ドキュメントの自動化がビジネスを後押しする 4 つの方法

ドキュメントを処理して ML 自動化プロセスを開発することは、複雑なタスクです。 コンピューターのいくつかのボタンをクリックするだけでは簡単ではありません。 これは多数のタスクで構成されており、各タスクには多くの場合手作業が必要ないくつかのステップが含まれます。 これは、注文書、販売提案書、メモ、契約書など、あらゆる種類の文書に当てはまります。 ドキュメントの自動化が何を伴うのかを理解しましょう。

ドキュメントの自動化とは

ドキュメントの自動化は、ドキュメント関連のタスクを合理化するためのワークフローとシステムのアプリケーションです。 これらのタスクには、ドキュメントの生成、送信、保存、アーカイブ、および注釈付けが含まれる場合があります。

ドキュメント自動化システムは、手動で、または多くの場合、アプリケーション、プラットフォーム、またはソフトウェアを使用して、さまざまな形式で提供されます。 たとえば、特定のツールにはさまざまなタスクを支援する多数の機能があり、開発者は単一のドキュメント関連タスクを支援する他のツールを設計します。 たとえば、ドキュメントの注釈ツールは、注釈を付けながらドキュメントにコメントやコメント、またはメモを簡単に挿入できる機能で主に構成されます。

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ドキュメントの自動化がビジネスを後押しする方法

これらのデータ ラベル付けプラットフォームに共通することの 1 つは、方法は異なりますが、すべてがビジネスの促進に役立つということです。 ドキュメント管理の自動化がビジネスに役立つ可能性のある 4 つの方法を次に示します。

1. ヒューマンエラーの可能性を最小限に抑えます

「ヒューマン エラー」とは、行為者が意図せずに行った行為を指します。 簡単に言えば、人間の不完全性が原因で発生する望ましくない結果またはエラーであるため、この名前が付けられました。

エラーはよくあることなので、ビジネスへの影響を軽視する人もいます。 ただし、それが会社の業績不振の原因の 1 つであることを心に留めておく必要があります。 実際、Marketwire の分析レポートによると、2008 年に英国と米国の企業が人為的ミスによって合計 370 億ドルの損失を被った.

ヒューマン エラーの影響をよりよく理解するために、特にドキュメント関連のタスクに関連するヒューマン エラーの例をいくつか以下に示します。

• 従業員が文書に間違った情報を入力すると、誤解が生じる可能性があり、その誤解を解消する必要があります。 その結果、トランザクション時間が長くなり、1 日あたりのトランザクション数が減少する可能性があります。
• 従業員がドキュメントを間違ったメール アドレスまたは場所に送信すると、データ漏洩が発生する可能性があります。 データ漏洩は、ビジネスの安全性を損なうことになります。
• 従業員が誤ってドキュメントを削除した場合、再度処理する必要があります。 従業員は、新しいタスクに取り組むのではなく、ずっと前に完了できたはずの同じタスクに限られた時間を費やすことになり、生産性が低下します。

シナリオは異なりますが、これらすべてが 1 つの事実を示しています。それは、ヒューマン エラーが主要業績評価指標または KPI を低下させ、それがビジネスに悪影響を与える可能性があるということです。 残念ながら、人的エラーの可能性を完全に排除することはできません。 結局のところ、「過ちを犯すのは人間だ」ということですが、それはまさにあなたが目指すべきことです。 人に頼るのではなく、システムに頼ることができます。

ドキュメント自動化システムまたはワークフローにより、人間による入力が不要になるため、あらゆる種類の人的エラーの可能性を大幅に減らすか、場合によってはなくすことができます.

2. 自動化によりドキュメントのセキュリティを最大限に高めることができます

ドキュメントのライフ サイクルは、ドキュメントが作成から最終的な廃棄まで、または場合によっては「アーカイブ」までに通過する必要があるさまざまな段階を表します。 ライフ サイクルはドキュメントによって異なる場合がありますが、次の 5 つの段階で構成される必要があります。

ドキュメント生成

これはドキュメント作成とも呼ばれ、システムがコンピューター上にファイルを作成するときです。 ドキュメントは通常、テンプレートのコピーとして開始されます。

ドキュメント アセンブリ

これは、システムが名前、日付、番号などの必要なデータまたは入力を組み立てて、テンプレートのコピーを一意のドキュメントに変換するときです。

ドキュメントストレージ

これは、システムが完成したドキュメントをクライアントや顧客などの受信者に転送するときです。 また、ドキュメントを安全なストレージ (通常は安全なサーバー内のクラウド ストレージまたはシステム自体内の保管場所) に移動します。

文書管理

これには、ユーザーが必要に応じてシステム内で探しているドキュメントを簡単に見つけられるように、多数のドキュメントを整理することが含まれます。

ドキュメントのアーカイブ

ドキュメントのアーカイブまたは破棄は、ドキュメントを完全に破棄するか、単にアーカイブするかを決定する必要がある段階です。 この段階はオプションであり、ドキュメントが不要になった場合、および/またはその存在が問題を引き起こす可能性がある場合にのみ必要です。

