Kepatuhan SDM: Semua yang Perlu Anda Ketahui untuk Menghindari Denda

Beberapa aturan memang dimaksudkan untuk dilanggar.

Kecuali jika Anda mempertimbangkan aturan dan regulasi yang memastikan perusahaan Anda tetap patuh.

Ada banyak undang-undang dan ketentuan yang harus diikuti oleh para pemimpin SDM untuk memastikan perusahaan mereka terhindar dari denda yang besar dan hukuman lainnya, termasuk potensi kerusakan reputasinya. Untuk mengawasi aturan ini, perusahaan Anda memerlukan strategi yang berpusat pada kepatuhan SDM.

Ketika departemen SDM dapat menavigasi kompleksitas persyaratan, kepatuhan SDM membantu mengurangi risiko organisasi dan menghindari hukuman, denda, skandal, dan banyak lagi, yang semuanya pada akhirnya dapat menghancurkan kepercayaan konsumen dan merusak reputasi.

Biasanya, kepatuhan sumber daya manusia berurusan dengan undang-undang ketenagakerjaan sebagai bagian dari rencana administrasi tunjangan mereka, seperti cuti medis, pekerjaan yang setara, dan anti-diskriminasi, tetapi ada lebih dari itu, terutama di perusahaan besar. Undang-undang ketenagakerjaan terus berubah dan berkembang, sehingga proses untuk tetap mengikuti perkembangan dapat menjadi tantangan.

Apa peran SDM dalam kepatuhan?

Sebagai profesional SDM, mungkin sulit untuk mengembangkan kebijakan dan prosedur khusus yang memastikan kepatuhan organisasi Anda.

Adalah kepentingan terbaik Anda untuk menjadi berpengalaman tentang bagaimana perusahaan Anda mengharapkan untuk tumbuh dan apa artinya untuk perekrutan, retensi, dan pengembangan karyawan. Memiliki keseimbangan yang tepat antara strategi yang efektif dan pemahaman yang diperlukan tentang kepatuhan saat Anda menentukan tujuan ini akan membuat organisasi Anda lebih siap untuk sukses.

Masalah kepatuhan SDM yang umum

Ketika datang ke masalah kepatuhan yang dihadapi departemen SDM, mereka biasanya berada dalam situasi yang berhubungan dengan karyawan dan mencakup segala hal mulai dari perekrutan hingga pensiun.

Berikut adalah masalah paling umum yang mungkin dihadapi perusahaan Anda.

Kepatuhan manfaat

Pemimpin SDM sering kali harus memahami tanggung jawab perusahaan saat menawarkan kompensasi dan tunjangan, seperti rencana pensiun dan asuransi kesehatan. Semakin besar organisasi, dan semakin banyak tunjangan karyawan yang Anda putuskan untuk ditawarkan, semakin kompleks pula pengelolaan kepatuhannya.

Misalnya, Undang-Undang Perawatan Terjangkau (ACA) menyatakan bahwa pemberi kerja dengan 50 atau lebih karyawan tetap harus menawarkan perawatan kesehatan sebagai bagian dari paket tunjangan mereka.

Undang-undang anti-diskriminatif

Ada daftar panjang undang-undang anti-diskriminasi federal yang mencakup warna kulit, ras, jenis kelamin, asal etnis, disabilitas, usia, dan status veteran. Pada dasarnya, undang-undang ini melarang pengusaha di semua industri untuk mengambil tindakan ketenagakerjaan negatif berdasarkan faktor-faktor ini.

