Perfeccione su flujo de trabajo de contenido y cree contenido oportuno e irresistible

Has oído hablar de la muerte por comité: cuando una pieza de contenido es víctima de demasiadas ideas de demasiadas personas.

Pero, ¿qué pasa con la muerte por ineficiencia, cuando su contenido es demasiado lento o se atasca en la fase de producción? Si tiene dificultades para crear contenido excelente, entonces necesita un flujo de trabajo.

Aquí le mostramos cómo crear un flujo de trabajo de contenido que coordine a su equipo, fomente la creatividad y brinde resultados. También veremos qué herramientas incluir en su paquete de marketing de contenido.

¿Qué es un flujo de trabajo de contenido?

Un flujo de trabajo de contenido es un plan sobre cómo se produce el contenido en su equipo. Establece las etapas de cada proyecto y asigna una persona específica para que se encargue de cada etapa.

Aquí hay un ejemplo de flujo de trabajo de contenido realmente simple para escribir un blog:

Con un flujo de trabajo de contenido, haces que este proceso sea oficial. Tienes un mapa documentado del proceso. Asigna tareas específicas con plazos específicos a personas específicas. Eso significa que todos entienden lo que implica un contenido y quién es responsable de él en cada punto.

Entonces, ¿por qué molestarse con todo esto? Este es el por qué:

• es mas rapido Si tiene un proceso claro para desarrollar contenido, puede evitar cuellos de botella en la producción o perder ideas porque las personas no estaban seguras de cómo proceder. También obtiene la capacidad de responder a temas candentes y noticias en su contenido.
• Es más fácil de rastrear . Si está supervisando un equipo, un flujo de trabajo de contenido claro facilita el seguimiento de quién debe hacer qué. Puede monitorear el rendimiento, administrar cargas de trabajo y crear un sentido de orgullo y propiedad sobre su contenido.
• Te protege de los errores . Una vez que incorpora ediciones, revisiones y aprobaciones en su flujo de trabajo de contenido, es mucho menos probable que publique contenido plagado de errores. Con un sistema de gestión de aprobaciones habilitado para la web, puede instituir un proceso de enrutamiento de aprobación entre autores y editores. También puede programar revisiones regulares de contenido para asegurarse de que su información no esté desactualizada.
• Se adapta a diferentes tipos de contenido . Puede configurar flujos de trabajo de contenido para cada tipo de contenido, o incluso desarrollar un diagrama de flujo para mostrar cómo se desarrollan los diferentes tipos de contenido. Esto anima a su equipo a pensar de forma creativa y probar nuevos formatos.

Creación de un flujo de trabajo de contenido para su marca

Suena bien hasta ahora, ¿verdad? Crear un flujo de trabajo de contenido más rápido podría ahorrarle mucho tiempo y problemas. Pero primero, deberá invertir un poco de esfuerzo para configurarlo. El mejor lugar para comenzar es con una auditoría rápida de cómo crea contenido en este momento.

Pregúntate a ti mismo y a tu equipo:

• ¿Qué tipo de contenido producimos?
• ¿Con qué frecuencia publicamos?
• ¿Cuánto tarda cada contenido en pasar de una idea a una realidad publicada?
• ¿Quién está involucrado en la creación de contenido?
• ¿Qué herramientas y programas utilizamos para la creación de contenidos?
• ¿Quién está a cargo de nuestro calendario de contenido?
• ¿Cómo documentamos el contenido y medimos su impacto?

Una vez que haya descubierto su línea de base de contenido, también debe considerar sus objetivos. Pregúntese:

• ¿Hay algún formato de contenido que queramos comenzar a producir?
• ¿Estamos publicando contenido en el volumen adecuado y con la frecuencia adecuada?
• ¿Tenemos el número correcto de personas involucradas en la creación de contenido? ¿Pueden manejar un horario más intensivo?
• ¿Hay alguna herramienta que podamos usar para acelerar o optimizar la creación de contenido?
• ¿Estamos reutilizando el contenido?
• ¿Estamos actualizando el contenido antiguo?
• ¿Estamos compartiendo contenido repetidamente para extender su vida útil?

