11 retos a los que se enfrentan los gestores de flotas y cómo superarlos

La gestión de flotas es una industria desafiante para trabajar, ya que los obstáculos pueden presentarse de muchas formas. Además, cada flota tiene demandas y requisitos operativos únicos, donde pueden surgir problemas específicos. Como resultado, es el trabajo del administrador de la flota asegurarse de que todo funcione sin problemas. Los administradores de flotas deben cuidar de una flota segura, eficiente y productiva, lo que puede implicar la gestión del mantenimiento, el consumo de combustible y otros gastos de la flota. Por lo tanto, para seguir el ritmo de un sector empresarial en constante evolución, es crucial que los administradores de flotas estén preparados utilizando los mejores recursos. A continuación, encontrará algunos de los desafíos más comunes que enfrentan los administradores de flotas a diario y sus soluciones.

Escasez de conductores

Una de las preocupaciones más apremiantes para los administradores de flotas en la última década ha sido la escasez de conductores. Ha habido un aumento en la demanda de transporte de mercancías, mientras que el número de solicitudes de conductores ha disminuido. Como resultado, muchos conductores a menudo están cargados con más horas, entregas y estrés, lo que lleva no solo a cometer errores sino también a una alta rotación. En consecuencia, esto solo puede empeorar el problema. Si tiene problemas para encontrar nuevos conductores, es mejor descubrir ineficiencias ocultas e identificar rutas más productivas y eficientes para sus conductores actuales.

Procesos obsoletos y antiguos

Cuando se trata de la gestión de flotas, los procesos y las soluciones que elija implementar dictarán el éxito. En lugar de depender de formularios en papel, facturas y hojas de cálculo complejas para el análisis de su tacógrafo, puede ser beneficioso implementar un software de análisis de tacógrafo , como FleetGO. Este es el mejor software de análisis de tacógrafos del Reino Unido, que está diseñado para administrar, controlar y verificar los archivos de tacógrafos de su empresa. Tendrá el control total de su archivo de tacógrafo gracias a paneles, informes y alertas fáciles de usar. Además, el software de análisis de tacógrafos puede ayudarlo a garantizar el cumplimiento legal y producir informes de infracciones de los conductores.

Costos de combustible fluctuantes

Los costos fluctuantes del combustible pueden dificultar la predicción de cuánto costará el combustible en un momento dado. Además, incluso cuando los precios son bajos, el combustible sigue siendo un gasto considerable para los administradores de flotas. Una de las mejores maneras de proteger sus costos de combustible para el futuro es asegurarse de estar al tanto de las discrepancias de combustible dentro de su flota. Esto significa que es posible que deba considerar el consumo promedio de combustible de su flota por día, semana, mes y año. Como resultado, identificará rápidamente cualquier discrepancia y pronosticará los costos de combustible para el futuro con mayor precisión.

Mantenimiento de vehículos

El gasto de administrar una gran flota suele ser costoso, y esto significa que muchos administradores de flotas pueden terminar gastando más de lo necesario. Sin embargo, el servicio y el mantenimiento son elementos cruciales para el éxito de un negocio de gestión de flotas. Por lo tanto, los vehículos deben mantenerse a un alto nivel para mantenerse eficientes y seguros. Es importante realizar un seguimiento del programa de mantenimiento de toda su flota. Sin embargo, esto puede llevar tiempo, por lo que es posible que desee automatizar algunas de estas tareas clave. Puede ser útil automatizar los programas de mantenimiento preventivo y configurar alertas para saber cuándo los vehículos necesitan un mantenimiento inesperado.

Mala comunicación

Cuando sus conductores están en la carretera, puede ser difícil comunicarse con ellos, ya que no puede llamarlos, enviarles mensajes de texto o enviarles un correo electrónico. Esto significa que es posible que deba pasar horas tratando de llegar a ellos, lo que puede afectar la productividad de su flota. La falta de comunicación es un desafío común y, a menudo, puede generar problemas con los horarios y una disminución de la eficiencia tanto para los gerentes como para los conductores. Por lo tanto, es esencial crear un plan de comunicación detallado, que establezca dónde, cuándo y cómo las personas se comunicarán entre sí. Asegúrese de que todo su equipo conozca los procesos y procedimientos, así como también cómo se comunica la información.

