8 práticas recomendadas para ajudá-lo a dominar a comunicação por e-mail

O e-mail é parte integrante da cultura atual, tanto no trabalho quanto em casa.

A maioria dos funcionários gasta um tempo significativo lendo, respondendo e gerenciando e-mails. O trabalhador médio gasta cerca de 28% do tempo gerenciando sua caixa de entrada.

Como você dedica tanto tempo e energia à sua caixa de entrada, é importante aproveitá-la ao máximo. Os e-mails que você envia devem ser eficazes, eficientes e ajudá-lo a obter os resultados desejados. Vamos dar uma olhada nas práticas recomendadas de comunicação por e-mail que você precisa conhecer para aproveitar ao máximo sua caixa de entrada.

Por que as práticas recomendadas de comunicação por e-mail são importantes

Antes de mais nada: é importante seguir as práticas recomendadas de comunicação por e-mail para:

• Fortaleça os relacionamentos: as práticas recomendadas de comunicação por e-mail ajudam você a se comunicar melhor, seja escrevendo mensagens mais sucintas ou sendo mais criterioso em quem você inclui em seus e-mails. Uma melhor comunicação pode levar a melhores relacionamentos com seus contatos profissionais.
• Ajude você a se manter organizado: quando sua caixa de entrada está uma bagunça, pode ser difícil encontrar os e-mails de que você precisa, quando você precisa deles – e pode ser fácil que as coisas caiam nas rachaduras. Ao implementar a estrutura e as práticas recomendadas corretas, você pode manter sua caixa de entrada mais organizada e aproveitar todos os benefícios que a acompanham (como uma experiência de usuário mais simplificada e menos tempo gasto pesquisando mensagens específicas).
• Aumente a produtividade: quando você não tem uma abordagem clara, definida e estratégica para a comunicação por e-mail, provavelmente perderá muito tempo navegando e gerenciando sua caixa de entrada. Mas com as práticas recomendadas de comunicação por e-mail corretas, você pode garantir que o tempo gasto no e-mail seja bem gasto – ou, em outras palavras, tempo gasto de forma produtiva.
• Gere resultados: não importa o que você está tentando realizar com seu e-mail (como fazer mais conexões, fechar negócios ou divulgar sua empresa), ter um conjunto de práticas recomendadas para suas comunicações por e-mail o ajudará conduzir resultados.

Práticas recomendadas para melhorar seu jogo de e-mail

Agora que você entende por que as práticas recomendadas de comunicação por e-mail são tão importantes, vamos direto para as práticas que você precisa para maximizar sua comunicação por e-mail – e colher os frutos no processo:

Defina o que você quer dizer

Se você deseja melhorar sua comunicação por e-mail, a primeira prática que você deve ter em mente realmente acontece antes de escrever uma única palavra.

Definir o ponto do seu e-mail – e como você deseja comunicar esse ponto – é fundamental. Reservar um tempo para definir o propósito do seu e-mail antes de começar a escrevê-lo oferece uma variedade de benefícios, incluindo:

• Mensagens mais claras: quando você sabe o que quer dizer, como quer dizer e o motivo pelo qual está dizendo, é mais fácil traduzir seus pensamentos em palavras com mais clareza, o que resulta em e-mails melhores e mais eficazes.
• Melhores resultados em menos e-mails: quando você conhece a finalidade do seu e-mail, isso o ajuda a ir direto ao ponto – o que pode ajudá-lo a obter os resultados desejados em menos mensagens (sem mais intermináveis ​​idas e vindas!).
• Menos tempo gasto redigindo e-mails: quando você tem clareza sobre o propósito e o conteúdo do seu e-mail, não precisa gastar muito tempo pensando no que deseja escrever, o que pode reduzir o tempo total gasto na elaboração de e-mails – tempo você pode usar para outras tarefas mais importantes.

A melhor maneira de definir o que você quer dizer em um e-mail é fazer a si mesmo algumas perguntas-chave:

• Por que estou escrevendo este e-mail?
• Qual é a mensagem principal que quero transmitir neste e-mail?
• Que resultados espero obter com este e-mail?

Responder a essas perguntas antes de começar a escrever garantirá que você entenda o objetivo e o objetivo do seu e-mail, bem como a melhor maneira de transmitir esse objetivo e objetivo.

Ajuste sua voz com base no seu público

Quando se trata de e-mail, nem todas as mensagens são criadas iguais. Se você deseja se comunicar de forma eficaz, precisa adaptar seus e-mails com base no seu público.

Ao escrever um e-mail, você precisa ajustar o tom e a voz com base em para quem está enviando o e-mail. Por exemplo, um e-mail para seu chefe , CEO da empresa ou para um cliente em potencial terá uma voz e um tom diferentes de um e-mail que você enviaria para seu melhor amigo de trabalho.

Ao escrever seu e-mail, pense em seu relacionamento com o destinatário e ajuste seu tom e voz de acordo. Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para um cliente em potencial, convém usar uma voz e um tom mais profissionais, enquanto um e-mail para seu colega de trabalho pode ser mais descontraído e casual.

