文檔自動化可以促進您的業務的 4 種方式

處理文檔以開發 ML 自動化流程是一項複雜的任務。 不是在電腦上點擊幾個按鈕那麼簡單！ 它由許多任務組成，每個任務都涉及幾個通常需要體力勞動的步驟。 這適用於所有類型的文檔，包括訂單、銷售建議、備忘錄和合同。 讓我們了解文檔自動化需要什麼。

什麼是文檔自動化？

文檔自動化是應用工作流和系統來簡化與文檔相關的任務。 這些任務可能包括生成、發送、保存、歸檔和註釋文檔。

文檔自動化系統可以有多種形式——手動的，或者在許多情況下帶有應用程序、平台或軟件。 一方面，某些工具可以具有許多功能來協助完成各種任務，而開發人員設計其他工具來幫助完成與單個文檔相關的任務。 例如，文檔註釋工具將主要包含允許您在註釋時輕鬆插入註釋和備註或文檔註釋的功能。

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文檔自動化可以促進您的業務的方式

這些數據標籤平台的共同點是，它們都可以幫助促進業務發展，儘管方式不同。 以下是自動化文檔管理的四種方式，可以潛在地幫助您的業務：

1.它最大限度地減少人為錯誤的可能性

“人為錯誤”是指行為者無意採取的行動。 簡而言之，這是由於人的不完美而發生的不良結果或錯誤，因此得名。

由於錯誤的普遍性，有些人淡化了錯誤對企業的影響。 但是，您必須記住，這是公司業績不佳的原因之一。 事實上，根據 Marketwire 的一份分析報告，2008 年人為錯誤給英國和美國企業造成的損失總計 370 億美元。

為了更好地了解人為錯誤的影響，以下是一些具體涉及文檔相關任務的人為錯誤示例：

• 當員工在文檔中輸入錯誤的信息時，可能會導致員工必須清除的誤解。 結果，它可能導致更長的交易時間，減少每天的交易數量。
• 當員工將文檔發送到錯誤的電子郵件地址或地點時，可能會導致數據洩露。 數據洩漏將危及您的業務安全。
• 當員工不小心刪除了文檔時，他們必須再次處理它。 員工不會從事一項新任務，而是將有限的時間花在他們很久以前就可以完成的同一任務上，從而降低了生產力。

儘管情況不同，但所有這些都指向一個事實——人為錯誤會降低關鍵績效指標或 KPI，這可能對業務不利。 不幸的是，不可能完全消除人為錯誤的可能性。 畢竟，“犯錯是人之常情”，但這正是你應該追求的。 您可以依靠系統，而不是依靠人類。

文檔自動化系統或工作流程消除了對人工輸入的需求，使您能夠大幅減少甚至可能消除任何人為錯誤的可能性。

2. 自動化可以最大限度地提高文檔安全性

文檔生命週期代表文檔從創建到最終處置（或在某些情況下為“歸檔”）必須經歷的不同階段。 生命週期可能因文件而異，但應包括以下五個階段：

文檔生成

這也稱為文檔創建，即係統在計算機上創建文件的時間。 該文檔通常以模板的副本開始。

文件彙編

這是系統組合必要的數據或輸入（如姓名、日期和數字）以將模板副本轉換為唯一文檔的時候。

文件存儲

這是系統將完成的文檔傳輸給收件人（如客戶或客戶）的時候。 它還將文檔移動到安全存儲，通常是安全服務器中的雲存儲或系統本身的存儲位置。

文檔管理

這涉及組織大量文檔以確保用戶可以根據需要在系統中輕鬆找到他們正在尋找的文檔。

文件歸檔

文檔歸檔或處置是您必須決定是完全處置文檔還是簡單地歸檔文檔的階段。 此階段是可選的，並且僅在不再需要文檔和/或其存在可能導致問題時才需要。

無論您的工作流程有多高效，每個階段之間總會存在差距。 例如，在您創建文檔的時間和將其傳輸到安全存儲位置的時間之間會有一個差距。 而這個漏洞可以作為黑客進入您的系統並竊取文檔，特別是其數據的機會。 專家稱這種技術為數據攔截，黑客在傳輸過程中攔截數據。