Ada berbagai undang-undang yang termasuk dalam kategori ini. Beberapa undang-undang tersebut antara lain:

• Judul VII Undang-Undang Hak Sipil tahun 1964: Melarang diskriminasi mengenai ras, warna kulit, jenis kelamin, dan asal etnis dalam organisasi dengan 15 atau lebih karyawan.
• Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika: Melarang diskriminasi terhadap individu penyandang disabilitas dan membatasi pertanyaan yang dapat diajukan pengusaha kepada pekerja mengenai disabilitas. Tindakan ini juga melindungi mereka yang memiliki catatan disabilitas, dianggap memiliki disabilitas, atau terkait dengan individu penyandang disabilitas.
• Diskriminasi Usia dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan tahun 1967: Melindungi individu yang berusia 40 tahun ke atas dari diskriminasi berdasarkan usia.
• Judul II Undang-Undang Nondiskriminasi Informasi Genetik: Melindungi dari diskriminasi pekerjaan yang didasarkan pada informasi genetik.
• Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act: Suatu tindakan yang diberlakukan oleh Departemen Tenaga Kerja AS, yang melarang diskriminasi berdasarkan dinas militer, sambil memberikan perlindungan pekerjaan saat individu bertugas di militer.

Cuti keluarga dan medis

Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA) adalah undang-undang federal yang memberi karyawan tertentu cuti yang tidak dibayar dan dilindungi pekerjaan hingga 12 minggu per tahun. Ini juga mengharuskan manfaat kesehatan kelompok mereka dipertahankan selama cuti.

Cuti ini diberikan kepada individu untuk kelahiran dan perawatan bayi karyawan yang baru lahir, ikatan waktu dengan anak angkat atau dengan anak dari asuh, untuk memberikan perawatan anggota keluarga dekat, atau untuk kondisi kesehatan serius karyawan itu sendiri.

Sudah umum bagi organisasi untuk memperluas jumlah waktu yang diberikan kepada karyawan di luar 12 minggu, sementara juga mengizinkan sebagian, atau seluruh waktu ini, untuk dibayar.

Hukum upah dan jam

Undang-undang upah dan jam mencakup semua persyaratan mengenai upah minimum, upah lembur, jam kerja, undang-undang pekerja anak, dan persyaratan waktu makan dan istirahat.

Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil (FLSA) adalah organisasi hukum federal yang perlu diperhatikan karena menetapkan upah minimum dan peraturan lembur. Di tingkat federal, upah minimum adalah $7,25 per jam pada tahun 2020, tetapi sebagian besar negara bagian memiliki upah minimum mereka sendiri. Dalam hal lembur, itu melebihi standar kerja 40 jam per minggu.

Departemen Tenaga Kerja AS (DOL) memastikan bahwa karyawan dibayar sesuai dengan undang-undang upah dan jam federal. Berdasarkan undang-undang ini, karyawan diklasifikasikan sebagai dikecualikan atau tidak dikecualikan dari beberapa atau semua ketentuan FLSA. Karyawan yang tidak dikecualikan harus dibayar setidaknya upah minimum untuk semua jam kerja hingga 40 jam dalam satu minggu kerja bersama dengan tingkat lembur yang berlaku untuk jam kerja di atas 40 dalam satu minggu kerja.

hukum imigrasi

Banyak undang-undang yang mencakup imigrasi untuk memastikan pemberi kerja hanya mempekerjakan kandidat yang memenuhi syarat untuk bekerja di AS

Tindakan tersebut antara lain:

• Undang-undang Keimigrasian dan Kewarganegaraan
• Reformasi Imigrasi dan Undang-Undang Kontrol tahun 1986
• Undang-undang Imigrasi tahun 1990
• Reformasi Imigrasi Ilegal dan Undang-Undang Tanggung Jawab Imigran tahun 1996

Kandidat yang memenuhi syarat yang tercakup dalam tindakan ini termasuk warga negara, warga negara bukan warga negara, penduduk tetap yang sah, dan penduduk asing yang diizinkan untuk bekerja. Sangat penting bagi pemberi kerja untuk memverifikasi kelayakan kandidat melalui dokumentasi, sementara juga memastikan mereka tidak mengalami undang-undang anti-diskriminasi dalam prosesnya.

