Comment construire votre fondation DAM

La sélection d'un fournisseur de gestion des actifs numériques (DAM) et d'un partenaire de mise en œuvre met en place la base que vous utiliserez pour développer votre DAM. Vous voulez que cette fondation soit aussi solide et aussi solide que possible.

Mais sur quoi basez-vous vos décisions ? Comment pouvez-vous être sûr que vous faites les bons choix pour votre entreprise ? Il y a quelques facteurs clés à garder à l'esprit lorsque vous naviguez dans le processus de décision. Dans le premier article de cette série en deux parties, nous nous concentrerons sur la sélection de votre fournisseur DAM.

Montre moi l'argent

Bien que nous souhaitions tous que ce ne soit pas le cas, le budget peut être la principale considération dans le choix du fournisseur de DAM avec lequel vous allez aller de l'avant. Ne vous découragez pas si votre fournisseur préféré est en dehors de votre budget et qu'il n'y a pas assez de marge de manœuvre pour négocier des tarifs plus bas. Il existe une multitude de fournisseurs de DAM sur le marché aujourd'hui pour tous les budgets. Vous connaissez probablement les grands acteurs - Adobe, OpenText, Censhare, etc. - mais ce ne sont pas les seuls choix. Un nom bien connu et un prix élevé ne se traduisent pas nécessairement par un produit de meilleure qualité.

Une grande partie du succès de votre DAM sera le résultat de la façon dont vous avez configuré votre taxonomie, vos métadonnées et vos flux de travail. Le système DAM lui-même n'est que le cadre de ces éléments clés. Et le fournisseur avec lequel vous commencez n'a pas besoin d'être le fournisseur avec lequel vous restez pour toujours. Vous pouvez choisir un DAM de démarrage plus basique pour démarrer le projet et l'utiliser comme référence pour démontrer la valeur qu'un DAM apporte à votre organisation.

Si et quand vous dépassez votre DAM de démarrage et que vous êtes sur le marché pour effectuer une mise à niveau, vous disposerez de mesures et d'utilisateurs finaux satisfaits pour vous aider à négocier un budget plus élevé. Vous aurez également un aperçu précieux des incontournables et des avantages de votre organisation au fur et à mesure que vous ajouterez à votre base établie.

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Limiter les options

Le choix d'un fournisseur ayant une expérience de travail avec des entreprises similaires à la vôtre peut être bénéfique, en particulier pendant la phase de collecte des exigences. Lors de conversations préliminaires avec des fournisseurs potentiels, posez des questions sur leurs clients existants. Sont-ils comparables à votre entreprise en termes de taille, de structure et d'industrie ?

Si vous avez lu mon article précédent et suivi mes conseils pour collecter et analyser votre contenu avant de commencer votre recherche de fournisseur, vous êtes prêt à demander à un fournisseur potentiel si ses clients existants ont un mélange similaire de contenu en termes de types et de tailles de fichiers. Ont-ils également des exigences réglementaires et/ou légales similaires concernant tout ou partie de leur contenu ?

Assurez-vous de demander des références au début du processus afin d'avoir suffisamment de temps pour organiser des discussions avec eux. Si un fournisseur ne peut pas ou ne veut pas fournir de références, c'est un drapeau rouge certain.

Dans les conversations avec les références fournies, assurez-vous de poser des questions sur les points positifs et négatifs. Comment le vendeur a-t-il spécifiquement géré les points négatifs ? Tout ne se passera pas parfaitement avec n'importe quel fournisseur, mais la façon dont les problèmes sont traités et le support fourni font une différence significative tout au long du processus de construction du DAM.

Ne vous contentez pas de parler des références fournies par le fournisseur. Appuyez-vous sur votre réseau pour obtenir quelques références à vous. Utilisez vos contacts LinkedIn, contactez des collègues que vous avez rencontrés lors de conférences ou parlez à d'anciens collègues qui ont rejoint de nouvelles entreprises et de nouveaux DAM. Le fournisseur vous fournira des références dont il est convaincu qu'elles en parleront bien, mais vous voulez le bon, le mauvais et le laid.

Si vous avez des systèmes existants ou futurs sur votre feuille de route qui s'intégreront au DAM, tels que des sites Web, des outils de gestion des informations sur les produits (PIM) ou de gestion des flux de travail, demandez au fournisseur avec quelle facilité son DAM s'intègre à ces systèmes spécifiques ou similaires. Il est également utile de demander à toutes les références que vous consultez leurs expériences de mise en place et de maintenance des intégrations avec le DAM.