這是一種有效的技術，主要是因為數據在傳輸過程中最容易受到攻擊，除非它具有某種數據加密。 這基本上就是文檔自動化所提供的。

速度和安全性是文檔自動化系統的兩個主要特徵。 他們可以輕而易舉地完成文檔生命週期的五個階段，而無需讓網絡犯罪分子有時間竊取您的數據。 大多數平台還具有加密技術以防數據洩露，基本上可以保證您的文檔及其包含的數據安全可靠。

由於一次網絡攻擊可能使小型企業損失高達 38,000 美元，因此防止它們發生對您的企業有很大幫助，因為它可以最大限度地減少潛在損失。

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3. 提高員工士氣、滿意度和生產力

文件處理是一項重複且耗時的工作。 您必須填寫數十個字段、複製粘貼公司信息、檢查錯誤等等。 儘管不會立即引起注意，但文檔處理所需的單調工作流程最終會降低員工的士氣、滿意度，並最終降低生產力。

你可以將這一事實歸因於許多因素，但這主要是因為他們沒有從他們的謀生中感受到成就感。 對於辦公室工作人員來說尤其如此。 當您開始依賴自動化平台處理與文檔相關的任務時，文檔自動化允許您消除那些重複性任務。 這可以帶來兩個主要好處。

首先，它可以讓您更好地利用員工的才能和技能，從而提高盈利能力。 其次，他們更有可能獲得成就感，因為他們沒有參與不只是任何人都可以做的活動，從而最大限度地提高了他們的生產力。

研究還表明，使用軟件、系統或任何其他技術進行業務運營可以吸引精通技術的人才，這些人才可以成為貴公司的重要資產。

4. 文檔自動化為您節省時間

“時間就是金錢”這句話適用於許多情況，但在經營企業時，它是雙重正確的。 時間是影響公司收入的一個因素。

以一家繪畫公司為例。 即使您有一千個客戶，也不可能一夜之間賺取數百萬美元。 這是因為，就像金錢一樣，你的時間是有限的。

這就是企業主僱用員工的原因。 這是延長企業創收時間的絕佳方式。 但是，還有其他方法可以延長您的時間。 特別是，您可以找到方法來最大限度地減少完成某些任務所需的時間。

使用上一個繪畫公司的例子，業主可以使用報價應用程序，而不是手動編寫報價。 可能要花錢，但可以把10分鐘的任務變成1分鐘的任務，讓業主有更多的時間花在其他事情上。 這是文檔自動化背後的主要思想之一，將耗時的任務變成快速的任務。

例子：

以下是文檔自動化系統可以節省您時間的一些示例：

• 它可以在必要時插入貴公司的信息。
• 它可以將當前日期放在適當的字段中。
• 它可以檢查語法和拼寫錯誤（適用於法律文件）。
• 它可以查找不同類型數據之間的不一致（即，在計算報價或估計中提供的產品和服務的總成本時）。

儘管好處顯而易見，但人們往往會淡化為企業節省時間的重要性。 但重要的是要記住，自動化工具可以通過節省時間為公司節省數百萬美元。 沒有理由不相信文檔自動化可以做到這一點。 畢竟，它是一種自動化工具，也是最有用的工具之一。

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結束的想法

不可否認，文檔自動化對於企業來說是一項非常有用的技術。 但就像大多數係統一樣，它也面臨著挑戰​​。 對於初學者來說，實施起來並不容易，因為它需要特定的技能和技術才能正確建立。 此外，完全設置可能需要幾天甚至幾週的時間。 然而，一旦你這樣做了，你可以獲得的好處是這些挑戰無法比擬的。 簡而言之，這絕對是一項值得的投資。

參考

1. 國際貿易和可持續發展中心。 “為什麼要考慮人為錯誤的代價。” https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/。
2. 傑克遜，南希曼。 “消除重複性工作可以提高生產力。” Automatic Data Processing, Inc.，2018 年 7 月 18 日。https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx。
3. 薩瓦尼，費尼爾。 “數據攔截和盜竊：保護數據的 7 種方法。” 技術仲裁者，2021 年 9 月 7 日。https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/。
4. 頂點。 “僅通過自動化這些流程，美國公司每年就可以節省 1000 萬美元以上。” 2021 年 5 月 10 日。 https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/。