Cómo mejorar la gestión de flotas a través de Big Data

Fleet Management es otro ejemplo más de cómo las soluciones digitales, y Big Data en particular, pueden mejorar cada componente de las operaciones comerciales, convirtiendo lo que solían ser costos o problemas de gestión en oportunidades para hacer crecer su negocio.

Por otro lado, la transformación digital es mucho más que una realidad: es una necesidad real , que marca un punto de no retorno para las organizaciones de todos los campos que quieren ser competitivas y, sobre todo, que quieren hacer evolucionar su negocio con un largo recorrido. perspectiva de término.

Entre otras cosas, como veremos, el caso de Fleet Management es especialmente interesante ya que también muestra cómo soluciones “inmateriales” como lo digital pueden integrarse perfectamente con la gestión de activos decididamente materiales, como es la flota de empresa. Además, muestra cómo estas mismas soluciones son extremadamente versátiles y permiten el uso de una variedad de aplicaciones con excelentes resultados en términos de eficiencia y reducción de costos.

¿Qué es la gestión de flotas?

Antes de explicar las principales ventajas de utilizar Big Data , es importante entender exactamente qué se entiende por Gestión de Flotas .

La Gestión de Flotas es el conjunto de actividades de gestión relacionadas con la flota de vehículos (automóviles, autobuses, camiones) de una empresa. En ocasiones, el término también se extiende a medios de transporte distintos del transporte por carretera, por ejemplo, a la gestión de una flota naval o aérea.

Está claro, por tanto, que se trata de una actividad importante, aunque solo sea porque tiene un impacto considerable en términos de costes, especialmente para las empresas que dependen de vehículos para su negocio y deben cubrir determinadas áreas geográficas.

Dada una definición tan amplia, es interesante entrar en detalles, ya que en la práctica, la gestión de flotas se traduce en muchas tareas muy específicas. Por ejemplo, la Gestión de Flotas incluye todas las actividades relacionadas con la logística , es decir, la ubicación de los vehículos, sus movimientos y asignaciones, y la autorización de los conductores. Además, también está el mantenimiento , que incluye las intervenciones ordinarias vinculadas a la estacionalidad o actividades generales de mantenimiento, y las intervenciones extraordinarias por avería o uso intenso. La gestión de flotas también incluye la gestión de costes , como impuestos de circulación, seguros y gastos cotidianos como tarjetas de combustible, multas, telepass, aparcamiento de pago, etc. Finalmente, la gestión de la flota de la empresa también incluye la organización del uso de los vehículos . desde su distribución a los empleados, hasta la venta del vehículo cuando han terminado su “vida laboral”.

Todas estas tareas distinguen a la gestión de flotas del alquiler de vehículos a largo plazo. Aunque los servicios ofrecidos pueden ser los mismos, en realidad la Gestión de Flotas no incluye ni el alquiler de coches ni la financiación de vehículos, y además, se refiere a un gran total de vehículos operativos que en teoría podrían tener un ciclo de uso muy largo, superior a los 10 años. y por tanto con una duración que el alquiler no puede alcanzar.

Gestión de flota requiere un administrador de flota

Muchas empresas prefieren esta fórmula, sobre todo porque les permite interiorizar muchos de los procesos de gestión y control. Para ello, por supuesto, se necesita un profesional, el Gestor de Flota , que debe concentrarse en determinadas funciones y actividades relacionadas con la gestión de la flota de vehículos de la empresa.

Entre otras cosas, este rol profesional está previsto en el Decreto 179 de 1998 sobre movilidad sostenible, que obliga a toda empresa con más de 300 empleados a tener uno con las siguientes responsabilidades:

• Gestionar los viajes de casa al trabajo de todos los empleados de tal manera que el transporte sea más rápido y eficiente;
• Organizar el transporte privado y de empresa, fomentando el uso del transporte colectivo;
• Coordinar el transporte privado con los programas públicos establecidos con las autoridades locales;
• Utilizar los fondos puestos a disposición por el Estado con el objetivo de reducir la contaminación.

Desde esta breve lista, puede comprender fácilmente cómo todas estas actividades no son fáciles de realizar para una sola persona y, de hecho, requieren un apoyo especial para que su gestión sea fluida, fluida y, sobre todo, "conveniente" para la empresa (y no solo). Y es precisamente en este punto donde entra en juego el Big Data.

