulma ve ödemeleri takip etme gibi manuel görevlerde harcadığı zamandan ve emekten tasarruf etmesini sağlar.

Daha iyi sözleşme yönetimi ile finans ekipleri, daha iyi iş kararları almak ve finansal planlamayı iyileştirmek için sözleşme portföylerine ilişkin daha eksiksiz ve doğru bir görüşe sahip olur.

Özellikle CFO'lar, doğru finansal tahminler oluşturmak için sözleşme istihbaratından yararlanmaktan uygunluğu sağlamaya ve finansal riski azaltmaya kadar CLM araçlarından inanılmaz faydalar elde edebilir.

Kaynak: SpotDraft

Tedarik, satıcı sözleşmelerini kontrol altına alır

Tedarik ekipleri düzenli olarak birçok satıcı ve sözleşmeyle ilgilenir. Ayrıca süreçleri, satıcı ilişkilerini, finansal sağlığı yönetir ve yenilemeleri ve süre sonlarını izlerler.

Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi yazılımı, tüm tedarikçi sözleşmeleri için merkezi bir havuz ve sözleşme yaşam döngüsünün daha iyi görünürlüğü ve takibi sağlayarak hayatı kolaylaştırır. Ödemeleri takip etme veya otomatik sözleşme yenilemeleri için hatırlatıcılar alma gibi görevleri otomatikleştirir.

Bir CLM ayrıca satın alma ekiplerinin finans ve hukuk gibi kuruluştaki diğer ekiplerle daha verimli bir şekilde işbirliği yapmasına yardımcı olur. Onay sürecini otomatikleştirmeye ve koşullu mantığı ayarlamaya yardımcı olabilir.

Belirli bir değerin altındaki sözleşmeler için otomatik onayları tetikleyen ve belirli bir eşiğin üzerindeki sözleşmeler için paydaşlardan gelen talepleri inceleyen diziler oluşturabilirsiniz. Bu, sözleşmelerin uygun şekilde gözden geçirilmesini ve müzakere edilmesini ve tüm ilgili tarafların süreç boyunca bilgilendirilmesini sağlar.

Ek olarak, sözleşme yaşam döngüsü yönetimi araçları, satın alma ekiplerinin sözleşme portföyleri hakkında daha bilinçli kararlar almasına, stratejik planlamayı iyileştirmesine ve satın alma sürecinde maliyet tasarrufu veya diğer iyileştirmeler için fırsatları belirlemesine yardımcı olur.

Kuruluştaki tüm ekipler artan verimliliğin keyfini çıkarır

Bir kuruluşun CLM sistemi, hukuk, satış, finans ve satın alma ekiplerini desteklemenin yanı sıra, sözleşmeler ve verilerle uğraşan herkes için iş zorluklarını çözer.

Kaynak: SpotDraft

Bu içerir:

• Çalışan teklif mektuplarını ve sözleşmelerini organize etmek ve kolaylaştırmak için CLM yazılımını kullanan İK ekipleri
• Daha iyi görünürlük ve belirli projelerle ilgili sözleşmeleri izlemek için kullanan operasyon ekipleri
• Kuruluş içinde veri güvenliğinden sorumlu olan ve tüm hassas sözleşme verilerinin tek, güvenli bir sözleşme havuzunda bulunmasını sağlayan BT ekipleri

CLM yazılımı, sözleşme yaşam döngüsünü nasıl otomatikleştirir?

Sözleşme yönetimi yazılımı, sizi CRM yazılımından sözleşme taleplerinin girilmesinden veya doğrudan platformda sözleşmelerin oluşturulmasından sözleşme durumunun izlenmesine ve raporların oluşturulmasına kadar sözleşme yaşam döngüsünün her aşaması için gereken araçlar ve işlevlerle donatır.

