¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal para generar valor a través de la creación de un producto, servicio o resultado único.

¿Cuáles son algunos ejemplos de proyectos?

• La construcción de un monumento.
• La organización de una celebración sorpresa de cumpleaños.
• El desarrollo de software para un proceso de negocio mejorado
• El esfuerzo de socorro después de un desastre natural
• La expansión de las ventas a un nuevo mercado geográfico

¿Cuáles son las cualidades definitorias de un proyecto?

Si bien los proyectos pueden variar enormemente en tamaño, propósito y resultado, todos comparten ciertas características.

Todo proyecto tiene:

• Un principio y un final

Los proyectos se diferencian de las operaciones de rutina, las actividades habituales en curso de una empresa, individuo u organización, porque no continúan indefinidamente.

Aunque completar un proyecto puede llevar días, meses o incluso años, todos los proyectos tienen un comienzo y un final definidos. La conclusión de un proyecto ocurre cuando ha logrado su propósito o cuando se agota el financiamiento para el proyecto.

• A proposito

Ya sea agregar un estanque de peces a su patio trasero o construir un puente de 100 millas de largo, cada proyecto tiene un propósito.

No hay dos proyectos iguales, por lo que cada uno produce un producto, servicio o resultado nuevo y único. Esto se puede lograr modificando un producto, servicio o resultado existente o creando algo desde cero.

• un ciclo de vida

Los proyectos generalmente se dividen en distintas fases, como 'diseño', 'construcción' y 'prueba'. Esto facilita la planificación de las tareas necesarias para completar el proyecto y monitorear su progreso.

Las fases que tiene un proyecto dependen de sus entregables. Juntas, las fases conforman el ciclo de vida del proyecto.

• Recursos

Los recursos de un proyecto son las personas, el capital y/o los bienes materiales y equipos necesarios para que el proyecto se ejecute y complete con éxito.

Por lo general, se necesita un grupo de personas con habilidades específicas para completar el proyecto. Este recurso humano se conoce como el equipo del proyecto. Los miembros del equipo pueden estar ubicados dentro de una oficina o dispersos por todo el mundo, trabajando en múltiples zonas horarias.

• Requisitos

Cada proyecto tiene un conjunto de expectativas que el equipo del proyecto debe cumplir. El proyecto no puede producir el resultado o beneficio deseado a menos que se entreguen estas capacidades.

Los requisitos pueden ser funcionales o no funcionales. Un requisito funcional es algo que el producto del proyecto debe hacer para satisfacer las necesidades específicas de sus usuarios. Los requisitos no funcionales son cualidades que debe tener el producto, como la seguridad y la usabilidad.

•     Un cronograma y un presupuesto.

El cronograma del proyecto define las tareas que deben completarse para que el proyecto finalice. Registra los recursos necesarios para completar cada tarea junto con una estimación de cuánto tiempo llevará cada tarea.

Una vez que se han determinado los recursos y el cronograma del proyecto, se pueden estimar los costos y elaborar un presupuesto.

•     Riesgo

Incluso el proyecto más rigurosamente planificado y gestionado por expertos puede verse afectado por una circunstancia imprevista.

Aunque se pueden tomar acciones para minimizar el riesgo y se pueden hacer planes de contingencia para reducir su impacto, ningún proyecto es inmune a ciertos riesgos. Estos incluyen eventos climáticos extremos, un aumento de costos que no se pudo predecir o la salida repentina de un miembro clave del equipo que renunció a su trabajo después de ganar la lotería.

¿Cómo se completan los proyectos?

¡Depende del tamaño, la naturaleza y la complejidad del proyecto! Es posible que no necesite ayuda ni mucha planificación para completar un proyecto simple como construir una casa para pájaros para su jardín. Sin embargo, las empresas y organizaciones con proyectos complejos y sofisticados para completar generalmente confían el trabajo a los profesionales del proyecto, personas a las que se les pide intencionalmente o por las circunstancias que se aseguren de que un equipo de proyecto logre sus objetivos.

Los profesionales de proyectos utilizan la gestión de proyectos (la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para lograr objetivos específicos del proyecto de acuerdo con criterios acordados y dentro de parámetros acordados) para satisfacer las necesidades de un proyecto.

Si bien existen muchos estilos diferentes de gestión de proyectos, todos implican la organización de las tareas necesarias para completar el proyecto y reunir a las personas con las habilidades necesarias para esas tareas específicas.

¿Qué diferentes tipos de proyectos hay?

Los proyectos se pueden clasificar en función de una variedad de factores que incluyen la complejidad, el contenido, el propósito, la fuente de capital y quién está involucrado.

En la gestión de proyectos, un proyecto tradicional se ejecuta en fases lineales que deben completarse en secuencia. Estas fases suelen incluir la iniciación, la planificación, la ejecución y el seguimiento, y la verificación.

Por el contrario, un proyecto ágil es iterativo, se adapta a los comentarios de los clientes y, por lo general, tiene un tiempo de respuesta más corto.

  Un proyecto virtual/remoto es aquel en el que los miembros del equipo están dispersos geográficamente pero trabajan juntos para realizar una tarea específica con limitaciones de tiempo y recursos.

¿Por qué son útiles los proyectos?

Los proyectos ofrecen a las personas y organizaciones una forma de lograr sus objetivos comerciales y no comerciales de manera más eficiente.

Requieren que el trabajo se planifique, ejecute y supervise de acuerdo con una metodología estándar, lo que ayuda a que los cambios se completen de manera organizada y reflexiva.

La planificación de tareas antes de comenzar a trabajar identifica problemas potenciales y reduce la probabilidad de falla.

Trabajar dentro de la estructura de un proyecto garantiza la visibilidad a través de informes y ayuda a administrar el riesgo, el costo, la calidad y las solicitudes de cambio.

Para las empresas y agencias creativas, tener un plan claro y organizado de lo que se debe hacer y quién debe hacerlo reduce la confusión y mejora la colaboración.

Los gerentes de proyectos creativos, encargados de comunicarse con los clientes y las partes interesadas y administrar equipos creativos mientras avanzan en los proyectos hacia su finalización, pueden encontrar que el software de gestión de proyectos es una herramienta invaluable.

El software de gestión de proyectos puede ayudar con la planificación de proyectos, la delegación de asignaciones, el desarrollo de activos creativos, las actualizaciones de estado en vivo, la gestión de solicitudes de cambio, la supervisión y más.