Keadaan Manajemen Proyek E-niaga 2022: Menyelaraskan Strategi, Biaya, dan Sumber Daya

Terlepas dari pertumbuhan e-niaga yang belum pernah terjadi sebelumnya, pengecer masih waspada untuk sepenuhnya merangkul transformasi digital untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang berubah dan mengoptimalkan operasi bisnis. Apa alasan di balik ketakutan pedagang untuk menangani proyek pengembangan e-niaga dan bagaimana manajemen proyek yang baik dapat membantu? Baca selengkapnya di laporan ini.

Penjualan e-niaga di seluruh dunia diperkirakan akan melebihi $5 triliun pada tahun 2022, terhitung lebih dari seperlima dari keseluruhan penjualan ritel.

Dalam istilah awam, transformasi digital mengacu pada gagasan umum untuk mengintegrasikan komponen digital ke dalam bisnis dan ritel untuk memfasilitasi kesuksesan. Dan pengecer mengakui pentingnya itu di dunia pasca-pandemi.

Pengecer Menunjukkan Antusiasme untuk Perubahan

Menurut survei McKinsey, 64% perusahaan menyadari bahwa model bisnis mereka menjadi usang dan berencana untuk membangun bisnis digital baru agar tetap layak secara ekonomi hingga tahun 2023. Hanya 11% yang percaya bahwa model bisnis mereka saat ini akan mendatangkan keuntungan di masa depan, sementara 21 % mengacu pada kebutuhan untuk menanamkan teknologi digital dalam model bisnis mereka saat ini.

Antusias tapi Takut

Anehnya, antusiasme untuk transformasi digital jarang diterjemahkan ke dalam kesuksesan pengecer yang sebenarnya. Sebuah studi Xero baru-baru ini menemukan bahwa lima dari 10 bisnis di Inggris enggan menerima risiko hasil negatif dari keputusan terkait teknologi. Data serupa terungkap dalam survei global Xero, dan mayoritas responden menetapkan kelangsungan hidup mereka sehari-hari sebagai prioritas bisnis.

Memilih untuk mempertahankan status quo dapat dimengerti untuk usaha kecil. Setelah beberapa tahun yang bergejolak, pengecer kecil cemas tentang betapa rumit dan mahalnya proses perubahan itu.

Tetapi untuk bisnis menengah dan tingkat perusahaan, transformasi digital juga berarti 30% hingga 80% dari risiko kegagalan, di mana setelah sejumlah besar waktu, tenaga, dan uang, proyek gagal mencapai tujuannya.

Apa yang Membuat Proyek Digital Gagal?

Proyek transformasi digital sulit untuk dieksekusi. Di sini Anda dapat menerapkan semua tantangan yang dihadapi proyek pengembangan TI/perangkat lunak: biaya overhead, jadwal yang tidak selaras, investasi tinggi yang tidak masuk akal dengan keuntungan rendah, dll. Hambatan lain untuk implementasi yang sukses termasuk tetapi tidak terbatas pada:

• Perangkat lunak usang atau tidak kompatibel
• Kurangnya keahlian dan keterampilan
• Kurangnya visi dan kejelasan
• Kurangnya dukungan, yaitu keterlibatan yang tidak memadai dari semua pemangku kepentingan yang bertanggung jawab untuk pengambilan keputusan
• Mengintegrasikan dan menyesuaikan sistem
• Mitra pembangunan yang tepat
  

Semua Mata tertuju pada Manajemen Proyek

Manajemen proyek yang efektif dapat membantu menyelesaikan sebagian besar (jika tidak semua) masalah yang disebutkan di atas. Digital transformasi membutuhkan investasi yang signifikan, sehingga kejelasan arah sangat penting untuk keberhasilan proyek.

Bahkan keputusan seperti "haruskah saya membeli perangkat lunak atau membangunnya dari awal" harus dihadapi sebelum proyek dimulai; jika tidak, upaya transformasi digital apa pun tidak akan efektif dan berisiko.

“ Biasanya, PM [manajer proyek] bertanggung jawab untuk mengimplementasikan proyek dalam waktu, ruang lingkup, dan anggaran,” kata Oksana Yakovlieva, kepala PMO dan R&D di Elogic Commerce . “Tapi ada lebih dari itu. Tugas saya selalu menumbuhkan profesional eCommerce, bukan hanya manajer proyek. Dengan menggunakan pendekatan pengembangan berbasis domain, PM kami dapat menyelesaikan masalah atau tugas apa pun dari perspektif bisnis dan teknis.”

