Apa itu Proyek?

Proyek adalah upaya sementara untuk menghasilkan nilai melalui penciptaan produk, layanan, atau hasil yang unik.

Apa saja contoh proyek?

• Pembangunan monumen
• Organisasi perayaan ulang tahun kejutan
• Pengembangan perangkat lunak untuk proses bisnis yang lebih baik
• Upaya bantuan setelah bencana alam
• Perluasan penjualan ke pasar geografis baru

Apa kualitas yang menentukan dari sebuah proyek?

Sementara proyek dapat sangat bervariasi dalam ukuran, tujuan, dan hasil, mereka semua memiliki karakteristik tertentu.

Setiap proyek memiliki:

• Sebuah awal dan akhir

Proyek berbeda dari operasi rutin—kegiatan yang biasa dilakukan oleh perusahaan, individu, atau organisasi—karena mereka tidak berlanjut tanpa batas.

Meskipun menyelesaikan sebuah proyek dapat memakan waktu berhari-hari, berbulan-bulan, atau bahkan bertahun-tahun, semua proyek memiliki awal dan akhir yang pasti. Kesimpulan dari suatu proyek terjadi baik ketika telah mencapai tujuannya atau ketika pembiayaan untuk proyek tersebut habis.

• Sebuah tujuan

Baik itu menambahkan kolam ikan ke halaman belakang Anda atau membangun jembatan sepanjang 100 mil, setiap proyek memiliki tujuan.

Tidak ada dua proyek yang sama, sehingga masing-masing menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang baru dan unik. Ini dapat dicapai baik dengan memodifikasi produk, layanan, atau hasil yang ada atau dengan menciptakan sesuatu dari awal.

• Siklus hidup

Proyek biasanya dibagi ke dalam fase yang berbeda seperti 'desain', 'pembangunan', dan 'pengujian'. Ini membuatnya lebih mudah untuk merencanakan tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan memantau kemajuannya.

Fase apa yang dimiliki proyek bergantung pada hasil yang didapat. Bersama-sama, fase-fase tersebut membentuk siklus hidup proyek.

• Sumber daya

Sumber daya suatu proyek adalah orang, modal, dan/atau barang material dan peralatan yang dibutuhkan agar proyek dapat dilaksanakan dan diselesaikan dengan sukses.

Biasanya, sekelompok individu dengan keterampilan khusus diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Sumber daya manusia ini dikenal sebagai tim proyek. Anggota tim dapat ditempatkan dalam satu kantor atau tersebar di seluruh dunia, bekerja di beberapa zona waktu.

• Persyaratan

Setiap proyek memiliki serangkaian harapan yang harus dipenuhi oleh tim proyek. Proyek tidak dapat menghasilkan hasil atau manfaat yang diinginkan kecuali kemampuan ini diberikan.

Persyaratan dapat fungsional atau non-fungsional. Persyaratan fungsional adalah sesuatu yang produk proyek harus lakukan untuk memenuhi kebutuhan spesifik penggunanya. Persyaratan non-fungsional adalah kualitas yang harus dimiliki produk, seperti keamanan dan kegunaan.

•     Jadwal dan anggaran

Jadwal proyek mendefinisikan tugas-tugas yang harus diselesaikan agar proyek selesai. Ini mencatat sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas bersama-sama dengan perkiraan berapa lama setiap tugas akan memakan waktu.

Setelah sumber daya dan jadwal proyek telah ditentukan, biaya dapat diperkirakan, dan anggaran disusun.

•     Mempertaruhkan

Bahkan proyek yang direncanakan dengan sangat ketat dan dikelola dengan ahli dapat dipengaruhi oleh keadaan yang tidak terduga.

Meskipun tindakan dapat diambil untuk meminimalkan risiko, dan rencana darurat dapat dibuat untuk mengurangi dampaknya, tidak ada proyek yang kebal dari risiko tertentu. Ini termasuk peristiwa cuaca ekstrem, kenaikan biaya yang tidak dapat diprediksi, atau keluarnya anggota tim kunci secara tiba-tiba yang berhenti dari pekerjaannya setelah memenangkan lotre.

Bagaimana proyek diselesaikan?

Itu tergantung pada ukuran, sifat, dan kompleksitas proyek! Anda mungkin tidak memerlukan bantuan atau banyak perencanaan untuk menyelesaikan proyek sederhana seperti membangun sangkar burung untuk taman Anda. Namun, perusahaan dan organisasi dengan proyek yang kompleks dan canggih untuk diselesaikan biasanya mempercayakan pekerjaan tersebut kepada profesional proyek—orang-orang yang secara sengaja atau karena keadaan diminta untuk memastikan bahwa tim proyek mencapai tujuannya.

Profesional proyek menggunakan manajemen proyek (penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek tertentu sesuai dengan kriteria yang disepakati dan dalam parameter yang disepakati) untuk memenuhi kebutuhan proyek.

Meskipun ada banyak gaya manajemen proyek yang berbeda, semuanya melibatkan pengorganisasian tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan menyatukan individu-individu dengan keterampilan yang dibutuhkan untuk tugas-tugas khusus tersebut.

Apa saja jenis proyek yang berbeda?

Proyek dapat diklasifikasikan berdasarkan berbagai faktor termasuk kompleksitas, konten, tujuan, sumber modal, dan siapa yang terlibat.

Dalam manajemen proyek, proyek tradisional dijalankan dalam fase linier yang harus diselesaikan secara berurutan. Fase-fase ini biasanya mencakup inisiasi, perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan, dan verifikasi.

Sebaliknya, proyek tangkas bersifat iteratif, adaptif terhadap umpan balik pelanggan, dan biasanya memiliki waktu penyelesaian yang lebih singkat.

  Proyek virtual / jarak jauh adalah proyek di mana anggota tim tersebar secara geografis tetapi bekerja sama untuk menyelesaikan tugas tertentu di bawah batasan waktu dan sumber daya.

Mengapa proyek berguna?

Proyek menawarkan individu dan organisasi cara untuk mencapai tujuan bisnis dan non-bisnis mereka secara lebih efisien.

Mereka membutuhkan pekerjaan yang direncanakan, dilaksanakan, dan dipantau sesuai dengan metodologi standar, membantu perubahan untuk diselesaikan secara terorganisir dan bijaksana.

Merencanakan tugas sebelum mulai bekerja mengidentifikasi potensi masalah dan mengurangi kemungkinan kegagalan.

Bekerja dalam struktur proyek memastikan visibilitas melalui pelaporan dan membantu mengelola risiko, biaya, kualitas, dan permintaan perubahan.

Untuk perusahaan dan agensi kreatif, memiliki rencana yang jelas dan terorganisir tentang apa yang perlu dilakukan dan siapa yang perlu melakukannya akan mengurangi kebingungan dan meningkatkan kolaborasi.

Manajer proyek kreatif, yang ditugaskan untuk berkomunikasi dengan klien dan pemangku kepentingan dan mengelola tim kreatif sambil memindahkan proyek menuju penyelesaian, mungkin menganggap perangkat lunak manajemen proyek sebagai alat yang sangat berharga.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dengan perencanaan proyek, delegasi tugas, pengembangan aset kreatif, pembaruan status langsung, manajemen permintaan perubahan, pemantauan, dan banyak lagi.