Vale la pena obtener información de todos los involucrados en la creación de contenido para su marca, ya que es posible que detecten oportunidades o ahorros de tiempo que perdería por su cuenta. Las respuestas a todas estas preguntas deberían brindarle nuevos objetivos para su flujo de trabajo de contenido.

Recomendamos enfáticamente usar objetivos SMART aquí, porque (al igual que el propio flujo de trabajo) los objetivos concretos son más efectivos que las promesas vagas. Si alguien dice: "Nos encantaría producir más contenido", debería escuchar las alarmas. Pero si dice: "Nos gustaría comenzar a publicar dos videos a la semana para diciembre", es un objetivo realista que también es alcanzable. .

Su flujo de trabajo de contenido debe ser detallado de manera similar. Esta es la información que debe buscar en un flujo de trabajo de contenido:

• Nombre de la persona responsable en última instancia de este contenido.
• Una lista completa de todas las etapas de producción de contenido, con fechas.
• Una persona nombrada para cada etapa de producción.
• Herramientas y recursos nombrados para usar en cada etapa de producción.
• Instrucciones claras sobre cómo documentar el contenido, dónde almacenarlo y qué métricas rastrear.

Paradójicamente, un flujo de trabajo ultraespecífico como este en realidad le brinda más flexibilidad. ¿Por qué? Porque sabes exactamente lo que está pasando, todo el tiempo. Esto hace que sea mucho más fácil agregar proyectos urgentes, administrar cargas de trabajo e introducir nuevas ideas.

Puede escribir su flujo de trabajo de contenido en un documento, dibujarlo como un diagrama de flujo o crear una plantilla de proyecto en el software de gestión de tareas de su elección. Mientras lo tengas grabado en algún lugar, está bien.

Todos los involucrados en la creación de contenido deben saber dónde encontrar un mapa del flujo de trabajo básico y deben tener una idea clara de dónde encajan en cada proyecto individual. Cada vez que alguien nuevo se une al equipo, debe recibir un recorrido detallado para que también pueda encontrar su lugar en el flujo de trabajo.

¿Qué hay en su pila de flujo de trabajo de contenido?

Cada negocio es diferente. Según los formatos de contenido con los que trabaje, el tamaño de su equipo, la experiencia que tengan y más, sus necesidades serán muy diferentes. Aún así, hay algunos tipos de software universalmente utilizables para perfeccionar su flujo de trabajo de contenido.

Vale la pena tener en cuenta que en la mayoría de estas categorías, hay una gama de soluciones dirigidas a empresas de diferentes tamaños. Muchas herramientas también ofrecen planes de precios de escala móvil para autónomos, pequeñas empresas, organizaciones benéficas y grandes corporaciones. No descarte nada de este software de inmediato: puede ser más asequible y más necesario de lo que cree.

Software de gestión y planificación de tareas

Su flujo de trabajo de contenido es una plantilla de cómo suceden los proyectos. Su software de gestión de tareas es donde los proyectos individuales llevan a cabo esa plantilla. Por lo tanto, su software de gestión de tareas debe adaptarse a todas las características esenciales de su flujo de trabajo.

Esto incluye:

• Establecer plazos específicos para las tareas.
• Asignación de personas específicas a las tareas
• Agrupación de subtareas en un proyecto
• Permitir que todos vean el progreso de una pieza de contenido

¡Afortunadamente, esto describe la mayoría del software de administración de tareas que existe! No entraremos en todos los diferentes tipos de software de gestión de tareas aquí, pero puede estar seguro de que tiene muchas opciones.

Herramientas de edición de imágenes y creación de infografías

Anteriormente en este artículo, recomendamos asignar herramientas específicas para tareas específicas de la misma manera que establece una fecha límite o un miembro del equipo para cada tarea. Hay varias razones para esto. Cuando trabaja en un equipo ocupado, incluso si desea resultados creativos y variados, necesita procesos predecibles.

