8 migliori pratiche per aiutarti a padroneggiare la comunicazione e-mail

L'e-mail è parte integrante della cultura odierna, sia al lavoro che a casa.

La maggior parte dei dipendenti dedica molto tempo alla lettura, alla risposta e alla gestione delle e-mail. Il lavoratore medio trascorre circa il 28% del proprio tempo a gestire la propria casella di posta.

Poiché dedichi così tanto tempo ed energia alla tua casella di posta, è importante trarne il massimo. Le e-mail che invii dovrebbero essere efficaci, efficienti e aiutarti a ottenere i risultati desiderati. Diamo un'occhiata alle migliori pratiche di comunicazione e-mail che devi conoscere per ottenere il massimo dalla tua casella di posta.

Perché le migliori pratiche di comunicazione e-mail sono importanti

Per prima cosa: è importante seguire le migliori pratiche di comunicazione e-mail per:

• Rafforza le relazioni: le migliori pratiche di comunicazione via e-mail ti aiutano a comunicare meglio, sia scrivendo messaggi più concisi sia essendo più perspicace in chi includi nelle tue e-mail. Una migliore comunicazione può portare a relazioni migliori con i tuoi contatti professionali.
• Aiutarti a rimanere organizzato: quando la tua casella di posta è in disordine, può essere difficile trovare le e-mail di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno e può essere facile che le cose cadano tra le crepe. Mettendo in atto la giusta struttura e le migliori pratiche, puoi mantenere la tua casella di posta meglio organizzata e godere di tutti i vantaggi che ne derivano (come un'esperienza utente più snella e meno tempo dedicato alla ricerca di messaggi specifici).
• Aumenta la produttività: quando non hai un approccio chiaro, definito e strategico alla comunicazione e-mail, probabilmente perderai molto tempo a navigare e gestire la tua casella di posta. Ma con le migliori pratiche di comunicazione e-mail corrette, puoi assicurarti che il tempo che dedichi all'e-mail sia tempo ben speso o, in altre parole, tempo speso in modo produttivo.
• Ottieni risultati: indipendentemente da ciò che stai cercando di ottenere con la tua e-mail (come creare più connessioni, concludere accordi commerciali o far conoscere la tua azienda), avere una serie di best practice in atto per le tue comunicazioni e-mail ti aiuterà guidare i risultati.

Le migliori pratiche per migliorare il tuo gioco di posta elettronica

Ora che capisci perché le migliori pratiche di comunicazione e-mail sono così importanti, passiamo subito alle pratiche necessarie per massimizzare la tua comunicazione e-mail e raccogliere i frutti nel processo:

Definisci cosa vuoi dire

Se vuoi migliorare la tua comunicazione e-mail, la prima pratica che vorrai tenere a mente accade effettivamente prima di scrivere una singola parola.

Definire il punto della tua email - e come vuoi comunicare quel punto - è fondamentale. Prendersi il tempo necessario per definire lo scopo della tua email prima di iniziare effettivamente a scriverla offre una serie di vantaggi, tra cui:

• Messaggi più chiari: quando sai cosa vuoi dire, come vuoi dirlo e il motivo per cui lo stai dicendo, è più facile tradurre i tuoi pensieri in parole in modo più chiaro, il che rende le e-mail migliori e più efficaci.
• Risultati migliori con meno e-mail: quando conosci lo scopo della tua e-mail, ti aiuta ad arrivare dritto al punto, il che può aiutarti a ottenere i risultati desiderati con meno messaggi (non più infiniti avanti e indietro!).
• Meno tempo dedicato alla stesura delle e-mail: quando hai chiarezza sullo scopo e sul contenuto della tua e-mail, non devi dedicare molto tempo a pensare a ciò che vuoi scrivere, il che può ridurre il tempo totale che dedichi alla stesura delle e-mail: tempo puoi quindi utilizzarlo per altri compiti più importanti.

