Compliance de RH: tudo o que você precisa saber para evitar uma multa

Algumas regras são feitas para serem quebradas.

Exceto quando você considera as regras e regulamentos que garantem que sua empresa permaneça em conformidade.

Existem inúmeras leis e estipulações que os líderes de RH devem seguir para garantir que sua empresa evite multas pesadas e outras penalidades, incluindo o dano potencial à sua reputação. Para acompanhar essas regras, sua empresa precisa de uma estratégia centrada na conformidade de RH.

Quando um departamento de RH pode navegar pelas complexidades dos requisitos, a conformidade de RH ajuda a mitigar o risco de uma organização e evitar penalidades, multas, escândalos e muito mais, o que pode eventualmente destruir a confiança do consumidor e prejudicar a reputação.

Normalmente, a conformidade de recursos humanos lida com leis trabalhistas como parte de seu plano de administração de benefícios, como licença médica, igualdade de emprego e antidiscriminação, mas há mais do que isso, especialmente em grandes corporações. As leis trabalhistas estão em constante mudança e evolução, de modo que o processo de manter-se atualizado pode ser desafiador.

Qual é o papel do RH no compliance?

Como profissional de RH, pode ser complicado desenvolver políticas e procedimentos específicos que garantam que sua organização esteja em conformidade.

É do seu interesse estar bem informado sobre como sua empresa espera crescer e o que isso significará para contratação, retenção e desenvolvimento de funcionários. Ter o equilíbrio certo entre uma estratégia eficaz e o entendimento necessário de conformidade à medida que você define essas metas preparará melhor sua organização para o sucesso.

Problemas comuns de conformidade de RH

Quando se trata de questões de conformidade que o departamento de RH enfrenta, elas normalmente se enquadram em situações relacionadas a funcionários e abrangem tudo, desde o recrutamento até a aposentadoria.

Aqui estão os problemas mais comuns que sua empresa pode enfrentar.

Conformidade de benefícios

Os líderes de RH geralmente precisam entender as responsabilidades da empresa ao oferecer remuneração e benefícios, como planos de aposentadoria e seguro saúde. Quanto maior a organização e quanto mais benefícios aos funcionários você decidir oferecer, mais complexo será gerenciar a conformidade.

Por exemplo, o Affordable Care Act (ACA) afirma que os empregadores com 50 ou mais funcionários em período integral devem oferecer assistência médica como parte de seu pacote de benefícios.

Leis antidiscriminatórias

Há uma longa lista de leis federais antidiscriminação que abrangem cor, raça, sexo, origem étnica, deficiência, idade e status de veterano. Essencialmente, essas leis proíbem os empregadores de todos os setores de tomar ações negativas de emprego com base nesses fatores.

Existem várias leis que se enquadram nesta categoria. Algumas dessas leis incluem:

• Título VII da Lei dos Direitos Civis de 1964: Proíbe a discriminação de raça, cor, sexo e origem étnica em organizações com 15 ou mais funcionários.
• A Lei dos Americanos com Deficiência: Proíbe a discriminação contra indivíduos com deficiência e limita as perguntas que os empregadores podem fazer aos trabalhadores sobre deficiências. Essa lei também protege aqueles que possuem histórico de deficiência, são considerados portadores de deficiência ou estão associados a uma pessoa com deficiência.
• A Lei de Discriminação por Idade no Emprego de 1967: Protege os indivíduos com 40 anos de idade ou mais da discriminação com base na idade.
• Título II da Lei de Não Discriminação de Informações Genéticas: Protege contra a discriminação no emprego baseada em informações genéticas.
• A Lei de Direitos de Emprego e Reemprego de Serviços Uniformes: Uma lei imposta pelo Departamento do Trabalho dos EUA, que proíbe a discriminação com base no serviço militar, enquanto fornece proteção ao emprego enquanto os indivíduos estão servindo nas forças armadas.

Licença médica e familiar

A Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA) é uma lei federal que fornece a certos funcionários até 12 semanas de licença não remunerada e protegida por trabalho por ano. Também exige que seus benefícios de saúde em grupo sejam mantidos durante a licença.

Esta licença é concedida às pessoas singulares para o nascimento e cuidados de recém-nascido do trabalhador, vínculo com filho adotivo ou com filho de acolhimento familiar, prestação de cuidados a familiar imediato ou estado de saúde grave do próprio trabalhador.