Controles Ambientales

Los eventos climáticos extremos han resultado en una mayor conciencia sobre el cambio climático, lo que ha llevado a nuevos estándares de aire limpio. A medida que se endurece la legislación ambiental, los administradores de flotas deben estar al tanto de cualquier cambio que pueda introducirse. Esto significa que los administradores de flotas deben familiarizarse con los problemas actuales y formular sus propias estrategias. También es crucial encontrar formas de minimizar el impacto ambiental de su flota. Deberá cumplir con las zonas de aire despejado , donde se toman medidas para mejorar la calidad del aire.

Comportamiento del conductor

Una preocupación importante es el comportamiento del conductor, porque el ralentí excesivo y el comportamiento agresivo del conductor pueden generar muchos problemas, como interrupciones y pérdida de productividad. Por lo tanto, una vez que haya contratado y capacitado a un conductor, deberá invertir en su desarrollo. Es importante asegurarse de que los conductores estén informados sobre buenos hábitos de conducción, como seguir las normas de circulación y las normas de tráfico. Involucrar a los conductores en la capacitación les permitirá aprender más sobre las consecuencias de conducir fatigados, distraídos y deteriorados. También puede introducir un sistema de conductor que ofrezca incentivos para el buen desempeño del conductor.

Infraestructura vial y fuerte congestión

La falta de infraestructura vial y el aumento de la congestión son problemas permanentes para muchos administradores de flotas, conductores y clientes. Aunque la financiación ayuda a mejorar las carreteras, el proceso a menudo parece estar un paso por detrás de los requisitos y la creciente población de conductores. Como resultado, es crucial optimizar las rutas más utilizadas por sus vehículos. Por ejemplo, puede ser útil comparar viajes de diferentes días a diferentes horas para que pueda averiguar qué funciona y qué no. De esta manera, puede evitar una mala congestión en las horas punta. También es mejor enviar conductores que estén más cerca de las citas de los clientes para disminuir el tiempo que pasan en el tráfico.

adherirse a los presupuestos

Independientemente de la industria, como administrador de flotas, debe cumplir con los presupuestos. Es fundamental tomar el control de sus finanzas para que pueda tomar decisiones rentables. Administrar su presupuesto y gastos puede ser difícil, ya que hay muchas variables a considerar. Para abordar este desafío, lo mejor es calcular el costo total de propiedad (TCO). El TCO de un vehículo consta tanto de costos fijos como de costos variables. Por ejemplo, los costos fijos pueden incluir impuestos, tarifas, permisos, pagos de préstamos y seguros, mientras que los costos variables pueden incluir combustible, mantenimiento y mano de obra. Un cálculo preciso puede ayudarlo a determinar cuándo reemplazar los vehículos de la flota.

Cumplimiento de las regulaciones

En una industria, como la gestión de flotas, los administradores de flotas deben mantenerse actualizados con las últimas regulaciones que afectan a la industria. Esto es especialmente importante cuando se trata de prácticas de conducción seguras, como conducir vehículos pesados. La seguridad y la gestión de riesgos son clave para evitar multas, reducir accidentes y aumentar los costos de los seguros. Además, cualquier empleado que opere un vehículo debe estar certificado y determinar que goza de buena salud. Deben tener una licencia válida y capacitación de manejo relevante para el vehículo que van a operar.

Seguridad del conductor

Como administrador de flotas, también deberá ser sincero con sus expectativas y transparente con todas las actualizaciones para garantizar la seguridad de los conductores y otros usuarios de la carretera. Es importante tener políticas establecidas que su equipo pueda seguir. Todos los protocolos de seguridad deben mostrarse activamente para que los conductores puedan verlos fácilmente. Deberá encontrar estrategias confiables para evitar el exceso de velocidad y el frenado repentino. Estas prácticas no solo son duras para los vehículos de la flota, sino que también pueden ser peligrosas para otros conductores. Además, debe realizar inspecciones periódicas, como asegurarse de que los neumáticos tengan la presión correcta y que los frenos funcionen correctamente.