Şablonlar veya çevrimiçi düzenleyici ile sözleşme oluşturma

Hukuki işler için MS Word'ün yeterli olduğu günler geride kaldı. Günümüzde işletmeler, sözleşme oluşturmak ve düzenlemek için daha iyi bir çözüme ihtiyaç duyuyor. Modern CLM çözümleri, şirketlere sözleşme oluşturmayı kolaylaştırmak için iki yol sunar:

• Kullanıcıların adlar, tarihler ve sözleşme değerleri gibi ayrıntıları kolayca doldurmasına olanak tanıyan önceden onaylanmış sözleşme şablonları aracılığıyla
• Yasal evrak işlerini basitleştirmek için tasarlanmış amaca yönelik bir çözüm sağlamak için geleneksel kelime işlemci yazılımını geliştiren uygulama içi sözleşme editörleri aracılığıyla

Sözleşme işbirliği ve müzakere

Birçok CLM yazılımı, diğer iş fonksiyonlarından ekip üyeleri ve paydaşlarla daha verimli işbirliğini mümkün kılan özellikler içerir. Bu özelliklerden bazıları şunlardır:

• Paylaşılan çalışma alanları
• Erişim kontrolü ile belge paylaşımı
• Daha fazla esneklik sağlayan açıklama araçları
• İnceleme veya onay talebinin yönetimi ve otomasyonu

Bazı sözleşme izleme araçları, yeniden çizme araçları ve etkinlik takibi yoluyla karşı taraf işbirliğini etkinleştirerek platform içinde sözleşme müzakerelerinin yürütülmesi için çözümler sunar.

Sözleşme yürütme ve e-imzalama

Özel e-imza çözümleri olmasına rağmen, birçok ekip tüm sözleşme sürecini tek bir platformda yürütmeyi tercih ediyor. CLM çözümleri, platform içinde yerel veya entegre bir e-imza çözümü sağlayarak sözleşmenin yürütülmesini sağlar.

Kullanıcılar sözleşmeleri yürütmek için işaretleyebilir, sırayla imza toplayabilir, hatırlatıcılar gönderebilir ve durumu tek bir platformda takip edebilir.

Sözleşme deposu yönetimi

Bir CLM'nin hukuk ekipleri için çözdüğü en büyük zorluklardan biri, tüm sözleşmeler ve ilgili belgeler ile veriler için merkezi bir havuz oluşturmak ve daha fazla bağlam ve şeffaflık için bir etkinlik günlüğü sağlamaktır.

Raporlama ve analitik

Birçok modern CLM çözümü, ana performans göstergelerini (KPI) ve sözleşme performansını izlemek için analitik panoları ve raporlama yetenekleri sunar. Bu özellikler, paydaşların satın alma sürecinde daha fazla şeffaflık ve içgörü kazanmalarına, iyileştirme alanları bulmalarına, daha fazla verimlilik elde etmelerine ve çalışmalarını somut bir şekilde sunmalarına yardımcı olur.

Diğer araçlarla entegrasyon

Birçok sözleşme yönetimi sistemi, Salesforce veya Hubspot gibi CRM'ler, Slack veya Microsoft Teams gibi işbirliği araçları, bulut depolama çözümleri vb. gibi diğer iş araçlarıyla entegrasyon sunar. Entegrasyonlar, birden çok platformla çalışırken iş verimliliği ve sözleşmeyle ilgili verilerin daha kapsamlı bir görünümünü sağlar.

Sizin için doğru CLM yazılımını nasıl seçersiniz?

İşletmenizde CLM yazılımına olan ihtiyacı belirledikten sonra, doğru olanı seçmek için piyasadaki farklı çözümleri dikkatlice inceleyin. Bir CLM aracı önemli bir yatırımdır. Yatırım getirisi (ROI) elde etmek ve sözleşmelerin tamamen başarısız olmamasını sağlamak için seçtiğiniz çözüm, iş gereksinimlerinize ve ekibinizin çalışma şekline uygun olmalıdır.

Kaynak: SpotDraft

Sözleşme yönetimi çözümlerini değerlendirirken göz önünde bulundurulması gereken bazı noktalar aşağıda belirtilmiştir.