Un tesoro que hay que aprovechar

Big Data son “datos que contienen una mayor variedad, que llegan en volúmenes crecientes y con mayor velocidad” (Fuente: Oracle). Dicho de otra manera, estos son conjuntos de datos más grandes y complejos, principalmente de nuevas fuentes de datos. Estos conjuntos de datos son tan voluminosos que el software de procesamiento de datos tradicional no puede manejarlos”, y pueden usarse para abordar varios tipos de problemas comerciales que cubren diferentes dominios y sectores.

En cierto sentido, el Big Data es un gran recurso que toda organización tiene a su disposición, un auténtico tesoro que, bien empleado, puede decir mucho de la empresa y dar las indicaciones más importantes para prever posibles puntos críticos y mejorar al máximo. fases sensibles. Y cuando se trata de gestión de flotas , este potencial se puede expresar de muchas maneras diferentes, todas impactando en la sostenibilidad y el crecimiento de la organización.

Más Big Data significa mejores conocimientos

Como se ha comentado anteriormente, la primera gran ventaja de utilizar Big Data en el contexto de la Gestión de Flotas es la de poder conocer mejor y más rápido las operaciones que se realizan a diario. Por ejemplo, se puede realizar un seguimiento del uso habitual de cada vehículo para conocer con precisión el nivel de desgaste y por tanto su vida media del vehículo.

De esta manera, el Gerente de Flota podrá tener una visión precisa y detallada de su flota en cualquier momento para saber qué tipo de intervenciones pueden ser necesarias y especialmente si y cuándo será necesario integrar la flota o reemplazar alguna. vehículos dentro de ella.

Entre otras cosas, esta misma visión general permite a los gerentes verificar que sus vehículos siempre cumplan con las disposiciones y requisitos legales para que no se pierdan los plazos ni se incurra en sanciones.

Big Data mejora la gestión del elemento humano

La gente conduce coches de empresa y este aspecto no puede pasarse por alto cuando se quiere gestionar de forma eficiente la flota de vehículos de una empresa. Big Data también puede ayudar en este sentido, ya que le permite monitorear los comportamientos de los conductores tanto durante la conducción como durante las paradas: cualquier exceso de velocidad, frenado repentino, paradas prolongadas con el motor en marcha, adelantamientos en condiciones de alto riesgo, y más.

Al hacerlo, los gerentes pueden tomar medidas inmediatas con capacitación adicional para asegurarse de que los vehículos se utilicen de la mejor manera posible para beneficiar no solo la seguridad del vehículo sino también la seguridad del empleado y otros conductores. Esto, entre otras cosas, permite a la empresa reducir la probabilidad de incurrir en costos inesperados en forma de reclamaciones y primas de seguro más altas que serían pagaderas en caso de accidente.

En cierto sentido, Big Data le brinda la capacidad de administrar mejor los activos a su disposición, pero también de evitar ciertos costos y problemas.

Con más Big Data, prediga y proporcione

Y la prevención es precisamente uno de los aspectos más interesantes que el Big Data puede otorgar a un equipo de Gestión de Flotas .

Al conocer los comportamientos de sus conductores y monitorear constantemente la condición de cada vehículo, puede prevenir algunos problemas relacionados con el uso y desgaste normal de los mismos vehículos. Por ejemplo, si la información sobre el estado y el diagnóstico del vehículo (como el kilometraje, la edad del motor, etc.) se recopila y combina correctamente, los administradores de flota pueden intervenir de manera proactiva, incluso antes de que se manifieste un problema real, anticipando reemplazos, desinversiones o programando revisiones y diferentes utiliza para mantener tantos coches en las mejores condiciones posibles durante el mayor tiempo posible.

Del mismo modo, al aprovechar lo que ha aprendido de la experiencia anterior, puede realizar inversiones más específicas en el tipo y tamaño de los automóviles que se comprarán para maximizar su inversión.

Con Big Data, puedes cambiar rutas

Permaneciendo en el área de la previsión y la planificación, otra de las formas en que el Big Data puede mejorar la Gestión de Flotas es hacer más eficientes las rutas elegidas para las diferentes tareas.

