6 étapes pour réussir le marketing par e-mail événementiel

La création d'une stratégie de marketing événementiel efficace est l'une des étapes les plus importantes de la réussite d'une entreprise. Mais c'est aussi tout un défi pour les spécialistes du marketing et les propriétaires d'entreprise. Pourquoi? Parce qu'il y a divers facteurs à prendre en compte - ressources, objectifs, présentateurs, contenu, etc.

La plupart de ces facteurs relèvent de votre sphère d'influence. Mais qu'en est-il de celui qui vous intéresse le plus ? Vous l'avez bien deviné, cela stimule la fréquentation des événements. Heureusement, le marketing par e-mail événementiel vous aide à transformer un processus aussi frustrant en une promenade dans le parc. Mais avant de passer à la façon de réussir le marketing par e-mail de votre événement, laissez-nous vous expliquer de quoi il s'agit et pourquoi vous devriez y investir.

Qu'est-ce que le marketing par e-mail événementiel et pourquoi en avez-vous besoin ?

Nous vivons à une époque où les tendances du marketing numérique vont et viennent, mais il y a un canal qui ne se démode jamais en matière de promotion d'événements - ou de tout autre type de promotion, en fait - et c'est le courrier électronique. Le marketing par e-mail événementiel consiste à envoyer un contenu d'e-mail de haute qualité aux destinataires pour créer un battage médiatique et augmenter les inscriptions aux événements. Les e-mails permettent aux planificateurs d'événements d'enthousiasmer les prospects pour leurs événements, de les motiver à s'inscrire et de les engager même après la fin de l'événement.

Le marketing par e-mail événementiel est bien plus que l'envoi de quelques e-mails pour annoncer votre événement. C'est une excellente occasion de présenter votre argument de vente unique sans être trop insistant. L'envoi de matériel de marketing par e-mail aux prospects vous aide à établir des relations solides avec eux, à les engager dès le premier jour et à les transformer en fans fidèles pour les événements à venir.

Faire confiance au pouvoir des e-mails vous rapproche un peu plus pour que les bonnes personnes remarquent et se souviennent de votre entreprise. Et si vous pensez que cela prend trop de temps et d'efforts, ne vous inquiétez pas ; ce n'est pas le cas. Investir dans un logiciel de marketing par e-mail comme Sendinblue ou une alternative robuste à Sendinblue vous soulage, offrant des options illimitées pour promouvoir votre événement.

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Passons en revue certaines de ces options :

• Configurer des séquences d'e-mails à forte conversion pour piquer l'intérêt des inscrits depuis le jour de leur inscription jusqu'à la fin de l'événement.
• Personnalisez vos invitations, rappels ou suivis d'événements pour créer un contenu sur mesure qui correspond aux besoins et aux attentes de votre public.
• Recueillir les commentaires des participants pour surveiller les performances de votre événement et recueillir des informations précieuses sur ce qu'il faut améliorer dans les efforts futurs de l'événement.
• A/B tester vos e-mails pour vérifier ce qui résonne le mieux avec votre public cible et améliorer leurs performances en fonction des résultats.
• Encouragez les participants à partager les détails de votre événement avec leurs relations, accédez à plus de points de contact et renforcez la notoriété de votre marque.

Avec toutes les options disponibles via un service de marketing par e-mail solide, il est inutile de se limiter à un ou deux e-mails pour promouvoir votre événement. Assurez-vous donc de commencer tôt et de créer des liens avec votre public tout au long du cycle de vie de l'événement. Mais plus à ce sujet.

6 étapes pour réussir dans le marketing par e-mail événementiel

Maintenant que nous avons expliqué pourquoi le marketing par e-mail événementiel devrait être votre allié le plus fiable pour annoncer votre événement, il est temps de vous présenter un guide détaillé pour créer une campagne e-mail événementielle très performante.

1. Faites l'annonce

Après avoir organisé un grand événement, il est temps de le faire savoir. N'oubliez pas que les premières impressions comptent toujours et c'est exactement ce qu'est cet e-mail. L'e-mail d'annonce de l'événement doit inclure les détails suivants :

• Le nom, la date et le lieu de l'événement
• Un lien vers votre page d'inscription ou d'autres options d'inscription
• La programmation de l'événement

En dehors de ces éléments, vous pouvez ajouter toute information que vous jugerez nécessaire en fonction de vos objectifs. Cependant, n'abandonnez pas trop dans cet e-mail car son objectif principal est de susciter la curiosité des lecteurs. Et même si vous n'avez pas tout en place avant d'envoyer votre e-mail de sauvegarde de la date, ne laissez pas cela vous retenir. Vous pouvez toujours envoyer les détails de base et entretenir le mystère en informant les abonnés que les informations les plus intéressantes restent à révéler.