É comum que as organizações expandam a quantidade de tempo concedida aos funcionários além das 12 semanas, ao mesmo tempo em que permitem que uma parte, ou todo esse tempo, seja paga.

Leis de salários e horas

As leis de salários e horas abrangem todos os requisitos relativos ao salário mínimo, pagamento de horas extras, horas trabalhadas, leis de trabalho infantil e requisitos de refeições e intervalos.

O Fair Labor Standards Act (FLSA) é a lei federal que as organizações precisam estar atentas, pois estabelece o salário mínimo e os regulamentos de horas extras. No nível federal, o salário mínimo é de US$ 7,25 por hora a partir de 2020, mas a maioria dos estados tem seu próprio salário mínimo. Em relação às horas extras, é qualquer coisa além da semana de trabalho padrão de 40 horas.

O Departamento do Trabalho dos EUA (DOL) garante que os funcionários sejam pagos em conformidade com a lei federal de salários e horas. De acordo com esta lei, os funcionários são classificados como isentos ou não isentos de algumas ou todas as disposições da FLSA. Os funcionários não isentos devem receber pelo menos o salário mínimo por todas as horas trabalhadas até 40 em uma única semana de trabalho, juntamente com a taxa de horas extras aplicável para horas trabalhadas acima de 40 em uma semana de trabalho.

Leis de imigração

Muitas leis cobrem a imigração para garantir que os empregadores contratem apenas candidatos qualificados para trabalhar nos EUA

Esses atos incluem:

• A Lei de Imigração e Nacionalidade
• A Lei de Reforma e Controle da Imigração de 1986
• A Lei de Imigração de 1990
• A Reforma da Imigração Ilegal e Lei de Responsabilidade do Imigrante de 1996

Os candidatos elegíveis abrangidos por esses atos incluem cidadãos, cidadãos não cidadãos, residentes permanentes legais e estrangeiros residentes autorizados a trabalhar. É crucial que os empregadores verifiquem a elegibilidade do candidato por meio de documentação, além de garantir que eles não encontrem nenhuma lei antidiscriminação no processo.

Formulário I-9

Dentro dessas leis, os gerentes de RH terão que levar em consideração o Formulário I-9, que é usado para verificar tanto a identidade de novos funcionários quanto sua autorização para trabalhar nos Estados Unidos.

As empresas precisam garantir que os Formulários I-9 sejam preenchidos em tempo hábil e em conformidade com os regulamentos e orientações fornecidos. Eles também devem ser devidamente mantidos em arquivo. É considerado uma prática recomendada manter um Formulário I-9 em pastas seguras e consolidadas para funcionários ativos e demitidos, fora do arquivo geral de pessoal.

Leis de segurança

Quando se trata de segurança dos funcionários, tudo se resume à Lei de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA). Essa lei foi criada para garantir que todos os funcionários tivessem condições de trabalho seguras, estabelecendo e aplicando padrões e fornecendo treinamento, divulgação, educação e assistência a todos dentro de uma organização.

Leis da União

Se você acha que sua empresa pode ignorar a Lei Nacional de Relações Trabalhistas porque você não é sindicalizado, você está errado. Isso porque a lei abrange o direito dos funcionários trabalharem em conjunto para melhorar suas condições de trabalho.

Isso inclui o direito de um funcionário de recorrer às mídias sociais para compartilhar qualquer ressentimento ou infelicidade contra o empregador, bem como qualquer treinamento, políticas ou comportamentos que permitam negatividade no local de trabalho.

O elemento complicado que os profissionais de RH precisam saber sobre o NLRA é que o National Labor Relations Board é composto por membros escolhidos e nomeados pelo presidente, de modo que as decisões sobre essas leis podem mudar drasticamente dependendo de quem está no cargo.

Como acompanhar a conformidade de RH

Os profissionais de RH têm muito o que fazer, portanto, acompanhar os atos e as leis para permanecer em conformidade não é fácil. Felizmente, existem algumas práticas recomendadas a serem seguidas que tornam tudo um pouco mais fácil.