De hecho, cuando tienes que recorrer un territorio determinado, es fundamental conocer las mejores carreteras a utilizar, pero esto no siempre es fácil. Ciertas carreteras tienen problemas recurrentes, otras funcionan solo en ciertos momentos del día y para ciertas direcciones. Además, pueden ocurrir eventos inesperados durante un viaje que cambien el tiempo de viaje y, por lo tanto, la ruta preferida. Todos estos aspectos pueden surgir gracias al análisis oportuno de Big Data .

Por ejemplo, a partir de los datos recopilados durante los viajes, puede estimar tiempos de viaje y asignar rutas específicas según los destinos y etapas a alcanzar. Además, con información que se actualiza constantemente, también puedes detectar cualquier cambio en la ruta planificada en tiempo real. Esto le da al Gerente de Flota la oportunidad de informar al conductor para que pueda cambiar su ruta a fin de evitar demoras innecesarias.

Entre otras cosas, esta posibilidad que brinda el Big Data permite a las empresas hacer más sostenible la gestión de su flota .

Elegir la mejor ruta e identificar tiempos que reduzcan el tiempo de viaje y el consumo de combustible también reduce el impacto que la propia empresa tiene sobre el medio ambiente en términos de contaminación a medio plazo.

Ya hemos hablado de la importancia de la sostenibilidad para las empresas y de la gran atención que tienen los clientes con respecto a los temas medioambientales. La implantación del Big Data en la Gestión de Flotas asegura un paso más en este sentido, que tiene valor como actividad de responsabilidad social corporativa y como aspecto del negocio a utilizar en la comunicación como palanca competitiva.

Big Data mejora el servicio al cliente

Otro beneficio importante del uso de Big Data en el contexto de la gestión de flotas es que mejora el servicio al cliente , especialmente cuando se trata de empresas de alquiler de automóviles.

A través de Big Data, puede recopilar más información sobre los aspectos que gustan y disgustan a los clientes durante el servicio. De esta forma, las empresas pueden adelantarse a las expectativas de los consumidores y modificar las ofertas disponibles en consecuencia. Por ejemplo, pueden identificar el automóvil más adecuado según las características del cliente o el tipo de viaje que planea realizar, basándose en la información recopilada de los alquileres de clientes anteriores.

Del mismo modo, pueden proporcionar a los clientes indicaciones específicas en función del tipo de vehículo que hayan elegido (por ejemplo, cómo gestionar el consumo de combustible, las rutas preferidas, etc.).

También incluye intervenciones en tiempo real . Toda empresa de alquiler puede aprovechar el Big Data para conocer constantemente el estado del vehículo y los imprevistos que se produzcan en el camino para poder alertar al cliente y actuar de forma proactiva para solucionar el problema.

¿Qué es necesario para hacer posible la integración de Big Data y Fleet Management?

A la luz de lo anterior, los beneficios de utilizar Big Data en la Gestión de Flotas son incuestionables, pero no es tan obvio cómo lograrlo.

En este sentido, tenemos que volver al principio de este post: no puedes integrar tu big data sin antes haber implementado una transformación digital , ya que las soluciones a implementar requieren una digitalización completa. Por ejemplo, la inteligencia artificial juega un papel clave, y el aprendizaje automático en particular, para recopilar, organizar y analizar grandes cantidades de datos y ayudar tanto a los gerentes como a los conductores a tomar las decisiones más eficientes antes y durante la conducción.

Otra herramienta muy útil es el IoT (acrónimo de Internet of Things) que permite construir un sistema de interconexión entre la “base de operaciones” y los vehículos en movimiento para hacer más fluida, inmediata y constante la comunicación y reducir la tiempo de reacción en caso de problemas inesperados. Y eso no es todo.

IoT también brinda a las empresas la capacidad de convertir cada automóvil en una herramienta para recopilar información sobre tantas variables que afectan el desempeño de las tareas (condiciones de la carretera, estilo de conducción, rendimiento del motor, etc.). De esta manera, cada viaje se convierte en una oportunidad más para que la empresa incremente su riqueza de información para ser utilizada en el futuro.

Esto sin mencionar el hecho de que IoT también permite identificar cualquier mal funcionamiento del vehículo, lo que puede comunicar rápidamente la anomalía, lo que permite intervenciones precisas y específicas una vez que el conductor ha regresado a la sede de la empresa.