Strategi E-niaga untuk Memulai Anda dengan Baik

Pendekatan "seribu bunga mekar" tidak selalu berhasil. Anda harus memperhatikan tujuan, misi, dan visi bisnis yang ditetapkan dengan jelas untuk mengakses serangkaian skenario kasus tempat bermain dan cara memenangkannya.

Rata-rata, 22% dari kehilangan nilai transformasi digital terjadi selama fase awal pengembangan, yang berarti bahwa potensi penuh dari proyek tersebut dikompromikan bahkan sebelum perusahaan memulai.

Sebuah studi kasus dari satu pengecer besar menunjukkan bahwa mereka memulai proyek modernisasi TI senilai $1,4 miliar hanya untuk mengetahui bahwa pemeliharaan sangat disesuaikan sehingga pemeliharaan akan menghabiskan anggaran mereka tanpa memenuhi tujuan bisnis mereka.

Pengecer kemudian beralih ke sistem baru untuk manajemen rantai pasokan, menginvestasikan $600 juta lagi. Kedua upaya tersebut gagal, dan toko tersebut harus mengajukan kebangkrutan.

Panduan Strategi Investasi Teknologi

Sistem manajemen, kemampuan, dan arsitekturnya harus selaras dengan tujuan strategis dan visi bisnis. Hal ini tidak hanya mendorong kelincahan dan skalabilitas tetapi juga berbagi akuntabilitas untuk hasil proyek di antara semua pemangku kepentingan bisnis dan teknologi.

Survei Inisiatif Kunci Eksekutif eCommerce 2022 melaporkan bahwa 86% merek berencana untuk menghabiskan antara $100rb dan $500rb untuk meningkatkan pengalaman digital mereka pada tahun 2022. Ini menyiratkan integrasi teknologi yang ekstensif, khususnya di bidang keamanan/privasi data, kecepatan situs , dan analisis situs.

Pengecer juga semakin memperhatikan pengalaman pelanggan (CX) dan mengoptimalkan proses bisnis. Setelah menetapkan tujuan seperti itu dalam strategi e-niaga mereka, pilihan teknologi datang secara alami. Sekitar 42% pedagang berinvestasi dalam integrasi dengan sistem bisnis lain, 37% dalam analitik dan pelaporan, dan 37% dalam skalabilitas, antara lain.

Strategi Mengalahkan Ketidakpastian

Peristiwa global seperti pandemi, perang, guncangan pasar, dan perubahan teknologi semuanya berkontribusi pada ketidakstabilan yang kita jalani — sekarang lebih dari sebelumnya. Faktanya, Dana Moneter Internasional dan Universitas Stanford menetapkan bahwa ketidakpastian telah meningkat selama lebih dari 30 tahun, terutama selama 10 tahun terakhir.

Ketidakpastian ini adalah alasan utama Anda membutuhkan strategi e-niaga. Merencanakan strategi yang sukses berarti mempertimbangkan peluang keberhasilan, kekuatan pasar, dan tantangan industri di samping pandangan ke dalam perusahaan. Elemen penting dari setiap strategi e-niaga meliputi:

• Mengidentifikasi kebutuhan dan tujuan bisnis
• Menyelesaikan analisis pasar dan pesaing
• Mendapatkan dukungan pemangku kepentingan
• Menganalisis keadaan bisnis apa adanya dan yang akan datang
• Menetapkan prioritas dan proyek/tugas mendasar untuk mencapai KPI
• Membuat peta jalan untuk mencapai tonggak penting dan tenggat waktu

Ubah Manajemen Diprioritaskan

Strategi e-niaga bukan satu-satunya hal yang memastikan keberhasilan proyek. Pengecer juga harus merangkul manajemen perubahan yang efektif, yang seringkali bisa lebih sulit daripada yang kita bayangkan.

Dilaporkan bahwa meskipun sebagian besar merek global (89%) memiliki motivasi dan kemauan untuk memulai perubahan, sebagian besar masih kurang mendapat dukungan dalam mengimplementasikannya dari pihak manajemen senior atau mereka yang mengawasi proses tersebut.