Il modo migliore per definire cosa vuoi dire in un'e-mail è porsi alcune domande chiave:

• Perché scrivo questa email?
• Qual è il messaggio principale che voglio trasmettere in questa e-mail?
• Quali risultati spero di ottenere da questa email?

Rispondere a queste domande prima di iniziare a scrivere ti assicurerà di comprendere il punto e lo scopo della tua e-mail, nonché il modo migliore per ottenere quel punto e lo scopo.

Regola la tua voce in base al tuo pubblico

Quando si tratta di e-mail, non tutti i messaggi sono uguali. Se vuoi comunicare in modo efficace, devi personalizzare le tue e-mail in base al tuo pubblico.

Quando scrivi un'e-mail, devi regolare il tono e la voce in base a chi stai inviando l'e-mail. Ad esempio, un'e-mail al tuo capo , al CEO dell'azienda o a un potenziale cliente avrà una voce e un tono diversi da un'e-mail che invierai alla tua migliore amica di lavoro.

Mentre scrivi la tua email, pensa al tuo rapporto con il destinatario e regola di conseguenza il tono e la voce. Ad esempio, se stai inviando un'e-mail a un potenziale cliente, vorresti usare una voce e un tono più professionali, mentre un'e-mail al tuo collega può essere più rilassata e informale.

Ora, è vero che vorrai scrivere un'e-mail professionale a determinati contatti. Ma è importante non esagerare. Le e-mail troppo professionali o formali possono sembrare false o soffocanti. Invece, scrivi con una voce accessibile, ma professionale, simile al modo in cui parleresti al destinatario durante una conversazione di persona.

Un ottimo modo per valutare se la voce e il tono della tua e-mail sono azzeccati? Leggi la tua email ad alta voce. Se la tua email non si legge come parleresti con il tuo contatto di persona, rivedila finché non lo fa.

Usa la modifica a tuo vantaggio

In un mondo perfetto, saresti in grado di eliminare un'e-mail impeccabile al primo tentativo. Ma non viviamo in un mondo perfetto e la verità è che se vuoi inviare e-mail efficaci, dovrai modificarle.

Correzione di bozze

Se la tua email è piena di errori di punteggiatura, grammatica errata e errori di ortografia, le persone potrebbero presumere che tu sia negligente o che manchi di attenzione ai dettagli, entrambi fattori che possono danneggiare la tua reputazione professionale.

Ecco perché correggere ogni e-mail prima di premere invia è un must assoluto. La correzione di bozze garantisce che nessun errore involontario venga inserito nella bozza finale (o nella casella di posta del destinatario). Le buone notizie? Non è necessario essere un esperto di grammatica per inviare e-mail perfettamente corrette. Ci sono una serie di strumenti là fuori che faranno la correzione di bozze per te, come ProWritingAid o Grammarly .

Tieni presente che, sebbene questi strumenti siano decisamente efficaci, non è raro che alcuni problemi di modifica sfuggano alle crepe, quindi assicurati di dare un'ultima revisione alla tua email prima di premere Invia .

Formattazione

Il modo in cui formatti la tua email è importante quasi quanto ciò che scrivi effettivamente. Quando un'e-mail viene formattata in modo errato, può essere difficile da leggere per l'utente finale e alla fine il tuo messaggio può andare perso.

Quindi, come dovresti formattare le tue email?

• Evita grandi blocchi di testo. Grandi blocchi di testo possono sembrare visivamente opprimenti. Invece, suddividi il testo in brevi paragrafi e assicurati che ci sia uno spazio adeguato tra quei paragrafi.
• Scegli il carattere e la dimensione del carattere corretti. Evita i caratteri difficili da leggere (come i caratteri grafici o corsivi). Invece, usa caratteri professionali e di facile lettura (come Arial) e assicurati di scegliere una dimensione del carattere che consenta al destinatario di leggere facilmente il tuo testo (11 o 12 è in genere una scommessa sicura).
• Usa grassetto, corsivo e sottolineato per enfatizzare. Se c'è un punto specifico che vuoi enfatizzare nella tua email, richiama l'attenzione su di esso cambiando lo stile del carattere. Ad esempio, puoi metterlo in grassetto, in corsivo o sottolinearlo.