Formulir I-9

Dalam undang-undang ini, manajer SDM harus mempertimbangkan Formulir I-9, yang digunakan untuk memverifikasi identitas karyawan baru dan otorisasi mereka untuk bekerja di Amerika Serikat.

Perusahaan perlu memastikan bahwa Formulir I-9 diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan peraturan dan panduan yang diberikan. Mereka juga harus disimpan dengan benar di file. Ini dianggap sebagai praktik terbaik untuk menyimpan Formulir I-9 dalam folder terkonsolidasi dan aman untuk karyawan aktif dan yang diberhentikan, di luar file personalia umum.

Hukum keselamatan

Ketika menyangkut keselamatan karyawan, semuanya bermuara pada Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja (OSHA). Tindakan ini dibuat untuk memastikan bahwa semua karyawan memiliki kondisi kerja yang aman dengan menetapkan dan menegakkan standar dan dengan memberikan pelatihan, penjangkauan, pendidikan, dan bantuan kepada semua orang dalam suatu organisasi.

hukum serikat

Jika Anda berpikir bisnis Anda dapat mengabaikan Undang-Undang Hubungan Perburuhan Nasional karena Anda tidak berserikat, Anda salah. Hal ini karena undang-undang tersebut mencakup hak karyawan yang bekerja sama untuk meningkatkan kondisi kerja mereka.

Ini termasuk hak karyawan untuk beralih ke media sosial untuk berbagi kebencian atau ketidakbahagiaan terhadap majikan serta pelatihan, kebijakan, atau perilaku apa pun yang memungkinkan hal negatif di tempat kerja.

Elemen rumit yang perlu diketahui oleh para profesional SDM tentang NLRA adalah bahwa Dewan Hubungan Perburuhan Nasional terdiri dari anggota yang dipilih dan ditunjuk oleh presiden, sehingga keputusan mengenai undang-undang ini dapat berubah secara dramatis tergantung pada siapa yang menjabat.

Bagaimana cara mengikuti kepatuhan SDM

Profesional SDM memiliki banyak hal, jadi mengikuti tindakan dan undang-undang agar tetap patuh tidaklah mudah. Untungnya ada beberapa praktik terbaik untuk diikuti yang membuat semuanya sedikit lebih mudah.

Gunakan perangkat lunak yang tepat

Strategi kepatuhan SDM yang efektif dimulai dengan memanfaatkan alat yang tepat. Berikut adalah beberapa contoh aplikasi perangkat lunak yang akan membantu departemen SDM Anda:

Kepatuhan SDM: Perangkat lunak kepatuhan SDM bekerja dengan membantu perusahaan, manajer, dan pemimpin SDM mengikuti perkembangan peraturan bisnis dan undang-undang kepatuhan yang relevan. Alat dalam kategori ini memudahkan bisnis untuk memahami undang-undang dan peraturan kepatuhan negara bagian dan federal saat mereka berubah. Mereka juga membantu dalam komunikasi dan menegakkan kebijakan perusahaan kepada karyawan baru dan yang sudah ada.

Administrasi tunjangan: Perangkat lunak administrasi tunjangan memungkinkan organisasi untuk merencanakan dan mengelola paket tunjangan karyawan sambil memastikan kepatuhan terhadap peraturan pemerintah. Alat ini digunakan untuk membantu organisasi dari semua ukuran tetap mematuhi peraturan negara bagian, federal, dan lokal, termasuk Undang-Undang Perawatan Terjangkau (ACA) dan Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA).

Perangkat lunak orientasi: Perangkat lunak orientasi menyederhanakan proses orientasi karyawan baru dengan mengurangi pekerjaan administratif yang diperlukan untuk manajer perekrutan dan profesional SDM. Selain itu, baik karyawan maupun manajer perekrutan dapat melacak dengan lebih baik materi orientasi dan dokumen yang diperlukan agar tetap patuh.