En ce qui concerne l'heure d'envoi de cet e-mail, cela dépend également du type d'événement que vous organisez. S'il s'agit d'un festival de cinéma populaire attirant des gens du monde entier, vous voudrez peut-être commencer à envoyer l'e-mail de lancement de l'événement quelques mois à l'avance pour permettre aux gens de réserver des vols, des hôtels, etc. Mais si vous organisez un webinaire en ligne sur la façon de créer un numéro de téléphone virtuel pour les professionnels, un mois environ sera suffisant pour que les prospects intéressés s'inscrivent.

2. Teaser les détails

Les spécialistes du marketing exploitent ce type d'e-mail - - ou séquence d'e-mails - - pour échelonner les détails clés concernant les événements et tenir les destinataires au courant. Vous avez peut-être envoyé l'e-mail d'annonce de l'événement et disposez de toutes les informations pertinentes sur la page de destination de votre événement. Pourtant, il est tout aussi important d'envoyer des e-mails de présentation avec les détails jusqu'à la date réelle. C'est le moment de partager des informations supplémentaires, telles qu'un programme détaillé, des entretiens avec les hôtes, des annonces de prix spéciaux, etc.

Que les prospects se soient déjà inscrits à votre événement ou non, vous ne devez pas négliger d'envoyer des e-mails de présentation. Assurez-vous simplement de segmenter les destinataires et de partager les informations qui correspondent au statut de chaque segment. Les personnes qui se sont inscrites à votre événement auront besoin d'informations spécifiques telles que la liste détaillée des présentateurs ou des faits amusants sur les conférenciers principaux, tandis que ceux qui sont encore dans la phase de réflexion voudront connaître des informations de base telles que les informations d'inscription.

C'est aussi une bonne idée d'utiliser de courtes vidéos d'accroche contenant des messages chaleureux des organisateurs de l'événement ou du matériel des coulisses. Vous pouvez même utiliser des vidéos de témoignages d'anciens participants comme élément de preuve sociale pour inciter les lecteurs actuels à devenir votre prochaine réussite.

En plus de mettre en valeur la valeur de votre événement, ce type de contenu vidéo ajoute une touche humaine à vos promotions par e-mail, en faisant en sorte que les prospects se rapportent à votre marque et aux personnes qui la soutiennent. Ce qui est encore plus efficace en incluant des vidéos teasers dans vos e-mails d'événement, c'est que les lecteurs sont plus susceptibles de partager du contenu visuel avec leur réseau, ce qui, à son tour, augmentera la visibilité de votre événement.

3. Envoyer des rappels

L'envoi d'e-mails de rappel est un moyen infaillible de susciter l'enthousiasme pour votre événement. À l'approche du jour critique, vous devez attirer autant d'inscrits que possible. Il y a de fortes chances que vos inscrits soient des personnes occupées qui pourraient être distraites par d'autres priorités qui exigent leur attention. Ainsi, vous pouvez également utiliser des e-mails de rappel pour les personnes déjà inscrites pour les ramener dans le giron et les inciter à ajouter la date à leurs calendriers.

Pour tirer le meilleur parti de vos e-mails de rappel d'événement, intégrez des éléments qui évoquent l'urgence et des CTA simples qui incitent les abonnés à acheter des billets ou à s'inscrire. Excitez vos lecteurs en utilisant des visuels attrayants comme des gifs ou des images personnalisés, du matériel exclusif, des biographies de présentateurs ou tout élément qui, selon vous, leur sera utile. Une fois de plus, n'oubliez pas de mettre tous les détails de l'événement et de mettre en évidence les changements potentiels pour qu'ils sachent à quoi s'attendre ou ce qu'ils doivent apporter.

Pour que les rappels fonctionnent mieux et génèrent plus de participation, vous devez envoyer un e-mail quelques jours avant la date de l'événement, puis un le jour même. Il est également courant chez les planificateurs d'événements en ligne d'envoyer un dernier e-mail de rappel quelques heures avant l'événement pour éviter de faire face à des abandons de dernière minute.

4. Laissez-les demander et donner des réponses

Lors de l'envoi des premiers e-mails pour votre événement, vous ne saurez probablement pas à l'avance toutes les questions potentielles de vos participants. Pour vous aider à capturer et à répondre avec précision aux questions sur l'événement, ces e-mails doivent inclure un formulaire de contact où ils peuvent répondre aux questions concernant l'événement. Vous pouvez également partager le lien vers votre formulaire de contact sur vos comptes de médias sociaux pour les encourager à poser des questions. Faites attention à leurs demandes de renseignements pour savoir où vous concentrer dans les communications suivantes et éliminer les hésitations potentielles.