Lunghezza

L'ultimo elemento di modifica che vorrai considerare durante la stesura delle e-mail? Lunghezza.

Le email dovrebbero essere brevi e al punto (nessuno vuole leggere un romanzo!). Dì quello che devi dire nel modo più succinto possibile. Una volta che hai redatto la tua email, leggila ed elimina qualsiasi parola in più, riempitivo o lanugine. Se riesci a esprimere il tuo punto di vista in meno parole, fallo.

Scrivi la riga dell'oggetto giusta

Prima che le persone leggano la tua email, leggeranno la tua riga dell'oggetto, quindi vuoi assicurarti che la riga dell'oggetto gli consenta di leggere la tua email completa.

Ma come si scrive una riga dell'oggetto che aumenta la probabilità che il destinatario apra il messaggio?

• Sii specifico. Le righe dell'oggetto ampie come "Ehi" o "Domanda rapida" non attireranno le persone ad aprire la tua email. Utilizza invece la riga dell'oggetto per far sapere alle persone cosa c'è effettivamente nell'e-mail, ad esempio "Disponibile per una riunione alle 12:00?" o “Note dalla sessione di brainstorming di oggi”. In questo modo, sanno cosa aspettarsi e se è qualcosa a cui tengono o se è sensibile al tempo, saranno più inclini ad aprirlo.
• Tienilo breve. C'è solo così tanto spazio in una riga dell'oggetto di un'e-mail e, se la riga dell'oggetto è troppo lunga, la posta in arrivo del destinatario la interromperà alla fine. Ecco perché è importante mantenere brevi le righe dell'oggetto.
• In realtà scrivilo. Nella fretta di ricevere un messaggio di posta elettronica, le persone a volte dimenticano di scrivere una riga dell'oggetto. Non essere quella persona! Un'e-mail con [nessun oggetto] nella riga dell'oggetto è destinata a finire nella cartella Cestino. Quindi, prima di inviare un'e-mail, assicurati di aver incluso una riga dell'oggetto.

Invia e-mail solo ai destinatari necessari

Un modo per consolidare la tua reputazione di terribile comunicatore di posta elettronica? Copia carbone (CC) tutti quelli che conosci su ogni e-mail. Nessuno vuole essere bombardato da e-mail irrilevanti, quindi se vuoi migliorare la tua comunicazione e-mail, invia e-mail solo a persone che hanno assolutamente bisogno di riceverle.

Mantieni la catena di posta elettronica il più piccola possibile (idealmente solo per le poche persone che hanno bisogno di conoscere). Prima di mettere in CC qualcuno su un'e-mail, chiediti: "questa persona ha davvero bisogno di essere inclusa in questa e-mail?". Se la risposta è sì, considera di inviare loro un messaggio direttamente. Se la risposta è no, non metterli in CC. E 'così semplice.

Se hai bisogno di mettere in CC le persone su un'e-mail, in particolare un grande gruppo di persone, usa BCC. In questo modo, non stai condividendo i dettagli di contatto di tutti con gli altri destinatari e non stai nemmeno affollando il campo "a" dei tuoi destinatari con un mucchio di indirizzi e-mail che non vogliono o di cui non hanno bisogno.

Metti in pausa prima di premere invio

Dopo aver inviato un'e-mail, generalmente non è possibile recuperarla. Quindi, prima di premere il pulsante Invia , fai una pausa e assicurati che la tua email sia effettivamente un messaggio che desideri inviare nel mondo e nella posta in arrivo del tuo destinatario.

Aspettare di inviare un'e-mail può impedirti di dire qualcosa che in realtà non vuoi dire per frustrazione, in particolare se si tratta di un'e-mail carica di emozioni o professionali, come rimproverare qualcuno per un errore. Fare una pausa prima di premere Invia può anche darti un po' di tempo in più per rilevare eventuali errori che potresti aver perso nel tuo primo round di modifiche e apportare le modifiche necessarie.