Perangkat lunak waktu dan kehadiran: Perangkat lunak waktu dan kehadiran digunakan oleh departemen SDM untuk mempermudah pelacakan waktu. Mereka mengelola data waktu dan kehadiran perusahaan sambil juga mengawasi waktu liburan, liburan, lembur, dan hari sakit.

Menyertakan alat-alat ini dalam tumpukan teknologi perusahaan Anda akan membantu memastikan tidak ada yang terlewatkan dan semua hukum dan peraturan yang diperlukan dipatuhi.

Pekerjakan bakat yang tepat

Saat perusahaan Anda mencari kandidat baru dan menjalani proses perekrutan, departemen SDM harus mengikuti berbagai undang-undang dan peraturan. Dari peraturan upah minimum hingga undang-undang perburuhan, dan bahkan pembatasan lembur, ada banyak hal yang perlu diingat.

Untuk tidak mengabaikan apa pun tentang siapa yang dapat dan tidak dapat Anda tolak, memiliki proses perekrutan yang solid yang mengikuti standar kepatuhan adalah salah satu fungsi terpenting dari strategi kepatuhan SDM. Sangat penting bahwa pemimpin sumber daya manusia mengelola semua kebutuhan staf organisasi mereka sambil menjaga peraturan federal dan perlakuan yang adil di depan dan di tengah.

Memastikan untuk menyelaraskan cara Anda merekrut, merekrut, dan merekrut kandidat sangat penting untuk mengatur nada perusahaan dan harapan terkait kepatuhan yang perlu ditetapkan.

Mendidik dan melatih staf

Departemen SDM perlu secara konsisten dididik dan dilatih tentang semua persyaratan hukum dan peraturan yang dapat berubah, karena hal tersebut secara langsung mempengaruhi kepatuhan organisasi atau tidak.

Karena beberapa aturan dan peraturan dapat berubah, memastikan pemimpin SDM memiliki akses ke informasi terkini sangat penting.

Buat dan perbarui buku pegangan karyawan

Buku pegangan karyawan perusahaan Anda harus menjadi tempat tujuan untuk berbagai informasi mengenai kebijakan dan prosedur. Ingatlah bahwa buku pegangan karyawan tidak boleh diam terlalu lama, karena itu harus menjadi dokumen hidup yang tumbuh dan beradaptasi seperti yang dilakukan perusahaan Anda.

Meskipun elemen kebijakan inti kemungkinan besar akan tetap sama, detail tentang bagaimana perusahaan Anda mempertahankan kepatuhan harus diperbarui.

Lakukan audit kepatuhan SDM

Untuk menghindari denda atau penalti, ada baiknya perusahaan Anda melakukan audit kepatuhan SDM sendiri. Penjadwalan audit ini harus menjadi bagian dari strategi kepatuhan organisasi Anda sehingga Anda dapat menghindari kewajiban hukum apa pun sebelum terlambat.

Komunikasi yang efektif

Baik Anda manajer SDM atau CHRO, Anda harus berkomunikasi dengan pemimpin lain dan membuat semua orang mengetahui tentang potensi risiko kepatuhan SDM dan merekomendasikan cara untuk memperbaiki situasi.

Jika semua orang dalam suatu organisasi memiliki pemahaman yang sama mengenai kebijakan SDM dan dengan apa yang diperlukan untuk tetap patuh, akan lebih mudah untuk menghindari hukuman dan denda.

Hukum dan ketertiban adalah kebijakan terbaik

Dalam hal undang-undang ketenagakerjaan, ikuti aturan untuk menghindari denda yang besar dan tawarkan lingkungan kerja terbaik bagi karyawan Anda. Dengan perangkat lunak yang tepat, menavigasi seluk beluk kepatuhan SDM menjadi kurang stres bagi semua orang yang terlibat.

Apakah buku pegangan karyawan Anda membutuhkan penyegaran? Pastikan ia memiliki sembilan hal ini sehingga Anda dapat memastikan bahwa organisasi Anda tetap patuh.