Maintenant que vous avez les questions, donnez-leur les réponses qu'elles méritent. Rassemblez les questions les plus fréquemment posées et affichez-les dans un email quelques jours avant votre événement. Vous pouvez également partager des faits amusants sur vos conférenciers ou sur le processus de planification.

Ce type de contenu de courrier électronique leur fournira non seulement tout ce qu'ils doivent savoir, mais créera également un sentiment de communauté. C'est un excellent moyen d'exciter les destinataires et de fournir du matériel utile qui met en valeur votre expertise. Cependant, vous voudrez peut-être garder celui-ci sur un ton conversationnel et éviter de paraître trop formel.

5. L'engagement ne se termine jamais

Une erreur courante parmi les spécialistes du marketing et les planificateurs d'événements est qu'ils pensent que leur travail est terminé une fois l'événement terminé. Mais la vérité est que si vous négligez de suivre les participants après la fin de l'événement, vous ne faites que perdre des opportunités supplémentaires de les impliquer davantage, de recueillir des informations précieuses et de les transformer en clients récurrents pour les événements futurs.

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Rester en contact avec les personnes inscrites à votre événement et les entretenir même après la fin de l'événement aide votre marque à rester au premier plan de leur esprit. De plus, de telles initiatives les poussent à devenir de fidèles ambassadeurs de votre marque et à partager leur expérience avec leurs abonnés sur les réseaux sociaux. Vous avez des possibilités infinies avec ce type d'e-mail de suivi, dont certaines sont :

• Remerciez-les d'avoir rejoint votre événement pour montrer leur appréciation pour leur temps.
• Leur demander de remplir des sondages pour recueillir des commentaires sur votre événement ou même des idées pour les événements à venir.
• Leur donnant accès aux statistiques des événements et à tout autre type de mises à jour post-événement.
• Partager du contenu utile comme des enregistrements, la présentation sous forme téléchargeable, des photos ou des vidéos d'événements, ou tout type de récapitulatif que vous pensez qu'ils pourraient utiliser.
• Annoncer les gagnants au cas où vous auriez également organisé un concours de cadeaux dans votre événement.
• Offrir des options de partage pour qu'ils permettent à leurs relations de tout savoir sur leur expérience de l'événement.
• Taquinez votre prochain événement et offrez peut-être des billets pour les lève-tôt.

6. Préparez-vous pour le prochain

Ainsi, vous avez réussi à planifier votre événement et à faire en sorte que les bonnes personnes s'inscrivent et y assistent. Vous vous êtes également assuré de les engager par le biais d'e-mails de suivi bien pensés et de recueillir leurs commentaires sur ce qui s'est bien passé et sur les points à améliorer. Est-ce tout? Définitivement pas. Lorsqu'il s'agit de préparer votre prochain événement, il n'est jamais trop tôt pour donner le coup d'envoi.

Les personnes qui ont déjà assisté à votre événement sont des pistes chaleureuses, ce qui en fait un excellent point de départ pour créer une dynamique pour votre événement à venir. Et si c'est juste au coin de la rue, envoyer des billets pour les lève-tôt à prix réduit ou des aperçus exclusifs est un excellent moyen de les réchauffer.

C'est aussi le bon moment pour s'asseoir et analyser les commentaires des participants et les données de l'événement. Plus vous recueillez d'informations auprès de vos participants, plus vous comprenez leurs préférences et pouvez les prendre en compte pour les efforts futurs. En vérifiant ce qui a fonctionné pour votre public cible et ce qui n'a pas fonctionné, vous pouvez prendre de meilleures décisions pour optimiser les performances de votre événement.

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Derniers mots

Un marketing par e-mail événementiel réussi commence par une planification minutieuse et une compréhension approfondie des besoins, des aspirations et des points faibles de votre public cible. Prenez le temps de considérer tous les aspects essentiels de votre stratégie d'email marketing événementiel, du meilleur moment pour envoyer des emails aux personnes impliquées. De cette façon, vous pourrez offrir aux participants une expérience exceptionnelle qu'ils n'oublieront jamais.

Armé des conseils décrits ci-dessus, vous êtes sur le point d'y arriver. En les suivant, vous serez en mesure d'élaborer un plan d'email marketing événementiel efficace et d'attendre des résultats tangibles. Et n'oubliez jamais de suivre les performances de votre événement, de tester différents éléments pour voir ce qui fonctionne et de mettre en œuvre les changements nécessaires pour atteindre la perfection.