Los miembros del equipo necesitan procesos predecibles. Necesitan saber qué tipos de archivos esperar, dónde pueden encontrar documentos y activos de diseño, y exactamente qué pueden crear dentro de un período de tiempo determinado. Sin mencionar, por supuesto, que es infinitamente más barato usar algunos buenos programas en todo el equipo que dejar que cada individuo elija su propio software.

Finalmente, cuando siga usando los mismos programas de edición de imágenes, su contenido desarrollará un aspecto reconocible. Eso no significa que sea aburrido, solo significa que sus clientes pueden confiar en usted. Una apariencia reconocible es parte de generar confianza en la marca. Si puede crear plantillas de marca para reutilizarlas en diferentes piezas de contenido, también ahorrará tiempo.

El software específico que elija también dependerá de su nivel de experiencia. Si tienes un diseñador gráfico interno, ¡genial! Probablemente tendrán algunas ideas sobre qué software quieren usar.

Pero si es multitarea o es nuevo en el diseño, entonces es mejor quedarse con una herramienta de diseño simple de arrastrar y soltar. Existen muchas herramientas generalizadas y especializadas; por ejemplo, muchas personas confían en Canva para los gráficos de las redes sociales, mientras que a otras les gusta Easelly para las infografías básicas.

Generadores y editores de contenido de video

Sí, esta categoría importa. Aunque el video es ahora el formato de contenido más grande en Internet, es increíble cuán pocas marcas tienen flujos de trabajo de contenido configurados para crear videos. ¿El resultado? Sus videos están desactualizados, no son profesionales o simplemente son inconsistentes. Esta es otra forma de contenido donde la estandarización de su pila realmente marca la diferencia.

Como mínimo, usted debe saber:

• Cómo preparaste el guión gráfico y el guión de los videos
• Pautas para filmar videos en vivo
• Dónde obtienes material de archivo de video y audio
• Cómo filma videos (incluidas las pautas de tono de voz y el equipo que necesita)
• Qué software usas para editar video y audio
• Qué software usas para los subtítulos
• Qué software usas para efectos especiales

Si eso suena intimidante, no se asuste. Al igual que el software de edición de imágenes, existe todo un mundo de opciones, desde programas dignos de una película ganadora de un Oscar hasta guiones gráficos de arrastrar y soltar para tontos.

Si eres nuevo en la creación de videos de marca, este es un buen lugar para comenzar. Incluso si simplemente decide usar las herramientas de la aplicación en las redes sociales, ese hecho debe documentarse en su flujo de trabajo de contenido.

El software de subtitulado es algo que muchas marcas descuidan, pero es clave para la accesibilidad. Muchas redes sociales ofrecen subtítulos automáticos en estos días, pero la calidad puede ser poco confiable. Adobe Spark, Kapwing y Clideo son opciones populares para agregar subtítulos de video en el escritorio. Si prefiere editar videos en dispositivos móviles, pruebe AutoCap (Android) o Caption This (iOS).

Contenido de redes sociales reutilizado

Siguiente en la lista: un hack de contenido. Cuando crea un flujo de trabajo de contenido, debe incluir la reutilización y el intercambio de contenido de forma predeterminada. ¿Qué significa eso? Significa que si crea un artículo, debe usar el contenido del artículo para crear una infografía, un video de solo texto y un conjunto de citas para compartir en las redes sociales, y seguir compartiéndolas a intervalos regulares.

Significa que si hace un video, debe volver a cortarlo en clips y gifs más cortos para compartir en las redes sociales y seguir compartiéndolos a intervalos regulares. Entiendes la idea. También debe revisar el contenido antiguo con regularidad para verificar que sea preciso y esté actualizado, y que todos los enlaces aún funcionen.

La mayor parte de la reutilización de contenido se puede lograr con su pila de contenido existente, pero también hay algunas aplicaciones especializadas para el trabajo. Por ejemplo, Remix puede transformar citas o artículos en tarjetas para compartir en las redes sociales. El diseño es realmente personalizable y es muy fácil de usar, por lo que funciona bien si desea reutilizar el contenido pero no tiene mucho tiempo.