• Mevcut süreçlerinizi değerlendirin ve çözmek istediğiniz sorunları belirleyin.
• İç paydaşlarla karşılaştıkları sorunlar hakkında konuşun.
• Özellik ve entegrasyon gereksinimlerini gereklilik sırasına göre listeleyin.
• Bütçenizi belirleyin ve beklenen YG'nizi belirleyin.
• CLM sistemlerine aşina olan dahili ve harici kişilerden öneriler toplayın.
• Rakip çözümleri kapsamlı bir şekilde inceleyin, canlı demolara katılın ve mümkün olan her yerde ücretsiz denemelere katılın.
• Müşteri desteği ve yazılım uygulama süreçlerini araştırın ve bunları, yazılımı uygulamak ve kullanmak için ihtiyaç duyduğunuz destek düzeyiyle karşılaştırın.

Mümkün olduğu kadar kapsamlı olmaya ve platformu nihai olarak değerlendirme sürecine kullanacak olan iç paydaşları dahil etmeye yardımcı olur.

CLM başarısını sağlama

CLM uygulamalarının çoğu, yetersiz planlama ve kuruluş içinde kabul eksikliği nedeniyle başarısız olur. İşletmeler genellikle farklı ekiplerin ve bireylerin süreçleri arasında bir kopukluk bulur. Bazıları yazılımı amaçlandığı gibi kullanır ve diğerleri manuel iş akışlarını tercih eder veya kendilerine sunulan çözümlerden habersizdir.

Yeni bir çözüm öğrenmek sıkıcı olabilir. Çalışanlarınız CLM yazılımını kullanmak konusunda isteksiz olabilir, bu da daha düşük benimseme oranlarına ve uygulama hatalarına yol açar. CLM'yi başarılı bir şekilde benimsemenin ve yatırım getirisine ulaşmanın anahtarı, düşünceli planlama ve iyi organize edilmiş bir kullanıma sunmada yatmaktadır.

Kaynak: SpotDraft

İlgili tüm paydaşları, ulaşmak istediğiniz hedefleri, düzene sokmak istediğiniz süreçleri ve uygulama zaman çizelgesinden beklentilerinizi dikkatle dikkate alan uygun bir plan oluşturarak başlayın. Ardından, yeni çözümünüzü başarıyla uygulamak için şu ipuçlarını izleyin:

• Baştan sona tüm uygulama süreciyle ilgilenmesi ve CLM satıcınızla koordinasyon sağlaması için bir POC atayın.
• Hızlı benimsemeyi sağlamak için CLM'yi kullanan ekiplerin eğitimine yatırım yapın.
• Sorunsuz süreçler sağlamak ve fazlalıkları önlemek için farklı ekiplerin kullanabileceği araçları entegre etmeye çalışın.
• Devreye almayı aşamalı olarak planlayın ve son tarihler belirleyin.
• İletişim kanallarını açın ve geri bildirimi kabul edin. Benzer şekilde, en iyi uygulamaları anlamak için uygulama ekibiyle iletişim kurun.
• Zamanında uygulamayı sağlamak için gecikmeleri azaltın.

En iyisini yap; gerisini CLM yazılımına bırakın

Sözleşme yönetimi yaşam döngüsü, bir işletmenin önemli bir yönüdür. Maliyetleri, uyumluluğu, operasyonları ve büyümeyi etkiler. Sözleşme süreçlerinizi düzene sokmak ve sözleşme yönetimi yazılımı aracılığıyla işlevler arası iletişimi geliştirmek, şeffaflığı sağlamanın, işlem süresini kısaltmanın ve hukuk ekibinizi daha stratejik işler için serbest bırakmanın en iyi yoludur.

İster sözleşme operasyonlarınızda darboğazları tanımlamış olun, ister bir ölçeklendirme kuruluşunun talepleriyle mücadele eden yalın bir hukuk ekibine liderlik edin, ister sadece mevcut süreçlerinizde daha fazla verimlilik için yer açmak isteyin, bir sözleşme yaşam döngüsü yönetimi (CLM) çözümü, süreci kolaylaştırmanıza yardımcı olur. iş ihtiyaçlarınıza göre görevlendirilmiş çalışma.

Yazılım sözleşmelerini yenilemek kolay bir başarı değildir. Bir yazılım sözleşmesinin ne zaman yenileneceği ve ne zaman veda edileceği hakkında daha fazla bilgi edinin.