ワークフローがどれほど効率的であっても、これらの各段階の間には常にギャップがあります。 たとえば、ドキュメントを作成してから安全な保管場所に転送するまでの間にギャップが生じます。 そして、そのギャップは、ハッカーがシステムに侵入し、ドキュメント、特にそのデータを盗む機会となる可能性があります. 専門家は、ハッカーが送信中にデータを傍受するこの手法をデータ傍受と呼んでいます。

これは主に、何らかのデータ暗号化がない限り、データが送信中に最も脆弱であるため、効果的な手法です。 それが本質的に、ドキュメントの自動化が提供するものです。

速度とセキュリティは、ドキュメント自動化システムの主な特徴の 2 つです。 サイバー犯罪者にデータを盗む時間を与えることなく、ドキュメント ライフ サイクルの 5 つの段階を簡単に通過できます。 ほとんどのプラットフォームには、データ侵害が発生した場合の暗号化テクノロジもあり、基本的にドキュメントとそこに含まれるデータの安全とセキュリティが確保されます。

1 回のサイバー攻撃は小規模企業に最大 38,000 米ドルの損害を与える可能性があるため、攻撃の発生を防ぐことは、潜在的な損失を最小限に抑えることができるため、ビジネスに大いに役立ちます。

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3. 従業員の士気、満足度、生産性を高める

文書処理は反復的で時間のかかる作業です。 数十のフィールドに入力し、会社情報をコピーして貼り付け、間違いをチェックする必要があります。 すぐには気づきませんが、文書処理に必要な単調なワークフローは、最終的に従業員の士気、満足度、そして最終的には生産性を低下させます。

この事実には多くの要因が考えられますが、ほとんどの場合、生計を立てていることに達成感を感じていないために起こります。 特にオフィスワーカーはそうです。 ドキュメント関連のタスクを自動化されたプラットフォームに依存し始めると、ドキュメントの自動化により、これらの反復的なタスクを排除できます。 これにより、主に 2 つの利点が得られます。

まず、従業員の才能とスキルをより有効に活用できるようになり、収益性が向上します。 第二に、彼らは、生産性を最大化して、誰もができない活動に従事していないため、達成感を感じる可能性が高くなります.

調査によると、ソフトウェア、システム、またはその他のテクノロジーを事業運営に使用すると、会社にとって大きな資産となるテクノロジーに精通した才能を引き付けることができます。

4. ドキュメントの自動化で時間を節約

「時は金なり」という言葉は多くの状況に当てはまりますが、ビジネスの運営に関しては二重に当てはまります。 時間は、企業の収益に貢献する要素です。

例えば塗装会社。 1,000 人のクライアントがいたとしても、一晩で何百万ドルも稼ぐことはできません。 お金と同じように、時間には限りがあるからです。

そのため、経営者は従業員を雇います。 これは、ビジネスが収益を生み出すために費やすことができる時間を延長するための優れた方法です。 ただし、時間を延長する方法は他にもあります。 特に、特定のタスクを完了するのにかかる時間を最小限に抑える方法を見つけることができます。

前述の塗装会社の例を使用すると、所有者は見積もりを手動で作成するのではなく、代わりに見積もりアプリを使用できます。 お金はかかるかもしれませんが、10 分のタスクを 1 分のタスクに変えることができ、所有者が他のことに費やす時間を増やすことができます。 これは、ドキュメントの自動化の背後にある主なアイデアの 1 つであり、時間のかかるタスクを迅速なタスクに変えます。

例:

以下は、ドキュメント自動化システムによって時間を節約できる方法の例です。

• 必要に応じて貴社の情報を挿入できます。
• 現在の日付を適切なフィールドに入れることができます。
• 文法やスペルミスをチェックできます (法律文書に最適)。
• さまざまなタイプのデータ間の矛盾を探すことができます (つまり、見積もりまたは見積もりで提示された製品およびサービスの総コストを計算する場合)。

明らかな利点とはいえ、人々はビジネスで時間を節約することの重要性を軽視する傾向があります。 ただし、自動化ツールを使用すると、時間を節約できるため、企業は数百万ドルを節約できることを覚えておくことが重要です。 ドキュメントの自動化で同じことができると信じない理由はありません。 結局のところ、これは自動化ツールであり、最も便利なツールの 1 つです。

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最後に

ドキュメントの自動化がビジネスにとって非常に役立つテクノロジーであることは否定できません。 しかし、ほとんどのシステムと同様に、それには課題があります。 まず、適切に確立するには特定のスキルと技術が必要なため、実装するのは簡単ではありません。 さらに、完全にセットアップするには数日または数週間かかる場合があります。 ただし、これを行うと得られるメリットは、これらの課題に匹敵するものではありません。 要するに、それは間違いなく価値のある投資です。

参考文献

1. 貿易と持続可能な開発のための国際センター。 「ヒューマン エラーのコストを考慮する必要がある理由」 https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. ジャクソン、ナンシー・マン。 「反復作業をなくすと、生産性が向上します。」 Automatic Data Processing, Inc.、2018 年 7 月 18 日。
3. サヴァニ、フェニール。 「データの傍受と盗難: データを保護する 7 つの方法」。 Tech Arbiters、2021 年 9 月 7 日。 https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. バーテックス。 「アメリカの企業は、これらのプロセスを自動化するだけで、年間 1,000 万ドル以上を節約しています。」 2021 年 5 月 10 日。