Su software de administración de tareas también es una parte clave para reutilizar, revisar y compartir contenido. Establezca recordatorios regulares para usted mismo para que no se desperdicie ningún contenido.

contenido interactivo

Este es un grande. A la gente le gusta el contenido interactivo. Le dedican más tiempo. Lo recuerdan mejor. Lo disfrutan más. Entonces, ¿por qué tan pocas marcas crean contenido interactivo? Bueno, porque suena aterrador y complicado. Pero en realidad no lo es.

El contenido interactivo incluye:

• Un divertido cuestionario en tu perfil de redes sociales
• Un anuncio de video "elige tu propia aventura"
• Un recomendador de productos que guía a los compradores a través de su sitio web
• Un juego incrustado en su boletín de correo electrónico
• Una publicación de blog donde las personas pueden resaltar o votar sus puntos favoritos

Aquí está la cosa: todos esos ejemplos son bastante fáciles de configurar. Y además de atender a su audiencia, el contenido interactivo es una forma poderosa de realizar estudios de mercado, generar clientes potenciales y recopilar datos de su mercado objetivo.

Uso de imágenes de archivo y videos

El material de archivo debe ser una parte integral de la creación de contenido. ¿Por qué? Porque es mucho más barato y rápido que crear su propia biblioteca de material de archivo para cubrir todos los proyectos posibles. Elegir material de archivo, fotos o audio tampoco significa comprometer la calidad.

Si desea hacer algo suyo, puede editar el stock para reflejar la imagen de su marca. Aquí hay algunos consejos realmente geniales para usar acciones en las redes sociales sin que nadie se dé cuenta. Hay muchas bibliotecas de stock en estos días, y vale la pena buscar para encontrar la combinación de precio, tamaño de biblioteca y especialidad que funcione para usted.

Herramientas para escribir y editar contenido.

Escribir no necesita ninguna herramienta especial, ¿verdad? Bueno, eso no es del todo cierto. Recuerde, crear un flujo de trabajo de contenido no se trata solo de hacer el trabajo. Se trata de aumentar la eficiencia, la productividad y la calidad también.

Aquí hay algunos puntos a considerar:

• ¿Qué procesador de textos usas? Google Docs es muy flexible, pero se detiene cuando crea más de 40 páginas. Apple Pages se ve bien, pero es un formato de archivo muy inflexible. Piense en las necesidades específicas de su equipo de redacción y elija un programa que se ajuste.
• Las herramientas que verifican la gramática, la legibilidad e incluso el estilo son cada vez más populares. Grammarly y Hemingway son los grandes nombres aquí. Pueden acelerar el proceso de edición, pero aún no son tan inteligentes como un lector humano, así que tenga cuidado.
• ¿Escribir para SEO? Herramientas como Yoast son muy útiles para medir la densidad de palabras clave y otros factores de clasificación. También hay algunas aplicaciones rápidas que te ayudan a crear titulares basados ​​en tus palabras clave. Nuevamente, es divertido y ahorra tiempo, pero necesitan supervisión humana.
• ¿Dónde publicas artículos y blogs? WordPress domina el mercado, pero no es tu única opción.

También recomendamos encarecidamente crear una guía de estilo (que incluya reglas para las redes sociales) y al menos una o dos plantillas básicas de artículos. Una estructura clara ayudará a sus escritores a planificar y desarrollar blogs más rápido, y también es útil para que los lectores encuentren contenido con uniformidad en estilo, tono y mecánica en todos los ámbitos.

La ecuación del contenido

Hemos tratado de convencerlo de una cosa simple: flujo de trabajo + herramientas = contenido.

Si tiene un flujo de trabajo claro y el conjunto adecuado de herramientas, producirá un gran contenido. Si tiene procedimientos vagos y las herramientas incorrectas, entonces su contenido será menos que excelente.

Su flujo de trabajo de contenido siempre será un trabajo en progreso. Las prioridades cambian, las personas se mueven y las actualizaciones de software. Pero sabrá si su flujo de trabajo de contenido es adecuado en este momento si está generando ideas nuevas y ayudando a su equipo a colaborar de manera efectiva.