Namun, kebutuhan untuk mengelola perubahan tidak dapat dihindari, dan pemain utama menggunakan penyelarasan organisasi dan pelatihan staf untuk mengurangi risiko. Beberapa kasus untuk membuktikan maksudnya:

• Deckers Brands menjembatani bisnis online dan bata-dan-mortir dengan mengaktifkan lorong tanpa akhir → Menyelaraskan orang dalam saluran ritel dan proses dalam e-niaga membantu mendorong teknologi digital di toko
• Longs Drugs mengimplementasikan perangkat lunak baru untuk mengoptimalkan manajemen toko dan gudangnya → Melibatkan konsultan e-niaga untuk melatih staf tentang penggunaan perangkat lunak meminimalkan resistensi terhadap peluncuran dan memicu perubahan budaya dalam suatu merek
• Netflix beralih ke model berlangganan melihat penurunan jumlah stok → Berpegang teguh pada rencana yang terdefinisi dengan baik dan peta jalan transformasi digital membantu bisnis tumbuh menjadi 221,64 juta pelanggan pada tahun 2022

Bagaimana Jika Perubahan Terjadi di Tengah Eksekusi Proyek?

Setiap perubahan dalam pelaksanaan proyek akan selalu menanggung biaya dan waktu tambahan. Meski begitu, perubahan mungkin membawa dampak yang lebih baik pada proses bisnis Anda secara keseluruhan, terutama jika dikelola oleh manajer proyek ahli atau kepala PMO.

Project Management Institute (PMI) merekomendasikan penanganan perubahan dengan cara berikut:

1. Menerima permintaan/permintaan perubahan proses pada suatu proyek, antara lain:

• Keterangan
• Alasan
• Manfaat
• Dokumentasi pendukung apa pun

2. Menilai permintaan/permintaan perubahan dengan fokus pada anggaran proyek mengenai:

• Bahan:
• Persyaratan izin yang relevan
• Jam kerja
• Waktu yang hilang/diperoleh

3. Mempersiapkan dan menyajikan kepada pemegang saham/penghubung proyek rekomendasi Anda tentang bagaimana melanjutkan relatif terhadap permintaan

4. Menerima persetujuan atau penolakan keputusan pemegang saham untuk melanjutkan

Dalam pengembangan proyek e-niaga, strategi manajemen Lean dan Agile biasanya digunakan untuk mengekang perubahan tak terduga. Ada kesalahpahaman umum bahwa kedua model saling eksklusif karena prinsip dan pendekatan yang berbeda secara fundamental.

Namun, mereka berdua bekerja untuk membangun pola pikir yang sama pada proyek, menghubungkan bakat, dan membuka nilai. Kasus satu perusahaan pertambangan yang menerapkan sistem operasi baru menunjukkan peningkatan 200% dalam kecepatan rekayasa dan nilai $10 juta dalam tiga bulan pertama setelah menggabungkan manajemen lean dengan tangkas.

Kendala Anggaran

Rupanya, ketika pengecer mengatur diri mereka sendiri untuk memodernisasi tumpukan teknologi mereka, itu membebani anggaran. Ditambah lagi, jika proses pembangunan sedang berlangsung, biaya tinggi selalu berulang.

Untuk meluncurkan rencana secara efektif, inisiatif dari manajemen harus transformasional dalam hal anggaran yang mencakup fungsi bisnis penting seperti pemasaran, manajemen rantai pasokan, operasi ritel, analitik data, pengembangan, dll.

Pembengkakan Biaya sebagai Risiko Proyek Pengembangan E-niaga

Rata-rata, 45% dari semua proyek TI besar melebihi anggaran sementara memberikan nilai 56% lebih rendah dari yang diperkirakan.

Faktanya, studi McKinsey dan BT Center of Major Program Management di University of Oxford menunjukkan bahwa lebih dari 5.400 proyek TI memiliki kelebihan biaya sebesar $66 miliar, lebih dari PDB Luksemburg. Alasan pembengkakan biaya bervariasi dari kurangnya fokus bisnis hingga tim yang tidak selaras.