Rencontrer et saluer

Une fois que vous avez votre liste restreinte de fournisseurs potentiels, il est temps de planifier des démonstrations. C'est là que le plaisir commence et que vous pouvez voir des DAM en action. Avant de faire venir un fournisseur sur place, vous devrez dresser une liste des cas d'utilisation que vous souhaitez qu'il couvre dans sa démo.

Lors de la collecte de vos cas d'utilisation, incluez toutes vos parties prenantes et assurez-vous d'obtenir le point de vue de toutes les catégories d'utilisateurs finaux, des téléchargeurs aux téléchargeurs et à tous les autres. Et n'oubliez pas les représentants de votre service informatique et juridique. Ils auront des exigences et des préoccupations spécifiques en dehors de celles des utilisateurs finaux typiques au quotidien.

Ce n'est pas le moment de vous retenir et de préparer soigneusement votre liste de souhaits. Vous voulez vraiment voir tout ce que le DAM peut faire. Dans l'intérêt du temps cependant, séparez vos cas d'utilisation en incontournables et agréables à avoir pour vous assurer de passer en revue tous les incontournables. Quels sont les éléments déterminants en termes d'exigences auxquelles votre DAM doit répondre ?

Assurez-vous que vos cas d'utilisation couvrent l'intégralité du flux de travail des actifs, du téléchargement au téléchargement, y compris les métadonnées, les approbations, la gestion des versions, la recherche et l'archivage.

• De quel type de sécurité des actifs et d'autorisation avez-vous besoin ?
• Êtes-vous intéressé par les capacités d'IA ou d'autres automatisations ?
• Votre DAM doit-il héberger des fichiers et des métadonnées dans plusieurs langues et prendre en charge les utilisateurs qui parlent des langues autres que l'anglais ?
• Qu'en est-il de vos besoins d'intégration ?

Pendant que vous assemblez des cas d'utilisation, rassemblez un ensemble d'actifs de votre entreprise et demandez au fournisseur de les utiliser pour sa démonstration. Assurez-vous d'avoir une variété de types et de tailles de fichiers. Non seulement vous voulez vous assurer que leur DAM prend en charge tous les types et tailles de fichiers requis, mais cela vous donne une meilleure idée du produit final pour voir vos propres actifs transiter par le DAM.

Pensez-y de la même manière que d'acheter une maison et d'imaginer vos biens dans l'espace pendant la projection. Vous voulez également voir comment le fournisseur gère les actifs qui sont nouveaux dans le système et qui ne font pas partie de leur démo standard peaufinée et répétée. Si une erreur survient lors de la démo avec l'un de vos fichiers, comment la gèrent-ils ?

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Trop beau pour être vrai ou la coupe parfaite ?

Méfiez-vous des trop nombreux oui lorsque vous posez des questions pendant la démo. Assurez-vous que le fournisseur sait clairement quelles fonctionnalités et fonctions sont prêtes à l'emploi et lesquelles sont personnalisées. Le fournisseur peut vous dire à maintes reprises qu'il peut personnaliser le système pour vous donner tout ce que vous voulez, mais ce n'est pas nécessairement une bonne chose. Non seulement cela peut augmenter rapidement les coûts et prolonger le calendrier de votre projet, mais une personnalisation excessive peut entraîner des problèmes de performances et de stabilité. Dans certains cas, cela peut également interdire les améliorations et mises à niveau futures.

Si on vous dit que des fonctionnalités spécifiques que vous demandez ne sont pas disponibles actuellement mais qu'elles figurent sur la feuille de route d'une future version, ayez une idée de la chronologie. S'il n'y a pas de date de sortie spécifique ou au moins une plage de temps prévue, méfiez-vous. Vous pourriez attendre des années si vous voyez les nouvelles fonctionnalités sans avoir à emprunter la voie personnalisée.

Prêt à construire

Prenez votre temps et soyez confiant dans votre choix de fournisseur. Ne vous précipitez pas tout au long du processus et n'ayez pas peur de continuer à poser des questions si quelque chose n'est pas clair ou semble trop beau pour être vrai. Plus la fondation est solide, plus votre DAM sera solide et efficace.

Les opinions exprimées dans cet article sont celles de l'auteur invité et pas nécessairement celles de MarTech. Les auteurs du personnel sont répertoriés ici.