Agora, é verdade que você vai querer escrever um e-mail profissional para determinados contatos. Mas é importante não exagerar. E-mails que são muito profissionais ou formais podem parecer insinceros ou sufocantes. Em vez disso, escreva com uma voz acessível, mas profissional – semelhante à maneira como você falaria com o destinatário durante uma conversa pessoal.

Uma ótima maneira de avaliar se a voz e o tom do seu e-mail estão corretos? Leia seu e-mail em voz alta. Se o seu e-mail não for parecido com o que você falaria com seu contato pessoalmente, revise-o até que isso aconteça.

Use a edição a seu favor

Em um mundo perfeito, você seria capaz de enviar um e-mail impecável na primeira tentativa. Mas não vivemos em um mundo perfeito – e a verdade é que, se você quiser enviar e-mails eficazes, terá que editá-los.

Revisão

Se o seu e-mail estiver cheio de erros de pontuação, gramática incorreta e erros de ortografia, as pessoas podem presumir que você é descuidado ou não presta atenção aos detalhes – ambos podem prejudicar sua reputação profissional.

É por isso que revisar todos os e-mails antes de clicar em enviar é uma necessidade absoluta. A revisão garante que nenhum erro não intencional chegue ao rascunho final (ou à caixa de entrada do destinatário). As boas notícias? Você não precisa ser um especialista em gramática para enviar e-mails perfeitamente revisados. Existem várias ferramentas por aí que farão a revisão para você, como ProWritingAid ou Grammarly .

Lembre-se de que, embora essas ferramentas sejam definitivamente eficazes, não é incomum que alguns problemas de edição passem despercebidos, portanto, certifique-se de dar uma revisão final ao seu e-mail antes de clicar em Enviar .

Formatação

A maneira como você formata seu e-mail é quase tão importante quanto o que você realmente escreve. Quando um e-mail é formatado incorretamente, pode ser difícil para o usuário final ler e sua mensagem pode ser perdida.

Então, como você deve formatar seus e-mails?

• Evite grandes blocos de texto. Grandes blocos de texto podem parecer visualmente impressionantes. Em vez disso, divida o texto em parágrafos curtos e verifique se há espaço adequado entre esses parágrafos.
• Escolha a fonte e o tamanho da fonte corretos. Evite fontes difíceis de ler (como fontes gráficas ou cursivas). Em vez disso, fique com fontes profissionais e fáceis de ler (como Arial) e certifique-se de escolher um tamanho de fonte que permita que seu destinatário leia facilmente seu texto (11 ou 12 geralmente é uma aposta segura).
• Use negrito, itálico e sublinhado para dar ênfase. Se houver um ponto específico que você deseja enfatizar em seu e-mail, chame a atenção para ele alterando o estilo da fonte. Por exemplo, você pode colocar negrito, itálico ou sublinhado.

Comprimento

O último elemento de edição que você deseja considerar ao redigir e-mails? Comprimento.

Os e-mails devem ser curtos e diretos (ninguém quer ler um romance!). Diga o que você precisa dizer da forma mais sucinta possível. Depois de redigir seu e-mail, leia-o novamente e elimine quaisquer palavras extras, preenchimento ou buço. Se você puder expressar seu ponto de vista em menos palavras, faça-o.

Escreva a linha de assunto certa

Antes que as pessoas leiam seu e-mail, elas vão ler sua linha de assunto, então você quer ter certeza de que a linha de assunto realmente faz com que elas leiam seu e-mail completo.

Mas como você escreve uma linha de assunto que aumenta a probabilidade de seu destinatário abrir sua mensagem?

• Seja específico. Linhas de assunto amplas como “Ei” ou “Pergunta rápida” não vão atrair as pessoas a abrirem seu e-mail. Em vez disso, use sua linha de assunto para que as pessoas saibam o que realmente está no e-mail, como "Disponível para uma reunião às 12h?" ou “Anotações da sessão de brainstorming de hoje”. Dessa forma, eles sabem o que esperar – e se for algo com o qual eles se importam ou é sensível ao tempo, eles estarão mais inclinados a abri-lo.
• Mantenha breve. Há muito espaço em uma linha de assunto de e-mail e, se sua linha de assunto for muito longa, a caixa de entrada do destinatário a cortará no final. É por isso que é importante manter as linhas de assunto curtas.
• Na verdade, escrevê-lo. Na pressa de enviar uma mensagem de e-mail, as pessoas às vezes se esquecem de escrever uma linha de assunto. Não seja essa pessoa! Um e-mail com [sem assunto] na linha de assunto está destinado a acabar na pasta Lixeira. Portanto, antes de enviar um e-mail, certifique-se de incluir uma linha de assunto.

Envie e-mails apenas para destinatários necessários

Uma maneira de solidificar sua reputação como um péssimo comunicador de e-mail? Cópia carbono (CC) de todos que você conhece em todos os e-mails. Ninguém quer ser bombardeado com e-mails irrelevantes, portanto, se você deseja melhorar sua comunicação por e-mail, envie e-mails apenas para pessoas que realmente precisam recebê-los.