“ Pembebanan biaya adalah hal yang sangat umum dalam proyek e-niaga. Meremehkan kompleksitas proyek atau ketergantungannya adalah hal biasa dan dapat diterima,” tegas Oksana Yakovlieva . “Untuk memitigasi masalah ini, kami menggunakan manajemen risiko dan pendekatan lean, di mana semua proyek dibagi menjadi beberapa fase. Kami tidak mencoba menerapkan seluruh peta jalan produk dalam satu gigitan. Semakin dipecah menjadi beberapa bagian, semakin akurat perkiraan dan anggarannya.”

Pengembalian Menguras Pendapatan, Karenanya Anggaran

Anggaran pemasaran rata-rata adalah sekitar 7-12% dari pendapatan. Pada tahun 2022, pengembalian adalah salah satu sumber kerugian utama yang diabaikan dalam e-niaga, merugikan pengecer lebih dari satu triliun dolar setahun.

Biaya pengembalian termasuk tenaga kerja fisik yang diperlukan untuk memproses pengembalian, mengeluarkan pengembalian dana, dan menyiapkan barang yang dikembalikan untuk dijual atau, jika rusak, penghapusan. “Pembeli mengembalikan 5% hingga 10% dari apa yang mereka beli di toko tetapi 15% hingga 40% dari apa yang mereka beli secara online,” David Sobie, salah satu pendiri dan CEO Happy Returns pernah mengatakan kepada CNBC.

Dan akibatnya, pengecer merasa terpaksa memotong anggaran pemasaran mereka.

Faktanya, Gartner melaporkan bahwa anggaran pemasaran telah anjlok ke level terendah yang tercatat sebesar 6,4% dari keseluruhan pendapatan perusahaan pada tahun 2021. Hal ini terutama berlaku untuk perusahaan besar dengan pendapatan lebih dari $2 miliar; perusahaan tersebut melaporkan anggaran pemasaran rata-rata terendah hanya 5,7%.

Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini adalah dengan memprioritaskan kembali komitmen pengeluaran dan berinvestasi pada saluran penjualan digital daripada saluran offline.

Model Reuse-Replace-Rethink untuk Mendapatkan Kontrol Biaya Operasi yang Lebih Baik

Ketika perusahaan menjadi lebih digital, teknologi lebih sering digunakan untuk menumbuhkan bisnis. Dan itu bukan hanya sebuah situs web. Untuk menciptakan pengalaman pelanggan tanpa kompromi dan untuk menuai manfaat dari transformasi digital, pengecer harus mencari implementasi komprehensif yang menampilkan bot bertenaga AI, opsi AR/VR, perdagangan tanpa kepala, dan POS seluler.

Para ahli menyarankan untuk menggunakan model reuse-replace-rethink untuk mengelola kenaikan biaya teknologi dengan hati-hati:

• Kurangi: Pengurangan jangka pendek yang mungkin menangkap kembali 10% hingga 20% biaya tanpa mengubah bisnis secara substansial; misalnya pembekuan perekrutan, penghentian proyek nonstrategis, pengetatan pengeluaran.
• Ganti: Penggantian jangka menengah yang menukar sekitar 20% -30% biaya teknologi untuk alternatif dengan harga lebih rendah; misalnya memindahkan situs web ke layanan cloud, melakukan outsourcing alih-alih mempekerjakan internal, beralih dari lisensi lokal ke langganan SaaS.
• Pikirkan kembali: Perubahan jangka panjang yang menata ulang bisnis untuk mengatur ulang biaya dapat menghemat hingga 30%-40% dari biaya; misalnya mengubah arsitektur teknologi, proses rekayasa ulang, dan mengubah model bisnis.

Sumber Daya Manusia: Mengatasi Kesenjangan dalam Bakat Karyawan

Para pemimpin perusahaan Fortune 500 melihat kekurangan bakat sebagai ancaman utama bagi bisnis. Lebih dari 87% eksekutif mengalami kesenjangan keterampilan dalam angkatan kerja mereka dan memprediksi tren ini untuk tahun-tahun mendatang. Sayangnya, hanya sedikit dari mereka yang memiliki pemahaman yang jelas tentang cara mengatasi masalah tersebut.

Re-Skilling dan Upskilling sebagai Cara untuk Pergi

Di tengah meningkatnya tekanan pada pengecer untuk mengoptimalkan biaya dan meningkatkan margin, pedagang bertujuan untuk mengotomatisasi berbagai aspek bisnis yang memerlukan tindakan selanjutnya mengenai staf. Sekitar 47% pengecer sekarang mengarahkan kembali tenaga kerja mereka ke inisiatif strategis, 39% mengembangkan strategi untuk tenaga kerja yang mendukung AI, dan 38% lainnya mengevaluasi kembali peran secara komprehensif.