Utilize o software certo

Uma estratégia eficaz de compliance de RH começa com a utilização das ferramentas certas. Aqui estão alguns exemplos de aplicativos de software que darão ao seu departamento de RH uma vantagem:

Conformidade de RH: o software de conformidade de RH funciona ajudando empresas, gerentes e líderes de RH a se manterem atualizados com os regulamentos de negócios e as leis relevantes em conformidade. As ferramentas desta categoria tornam mais fácil para as empresas entenderem a legislação e as regras de conformidade estaduais e federais à medida que mudam. Eles também auxiliam na comunicação e fazem cumprir as políticas da empresa para funcionários novos e existentes.

Administração de benefícios: O software de administração de benefícios possibilita que as organizações planejem e administrem pacotes de benefícios para funcionários, garantindo a conformidade com as regulamentações governamentais. Essas ferramentas são usadas para ajudar organizações de todos os portes a permanecerem em conformidade com os regulamentos estaduais, federais e locais, incluindo o Affordable Care Act (ACA) e o Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

Software de integração: o software de integração simplifica o processo de integração de novas contratações, reduzindo o trabalho administrativo necessário para gerentes de contratação e profissionais de RH. Além disso, tanto o funcionário quanto o gerente de contratação podem acompanhar melhor o material de integração e a documentação necessária para manter a conformidade.

Software de ponto e presença: O software de ponto e presença é usado pelos departamentos de RH para facilitar o rastreamento de tempo. Eles gerenciam os dados de tempo e presença da empresa, ao mesmo tempo em que controlam o tempo de férias, feriados, horas extras e dias de doença.

Incluir essas ferramentas na pilha de tecnologia de sua empresa ajudará a garantir que nada seja perdido e que todas as leis e regulamentos necessários sejam seguidos.

Contrate o talento certo

À medida que sua empresa procura novos candidatos e passa pelo processo de contratação, o departamento de RH deve seguir várias leis e regulamentos. De regulamentações de salário mínimo a leis trabalhistas e até restrições de horas extras, há muito o que ter em mente.

Para não negligenciar nada sobre quem você pode e quem não pode recusar, ter um processo de contratação sólido que siga os padrões de compliance é uma das funções mais importantes de uma estratégia de compliance de RH. É crucial que os líderes de recursos humanos gerenciem todas as necessidades de pessoal de sua organização, mantendo as regulamentações federais e o tratamento justo na frente e no centro.

Certificar-se de alinhar como você recruta, contrata e integra os candidatos é vital para definir o tom da empresa e as expectativas em relação à conformidade que precisam ser definidas.

Educar e treinar a equipe

O departamento de RH precisa ser consistentemente instruído e treinado em todos os requisitos legais e regulatórios que podem mudar, pois afetam diretamente se a organização está ou não em conformidade.

Como algumas regras e regulamentos estão sujeitos a mudanças, é crucial garantir que os líderes de RH tenham acesso a informações atualizadas.

Criar e atualizar o manual do funcionário

O manual do funcionário da sua empresa deve ser o local de referência para uma variedade de informações sobre políticas e procedimentos. Apenas lembre-se de que o manual do funcionário não deve ficar estagnado por muito tempo, pois deve ser um documento vivo que cresce e se adapta à medida que sua empresa cresce.

Embora os principais elementos da política provavelmente permaneçam os mesmos, os detalhes sobre como sua empresa mantém a conformidade precisarão estar atualizados.

Realizar auditorias de conformidade de RH

Para evitar multas ou penalidades, é uma boa ideia que sua empresa realize sua própria auditoria de conformidade de RH. O agendamento dessas auditorias deve fazer parte da estratégia de conformidade da sua organização para que você possa evitar quaisquer responsabilidades legais antes que seja tarde demais.

Comunicação efetiva

Seja você o gerente de RH ou o CHRO, é imperativo que você se comunique com outros líderes e informe todos sobre os possíveis riscos de conformidade de RH e recomende maneiras de remediar a situação.

Se todos dentro de uma organização estiverem na mesma página em relação às políticas de RH e com o que é necessário para permanecer em conformidade, é mais fácil evitar penalidades e multas.

Lei e ordem é a melhor política

Quando se trata de direito trabalhista, siga as regras para evitar multas pesadas e oferecer o melhor ambiente de trabalho para seus funcionários. Com o software certo instalado, navegar pelos meandros da conformidade de RH se torna menos estressante para todos os envolvidos.

O manual do seu funcionário precisa de uma atualização? Certifique-se de que ele tenha essas nove coisas para garantir que sua organização permaneça em conformidade.