Mantenha a cadeia de e-mail tão pequena quanto possível (idealmente para apenas algumas pessoas que precisam conhecer). Antes de colocar alguém em CC em um e-mail, pergunte a si mesmo: “essa pessoa realmente precisa ser incluída neste e-mail?”. Se a resposta for sim, considere enviar uma mensagem diretamente. Se a resposta for não, não os coloque em CC. É simples assim.

Se você precisar colocar as pessoas em CC em um e-mail – principalmente um grande grupo de pessoas – use o BCC. Dessa forma, você não está compartilhando os detalhes de contato de todos com os outros destinatários e também não está sobrecarregando o campo “para” de seus destinatários com um monte de endereços de e-mail que eles não querem ou não precisam.

Pause antes de clicar em enviar

Depois de enviar um e-mail, geralmente não é possível recuperá-lo. Portanto, antes de clicar no botão Enviar , faça uma pausa e verifique se o seu e-mail é realmente uma mensagem que você deseja enviar para o mundo e para a caixa de entrada do destinatário.

Esperar para enviar um e-mail pode impedir que você diga algo que não quer dizer por frustração – principalmente se for um e-mail com carga emocional ou profissional, como repreender alguém por um erro. Pausar antes de clicar em Enviar também pode lhe dar algum tempo extra para detectar quaisquer erros que você possa ter perdido na primeira rodada de edições e fazer as alterações necessárias.

Dependendo do tipo de e-mail que você está enviando, espere pelo menos 10 minutos depois de terminar de escrevê-lo e editá-lo antes de enviá-lo. Se for um e-mail especialmente carregado de emoções, considere dedicar ainda mais tempo, como uma hora ou até mesmo uma noite.

Quanto mais tempo você dedicar a si mesmo, menos provável será que você envie um e-mail que você gostaria de receber de volta – e esse é um tempo bem gasto.

Dê aos destinatários tempo para responder

Quando você envia um e-mail, você pode querer uma resposta rápida. Mas nem todo mundo está conectado à sua caixa de entrada. Antes de acompanhar (ou ficar irritado!), dê aos seus destinatários bastante tempo para responder à sua mensagem.

Quanto tempo? Como regra geral, dê às pessoas 24 horas para entrar em contato com você por e-mail. Estenda esse prazo para o próximo dia útil se você enviar seu e-mail em uma sexta-feira ou fim de semana. Se sua mensagem for urgente ou urgente, considere se conectar por meio de outros canais de comunicação, como enviar uma mensagem no Slack ou (suspiro!) fazer uma ligação pelo telefone.

Se você estiver enviando um e-mail para alguém com quem se comunica regularmente, também deve levar em consideração os padrões gerais de resposta de e-mail.

Por exemplo, se você sabe que seu colega geralmente leva pelo menos dois a três dias para responder a e-mails não urgentes, não envie um e-mail de acompanhamento após 24 horas. Por outro lado, se o seu chefe normalmente responde a todos os seus e-mails dentro de uma hora ou mais, sinta-se à vontade para acompanhar se você não receber uma resposta até o próximo dia útil.

Certifique-se de que suas comunicações de e-mail mais importantes não se percam na sua caixa de entrada

Você não pode ser um comunicador de e-mail eficaz se seus e-mails estão constantemente se perdendo em sua caixa de entrada, e é por isso que se organizar (e se manter!) é uma necessidade absoluta.

A organização da caixa de entrada – que inclui tudo, desde classificar suas mensagens importantes em pastas de fácil acesso até se livrar de emails desnecessários e garantir que emails urgentes recebam sua atenção imediata – oferece uma série de benefícios.

• Facilita a navegação na sua caixa de entrada. Quando você prioriza a organização de sua caixa de entrada, não precisa classificar centenas de e-mails desnecessários ou indesejados para encontrar o que está procurando. Isso torna sua caixa de entrada mais fácil e menos sobrecarregada de navegar.
• Reduz a quantidade de tempo que você gasta gerenciando seu e-mail. Quando sua caixa de entrada está organizada, novamente, é mais fácil encontrar o que você precisa, quando você precisa, o que pode reduzir seriamente o tempo que você gasta gerenciando sua caixa de entrada.
• Garante que nenhum e-mail importante se perca no shuffle. Quando você tem uma caixa de entrada organizada e simplificada, é menos provável que mensagens importantes passem despercebidas.

Você pode organizar sua caixa de entrada manualmente? Claro. Mas o software de gerenciamento de e-mail pode ajudá-lo a automatizar o processo e tornar a organização de sua caixa de entrada rápida, eficaz e indolor - então use-o!

Conclusão

Ser capaz de se comunicar de forma eficaz por e-mail é uma necessidade absoluta no mundo profissional de hoje. A abordagem certa para o gerenciamento de e-mail pode ajudar a fortalecer relacionamentos profissionais, aumentar sua produtividade e eficiência e obter melhores resultados com seus e-mails.

E agora que você tem essas práticas recomendadas, tem tudo o que precisa para melhorar sua comunicação por e-mail (e aproveitar todos os benefícios que a acompanham).

Não fique sobrecarregado por e-mail. Assuma o controle de sua caixa de entrada e siga estas 15 dicas para ajudá-lo a dominar o gerenciamento de e-mail .