A seconda del tipo di email che stai inviando, attendi almeno 10 minuti dopo aver finito di scriverla e modificarla prima di inviarla. Se si tratta di un'e-mail particolarmente emotivamente carica, considera di concederti ancora più tempo, ad esempio un'ora o addirittura tutta la notte.

Più tempo dedichi a te stesso, meno è probabile che invii un'e-mail che alla fine vorresti poter riprendere, ed è tempo ben speso.

Dai ai destinatari il tempo di rispondere

Quando invii un'e-mail, potresti volere una risposta rapida. Ma non tutti sono collegati alla loro casella di posta. Prima di continuare (o infastidirti!), dai ai tuoi destinatari tutto il tempo per rispondere al tuo messaggio.

Quanto tempo? Come regola generale, dai alle persone 24 ore per risponderti via e-mail. Estendi tale intervallo di tempo al giorno lavorativo successivo se invii la tua e-mail di venerdì o nel fine settimana. Se il tuo messaggio è urgente o urgente, considera la possibilità di connetterti attraverso altri canali di comunicazione, come inviare loro un messaggio su Slack o (sussulta!) Chiamandoli al telefono.

Se invii e-mail a qualcuno con cui comunichi regolarmente, dovresti anche tenere conto dei loro modelli di risposta e-mail generali.

Ad esempio, se sai che il tuo collega impiega generalmente almeno due o tre giorni per rispondere a e-mail non urgenti, non inviare un'e-mail di follow-up dopo 24 ore. D'altra parte, se il tuo capo in genere risponde a tutte le sue e-mail entro un'ora circa, sentiti libero di rispondere se non hai ricevuto risposta entro il giorno lavorativo successivo.

Assicurati che le tue comunicazioni e-mail più importanti non vadano perse nella tua casella di posta

Non puoi essere un efficace comunicatore e-mail se le tue e-mail si perdono costantemente nella tua casella di posta, motivo per cui organizzarsi (e rimanere!) è un must assoluto.

L'organizzazione della posta in arrivo, che include tutto, dall'ordinamento dei messaggi importanti in cartelle di facile accesso all'eliminazione delle e-mail non necessarie e alla garanzia che le e-mail urgenti ricevano la tua attenzione immediata, offre una serie di vantaggi.

• Semplifica la navigazione nella tua casella di posta. Quando dai la priorità all'organizzazione della tua casella di posta, non devi ordinare centinaia di e-mail non necessarie o indesiderate per trovare quello che stai cercando. Ciò rende la tua casella di posta più facile e meno opprimente da navigare.
• Riduce la quantità di tempo che dedichi alla gestione della tua e-mail. Quando la tua casella di posta è organizzata, ancora una volta, è più facile trovare ciò di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno, il che può ridurre notevolmente il tempo che dedichi alla gestione della tua casella di posta.
• Garantisce che le e-mail importanti non vadano perse nel miscuglio. Quando si dispone di una casella di posta organizzata e semplificata, è meno probabile che i messaggi importanti sfuggano alle crepe.

Puoi organizzare la tua casella di posta manualmente? Sicuro. Ma il software di gestione della posta elettronica può aiutarti ad automatizzare il processo e rendere l'organizzazione della tua casella di posta veloce, efficace e indolore, quindi usalo!

Conclusione

Essere in grado di comunicare in modo efficace tramite e-mail è un must assoluto nel mondo professionale di oggi. Il giusto approccio alla gestione delle e-mail può aiutare a rafforzare le relazioni professionali, aumentare la produttività e l'efficienza e ottenere risultati migliori dalle tue e-mail.

E ora che hai queste best practice, hai tutto ciò di cui hai bisogno per migliorare la tua comunicazione e-mail (e godere di tutti i vantaggi che ne derivano).

Non farti sopraffare dalle email. Prendi il controllo della tua casella di posta e segui questi 15 suggerimenti per aiutarti a padroneggiare la gestione della posta elettronica .