如何建立你的 DAM 基础

选择数字资产管理 (DAM) 供应商和实施合作伙伴可为您的 DAM 发展奠定基础。 您希望该基础尽可能坚固。

但是你的决定是基于什么？ 您如何确信自己为您的企业做出了正确的选择？ 在您浏览决策过程时，需要牢记几个关键因素。 在这个由两部分组成的系列的第一篇文章中，我们将专注于选择您的 DAM 供应商。

把钱拿出来

虽然我们都希望它不是，但预算可能是选择您将继续前进的 DAM 供应商的首要考虑因素。 如果您的首选供应商超出您的预算并且没有足够的回旋余地来协商较低的价格，请不要气馁。 今天市场上有大量的 DAM 供应商可以满足各种预算。 您可能知道大玩家——Adobe、OpenText、Censhare 等——但它们并不是唯一的选择。 知名品牌和高价格标签并不一定意味着更高质量的产品。

DAM 的大部分成功将取决于您如何设置分类、元数据和工作流程。 DAM 系统本身只是这些关键元素的框架。 你开始的供应商不需要永远是你的供应商。 您可以选择一个更基本的启动 DAM 来启动项目并将其用作展示 DAM 为您的组织带来的价值的基准。

如果并且当您的入门 DAM 超出并在市场上进行升级时，您将拥有指标和满意的最终用户来帮助您协商更高的预算。 当您添加到已建立的基础中时，您还将对您组织的必备品和必备品有宝贵的见解。

深入挖掘：实施数字资产管理系统的 12 步指南

缩小选择范围

选择有与您类似的公司合作经验的供应商可能是有益的，尤其是在需求收集阶段。 在与潜在供应商的初步对话中，询问他们现有的客户。 它们在规模、结构和行业方面是否与您的业务相当？

如果您阅读了我之前的文章并按照我的建议在开始搜索供应商之前收集和分析您的内容，那么您准备询问潜在供应商，他们的现有客户在文件类型和大小方面是否有类似的内容组合。 他们是否对部分或全部内容也有类似的监管和/或法律要求？

请务必在流程开始时要求提供参考，以便您有足够的时间与他们进行讨论。 如果供应商不能或不会提供任何参考资料，那肯定是危险信号。

在与提供的参考资料的对话中，一定要询问正面和负面的问题。 供应商如何具体处理负面因素？ 并非所有供应商都能完美顺利地进行，但如何处理问题以及提供哪些支持会对整个 DAM 构建过程产生重大影响。

不要只谈论供应商提供的参考资料。 依靠您的网络获取一些您自己的参考资料。 利用您的 LinkedIn 联系人，与您在会议上遇到的同事联系，或与转入新公司和新 DAM 的前同事交谈。 供应商将为您提供他们相信会高度评价的参考资料，但您需要好的、坏的和丑陋的。

如果您的路线图上有将与 DAM 集成的现有或未来系统，例如网站、产品信息管理 (PIM) 或工作流管理工具，请询问供应商他们的 DAM 与这些特定或类似系统集成的难易程度。 向您咨询的任何参考资料询问他们在设置和维护与 DAM 的集成方面的经验也很有帮助。

见面打招呼

一旦您获得了潜在供应商的简短列表，就可以安排演示了。 这就是乐趣开始的地方，您可以看到一些 DAM 正在运行。 在将供应商带到现场之前，您需要整理一份您希望他们在演示中涵盖的用例列表。

在收集您的用例时，请包括您的所有利益相关者，并确保您了解所有类别的最终用户，从上传者到下载者以及介于两者之间的每个人。 不要忘记您的 IT 和法律部门代表。 除了典型的日常最终用户之外，他们还有特定的要求和顾虑。

现在不是退缩并仔细策划您的愿望清单的时候。 你真的很想看看 DAM 能做什么。 不过，为了节省时间，请将您的用例分为必备品和必备品，以确保您通过所有必备品。 就您的 DAM 必须满足的要求而言，哪些交易破坏者？

确保您的用例涵盖从上传到下载的整个资产工作流程，包括元数据、批准、版本控制、搜索和归档。

• 您需要什么类型的资产安全和许可？
• 您对 AI 功能或其他自动化感兴趣吗？
• 您的 DAM 是否需要容纳多种语言的文件和元数据并支持使用非英语语言的用户？
• 您的集成需求如何？

在整理用例时，请收集您公司的一组资产，并要求供应商将这些资产用于演示。 确保您有多种文件类型和大小。 您不仅要确保他们的 DAM 能够容纳您所需的所有文件类型和大小，而且还可以让您更好地了解最终产品，以查看您自己的资产流经 DAM。

可以将其视为与购买房屋并在展示期间在空间中想象您的物品相同的方式。 您还想了解供应商如何处理对系统来说是新的资产，而不是他们标准的完善和排练演示的一部分。 如果您的一个文件在演示期间发生错误，他们如何处理？

深入挖掘：数字资产管理案例

好得令人难以置信或完美契合？

当您在演示期间提出问题时，请注意太多的“是”。 确保供应商清楚哪些特性和功能是开箱即用的，哪些是定制的。 供应商可能一遍又一遍地告诉您，他们可以定制系统以提供您想要的任何东西，但这不一定是一件好事。 这不仅会迅速提高成本并延长您的项目时间表，而且过度定制会导致性能和稳定性问题。 在某些情况下，它还可以禁止未来的增强和升级。

如果您被告知您请求的特定功能现在不可用，但在未来版本的路线图上，请了解时间表。 如果没有具体的发布日期或至少没有预计的时间范围，请小心。 如果您完全看到新功能而不必走自定义路线，您可能会等待数年。

准备建造

花点时间，对您的供应商选择充满信心。 不要急于完成这个过程，如果有些事情不清楚或看起来好得令人难以置信，也不要害怕继续提问。 基础越牢固，您的 DAM 最终就会越强大、越成功。

本文中表达的观点是客座作者的观点，不一定是 MarTech。 工作人员作者在这里列出。