Ukuran peningkatan keterampilan tenaga kerja berkembang bersamaan dengan pemotongan anggaran yang substansial untuk perekrutan.

“Mayoritas perusahaan (72%) lebih suka meluangkan waktu untuk melatih kembali karyawan saat ini untuk kebutuhan produksi daripada mempekerjakan yang baru dari luar organisasi,” menurut hasil survei 8 September dari The Harris Poll for Express Employment Professionals.

Beberapa cara paling umum untuk melatih kembali dan meningkatkan keterampilan termasuk sesi pelatihan yang dipimpin perusahaan, pelatihan di tempat kerja oleh karyawan lain, dan kursus dari pihak ketiga.

Kolaborasi Lintas Fungsional Didorong

Perusahaan bisa mendapatkan keuntungan dari menyatukan kemampuan dari seluruh organisasi untuk menyelaraskan karyawan dengan proses bisnis penting. Survei Deloitte membuktikan bahwa, dalam 69% kasus, tim lintas fungsi seperti itu di perusahaan yang matang secara digital lebih cenderung memiliki otonomi yang cukup besar mengenai cara mencapai tujuan.

Namun, Michael Arena, mantan chief talent officer di General Motors, menunjukkan keanehan tertentu dari model kolaborasi tim semacam itu. Tim lintas fungsi dapat disatukan untuk menangani satu aspek inovasi, tetapi anggota tim mungkin memiliki peran yang berbeda dalam perusahaan.

“ Bisa jadi, selama enam minggu, kami mengumpulkan orang untuk tujuan tertentu,” jelas Arena . “Mereka memiliki tonggak sejarah ini dan, selama enam minggu, mereka berdedikasi untuk mendapatkan sesuatu di garis finis dan itulah desain untuk interval enam minggu itu. Kemudian anggota tim itu akan kembali ke pekerjaan mapan mereka di mana kami akan meminta mereka untuk membantu menyebarkan ini ke seluruh organisasi yang lebih luas.”

Namun, jika diterapkan dengan benar, rotasi talenta dan lab lintas fungsi dapat membantu organisasi mewujudkan tujuan strategis mereka dan menginspirasi staf untuk terus belajar.

Outsourcing vs Outstaffing untuk Memenuhi Kebutuhan Bakat

Sementara outsourcing menyiratkan subkontrak agen pihak ketiga untuk proyek tertentu, outstaffing memungkinkan Anda untuk "meminjam" seorang ahli dan untuk sementara memasukkannya ke dalam tim Anda. Kedua model semakin populer di antara proyek e-niaga TI dan memungkinkan Anda untuk mengisi kesenjangan keahlian.

Selain membawa talenta terbaik ke tim Anda, kedua model ini juga menambahkan keuntungan signifikan untuk bisnis:

• Outsourcing membantu bisnis menghemat hingga 70% dari biaya operasional dalam jangka panjang
• Jika bakat tidak tersedia secara lokal, outstaffing akan membuka kemungkinan untuk merekrut secara global
• Pengecer berbagi risiko operasional dengan penyedia layanan, yang akan mengurus semua kepatuhan dan tugas yang diperlukan
• Outsourcing akan memastikan kelangsungan bisnis Anda jika terjadi bencana, seperti halnya pandemi

Akhirnya, staf yang terlatih dengan baik menyebabkan lebih sedikit kesalahan dan kehilangan peluang atau tenggat waktu. Memilih mitra pengembangan yang tepat dapat menjadi pemicu kelancaran transformasi digital bisnis Anda.

Takeaway Terakhir

E-niaga telah mengalami pasang surut dalam beberapa tahun terakhir, membuat banyak merek tertatih-tatih di tepi jurang. Bisnis online yang berhasil bertahan di industri yang sangat kompetitif melakukan upaya signifikan dalam transformasi digital.

Hanya menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk membangun kembali strategi e-niaga seseorang, menganalisis pemicu biaya, dan menerapkan manajemen proyek yang baik yang akan membantu proyek e-niaga mencapai potensi penuhnya.